Hướng dẫn về báo cáo B2B: từ cơ bản đến thực hành

Published by Linh Nguyen Dieu at 08/10/2024

Báo cáo B2B là gì?

Báo cáo B2B là quá trình phân tích dữ liệu và tạo báo cáo về tương tác của công ty bạn với các doanh nghiệp khác. Mục tiêu là theo dõi và tối ưu hóa các số liệu bán hàng và tiếp thị quan trọng như xu hướng bán hàng, khối lượng đơn hàng và lợi nhuận.

Báo cáo B2B cung cấp cho các bên liên quan thông tin chi tiết về hiệu suất hoạt động của công ty trong các lĩnh vực như hiệu quả chuỗi cung ứng, quản lý quan hệ khách hàng và tình hình tài chính.

Ví dụ, bạn có thể làm nổi bật hiệu suất của các kênh bán hàng khác nhau, tỷ lệ chuyển đổi và hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị .

Phân tích dữ liệu này giúp tinh chỉnh các chiến lược và hoạt động của bạn để đạt được các mục tiêu và mục đích rộng hơn.

5 cách báo cáo B2B có thể thúc đẩy thành công trong kinh doanh

Báo cáo B2B cung cấp thông tin chi tiết có thể hành động được, quan trọng đối với sự phát triển và thành công của công ty bạn. Sau đây là năm cách báo cáo có thể hỗ trợ mục tiêu kinh doanh của bạn:

Xác định xu hướng và cơ hội. Báo cáo B2B giúp bạn đánh giá chuẩn hiệu suất của mình so với các tiêu chuẩn của ngành và mục tiêu nội bộ. Việc theo dõi thường xuyên các số liệu như tăng trưởng doanh số, giữ chân khách hàng và hiệu quả hoạt động giúp bạn tinh chỉnh các chiến lược và nhanh chóng xoay trục để luôn dẫn đầu đối thủ cạnh tranh.

CẢNH BÁO KHÁCH HÀNG RỜI BỎ
Cải thiện việc ra quyết định dựa trên dữ liệu . Báo cáo B2B giúp bạn phân tích và hiểu được điều gì đang hiệu quả và điều gì không hiệu quả với các chiến lược và chiến dịch của bạn. Dữ liệu cụ thể có nghĩa là bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt thay vì dựa vào phỏng đoán hoặc trực giác.
Nâng cao trách nhiệm giải trình. Báo cáo bán hàng B2B toàn diện giúp hoạt động kinh doanh của bạn minh bạch hơn, giúp các phòng ban và nhóm chịu trách nhiệm về hiệu suất của họ.
Cải thiện giao tiếp và sự thống nhất giữa các bên liên quan. Các báo cáo B2B chi tiết cung cấp cho các bên liên quan những hiểu biết rõ ràng về hiệu suất, chiến lược và kế hoạch của công ty bạn. Chúng cũng có thể giúp bạn giải quyết các mối quan tâm và đảm bảo sự tham gia của các bên liên quan cho các sáng kiến trong tương lai.
Tối ưu hóa phân bổ nguồn lực. Theo dõi hoạt động kinh doanh có thể giúp bạn phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn. Bạn sẽ thấy lĩnh vực nào mang lại lợi nhuận cao nhất, cho phép bạn phân bổ ngân sách, lực lượng lao động và chi tiêu quảng cáo một cách chiến lược.

6 thành phần chính của báo cáo B2B

Báo cáo B2B là tài liệu toàn diện nêu chi tiết mọi hoạt động của công ty bạn khi bán hàng cho các doanh nghiệp khác.

Sau đây là phân tích các thành phần thiết yếu.

1. Mục tiêu và mục đích

Phần đầu tiên của báo cáo tiếp thị và bán hàng B2B của bạn phải nêu rõ các mục tiêu cụ thể.

Ví dụ, mục tiêu của bạn có thể bao gồm tăng doanh số, cải thiện khả năng giữ chân khách hàng và hợp lý hóa quy trình hoạt động. Việc xác định các mục tiêu này ngay từ đầu sẽ đảm bảo phân tích dữ liệu có liên quan và giúp các bên liên quan hiểu được tầm quan trọng của các phát hiện của bạn.

