Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRMVIET

Hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM – quản lý quan hệ khách hàng giúp người dùng có thể sử dụng một cách dễ dàng, nhanh chóng nhất.

Hiện tại CRMVIET đã hoàn thiện Trung tâm trợ giúp CRMVIET với hơn 400 bài viết giải thích đầy đủ các  thuật ngữ trên phần mềm cũng như có ví dụ cụ thể giúp quý khách hàng có  thể tập trung vào vấn đề mình đang gặp phải khi sử dụng phần mềm chỉ bằng thao tác Search. Quý khách có thể truy cập theo đường dẫn sau http://kb.crmviet.vn

Triển khai sử dụng phần mềm quản lý khách hàng CRMVIET cần những bước sau:

>>>> Cách lắp đặt hệ thống TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI cơ bản

Phần một: Đăng ký sử dụng phần mềm CRMVIET

Bước 1: Đăng ký để nhận tài khoản dùng thử miễn phí

Bước 2: Kiểm tra email để nhận tài khoản dùng thử (tab Inbox hoặc tab Quảng cáo)

Bước 3: Truy cập vào link: demo.crmviet.vn để bắt đầu sử dụng

Phần 2: Sử dụng phần mềm

1. Trang chủ: Hiển thị tổng quan về phần mềm

• Phần công việc nhân viên hiện thị các số lượng công việc cần làm, công việc đã giao, công việc chung và giao dịch NCC.
• Công việc là những công việc còn hạn và công việc đã giao cho người khác.
• Khách hàng: thống kê số lượng khách hàng.
• Công nợ: Hiển thị tổng số công nợ, tiến độ thanh toán, hàng hóa cần nhập, số lượng tồn kho và hợp đồng sắp hết hạn.
• Biểu đồ thanh toán hợp đồng, thanh toán nhân viên, doanh thu nhân viên.
• Lịch làm việc hiển thị theo nhân viên và loại giao dịch.

2. Khách hàng: Quản lý khách hàng

• Thiết lập trùng lặp, để kiểm soát trùng lặp dữ liệu khách hàng.
• Thêm mới khách hàng, nhập khẩu và xuất khẩu khách hàng bằng file mẫu của CRMVIET.
• Chuyển chủ sở hữu khách hàng, chia sẻ khách hàng.
• Xem chi tiết khách hàng, nhật ký giao dịch với khách hàng, các thông tin báo giá, cơ hội, hợp đồng, đơn hàng, hợp đồng…v.v
• Phân loại khách hàng, xếp hạng khách hàng để biết khách hàng nào tiềm năng và không tiềm năng.

3. Mua hàng

Tương tự như khách hàng. Mua hàng quản lý nhà cung cấp, liên hệ với nhà cung cấp, các giao dịch và hợp đồng với nhà cung cấp.

• Nhà cung cấp quản lý thông tin chi tiết nhà cung cấp, công nợ nhà cung cấp, hợp đồng mua vào…
• Giao dịch với nhà cung cấp: quản lý thông tin giao dịch với tất cả các nhà cung cấp
• Hợp đồng mua vào: Quản lý các hợp đồng mua vào của tất cả các nhà cung cấp

4. Hợp đồng mua vào

Thống kê toàn bộ những hợp đồng mua vào với nhà cung nào, giá trị bao nhiêu, số lượng hàng hóa có trong hợp đồng.

Tra cứu tìm kiếm hàng hóa có trong hợp đồng nào, số lượng, đơn giá, tổng tiền.

5. Báo giá

Gồm các thông tin cho việc chào bán hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng trong các cơ hội bán như giá, số lượng và các điều khoản. Báo giá có thể được tạo cho một cơ hội, và được tự động lưu vào dữ liệu của khách hàng trong mục Báo giá.

Có thể in báo giá theo mẫu, kèm hình ảnh của hàng hóa. Từ báo giá có thể sinh đơn hàng, sinh hợp đồng.

6. Hợp đồng bán ra

Những thỏa thuận về giá, số lượng, đơn hàng thành công bởi người mua hàng họ quyết định mua hàng. Phần mềm sẽ lưu lại sự thống nhất theo các đơn hàng, hợp đồng mà người mua hàng đã quyết định.

• Có thể thêm mới, nhập khẩu hợp đồng theo mẫu của CRMVIET.
• Thiết lập trạng thái hợp đồng, tính lãi lỗ hợp đồng. Tính công nợ khách hàng theo hợp đồng. Tính hoa hồng cho nhân viên.
• Sử dụng điểm thưởng để thanh toán khi tạo hợp đồng cho khách hàng.

