Tại sao nhập dữ liệu CRM lại quan trọng?

Kiểu dữ liệu (và những gì nó bao gồm)

Tại sao nó quan trọng

1. Dữ liệu liên lạc: tên, số điện thoại, địa chỉ email , chức danh công việc và hồ sơ mạng xã hội.

Giúp bạn biết mình đang nói chuyện với ai và cách tiếp cận họ để giao tiếp có mục tiêu rõ ràng.

Ví dụ: Nếu bạn ghi lại chức danh công việc, bạn có thể tập trung tiếp cận những người ra quyết định kinh doanh thay vì những người liên hệ cấp dưới.

2. Dữ liệu công ty: tên công ty, ngành, quy mô, vị trí và trang web.

Thêm ngữ cảnh cần thiết giúp bạn điều chỉnh thông điệp và đánh giá khách hàng tiềm năng nhanh hơn.

Ví dụ: Nếu bạn biết quy mô và ngành nghề của một công ty, bạn có thể điều chỉnh bài giới thiệu bán hàng của mình để phù hợp với nhu cầu và điểm yếu của công ty đó.

3. Dữ liệu giao dịch: giá trị giao dịch, giai đoạn, ngày kết thúc dự kiến, thông tin liên hệ và ghi chú liên quan.

Duy trì sự ngăn nắp cho quy trình bán hàng của bạn và giúp dự báo doanh số chính xác hơn.

Ví dụ: Theo dõi ngày chốt dự kiến ​​cho phép bạn theo dõi nhanh chóng và đạt được mục tiêu bán hàng.

4. Dữ liệu hoạt động: cuộc gọi, email, cuộc họp, nhiệm vụ và ghi chú.

Cung cấp cái nhìn toàn diện về từng tương tác với khách hàng để nhóm của bạn luôn có đầy đủ bối cảnh khi can thiệp.

Ví dụ: Nếu bạn ghi lại cuộc gọi với khách hàng tiềm năng, nhân viên bán hàng tiếp theo có thể tham khảo cuộc gọi đó và tránh hỏi những câu hỏi tương tự.

5. Dữ liệu khách hàng tiềm năng: nguồn, trạng thái đủ điều kiện, điểm khách hàng tiềm năng và đại diện được chỉ định.

Giúp bạn tập trung vào đúng khách hàng tiềm năng và hiểu kênh nào mang lại khách hàng tiềm năng chất lượng cao.

Ví dụ: Nếu một khách hàng tiềm năng có điểm cao đến từ hội thảo trên web, bạn biết rằng kênh đó đáng để đầu tư.

6. Hỗ trợ dữ liệu: phiếu yêu cầu, vấn đề đã báo cáo, trạng thái giải quyết và theo dõi.

Duy trì sự thống nhất giữa bộ phận bán hàng và bộ phận hỗ trợ khách hàng và giúp nhân viên hiểu được toàn bộ trải nghiệm của khách hàng.

Ví dụ: Nếu khách hàng có phiếu hỗ trợ mở, nhóm bán hàng sẽ biết phải hoãn việc giới thiệu sản phẩm mới.

7. Dữ liệu trường tùy chỉnh: dữ liệu khách hàng cụ thể của doanh nghiệp như sở thích sản phẩm, khu vực hoặc ngày gia hạn.

Cho phép bạn tùy chỉnh CRM theo doanh nghiệp và quy trình bán hàng riêng của mình.

Ví dụ: Nếu bạn theo dõi sở thích sản phẩm, bạn có thể gửi nội dung theo dõi có liên quan dựa trên sở thích của khách hàng tiềm năng.

Nhiệm vụ

Công cụ tự động hóa CRM làm gì

Ghi nhật ký email

Lưu chuỗi email vào đúng địa chỉ liên hệ hoặc giao dịch.

Theo dõi cuộc gọi

Ghi lại hoạt động cuộc gọi kèm theo dấu thời gian và ghi chú.

Lên lịch họp

Thêm sự kiện vào lịch CRM và liên kết chúng với các giao dịch.

Tiếp xúc

Lấy thông tin công ty và chức danh công việc từ chữ ký email và trang web.

Nhắc nhở hoạt động

Kích hoạt theo dõi dựa trên giai đoạn giao dịch và tương tác cuối cùng.

Cánh đồng

Cái gì để định nghĩa

Tên liên lạc

Sử dụng tên đầy đủ (không có biệt danh hoặc tên viết tắt).

Chức danh công việc

Sử dụng ngôn từ phù hợp với LinkedIn hoặc trang web công ty để đảm bảo tính nhất quán.

Tên công ty

Sử dụng tên hợp pháp đầy đủ, không sử dụng từ viết tắt hoặc viết tắt.

Số điện thoại doanh nghiệp

Sử dụng định dạng thống nhất

Thẻ và nhãn

Tạo danh sách các thẻ được chấp thuận để tránh trùng lặp, như “Giới thiệu” hoặc “Yêu cầu bản demo”.

