Làm thế nào để thúc đẩy hiệu suất công ty bằng hành vi tổ chức

Khi nhóm của bạn phát triển và nhu cầu tăng lên, việc phân tích hành vi tổ chức giúp bạn phát hiện và giải quyết nhanh chóng các vấn đề có thể ảnh hưởng đến hiệu suất dịch vụ.

Giả sử bộ phận dịch vụ khách hàng của bạn đang gặp phải tỷ lệ luân chuyển nhân viên cao bất thường. Việc mất đại diện khiến bạn khó có thể hỗ trợ khách hàng một cách nhất quán. Khi bạn phân tích hành vi tổ chức của bộ phận, bạn có thể khám phá ra nguyên nhân cơ bản của tình trạng luân chuyển này: quản lý nhân sự kém và thiếu cơ hội phát triển.

Khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ, bạn có thể triển khai các giải pháp mục tiêu như:

• Cung cấp đào tạo quản lý về kỹ năng lãnh đạo và giao tiếp hiệu quả

• Cung cấp các chương trình đào tạo, cố vấn hoặc cơ hội thăng tiến nội bộ

Nghiên cứu hành vi tổ chức cũng có thể giúp bạn sắp xếp nhóm của mình theo kỳ vọng của khách hàng và trang bị cho nhân viên mới chương trình đào tạo, công cụ và hỗ trợ phù hợp để duy trì chất lượng.

Cách đánh giá hành vi tổ chức

Các chuyên gia về quan hệ con người (ví dụ: quản lý nhân sự hoặc chuyên gia quan hệ nhân viên) thường đánh giá hành vi tổ chức trong một công ty.

Quá trình này tương tự như sử dụng dữ liệu để cải thiện kết quả tiếp thị hoặc bán hàng. Bạn thu thập những gì quan trọng, phân tích và thực hiện thay đổi dựa trên hiểu biết của mình.

Sau đây là một khuôn khổ đơn giản để bạn làm theo:

1. Thu thập dữ liệu tổ chức

Tiến hành khảo sát hoặc phỏng vấn để tìm hiểu về thái độ và nhận thức của nhân viên.

Tập trung các câu hỏi phản hồi của nhân viên vào các lĩnh vực sau:

• Tình cảm. Các thành viên trong nhóm nghĩ gì về công việc, công cụ và lãnh đạo của họ

• Trải nghiệm. Nhân viên của bạn nghĩ gì về các giai đoạn khác nhau của vòng đời nhân viên, bao gồm quy trình tuyển dụng, tuyển dụng, công việc hàng ngày và phúc lợi

• Văn hóa. Cách người lao động đánh giá các yếu tố khác nhau của văn hóa, bao gồm học tập, giao tiếp và cởi mở với sự thay đổi

• Trách nhiệm giải trình. Nhân viên cảm thấy công ty xử lý trách nhiệm giải trình như thế nào, bao gồm giao tiếp, vai trò và trách nhiệm, phần thưởng và hậu quả

• Năng suất. Những yếu tố nào ảnh hưởng đến hiệu suất công việc, bao gồm công cụ, quy trình làm việc, chương trình đào tạo, không gian làm việc, các ưu đãi hoặc phần thưởng và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Bạn có thể tìm hiểu những gì bạn không thể thu thập được về hành vi thông qua các cuộc khảo sát hoặc phỏng vấn bằng cách quan sát nhân viên thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau và xây dựng các nghiên cứu tình huống.

Ví dụ, việc theo dõi hiệu suất của các nhân viên bán hàng giỏi nhất có thể giúp bạn hiểu được các chiến thuật họ sử dụng để vượt trội hơn các thành viên khác trong nhóm.

2. Phân tích kết quả

Khi đã có dữ liệu, hãy tìm kiếm các mẫu.

