Quản lý hiệu suất: Công cụ, mẹo và các phương pháp

4 bước để quản lý hiệu suất hiệu quả

Quy trình quản lý hiệu suất bao gồm bốn bước: lập kế hoạch, giám sát, phát triển và khen thưởng.

Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn các bước này để xem chúng đóng góp như thế nào vào chu trình quản lý hiệu suất toàn diện.

1. Lên kế hoạch và thiết lập mục tiêu

Lên kế hoạch là bước đầu tiên trong quản lý hiệu suất. Trong giai đoạn này, người quản lý và nhân viên cùng nhau làm việc để đặt ra các mục tiêu có thể đạt được phù hợp với mục tiêu của công ty.

Bước này là nơi bạn vạch ra lộ trình để đạt được mục tiêu của mình một cách thành công. Bạn cần biết mình sẽ đến đó ở đâu.

Ví dụ, trong quản lý bán hàng, một buổi lập kế hoạch có thể bao gồm:

• Đặt mục tiêu bán hàng theo quý

• Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) như tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng

• Sau đó, phác thảo các chiến lược để đạt được những mục tiêu này

Giai đoạn lập kế hoạch cũng nên bao gồm việc phát triển mốc thời gian để thực hiện các mục tiêu này. Theo cách này, nhân viên có hướng dẫn cho các hoạt động hàng ngày của họ, giúp họ có định hướng rõ ràng.

2. Giám sát

Khi các kế hoạch đã được triển khai, quản lý hiệu suất liên tục sẽ theo dõi tiến độ và thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Người quản lý xem xét dữ liệu hiệu suất và tổ chức kiểm tra thường xuyên để cung cấp cho nhân viên phản hồi mang tính xây dựng.

Bước giám sát là bước mà hầu hết mọi người nghĩ đến khi họ nghĩ về quản lý hiệu suất vì đây là nơi diễn ra các cuộc kiểm tra và họp. Tuy nhiên, như bạn có thể thấy từ các bước trong hướng dẫn này, có nhiều điều hơn là chỉ thiết lập một cuộc họp và hỏi các thành viên trong nhóm về những gì họ đã hoàn thành.

Việc giám sát hiệu quả giúp các nhà lãnh đạo xác định và giải quyết vấn đề sớm để tránh chúng trở thành rào cản cho việc đạt được mục tiêu.

Biết rằng có các cuộc kiểm tra thường xuyên cũng thúc đẩy nhân viên đạt được mục tiêu của họ. Hãy nghĩ về điều đó như việc điều chỉnh động cơ để nó chạy trơn tru.

Sau đây là một số cách để theo dõi hiệu suất:

• Thực hiện kiểm tra thường xuyên. Lên lịch họp riêng hoặc họp nhóm để xem xét tiến độ của nhân viên. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, các cuộc họp này có thể diễn ra hàng tuần, hai tuần một lần hoặc hàng tháng. Sử dụng các cuộc họp này để thảo luận về những gì đang diễn ra tốt đẹp, giải quyết các thách thức và hiệu chỉnh lại các mục tiêu.

• Xem lại dữ liệu hiệu suất. Phân tích dữ liệu thời gian thực từ hệ thống CRM của bạn để theo dõi hiệu suất của nhóm. Tập trung vào các số liệu chính như tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng, độ dài chu kỳ bán hàng và tỷ lệ chốt giao dịch. So sánh các số liệu hiện tại với mục tiêu của bạn và xác định các lĩnh vực cần cải thiện hiệu suất.

• Giao tiếp minh bạch. Giữ cho các kênh giao tiếp luôn mở với nhóm của bạn, khuyến khích họ chia sẻ bất kỳ mối quan tâm nào. Sử dụng hình ảnh dữ liệu và báo cáo trong các cuộc họp để minh họa rõ ràng các xu hướng và số liệu hiệu suất.

Nếu dữ liệu hiệu suất cho thấy có sự sai lệch so với mục tiêu, hãy hành động ngay để giải quyết vấn đề. Điều chỉnh kế hoạch hành động và chiến lược khi cần thiết để giữ cho nhóm đi đúng hướng.

Bạn cũng có thể cung cấp thêm đào tạo hoặc nguồn lực để giúp các thành viên trong nhóm vượt qua thử thách – nhưng chúng ta sẽ nói thêm về điều này ở phần tiếp theo.

3. Phát triển

Trong giai đoạn phát triển, các nhà quản lý tập trung vào việc xây dựng kỹ năng và kiến ​​thức của nhân viên. Mục tiêu là giải quyết các khoảng cách kỹ năng thông qua các kế hoạch phát triển được cá nhân hóa.

Đầu tiên, sử dụng dữ liệu hiệu suất và phản hồi từ giai đoạn giám sát để xác định các kỹ năng và lĩnh vực kiến ​​thức cần phát triển. Thảo luận những điều này với nhân viên để hiểu nguyện vọng nghề nghiệp của họ và điều chỉnh các kế hoạch phát triển với mục tiêu của công ty và cá nhân.

Bước tiếp theo là tạo ra các kế hoạch cá nhân cho từng nhân viên. Làm việc với từng nhân viên để tạo ra các kế hoạch đáp ứng nhu cầu và mục tiêu của họ.

Vạch ra các mục tiêu rõ ràng, nguồn lực cần thiết và mốc thời gian để đạt được các mục tiêu này. Làm cho các kế hoạch đủ linh hoạt để thích ứng với những thay đổi trong vai trò của nhân viên hoặc môi trường kinh doanh.

