Contact Us

Quản lý dự án là gì? 6 Kỹ năng Quản lý Dự án mà chủ doanh nghiệp nào cũng cần biết

Quản lý dự án là gì? Nó khác gì với “quản lý” đơn thuần mà nhiều doanh nghiệp hiện nay lại cần đến nó như vậy? Trong bài viết này CRMVIET sẽ chia sẻ tới bạn quản lý dự án là gì? 6 kỹ năng quản lý dự án mà chủ doanh nghiệp nào cũng cần biết. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

I. Quản lý dự án là gì?

Trước khi tìm hiểu về quản lý dự án, chúng ta cần có khái niệm rõ ràng về thuật ngữ dự án là gì? Cụ thể, dự án được hiểu là một quá trình bao gồm các công việc được phối hợp với nhau, có ngày bắt đầu, ngày kết thúc và hướng tới một mục tiêu nhất định. Trong đó, dự án bị hạn chế về mặt thời gian, chi phí, nguồn lực vì vậy cần thực hiện công tác quản lý dự án nhằm đạt được mục tiêu sao cho hiệu quả nhất. 

Quản lý dự án

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án về cơ bản là nhằm tạo ra một sản phẩm cuối cùng sẽ tạo ra một số thay đổi vì lợi ích của tổ chức đã khởi xướng dự án. Đó là việc bắt đầu, lập kế hoạch và kiểm soát một loạt các nhiệm vụ cần thiết để cung cấp sản phẩm cuối cùng này, đó có thể là một sản phẩm vật lý, nó có thể là phần mềm mới hoặc một thứ gì đó ít hữu hình hơn như một cách làm việc mới.

Đối với tất cả các dự án, trừ những dự án đơn giản nhất, cách tiếp cận chính thức để quản lý một dự án hoạt động tốt nhất. Việc kiểm soát theo phương pháp chính thức là rất cần thiết khi có những phức tạp như công nghệ mới, các nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau, các nhóm trải rộng trên một số phòng ban hoặc công ty hoặc nơi các nhóm nằm ở các khu vực khác nhau trên thế giới; tất cả các sự cố thường xảy ra trong nhiều dự án kinh doanh.

Bởi vì mọi dự án sẽ liên quan đến một số loại thay đổi, quản lý thay đổi là một phần không thể thiếu của quy trình PM. Và bởi vì có sự thay đổi sẽ có khả năng xảy ra rủi ro nên quản lý rủi ro cũng được đưa vào hỗn hợp quản lý dự án.

II. Quản lý dự án không phải là một công việc dễ dàng. 

Trên thực tế, đó là một số công việc không hề dễ dàng, bao gồm bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc một dự án. Khó hơn nữa, dự án đó được giao cho một nhóm do bạn lựa chọn, đưa ra các mục tiêu cụ thể để đạt được trong một thời hạn xác định với một ngân sách xác định.

Dưới đây là 6 kỹ năng hàng đầu mà bất kỳ ai quan tâm đến việc quản lý dự án cũng cần biết. Hãy tìm hiểu và nâng cao khả năng quản lý dự án của bản thân mình nhé!

1. Lãnh đạo

Chúng ta phải bắt đầu với người cha vĩ đại của tất cả họ – khả năng lãnh đạo. Đó là một kỹ năng hơi trơn ở chỗ một số người tin rằng bạn được sinh ra với các kỹ năng lãnh đạo và chúng không thể được dạy. Nhưng chúng tôi nghĩ rằng mọi người đều có tiềm năng học cách áp dụng các kỹ năng và kỹ thuật lãnh đạo đã được chứng minh. Rốt cuộc, lựa chọn thay thế là gì?

Với tư cách là người quản lý dự án, bạn không chỉ chịu trách nhiệm xem dự án hoàn thành thành công mà còn dẫn dắt một nhóm đạt được mục tiêu đó. Điều này đòi hỏi bạn phải động viên và làm trung gian khi cần thiết. Hãy nhớ rằng  lãnh đạo dự án  có nhiều phong cách khác nhau, một trong số đó sẽ phù hợp với tính cách của bạn. Nó không chỉ là quản lý các nhiệm vụ; nó quản lý con người.

2. Giao tiếp

Truyền thông thực sự đi đôi với lãnh đạo. Bạn không thể trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả nếu bạn không thể nói rõ những gì bạn cần nhóm của bạn làm. Nhưng bạn không chỉ giao tiếp với nhóm của mình, bạn sẽ cần liên lạc rõ ràng với tất cả mọi người liên quan đến dự án, từ các nhà cung cấp và nhà thầu cho đến các bên liên quan và khách hàng.

Quản lý dự án

Yếu tố giao tiếp trong quản lý dự án

Cho dù đó là thông qua các công cụ báo cáo hay thúc đẩy cộng tác với trò chuyện, chia sẻ tệp và các phương tiện khác để gắn thẻ các cuộc thảo luận ở cấp tác vụ, bạn sẽ cần cả hai hệ thống để hỗ trợ giao tiếp. Những công cụ này cũng giúp kết nối mọi người với nhau và trong cài đặt nhóm, chẳng hạn như cuộc họp và bản trình bày.

3. Lập lịch trình

Bây giờ chúng ta đang bắt đầu tham gia vào một số bộ kỹ năng khó cần có của người quản lý dự án, và một số kỹ năng cần thiết như biết  cách tạo lịch trình dự án . Cách duy nhất để đạt được các mục tiêu của dự án trong khung thời gian đã được quyết định là chia mục tiêu đó thành các nhiệm vụ trên một dòng thời gian.