Ví dụ, nếu một nửa số nhân viên của bạn đề cập đến vấn đề giao tiếp là điểm gây thất vọng, bạn phải giải quyết vấn đề này để cải thiện năng suất và sự hài lòng trong công việc.

Sử dụng công cụ phân tích dữ liệu như Microsoft Excel hoặc Tableau để định dạng và trực quan hóa thông tin của bạn. Cả hai công cụ đều giúp bạn tạo bảng và biểu đồ giúp dễ dàng phát hiện thông tin chi tiết thú vị.

3. Triển khai thay đổi

Khi bạn đã xác định được nơi cần thay đổi, trước tiên hãy giới thiệu nó trong các nhóm tập trung nhỏ.

Giả sử việc thiếu động lực đang ảnh hưởng đến năng suất bán hàng. Bạn có thể chạy thử nghiệm thí điểm để giới thiệu phần thưởng mới cho một số ít nhân viên bán hàng bên ngoài những nhân viên có thành tích cao nhất của bạn.

Các thử nghiệm cho phép bạn đo lường tác động và thực hiện điều chỉnh trước khi triển khai trên toàn công ty, theo từng giai đoạn hoặc đồng thời.

4. Đo lường, điều chỉnh và cải thiện

Khi những thay đổi về mặt tổ chức hoàn tất, hãy lặp lại quy trình.

Mọi thay đổi đều ảnh hưởng đến hành vi theo những cách khác nhau và chỉ một số việc bạn làm mới có tác động lâu dài như mong muốn.

Thu thập phản hồi và đo lường hiệu suất định kỳ để hiểu cách thay đổi tác động đến cảm xúc, kinh nghiệm, văn hóa, trách nhiệm và năng suất. Sử dụng thông tin để chạy nhiều thử nghiệm hơn và đạt được những tiến bộ gia tăng.

6 mẹo sử dụng hành vi tổ chức để cải thiện nơi làm việc của bạn

Để hưởng lợi từ những thay đổi tích cực mà hành vi tổ chức có thể mang lại, bạn cần có nền tảng để khám phá những hiểu biết sâu sắc và môi trường phù hợp để hành động theo những hiểu biết đó.

Sau đây là sáu mẹo giúp bạn xây dựng một nơi làm việc hiệu quả và vui vẻ với văn hóa cải tiến liên tục.

1. Thuê những ứng viên phù hợp với mục tiêu và giá trị của bạn

Những nhân viên giỏi nhất có kỹ năng để hoàn thành tốt công việc và tính cách để đóng góp vào môi trường làm việc phát triển. Để thu hút những ứng viên này đến với công ty của bạn, hãy xác định rõ ràng những gì bạn đang tìm kiếm và truyền đạt điều này trong các quảng cáo việc làm.

Bắt đầu bằng cách hỏi nhóm của bạn xem họ cần loại nhân viên nào. Lập danh sách các tiêu chuẩn, trách nhiệm và đặc điểm hành vi để xác định người phù hợp. Công tác chuẩn bị này sẽ giúp bạn tạo ra mô tả công việc để thu hút các ứng viên phù hợp.

Ví dụ, nếu bạn đang tuyển dụng một giám đốc bán hàng, hãy liệt kê các nhiệm vụ cụ thể như phát triển chiến lược, triển khai các sáng kiến ​​bán hàng và tạo báo cáo.

Cuối cùng, hãy sử dụng các câu hỏi phỏng vấn dựa trên hành vi để tìm hiểu cách ứng viên sẽ hành động trong các tình huống khác nhau.

Hãy hỏi những câu như:

• Hãy kể cho tôi nghe về một tình huống căng thẳng trong công việc. Bạn đã xử lý nó như thế nào?

• Bạn đã bao giờ mắc lỗi trong công việc chưa? Bạn xử lý thế nào?

• Hãy cho tôi một ví dụ về xung đột mà bạn gặp phải với một thành viên trong nhóm. Bạn đã xử lý như thế nào?