Những sáng kiến ​​phát triển này có thể bao gồm:

• Chương trình cố vấn nơi các thành viên nhóm có kinh nghiệm có thể hướng dẫn các đồng nghiệp ít kinh nghiệm hơn

• Các buổi đào tạo tại nơi làm việc để nhân viên có được kinh nghiệm thực tế và áp dụng các năng lực mới

• Huấn luyện nghề nghiệp giúp nhân viên định hướng sự phát triển nghề nghiệp và đặt ra các mục tiêu nghề nghiệp dài hạn

Ví dụ, một giám đốc bán hàng có thể sắp xếp đào tạo cho các thành viên trong nhóm để học các phương pháp mới và kỹ năng mềm. Điều quan trọng là tạo ra cơ hội học tập liên tục, giúp nhân viên đạt được mục tiêu và chuẩn bị cho họ nhiều trách nhiệm hơn.

4. Phần thưởng

Khen thưởng là bước cuối cùng. Ở đây, các nhà quản lý ghi nhận và khen thưởng nhân viên vì những thành tích và đóng góp của họ. Đây là phần thưởng xứng đáng nhất để công nhận mọi nỗ lực của nhân viên.

Hệ thống khen thưởng hiệu quả có thể bao gồm tiền thưởng, hoa hồng hoặc các ưu đãi phi tiền tệ như sự công nhận của viên chức nhà nước, thêm ngày nghỉ phép hoặc cơ hội phát triển chuyên môn.

Ví dụ, trong một nhóm bán hàng , những người có thành tích cao nhất có thể nhận được tiền thưởng hàng quý dựa trên hiệu suất bán hàng của họ so với chỉ tiêu.

Phần thưởng phù hợp là điều cần thiết để duy trì động lực và củng cố các hành vi và kết quả hiệu quả. Một hệ thống khen thưởng có cấu trúc tốt cũng thúc đẩy tinh thần và khuyến khích văn hóa hiệu suất cao, nơi nhân viên cảm thấy được coi trọng. Đây là chiến thắng cho tất cả mọi người.

4 phương pháp hay nhất để quản lý hiệu suất

Sử dụng các chiến lược quản lý hiệu suất đã được chứng minh có thể giúp nhân viên cảm thấy được hỗ trợ và có động lực để đạt được mục tiêu của mình.

Sau đây là bốn phương pháp hay nhất giúp nâng cao cách tiếp cận quản lý hiệu suất của bạn.

1. Đặt mục tiêu SMART và kế hoạch hành động mạnh mẽ

Đặt đúng loại mục tiêu là điều quan trọng để cải thiện hiệu suất của nhân viên và kết quả kinh doanh. Mục tiêu SMART là một cách hiệu quả để thực hiện điều này vì chúng:

• Cụ thể. Xác định rõ ràng những gì nhân viên cần hoàn thành. Một ví dụ về quản lý hiệu suất có thể là “Tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng lên 10%”. Mục tiêu phải chính xác và rõ ràng để nhân viên biết bạn mong đợi gì ở họ.

• Có thể đo lường. Đảm bảo bạn có thể theo dõi và đo lường mục tiêu. Ví dụ: “Theo dõi số lượng khách hàng tiềm năng chuyển đổi thành khách hàng trả tiền hàng tháng bằng hệ thống CRM”. Điều này cho phép bạn theo dõi tiến độ chính xác và đánh giá xem nhân viên có đạt được mục tiêu hay không.

• Có thể đạt được. Đặt mục tiêu thực tế dựa trên các nguồn lực và khả năng sẵn có. Đánh giá dữ liệu lịch sử và điều kiện thị trường để đảm bảo mức tăng 10% là có thể đạt được. Ví dụ: “Tỷ lệ chuyển đổi hiện tại và các nguồn lực sẵn có cho thấy mức tăng 10% là thực tế với đào tạo bán hàng bổ sung ”.

• Có liên quan. Căn chỉnh mục tiêu với các mục tiêu kinh doanh rộng hơn. Trong ví dụ của chúng tôi, việc tăng tỷ lệ chuyển đổi lên 10% có thể góp phần vào mục tiêu kinh doanh lớn hơn là tăng doanh thu bán hàng hàng tháng lên 20%.

• Có giới hạn thời gian. Đặt ra thời hạn rõ ràng, như “trong quý tiếp theo”. Có giới hạn thời gian sẽ đặt ra khung thời gian cụ thể để đạt được mục tiêu, tạo cảm giác cấp bách và ưu tiên nỗ lực.

Với mục tiêu SMART, bạn cần phác thảo các bước chính xác bạn sẽ thực hiện để đạt được chúng. Chia các mục tiêu lớn hơn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Ví dụ, nếu mục tiêu là tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng, nhiệm vụ chính sẽ là xem xét các quy trình theo dõi.

Xác định ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ, sau đó xác định nhiệm vụ nào quan trọng nhất và giải quyết chúng trước. Để duy trì động lực, hãy sử dụng kết hợp các thời hạn ngắn hạn và dài hạn.

Cuối cùng, hãy xây dựng một số sự linh hoạt để giải quyết các vấn đề không thể lường trước và lên lịch đánh giá định kỳ để theo dõi tiến độ và thực hiện điều chỉnh.