Mọi thứ cần biết về tài liệu tham khảo chuyên môn

Tài liệu tham khảo chuyên môn có thể là yếu tố quyết định để bạn có được công việc tiếp theo. Một tài liệu tham khảo tích cực có thể xác nhận điểm mạnh của bạn, xây dựng uy tín của bạn và giúp bạn nổi bật so với những ứng viên khác.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu về các loại tài liệu tham khảo chuyên môn khác nhau và cách sử dụng chúng để phát triển sự nghiệp của mình. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ các mẹo về việc yêu cầu tài liệu tham khảo từ những cá nhân đủ tiêu chuẩn trong mạng lưới của bạn.

Tài liệu tham khảo chuyên môn là gì?

Người tham khảo chuyên nghiệp là người có thể xác minh kỹ năng, kinh nghiệm, đạo đức nghề nghiệp và hiệu suất làm việc của bạn bằng cách cung cấp những hiểu biết và ví dụ trực tiếp về quá trình làm việc với bạn.

Họ thường là người mà bạn từng làm việc trực tiếp trong lĩnh vực chuyên môn, chẳng hạn như người chủ cũ, đồng nghiệp, khách hàng hoặc thậm chí là giáo sư đại học.

Những người tham khảo chuyên môn có hiểu biết sâu sắc về điểm mạnh, điểm yếu, trách nhiệm và thành tích của bạn. Họ có thể trả lời chính xác các câu hỏi về thói quen làm việc của bạn để giúp các nhà tuyển dụng tiềm năng đánh giá xem bạn có phù hợp với công ty của họ hay không.

Một nguồn tham khảo tốt cũng có thể là điểm then chốt để có được công việc mơ ước của bạn. Việc trao đổi với người tham khảo thường có thể khám phá ra những gì mà sơ yếu lý lịch và phỏng vấn xin việc không làm được.

Giả sử bạn đang phỏng vấn cho một vị trí bán hàng mới. Công ty ấn tượng với trình độ của bạn nhưng muốn đảm bảo rằng bạn sẽ phù hợp với văn hóa tổ chức linh hoạt và hợp tác của công ty.

Người quản lý tuyển dụng gọi điện cho những người tham khảo của bạn, bao gồm một cựu trưởng nhóm có thể nói trực tiếp về khả năng thích nghi với sự thay đổi và làm việc tốt trong nhóm của bạn. Người tham khảo này trả lời mọi câu hỏi còn lại về bạn và công ty sẽ đưa ra lời mời làm việc.

Tài liệu tham khảo chuyên môn truyền thống và phi truyền thống

Hiểu được sự khác biệt giữa nguồn tham khảo truyền thống và phi truyền thống có thể giúp bạn mở rộng các lựa chọn và tối đa hóa mạng lưới của mình.

Người tham khảo chuyên môn truyền thống là những người đã làm việc với bạn ở vị trí chính thức, được trả lương. Những cá nhân này thường gắn liền với công việc trước đây hoặc hiện tại của bạn và có thể nói trực tiếp về kỹ năng và hiệu suất của bạn tại nơi làm việc.

Sau đây là một số ví dụ về tài liệu tham khảo chuyên môn truyền thống.

• Người quản lý hoặc giám sát. Sếp hiện tại hoặc trước đây trực tiếp giám sát công việc của bạn. Họ thường là người tham khảo tốt nhất vì họ có thể nói về hiệu suất thực tế, độ tin cậy và khả năng đạt được mục tiêu của bạn.

• Đồng nghiệp. Những đồng nghiệp cũ đã làm việc cùng bạn trong các dự án và nhiệm vụ hàng ngày. Họ có thể cung cấp thông tin trực tiếp về kỹ năng cộng tác, phong cách giao tiếp và thói quen làm việc của bạn.

• Báo cáo trực tiếp. Đây là những người làm việc dưới sự giám sát của bạn. Họ có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc độc đáo về cách bạn lãnh đạo, cố vấn và phát triển các thành viên trong nhóm.

• Khách hàng. Các mối liên hệ kinh doanh bên ngoài đã sử dụng dịch vụ hoặc sản phẩm của bạn. Họ có thể nói lên tính chuyên nghiệp, chất lượng dịch vụ và khả năng quản lý mối quan hệ của bạn.

Các tài liệu tham khảo truyền thống thường có giá trị hơn trong môi trường doanh nghiệp vì chúng liên quan trực tiếp đến hiệu suất làm việc.

Ví dụ, một nhân viên bán hàng tiềm năng có thể liệt kê một cựu quản lý chia sẻ cách họ liên tục đạt được mục tiêu bán hàng và mang lại khách hàng mới. Một tài liệu tham khảo như vậy chứng minh ứng viên có thể mang lại kết quả thực sự.

Tuy nhiên, một số nhà tuyển dụng có thể cân nhắc sử dụng các tài liệu tham khảo không theo truyền thống đối với những người mới ra trường, mới bắt đầu sự nghiệp hoặc đi làm trở lại sau thời gian dài nghỉ ngơi (ví dụ: cha mẹ ở nhà).

Những nguồn tham khảo không chính thống bao gồm những người bên ngoài nơi làm việc chính thức nhưng có thể nói về kỹ năng hoặc tính chuyên nghiệp của bạn trong các bối cảnh khác.

Một số ví dụ về tham chiếu không theo truyền thống là:

• Người giám sát thực tập. Những người quản lý công việc của bạn trong thời gian thực tập có thể nói về cách bạn học và xử lý tình huống công việc tốt như thế nào.

• Điều phối viên tình nguyện. Những người lãnh đạo giám sát công việc tình nguyện của bạn có thể nói về độ tin cậy, tinh thần làm việc nhóm và sự cam kết của bạn.