Đó là lập kế hoạch, và đó là trọng tâm của những gì người quản lý dự án làm: thiết lập một lịch trình thực tế và sau đó quản lý các nguồn lực để theo kịp tiến độ để dự án có thể được kết thúc thành công đúng thời hạn. Có nhiều công cụ có thể trợ giúp quá trình này, chủ yếu trong số đó là biểu đồ Gantt trực tuyến , cung cấp hình ảnh trực quan về lịch trình với các nhiệm vụ, thời lượng của các nhiệm vụ đó, các yếu tố phụ thuộc và các mốc quan trọng.

4. Quản lý rủi ro

Làm bất cứ điều gì là rủi ro. Lập kế hoạch cho một dự án, dù lớn hay nhỏ, đều tiềm ẩn rủi ro. Đó là một phần công việc của bạn để xem những vấn đề đó trước khi chúng trở thành vấn đề. Do đó, trước khi thực hiện dự án, bạn phải bắt tay vào công việc xác định, đánh giá và kiểm soát rủi ro.

Bạn càng có thể quản lý rủi ro , dự án của bạn càng có nhiều khả năng thành công. Tất nhiên, bạn không thể lường trước mọi thứ có thể xảy ra trong vòng đời của dự án của bạn. Sẽ có những vấn đề không lường trước phát sinh, vì vậy bạn cần phải có một quy trình để xử lý những vấn đề đó khi chúng xuất hiện.

5. Quản lý chi phí

Bạn không thể làm bất cứ điều gì nếu không có tiền để trả cho nó. Bạn đã tạo một ngân sách. Công việc đầu tiên của bạn là đảm bảo rằng ngân sách là thực tế và có thể đáp ứng nhu cầu tài chính của dự án, và thứ hai, kiểm soát các chi phí đó thông qua việc thực hiện dự án.

Nói thì dễ hơn là làm. Trừ khi bạn may mắn và được làm việc cho một tổ chức với số tiền không giới hạn, nếu không, bạn sẽ gặp phải những hạn chế nhất định về tài chính, và nhiều khả năng sẽ được cấp ngân sách rất eo hẹp. Cần rất nhiều kỹ năng để tìm ra cách chắt chiu từng xu trong số tiền hạn chế đó.

6. Đàm phán

Giỏi đàm phán là một phần nhỏ của giao tiếp, nhưng nó xứng đáng có không gian riêng ở đây. Đàm phán không chỉ đơn thuần là mặc cả để có được mức giá tốt nhất từ ​​một nhà cung cấp hoặc nhà thầu, mặc dù đó chắc chắn là một phần của nó. Dẫn đầu một dự án có nghĩa là bạn đang đàm phán liên tục.

Quản lý dự án

kỹ năng đàm phán thuyết phục

Ví dụ, bạn có thể sẽ nhận được các yêu cầu từ các bên liên quan có thể ảnh hưởng đến phạm vi của một dự án. Bạn sẽ phải phản hồi cho họ, nhưng về mặt ngoại giao, để tất cả các bên liên quan cảm thấy họ đang đạt được những gì họ muốn. Sau đó, có những xung đột không thể tránh khỏi sẽ phát sinh giữa các thành viên trong nhóm hoặc những người khác tham gia vào dự án. Nếu bạn có kỹ năng đàm phán vững vàng, bạn có thể giải quyết những tranh chấp này trước khi chúng nổ ra và đe dọa dự án.

III. CRMVIET cung cấp các kỹ năng quản lý dự án cần thiết cho doanh nghiệp sử dụng

Bây giờ bạn đã biết mình cần những kỹ năng gì để trở thành một nhà quản lý dự án thành công, đã đến lúc trang bị cho mình những công cụ phù hợp. Phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng CRMVIET là một bộ công cụ mạnh mẽ có thể cải thiện quy trình làm việc của bất kỳ người quản lý dự án nào. Ngoài việc cung cấp các biểu đồ và bảng điều khiển Gantt từng đoạt giải thưởng nói trên, chúng tôi cũng cung cấp các tính năng báo cáo mạnh mẽ để theo dõi tiến độ dự án của bạn.

Quản lý dự án

Tính năng quản lý dự án của phần mềm CRMVIET

 

Phần mềm CRMVIET giúp bạn có thể quản lý tất cả các dự án đang chạy xuyên suốt trong doanh nghiệp từ các dự án của từng cá nhân hay dự án chung cho toàn doanh nghiệp. Bên cạnh đó nó còn là 1 công cụ đắc lực giúp bạn có thể đánh giá kết quả làm việc và năng lực làm việc của nhân viên một cách công tâm nhất.

Bạn có thể có tất cả các kỹ năng trên thế giới, nhưng nếu không có các công cụ phù hợp, bạn vẫn sẽ gặp bất lợi. May mắn thay, có những công cụ giúp nâng cao kỹ năng của bạn và giúp bạn thậm chí làm việc hiệu quả và năng suất hơn. CRMVIET có các tính năng giúp lên lịch, quản lý các nhiệm vụ và lập ngân sách cho dự án của bạn, cũng như trực tuyến, vì vậy nó rất tốt cho việc cộng tác nhóm. Bạn sẽ phải mang lại cảm giác hài hước, nhưng chúng tôi có phần còn lại. Hãy thử nó cho chính mình bằng cách dùng thử 30 ngày miễn phí này.