Contact Us

Các CEO luôn mất rất nhiều thời gian cho những cuộc họp. Họ thường phải dành khoảng 70% thời gian cho các cuộc họp lớn nhỏ. Làm thế nào để quản lý thời gian họp tốt hơn?

quan-ly-thoi-gian-hop-3

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc đó.

  1. Rút ngắn thời gian họp nhờ tập trung vào vấn đềchính.

Để tránh chôn chân trong các phòng họp, CEO phải tự đánh giá sự cần thiết của nó. Liệu có cử người đi thay được không? Hoặc thậm chí tự loại bớt những cuộc họp không cần thiết.

Thời gian họp cũng là yếu tố phải xem xét kỹ. Những buổi họp khoảng 1 tiếng thường chiếm khoảng 32% trong tổng só. Những buổi  họp trên 1 tiếng là 38%. Còn lại là dưới 1 tiếng.

Độ dài buổi họp tùy thuộc thói quen của công ty, hoặc của CEO. Hoặc thậm chí phụ thuộc cả 2 yếu tố. Thông thường nó sẽ kéo dài khoảng 1 tiếng.

Bạn bắt buộc phải quản lý thời gian họp tốt hơn, bằng cách rút ngắn “thời gian tiêu chuẩn” này. Bởi vì, theo thống kê của HBR.ORG, hầu hết các CEO thừa nhận có thể rút ngắn 1 tiếng thành 30 hay thậm chí 15 phút.

“Dù đó là cuộc họp gì, vẫn có thể cắt phân nửa thời gian”, một CEO đã nói như vậy.

Hãy tập trung, thật tập trung vào nội dung chính của cuộc họp. Đương nhiên, nếu mọi người đều biết trước nội dung, hiệu quả sẽ còn tuyệt hơn nhiều.

Đừng mất thời gian la cà nói chuyện phiếm vui đùa. Cũng đừng để mất nhiều thời gian bởi sự “Cao su thời gian” của các thành viên. Những điều này hoàn toàn có thể cắt giảm. CEO chắc chắn sẽ quản lý thời gian họp tốt hơn.

2. Chú ý thành phần tham gia cuộc họp.

CEO cũng nên lưu ý thành phần tham gia cuộc họp. Theo thống kê, cuộc họp 1-1 hoặc 1-vài có hiệu quả cao hơn hẳn.

quan-ly-thoi-gian-hop-1

Hãy thật cân nhắc đến thành phần tham dự. Chỉ những người liên quan, chịu trách nhiệm trực tiếp mới nên có mặt. Bạn sẽ đỡ mất thời gian giải thích lý do. Vấn đề cũng sẽ dễ dàng được giải quyết hơn.

Tập trung vào những người làm việc hiệu quả sẽ khiến CEO giảm rất nhiều thời gian không hiệu quả.

Xem thêm: CEO quản lý thời gian 24h

3. Quản lý thời gian họp tốt hơn với cuộc hẹn bất ngờ.

Sẽ không thể tránh khỏi những cuộc hẹn bất ngờ. Nhưng muốn quản lý thời gian họp tốt hơn, CEO phải thật sự cân nhắc.

Trung bình 75% thời gian làm việc đã được CEO lên lịch cố định. 51% trong số đó là dành cho những cuộc họp.

Điều khiển tính chất cũng như số lượng cuộc họp là điều cần thiết. CEO cũng nên dành 1 phần (khoảng  dưới 20%) cho những cuộc gặp mặt đột xuất. Họ có thể là nhân viên, hoặc đối tác.

Những cuộc hẹn bất ngờ này nên ngắn gọn, gặp mặt 1-1 là tốt nhất.

Có một lịch trình linh hoạt, không những giúp CEO quản lý thời gian họp tốt hơn, hiệu quả công việc cũng tăng thêm.

Tuy nhiên, CEO cũng cần thẳng thắn từ chối những lịch hẹn không cần thiết. Sẽ dễ dàng từ chối ở những cuộc hẹn bất thường này. Bởi lý do bạn đã bận sắp xếp một việc quan trọng khác. Nên đừng ngại ngần từ chối!

4. Ứng dụng công nghệ quản lý thời gian họp tốt hơn.

Không phải dùng công nghệ để lên lịch hẹn, hoặc để nâng cao hiệu suất cuộc họp.

quan-ly-thoi-gian-hop-2

Mà hãy dùng công nghệ để giảm thiểu những cuộc họp ít quan trọng, hoặc ở xa.

Ngày nay, rất nhiều công cụ cho phép CEO tổ chức họp online. Đây là chìa khóa quan trọng. Bạn chắc chắn sẽ giảm thiểu rất nhiều thời gian không cần thiết.

Các nền tảng cho phép họp online có thể kể đến như Zalo, Skype, FB Messenger…v.v. Chúng đều cho phép gọi video call với chất lượng tuyệt vời.

Ứng dụng công nghệ để quản lý thời gian họp tốt hơn là điều tất yếu. Hãy dành thời gian tìm hiểu và áp dụng. Chắc chắn những cuộc họp sẽ trở nên rất thú vị.

—Còn tiếp—

(Số liệu dùng trong bài viết tham khảo từ https://hbr.org)

Tags

    200-125   , CISSP   , 100-105   , 210-260   , MB2-712   , 300-115   , 70-410   , 70-532   , 642-996   , 220-902   , 300-075   , 300-075   , 210-060   , 220-901   , 642-997   , 300-070   , 2V0-621D   , 200-310   , 210-065   , 070-346   , 200-105   , 300-101   , 300-320   , 810-403   , N10-006   , 70-697   , PMP   , 1Z0-808   , 70-347   , 640-911   , MB2-713   , 642-998   , 640-916   , 101-400   , 300-208   , CAS-002   , 70-411   , 70-346   , 400-101   , 070-461   , 300-207   , ADM-201   , 300-206   , 2V0-621   , 70-534   , 300-135   , 70-980   , 400-051   , 1Z0-062   , 300-085   , EX200   , 70-417   , 300-209   , EX300   , 70-533   , SY0-401   , 70-462   , 70-483   , NSE4   , 1K0-001   , 101   , 700-501   , 400-201   , 700-260   , CCA-500   , 70-466   , OG0-093   , SSCP   , 400-351   , NS0-157   , 500-260   , PEGACSA71V1   , 1Z0-051   , 70-480   , 352-001   , 200-601   , 700-505   , 642-999   , 1Z0-803   , 070-412   , 210-451   , 642-035   , 300-080   , 700-037   , MB6-702   , 70-347   , 200-125   , 642-996   , 220-902   , 070-412   , 220-902   , 070-346   , CISSP   , 400-051   , 210-060   , 1Z0-808   , PEGACSA71V1   , 400-101   , 70-417   , 300-070   , 70-532   , 210-260   , CISSP   , 100-105   , 300-075   , CISSP   , 210-260   , 70-410   , 100-105   , 200-125   , 500-260   , MB2-712   , CISSP   , 220-901   , 700-501   , 1Z0-051   , 220-901   , 200-125   , PEGACSA71V1   , 70-980   , 70-466   , 210-260   , 810-403   , 70-466   , 70-532   , 300-115   , 200-125   , CCA-500   ,