7. Trạng thái hợp đồng

Là nơi quản lý, định nghĩa các trạng thái hợp đồng. Tùy thuộc vào từng trạng thái hợp đồng mà có tính toán hoặc không tính toán công nợ cho khách hàng. Thiết lập các bước trạng thái trong hợp đồng.

8. Giao dịch với khách hàng

Quản lý các giao dịch của khách hàng lịch sử giao dịch công việc, trên hệ thống nhân viên phân loại công việc theo quy trình quản lý công việc của từng doanh nghiệp. Phần mềm giúp  các nhân viện lên kế hoạch làm việc trực tiếp cho từng khách  hàng, chia sẻ công việc đến các thành viên liên quan, giao việc nhận việc một cách dễ dàng.

• Nhật ký công việc làm việc với khách hàng , trong chi tiết khách hàng tab giao dịch
• Đặt lịch hẹn
• Giao việc cho nhân viên khác.

9. Quản lý kho

Quản lý hàng hóa, kho hàng và số lượng hàng tồn kho

• Quản lý hàng hóa: Hiển thị danh sách hàng hóa có trong tất cả các kho.
• Trong hàng hóa có thể xuất khẩu và nhập khẩu danh sách hàng hóa.
• Kho hàng: Quản lý kho và số lượng hàng tồn kho.Có thể nhập khẩu hàng hóa và số lượng hàng tồn trong nhập khẩu hàng tồn kho.
• Phiếu nhập: lưu lại những lần nhập hàng hóa vào các kho hàng
• Phiếu xuất: lưu lại những lần xuất hàng hóa từ các kho hàng

10. SMS – Email

• Tạo các danh sách mẫu SMS, Email có sẵn trong hệ thống.
• Để gửi SMS/Email trong khách hàng và thiết lập gửi SMS/Email tự động trong cài đặt tự động.
• Gửi SMS – gửi email: Gửi thư cho khách hàng thông qua SMS, Email.

11. Cài đặt tự động

Là thiết lập các hành động, sự kiện, thời gian kèm nội dung các trường trộn để thực hiện tự động gửi SMS, Email, thông báo.

12. Chiến dịch marketing

Là nơi thiết lập các chiến dịch marketing. Tích hợp website với google analytics và phần mềm CRMVIET. Chạy các chiến dịch marketing, từ đó đánh giá và đo lường được sự hiệu quả của các chiến dịch marketing.

13. Tổng đài

Sau khi tích hợp phần mềm với tổng đài. Sẽ nghe và nhận cuộc gọi trên phần mềm CRMVIET

• Khi có cuộc gọi đến hoặc gọi đi sẽ hiển thị popup có tên khách hàng, số điện thoại, email và địa chỉ khách hàng. Có thể nhập nội dung cuộc gọi vào mô tả trong popup.
• Click to call: người dùng click trực tiếp vào số điện thoại của khách hàng để thực hiện cuộc gọi.
• Lịch sử cuộc gọi có lưu trữ các thông tin cuộc gọi và file ghi âm cuộc gọi.

14. Danh sách KPI

Là module đánh giá hiệu suất làm việc tổng hợp của một nhân viên.

• Thiết lập các tiêu chí, chỉ tiêu KPI.
• Đặt chỉ tiêu KPI cho nhân viên.

15. Quản lý người dùng

Hiển thị tất cả danh sách nhân viên có trên hệ thống, nhân viên thuộc phòng ban nào, có quyền là gì,chỉ tiêu trong tháng, quý, năm là bao nhiêu.

• Thêm mới nhân viên
• Phân quyền
• Đặt chỉ tiêu cho nhân viên.

16. Quản lý nhóm người dùng

Thiết lập cơ cấu phòng ban theo cấp cha con, trong các phòng ban sẽ hiển thị các nhân viên.

17. Nhóm quyền

Thống kê các nhóm quyền cho trên hệ thống, nhằm mục đích phân quyền cho các nhân viên.

Tạo các nhóm quyền khác nhau để phân quyền cho nhân viên.

18. Tham số điểm thưởng

Thiết lập các tham số của điểm thưởng liên quan đến tặng điểm thưởng cho khách hàng khi khách hàng có ký kết hợp đồng, và quy đổi điểm thưởng ra tiền mặt để giảm trừ tiền cho khách hàng khi mua hàng.

19. Phân cấp khách hàng

Thiết lập phân cấp khách hàng để phân loại khách hàng. Thiết lập chiết khấu hàng hóa theo từng phân cấp khách hàng. Khách hàng thuộc phân cấp khi mua hàng sẽ được hưởng chiết khấu theo phân cấp đã thiết lập.

20. Mẫu báo cáo

Cho phép khách hàng tự tạo các mẫu báo cáo theo ý muốn và tải lên phần mềm nhằm mục đích in báo giá hoặc hợp đồng.

---