Tiêu đề giao dịch

Thực hiện theo định dạng đơn giản, như “Công ty – Sản phẩm – Tháng”.

Các giai đoạn giao dịch

Đảm bảo đại diện hiểu khi nào và làm thế nào để chuyển giao dịch sang giai đoạn tiếp theo.

Các loại hoạt động

Giữ cho nhãn hoạt động ngắn gọn và rõ ràng, như “ Bản demo bán hàng ”, “Theo dõi” và “Cuộc gọi giới thiệu”.

Các trường tùy chỉnh

Cung cấp ví dụ rõ ràng về danh sách thả xuống, thẻ và trường văn bản.

Khu vực để xem xét

Cần tìm gì

Hồ sơ không đầy đủ

Thiếu thông tin liên hệ, giá trị giao dịch hoặc mục nhập trường tùy chỉnh.

Giao dịch cũ

Các giao dịch không diễn ra trong nhiều tuần hoặc không có hoạt động gần đây.

Định dạng không nhất quán

Sự khác biệt về chữ viết hoa, chức danh công việc hoặc lĩnh vực.

Các trường hoặc thẻ bị sử dụng sai

Các trường văn bản tự do chứa đầy ghi chú lạc đề hoặc thẻ không chính xác.

Khoảng cách hoạt động

Danh bạ hoặc giao dịch không có cuộc gọi, email hoặc cuộc họp nào được ghi lại.

Chủ đề đào tạo (và lý do tại sao nó quan trọng)

Phải làm gì

Tư duy sở hữu CRM xây dựng trách nhiệm giải trình và dạy nhân viên xem CRM như một công cụ chứ không phải là một công việc nhàm chán.

Khuyến khích nhân viên bán hàng coi quy trình của họ như danh sách kiểm tra CRM hàng ngày và cập nhật mọi giao dịch sau mỗi lần tương tác.

Các tính năng bán hàng có ngữ cảnh giúp nhân viên hiểu khi nào và tại sao cần sử dụng các tính năng nhất định, chứ không chỉ hiểu nơi tìm chúng.

Hướng dẫn nhân viên kinh doanh thực hiện quy trình làm việc thực tế để họ học cách áp dụng CRM vào thực tế (ví dụ: cách thực hiện giao dịch sau cuộc gọi tìm hiểu).

Quy trình vòng đời củng cố các bước mà giao dịch và khách hàng tiềm năng trải qua để mọi người đều làm việc theo cùng một cách.

Ghi lại từng bước trong quy trình bán hàng của bạn trên nền tảng CRM và hướng dẫn nhân viên cách cập nhật các giai đoạn giao dịch hoặc kích hoạt tính năng tự động hóa.

Việc tự giải quyết vấn đề giúp giảm sự phụ thuộc vào quản lý bán hàng và giữ cho dữ liệu sạch hơn trong thời gian dài.

Hướng dẫn nhân viên cách kiểm tra dữ liệu và khắc phục các sự cố nhỏ trong CRM (ví dụ: hợp nhất các mục trùng lặp và chỉnh sửa các trường tùy chỉnh).

Các bản cập nhật theo ngữ cảnh khuyến khích nhân viên viết ghi chú hữu ích và đầy đủ, không chỉ điền vào các trường.

Đặt ra kỳ vọng rõ ràng về những gì tạo nên một ghi chú hoạt động tốt (ví dụ: bước tiếp theo cần thực hiện hoặc bất kỳ phản đối bán hàng nào do khách hàng tiềm năng nêu ra).

Loại công cụ

Nó làm gì (có ví dụ)

Thu thập chì

Tự động tạo danh bạ và giao dịch từ biểu mẫu khách hàng tiềm năng và cuộc trò chuyện với chatbot.

Quản lý tài liệu

Lưu trữ các đề xuất bán hàng, báo giá và hợp đồng liên quan đến giao dịch để mọi tài liệu đều dễ theo dõi.

Email và lịch

Đồng bộ dữ liệu cuộc họp giao tiếp và bán hàng. Tự động đồng bộ cuộc họp với các giao dịch và liên hệ để tránh bỏ lỡ các cuộc theo dõi.

Dọn dẹp dữ liệu

Giúp định dạng, loại bỏ trùng lặp và cấu trúc hồ sơ để báo cáo tốt hơn.

Import và Export

Di chuyển dữ liệu vào CRM mà không làm mất thông tin hoặc cấu trúc quan trọng.

Đồng bộ theo ngành cụ thể

Đảm bảo dữ liệu thống nhất giữa CRM và các hệ thống khác được sử dụng trong tài chính, phần mềm kế toán hoặc các ngành dọc.

Làm giàu dữ liệu

Thêm thông tin công ty hoặc thông tin liên lạc còn thiếu từ các nguồn công khai.