• Hãy mô tả một tình huống khi bạn phải quản lý thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ. Bạn đã làm gì?

• Hãy cho tôi biết về cách bạn sử dụng các kỹ năng lãnh đạo để thúc đẩy người khác

Câu trả lời của ứng viên sẽ cho bạn biết họ sẽ làm việc như thế nào trong nhóm của bạn.

Bạn cũng có thể sử dụng các câu hỏi về tính cách để xác định điểm mạnh, điểm yếu và động lực của ứng viên.

2. Thúc đẩy phát triển chuyên môn để thu hút nhân viên

Khi bạn có đúng tài năng, bạn có thể xác định được những kỹ năng có giá trị nhất và tìm ra cơ hội đào tạo phù hợp.

Ví dụ, nếu bạn biết rằng quản lý dự án là kỹ năng thiết yếu đối với một giám đốc bán hàng, bạn có thể xác định khóa học dành cho nhân viên mới.

Các cơ hội tham gia khóa học giúp vai trò này hấp dẫn hơn đối với ứng viên và cho phép nhân viên hiện tại phát triển sự nghiệp của mình.

Cho tất cả nhân viên thấy cách họ có thể phát triển cùng công ty của bạn. Ví dụ, một giám đốc tiếp thị cấp cơ sở có thể muốn xem cách họ có thể thăng tiến lên vị trí cấp cao và bạn cung cấp chương trình đào tạo nào để giúp họ đạt được điều đó.

Đối với những người lao động có nhiều kinh nghiệm hơn, hãy cung cấp quyền tham gia các khóa học bồi dưỡng và kèm cặp để giúp họ theo kịp các xu hướng và quy trình làm việc hiện tại.

3. Ưu tiên giao tiếp cởi mở để tăng cường lòng tin và tính minh bạch

Giao tiếp tốt giúp mọi thứ đi đúng hướng. Nó giúp làm rõ mục tiêu, xóa bỏ sự ngăn cách giữa các phòng ban và củng cố mối quan hệ trong nhóm.

Nó cũng tạo ra một nền văn hóa tin tưởng, có giá trị để hiểu hành vi tổ chức. Những nhân viên cảm thấy tự tin khi giao tiếp có nhiều khả năng chia sẻ ý kiến ​​và khiếu nại hơn. Bạn có thể sử dụng phản hồi của họ để cải thiện lực lượng lao động của mình liên tục.

Sau đây là một số cách để thúc đẩy giao tiếp trung thực và cởi mở:

• Dành thời gian mỗi tuần (trực tuyến hoặc trực tiếp) để nhân viên trò chuyện với bạn, đặt câu hỏi hoặc nhận phản hồi. Ghi lại bất kỳ nhận xét đáng chú ý nào và theo dõi thường xuyên.

• Sử dụng “hộp góp ý” ẩn danh để thu thập phản hồi trung thực từ những nhân viên ngại nêu vấn đề một cách công khai.

• Tận dụng các công cụ truyền thông như Slack , Zoom hoặc bản tin email để kết nối các nhóm và đảm bảo thông tin được truyền tải tự do giữa các phòng ban.

• Tạo phòng họp nhỏ hoặc không gian làm việc chung nơi các nhóm có thể trò chuyện thoải mái và xây dựng mối quan hệ.

• Tiến hành các cuộc họp trực tiếp thường xuyên để đưa ra ý tưởng và giải quyết các vấn đề quan trọng. Khuyến khích nhân viên chia sẻ ý kiến ​​của họ khiến họ cảm thấy được coi trọng.

• Sử dụng wiki nơi làm việc để nhân viên có thể dễ dàng truy cập vào các chính sách, hướng dẫn và tài liệu quan trọng khác.

• Theo dõi những nỗ lực của bạn và thu thập phản hồi để đảm bảo các kênh truyền thông thực hiện đúng mục đích.