Phần này cũng thiết lập bối cảnh để đánh giá mọi chiến lược và hành động bạn đã triển khai và cung cấp chuẩn mực để so sánh hiệu suất trong tương lai.

Mẹo: Để tận dụng tối đa phần mục tiêu của bạn, hãy sử dụng tiêu chí mục tiêu SMART (Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan và Có giới hạn thời gian) để xác định mục tiêu của bạn. Việc nêu rõ ràng từng mục tiêu đảm bảo mọi người đều thống nhất.

2. Số liệu hiệu suất

Trong phần này, hãy liệt kê các KPI về tiếp thị và bán hàng của bạn, giải thích cách bạn đo lường chúng và lý do tại sao chúng có liên quan đến doanh nghiệp của bạn. Chọn các KPI cung cấp cái nhìn sâu sắc trực tiếp về mục tiêu kinh doanh của bạn.

Để tạo phần này, hãy phân tích dữ liệu hiệu suất thô của bạn và tìm các mẫu chính. Cung cấp tổng quan về dữ liệu có liên quan và giải thích ý nghĩa cũng như tác động tiềm tàng của dữ liệu đó đối với doanh nghiệp của bạn.

Ví dụ, nếu mục tiêu của bạn là tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng B2B lên 20% trong năm tới, hãy báo cáo tỷ lệ mất khách hàng và nêu cách bạn sẽ đạt được mục tiêu đó.

Các KPI B2B phổ biến bao gồm:

Các chỉ số KPI về bán hàng như doanh thu bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng, quy mô giao dịch trung bình, độ dài chu kỳ bán hàng, khách hàng tiềm năng đủ điều kiện bán hàng (SQL), chi phí cho mỗi SQL, giá trị kênh bán hàng và tỷ lệ thành công.
Các KPI tiếp thị như chi phí thu hút khách hàng (CAC), khách hàng tiềm năng đủ điều kiện tiếp thị (MQL), chi phí cho mỗi MQL và tỷ lệ chuyển đổi từ MQL sang SQL.
Các KPI dựa trên khách hàng như điểm số người ủng hộ ròng (NPS), tỷ lệ hủy đơn hàng, tỷ lệ giữ chân khách hàng và giá trị trọn đời của khách hàng (CLV).

Mẹo: Sử dụng các phương tiện hỗ trợ trực quan như đồ họa thông tin để giúp KPI của bạn dễ hiểu hơn. Bao gồm biểu đồ, đồ thị, bản đồ nhiệt hoặc thanh tiến trình. Ngoài ra, hãy bao gồm bảng thông tin hiển thị nhiều KPI trong chế độ xem tập trung. Sử dụng mã màu để làm nổi bật các khu vực chính và thêm ghi chú hoặc chú thích để giải thích các điểm dữ liệu và xu hướng quan trọng.

3. Số liệu hoạt động

Các số liệu hoạt động tập trung vào hiệu quả và hiệu suất của các quy trình nội bộ trong doanh nghiệp của bạn. Mục đích của phần này là xác định các điểm nghẽn và lĩnh vực cần cải thiện.

Trong bối cảnh báo cáo bán hàng và tiếp thị B2B, các số liệu hiệu quả hoạt động chính là:

Sự liên kết giữa tiếp thị và bán hàng. Mức độ phối hợp giữa nhóm tiếp thị và bán hàng của bạn. Những điều cần đánh giá bao gồm sự đồng thuận về thị trường mục tiêu và số lượng KPI được chia sẻ.
Năng suất của nhân viên. Kết quả của nhóm bán hàng và tiếp thị của bạn về số lượng cuộc gọi, cuộc họp và đề xuất mà họ thực hiện.