• Giáo sư hoặc cố vấn. Những người liên hệ học thuật hiểu rõ kỹ năng, trí tuệ và thói quen làm việc của bạn có thể giải thích cách bạn xử lý các dự án và thời hạn.

• Người cố vấn hoặc huấn luyện viên. Những người đã hướng dẫn bạn phát triển nghề nghiệp có thể mô tả tiềm năng và sự khao khát học hỏi của bạn.

• Lãnh đạo cộng đồng. Những người đã chứng kiến ​​bạn đóng góp vào các dự án cộng đồng có thể nói về tính cách của bạn và cách bạn làm việc với người khác.

Ví dụ, một điều phối viên tình nguyện có thể chia sẻ cách một ứng viên bán hàng giới thiệu và bán một sự kiện gây quỹ cho các nhà tài trợ, cho thấy khả năng xây dựng mối quan hệ và chốt giao dịch – những kỹ năng quan trọng cho bất kỳ vị trí bán hàng nào.

Ai không được coi là người tham khảo chuyên nghiệp?

Mặc dù bạn có thể muốn đưa vào danh sách bất kỳ ai có thể nói tích cực về bạn, nhưng người tham khảo chuyên môn phải là những cá nhân có thể đảm bảo một cách đáng tin cậy về kỹ năng và kinh nghiệm của bạn trong năng lực chuyên môn hoặc có cấu trúc.

Sau đây là một số người thường không đáp ứng các tiêu chí:

• Bạn bè và thành viên gia đình. Ngay cả khi họ đã tận mắt chứng kiến ​​hiệu suất làm việc hoặc đạo đức nghề nghiệp của bạn, mối quan hệ cá nhân của họ với bạn khiến ý kiến ​​của họ thiên vị và ít đáng tin cậy hơn đối với các nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng thông tin tham khảo từ gia đình trong một số trường hợp, chẳng hạn như nếu bạn làm việc trong một doanh nghiệp gia đình.

• Người quen thông thường. Những người biết bạn về mặt xã hội nhưng chưa từng làm việc trực tiếp với bạn không thể nói một cách có ý nghĩa về khả năng chuyên môn hoặc thói quen làm việc của bạn.

• Kết nối mạng xã hội. Có mạng lưới trực tuyến rộng lớn không có nghĩa là những liên hệ này có thể xác minh được kinh nghiệm làm việc hoặc kỹ năng thực tế của bạn.

• Giáo viên trung học. Trừ khi bạn mới tốt nghiệp, giáo viên trung học thường quá xa so với năng lực chuyên môn hiện tại của bạn.

• Đồng nghiệp từ lâu. Những người bạn đã làm việc cùng nhiều năm trước có thể không nhớ chi tiết cụ thể về công việc của bạn và hiểu biết của họ có thể không phản ánh kỹ năng và kinh nghiệm hiện tại của bạn.

• Sếp mà bạn rời đi trong mối quan hệ không tốt. Việc thêm một người quản lý cũ làm người tham khảo có vẻ tốt trên giấy tờ, nhưng nếu bạn không hòa hợp với họ hoặc rời đi với những vấn đề chưa được giải quyết, bạn không thể tin tưởng họ sẽ nói tích cực về bạn.

Các loại tài liệu tham khảo chuyên môn

Nhà tuyển dụng thường có sở thích cụ thể về cách họ muốn nhận thông tin tham khảo. Một số có thể muốn nói chuyện trực tiếp với người tham khảo của bạn, trong khi những người khác có thể yêu cầu hồ sơ xác nhận bằng văn bản của họ.

Sau đây là một số loại định dạng tham chiếu bạn cần biết để có thể cung cấp cho nhà tuyển dụng chính xác những gì họ đang tìm kiếm.

Cuộc gọi điện thoại

Cuộc gọi tham khảo là trực tiếp và cá nhân. Nhà tuyển dụng có thể dễ dàng đặt câu hỏi, đào sâu hơn và thậm chí đánh giá giọng điệu và sự nhiệt tình của người tham khảo qua điện thoại.

Tài liệu tham khảo qua email

Nhà tuyển dụng có thể gửi email cho người tham khảo của bạn để hỏi về kỹ năng của bạn. Người tham khảo có thể trả lời với phản hồi chi tiết và nhà tuyển dụng sẽ nhận được biên bản ghi chép mọi cuộc trò chuyện để tham khảo hoặc chia sẻ với các thành viên khác trong nhóm tuyển dụng.

Tham khảo qua email sẽ hiệu quả với các múi giờ khác nhau, lịch trình bận rộn hoặc khối lượng tuyển dụng lớn.

Khuyến nghị của LinkedIn

Bạn có thể yêu cầu đồng nghiệp hoặc khách hàng trên LinkedIn viết một lời giới thiệu ngắn về kỹ năng, dự án hoặc phong cách làm việc của bạn và thêm vào hồ sơ của bạn.

Khi xét đến việc một trong hai nhà tuyển dụng sẽ kiểm tra phương tiện truyền thông xã hội của ứng viên để phát hiện ra những dấu hiệu đáng ngờ, việc có người thật xác nhận công việc của bạn trực tuyến có thể tăng thêm độ tin cậy cho kinh nghiệm của bạn.

Tài liệu tham khảo PDF

Tài liệu tham khảo PDF (hoặc kỹ thuật số) rất tiện lợi khi sử dụng cùng một tài liệu tham khảo nhiều lần. Bạn có thể chia sẻ ngay lập tức với các nhà tuyển dụng khác nhau, bất kể họ ở đâu. Chúng đặc biệt hiệu quả đối với các công việc từ xa hoặc ở nước ngoài hoặc khi bạn khó liên lạc với tài liệu tham khảo.