Hãy nhớ rằng, giao tiếp tốt bắt đầu từ cấp trên. Hãy làm gương bằng cách sử dụng các công cụ bạn quảng bá để tương tác với nhóm của mình và chia sẻ thành công cũng như thất bại.

4. Tự động hóa các quy trình làm việc đòi hỏi nhiều lao động để cải thiện năng suất

Sử dụng phần mềm tự động hóa để xử lý các tác vụ cấp thấp hơn và cho nhóm nhiều thời gian hơn cho các hoạt động sử dụng kỹ năng của họ. Các công cụ tự động hóa giúp quy trình và công ty của bạn hoạt động trơn tru hơn.

Phần mềm tự động hóa có thể cải thiện quy trình làm việc, xử lý bán hàng và quản lý khách hàng tiềm năng, lên lịch đăng bài trên mạng xã hội hoặc quản lý các chiến dịch tiếp thị qua email.

Công cụ phù hợp với bạn phụ thuộc vào nhu cầu của bạn. Tham khảo ý kiến ​​nhóm của bạn về những nhiệm vụ nào chiếm nhiều thời gian của họ và xem xét những phần nào bạn có thể tự động hóa.

Đảm bảo bất kỳ công cụ tự động hóa nào bạn chọn đều tích hợp với hệ thống quản lý nội dung (CRM) hiện tại và phần mềm bán hàng và tiếp thị của bạn. Nó cũng nên bao gồm các tùy chọn đào tạo để giúp các nhóm tận dụng tối đa lợi ích của nó.

Cuối cùng, hãy chọn một công cụ có khả năng mở rộng. Một giải pháp hỗ trợ người dùng hạn chế sẽ nhanh chóng trở thành vấn đề đối với một doanh nghiệp đang phát triển. Hầu hết các nền tảng tự động hóa đều cung cấp các mức giá và đăng ký khác nhau để bạn có thể nâng cấp khi cần.

5. Sử dụng trách nhiệm để giúp nhân viên đáp ứng kỳ vọng

Trách nhiệm giải trình rất quan trọng trong việc quản lý hành vi của nhân viên. Nó đảm bảo cá nhân chịu trách nhiệm về hành động, hiệu suất và quyết định của mình, giúp thúc đẩy sự rõ ràng và giảm nhu cầu quản lý vi mô.

Ví dụ, Apple sử dụng những cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp (DRI) để duy trì trách nhiệm giải trình trong toàn bộ tổ chức. Mỗi dự án được giao cho một DRI chịu trách nhiệm về thành công (hoặc thất bại) của dự án đó.

Sau đây là cách biến trách nhiệm thành một phần trong văn hóa của bạn:

• Đặt kỳ vọng. Khi bạn giao nhiệm vụ hoặc mục tiêu, hãy đảm bảo rằng nhân viên biết những gì được mong đợi ở họ. Sử dụng mục tiêu SMART (Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan và Có giới hạn thời gian) để đặt ra các mục tiêu rõ ràng.

• Giữ cho nhân viên được thông báo. Nhắc nhở nhân viên về trách nhiệm và mục tiêu của họ, để họ nhận thức đầy đủ về những gì cần thiết. Lặp lại phần thưởng khi hoàn thành dự án để giữ cho nhân viên gắn bó và có động lực.

• Thu thập phản hồi. Trách nhiệm giải trình phải là động lực, không phải gánh nặng. Kiểm tra với nhân viên để tìm hiểu cảm nhận của họ về trách nhiệm và kỳ vọng. Ngoài ra, cung cấp phản hồi và đưa ra gợi ý về cách cá nhân có thể cải thiện.

Trách nhiệm bắt đầu từ cấp cao nhất, vì vậy hãy bắt đầu bằng cách tự chịu trách nhiệm. Nếu bạn đáp ứng được thời hạn, đến họp đúng giờ và thừa nhận lỗi lầm của mình, nhóm của bạn sẽ làm theo.