Ví dụ, giả sử doanh nghiệp của bạn đang hoạt động kém hiệu quả, vì vậy bạn muốn xác định các điểm nghẽn trong nỗ lực tiếp thị và quy trình bán hàng của mình. Bạn sử dụng sơ đồ luồng công việc để lập bản đồ quy trình từ đầu đến cuối và đưa ra các quan sát sau:

Giai đoạn tạo khách hàng tiềm năng đến giai đoạn đủ điều kiện rất hiệu quả và chỉ cần cải thiện nhỏ
Quá trình đánh giá khách hàng tiềm năng đến giai đoạn đề xuất thường bị chậm trễ do mục tiêu bán hàng và tiếp thị không thống nhất
Đề xuất bán hàng để đóng giai đoạn có những nút thắt lớn trong đàm phán hợp đồng cần được giải quyết ngay lập tức

Dựa trên điều này, bạn có thể đề xuất các chiến lược cụ thể để giải quyết các vấn đề, như tối ưu hóa sự phối hợp giữa bán hàng và tiếp thị cũng như hợp lý hóa các cuộc đàm phán hợp đồng.

Mẹo: Tương tác với các thành viên trong nhóm để có được ý kiến đóng góp của họ về nơi họ thấy sự chậm trễ. Phản hồi định tính như thế này bổ sung cho dữ liệu định lượng, mang lại sự hiểu biết sâu sắc về tình trạng kém hiệu quả. Thiết lập chu kỳ đánh giá thường xuyên có thể giúp bạn thu thập phản hồi và đề xuất cải tiến.

4. Số liệu tài chính

Các số liệu tài chính nêu bật sức khỏe tài chính và hiệu suất của công ty. Các chỉ số chính bao gồm doanh thu, biên lợi nhuận, dòng tiền và lợi tức đầu tư. Phần này giúp các bên liên quan hiểu được những tác động tài chính của các hoạt động kinh doanh và quyết định mà bạn thảo luận trong báo cáo.

Hãy cùng xem một ví dụ hư cấu: báo cáo doanh thu. Giả sử tổng doanh thu của bạn trong quý trước là 5 triệu đô la. Tăng 10% so với cùng kỳ năm ngoái, vượt mục tiêu tăng trưởng 8%.

Bạn khuyến nghị doanh nghiệp tiếp tục đầu tư vào các kênh tiếp thị hiệu quả cao và mở rộng quy mô ở các phân khúc chưa được khai thác.

Một ví dụ khác là biên lợi nhuận của bạn. Hãy xem xét biên lợi nhuận là 22%, thấp hơn một chút so với mức trung bình của ngành là 25%. Bạn thấy rằng biên lợi nhuận giảm là do chi nhiều hơn cho việc thu hút khách hàng.

Dựa trên dữ liệu này, bạn đề xuất tìm biện pháp tiết kiệm chi phí trong chiến lược mua lại của công ty và đánh giá các hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp để thương lượng mức giá tốt hơn.

Mẹo: Sẽ hữu ích khi chia nhỏ các số liệu tài chính của bạn thành các phần dễ hiểu hơn. Như đã trình bày ở trên, việc so sánh các thay đổi theo năm với các tiêu chuẩn của ngành cung cấp nhiều bối cảnh hơn về từng số liệu. Bối cảnh này có thể giúp các bên liên quan hiểu được các cơ hội tiết kiệm chi phí.

5. Phân tích cạnh tranh

Phần phân tích cạnh tranh sẽ xem xét vị thế của doanh nghiệp bạn so với đối thủ cạnh tranh. Thông thường, bạn có thể xem xét thị phần, điểm mạnh và điểm yếu của đối thủ cạnh tranh và xu hướng của ngành. Hiểu được bối cảnh cạnh tranh này sẽ giúp bạn xác định cơ hội để tạo sự khác biệt.

Ví dụ, giả sử bạn phát hiện ra rằng thị phần hiện tại của bạn là 15%, khiến bạn trở thành người chơi lớn thứ ba trên thị trường. Đối thủ cạnh tranh A có 25% và Đối thủ cạnh tranh B có 20%. Bạn phân tích điểm mạnh và điểm yếu để hiểu rõ hơn về đối thủ cạnh tranh của mình.

	Công ty A	Công ty B
Điểm mạnh	Nhận diện thương hiệu mạnh mẽ, mạng lưới phân phối rộng khắp và dịch vụ khách hàng vượt trội.	Cung cấp sản phẩm sáng tạo và sự hiện diện trực tuyến mạnh mẽ.
Điểm yếu	Cấu trúc giá cao hơn và thời gian phản ứng chậm hơn với những thay đổi của thị trường.	Hỗ trợ khách hàng hạn chế và lòng trung thành với thương hiệu thấp hơn.

Dựa trên những phát hiện này, bạn có thể gợi ý công ty nên tận dụng mức giá cạnh tranh để thu hút người mua B2B của Đối thủ cạnh tranh A.

Phân tích này cung cấp thông tin cho các quyết định chiến lược về định vị thị trường, phát triển sản phẩm và định giá. Bạn có thể cải thiện và duy trì khả năng cạnh tranh bằng cách dự đoán sự thay đổi của thị trường và thích ứng nhanh chóng.

Mẹo: Để tận dụng tối đa phần phân tích cạnh tranh của bạn, hãy thu thập hỗn hợp dữ liệu định lượng và định tính. Tiến hành nghiên cứu thị trường, khảo sát và thông tin tình báo cạnh tranh, thu hút các chuyên gia trong ngành và sử dụng các công cụ phân tích để tạo ra thông tin chi tiết.

6. Đề xuất và kế hoạch hành động

Phần cuối cùng này chuyển đổi những hiểu biết thành các bước cụ thể thúc đẩy cải thiện và tăng trưởng kinh doanh. Bạn sẽ tóm tắt các khuyến nghị của mình, sắp xếp chúng thành các kế hoạch hành động từng bước mà các bên liên quan có thể đánh giá và ký vào.

Như các ví dụ trên phản ánh, các khuyến nghị có thể bao gồm những thay đổi về chiến thuật tiếp thị, cải tiến hoạt động hoặc chiến lược bán hàng mới. Mỗi khuyến nghị cuối cùng phải được hỗ trợ bởi dữ liệu và phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp bạn.

Mẹo: Tạo một kế hoạch hành động chi tiết với các bước cụ thể, các bên chịu trách nhiệm, thời hạn và kết quả có thể đo lường được. Trong báo cáo B2B tiếp theo của bạn, hãy liên kết tiến trình và KPI trong tương lai trở lại phần này, nêu bật những thành công và thất bại và đưa ra các khuyến nghị mới.

Thực hành báo cáo B2B tốt nhất

Việc kết hợp lượng lớn dữ liệu thành một báo cáo B2B dễ hiểu không phải là điều dễ dàng. Sau đây là một số phương pháp hay nhất giúp bạn tận dụng tối đa quy trình này:

Phân tích dữ liệu theo phân khúc và ngành dọc

Các phân khúc khách hàng khác nhau có nhu cầu, sở thích và thách thức riêng. Phân khúc dữ liệu tiếp thị theo loại hình doanh nghiệp hoặc ngành dọc có thể cung cấp cho bạn thông tin chi tiết, cho phép bạn tạo ra các chiến lược phù hợp.

Khi phân khúc khách hàng, hãy sử dụng tiêu chí phân khúc có liên quan đến mục tiêu của bạn. Ví dụ: nếu bạn là một công ty phần mềm, bạn có thể phân khúc dữ liệu theo ngành (như chăm sóc sức khỏe, tài chính hoặc bán lẻ) để xác định ngành nào có doanh thu cao nhất.

Sử dụng công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) có thể giúp bạn tạo bảng thông tin với chức năng lọc dễ dàng, cho phép bạn đi sâu vào các phân khúc cụ thể và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Kết luận

Để tạo ra các báo cáo B2B hiệu quả cần có phương pháp tiếp cận chiến lược kết hợp giữa tổ chức, dữ liệu có liên quan và thông tin chi tiết có thể hành động được.

Việc chia báo cáo thành các phần theo số liệu về hiệu suất, hoạt động, tài chính và cạnh tranh giúp bạn cung cấp thông tin cho người ra quyết định và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh đang diễn ra.

Bạn đã sẵn sàng nâng cao quy trình kinh doanh của mình chưa? Hãy dùng thử CRMVIET để hợp lý hóa các nỗ lực thu thập dữ liệu và báo cáo của bạn. Bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay và chuyển đổi thông tin chi tiết về doanh nghiệp của bạn.

Contact Us

Nhập số điện thoại của bạn và chúng tôi gọi lại sau.