Hướng dẫn tối ưu để tạo mẫu kế hoạch hành động

Published by Linh Nguyen Dieu at 14/10/2024

Kế hoạch hành động là gì?

Kế hoạch hành động đơn giản hóa các dự án phức tạp bằng cách chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ dễ quản lý và cung cấp hướng dẫn rõ ràng từ đầu đến cuối. Kế hoạch hành động trình bày mọi khía cạnh của dự án trước, giúp hành trình từ ý tưởng đến thực hiện trở nên suôn sẻ và không căng thẳng.

Sau đây là ví dụ về mẫu kế hoạch hành động đơn giản:

Các yếu tố chính của một kế hoạch hành động bao gồm:

Mục tiêu. Mục tiêu được xác định rõ ràng và bao quát để hướng dẫn dự án của bạn.
Nhiệm vụ hoặc mục hành động . Các hành động cụ thể cần hoàn thành ở mỗi giai đoạn của dự án.
Trách nhiệm. Ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ.
Trạng thái. Dự án đã hoàn thành đến đâu rồi.
Dòng thời gian. Thời hạn và mốc quan trọng.
Tài nguyên. Những gì bạn cần (ví dụ: ngân sách, công cụ hoặc nhân sự).
KPI. Các chỉ số hiệu suất chính để đo lường thành công.

Nếu mục tiêu chung của bạn là tăng doanh số lên 20% trong quý 4, bạn có thể chia nhỏ mục tiêu thành các nhiệm vụ chính như tiến hành nghiên cứu tiếp thị, cải thiện việc tạo khách hàng tiềm năng và đào tạo đội ngũ bán hàng.

Sau đó, bạn có thể tạo một kế hoạch hành động cho từng nhiệm vụ chính. Sau đây là ví dụ về kế hoạch hành động cho bước đầu tiên:

Mục tiêu 1: Thực hiện nghiên cứu thị trường	Ví dụ
Nhiệm vụ	Xác định thị trường mới tiềm năng
Trách nhiệm	Đội ngũ tiếp thị
Ngày bắt đầu	Ngày 1 tháng 10
Ngày kết thúc	Ngày 7 tháng 10
Tài nguyên cần thiết	Công cụ phân tích thị trường, ngân sách cho nhóm tập trung
KPI	Số lượng phân khúc mới tiềm năng được tìm thấy

Chia nhỏ từng mục tiêu thành các bước hành động đảm bảo nhóm của bạn biết vai trò và mốc thời gian của họ, giúp bạn dễ dàng đi đúng hướng hơn. Theo dõi thường xuyên cho phép bạn điều chỉnh và xử lý mọi trở ngại phát sinh trong quá trình thực hiện.

Mẫu kế hoạch hành động

Mẫu kế hoạch hành động có thể giúp bạn sắp xếp, theo dõi và điều chỉnh kế hoạch hành động nhanh hơn so với việc tạo kế hoạch từ đầu.

Nếu bạn chưa làm việc với CRM, đây là mẫu kế hoạch hành động dành cho Google Trang tính (bạn có thể dễ dàng chuyển đổi mẫu này sang tệp Excel nếu muốn).

7 cách lập kế hoạch hành động giúp hợp lý hóa nhiệm vụ

Kế hoạch hành động giúp tạo ra một môi trường kinh doanh có tổ chức, tập trung và hiệu quả hơn. Sau đây là những lợi ích chính của việc tạo ra kế hoạch hành động:

Tăng hiệu quả. Kế hoạch hành động chia nhỏ các mục tiêu phức tạp thành các nhiệm vụ dễ quản lý, hợp lý hóa quy trình và giảm bớt nỗ lực.
Nhất quán hơn. Họ đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm đều thực hiện theo các bước giống nhau, duy trì các quy trình chuẩn và kết quả nhất quán.
Lên kế hoạch tốt hơn. Việc vạch ra nhiệm vụ, mốc thời gian và nguồn lực với kế hoạch chiến lược giúp đạt được các mục tiêu cụ thể.
Theo dõi đơn giản hơn. Kế hoạch hành động cung cấp các chuẩn mực và KPI rõ ràng, giúp theo dõi tiến độ và xác định các lĩnh vực cần điều chỉnh dễ dàng hơn.
Trách nhiệm hơn. Việc phân công trách nhiệm trong kế hoạch hành động sẽ giúp mỗi thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ cụ thể.
Cải thiện giao tiếp. Kế hoạch hành động rõ ràng giúp tăng cường giao tiếp, xác định kỳ vọng và giảm hiểu lầm trong nhóm của bạn.
Giải quyết vấn đề chủ động. Kế hoạch hành động giúp các nhóm dự đoán những thách thức và xây dựng kế hoạch dự phòng trước.

5 loại mẫu kế hoạch hành động chính

Có một số loại kế hoạch hành động, mỗi loại tập trung vào các lĩnh vực khác nhau như bán hàng, tiếp thị, hoạt động, v.v. Việc điều chỉnh mẫu kế hoạch hành động theo nhu cầu cụ thể của bạn sẽ đảm bảo kết quả hiệu quả.

Sau đây là các loại kế hoạch hành động chính và cách thức hoạt động của chúng.

Loại kế hoạch hành động	Định nghĩa và Ví dụ
Kế hoạch hành động chiến lược	Kế hoạch hành động chiến lược (còn được gọi là mẫu kế hoạch hành động kinh doanh) là bản thiết kế toàn diện, cấp cao để đạt được các mục tiêu dài hạn và chiến lược của công ty. Các kế hoạch này lý tưởng cho các sáng kiến lớn như thâm nhập thị trường mới, ra mắt dòng sản phẩm mới hoặc thực hiện các thay đổi về mặt tổ chức.
Kế hoạch hành động hoạt động	Kế hoạch hành động hoạt động tập trung vào việc cải thiện hoạt động kinh doanh hàng ngày thay vì các mục tiêu tổ chức quy mô lớn. Chúng chỉ rõ các bước hành động để đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Kế hoạch hành động tiếp thị	Kế hoạch hành động tiếp thị là các tài liệu chiến lược giúp thúc đẩy sự hiện diện trên thị trường, nâng cao nhận thức về thương hiệu hoặc thu hút khách hàng mới. Mục đích là chuyển đổi các mục tiêu tiếp thị thành các nhiệm vụ cụ thể với trách nhiệm, khung thời gian và số liệu hiệu suất.
Kế hoạch hành động bán hàng	Kế hoạch bán hàng phác thảo cách tăng doanh số, cải thiện mối quan hệ với khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu. Kế hoạch này lý tưởng cho các nhóm cần đạt được mục tiêu bán hàng cụ thể, cải thiện quy trình bán hàng hoặc ra mắt sản phẩm mới.
Kế hoạch hành động khắc phục	Mẫu kế hoạch hành động khắc phục là một phương pháp để khắc phục các vấn đề trong quy trình kinh doanh của bạn. Trong khi các kế hoạch hành động khác mà chúng tôi đã đề cập là chủ động, thì các kế hoạch hành động khắc phục là hồi tố – mục tiêu là xác định các vấn đề, tìm ra nguyên nhân gốc rễ và khắc phục chúng.

Làm thế nào để viết một kế hoạch hành động hiệu quả

Viết một kế hoạch hành động hiệu quả đòi hỏi sự chú ý sâu sắc đến từng chi tiết. Với cách tiếp cận có cấu trúc, bạn có thể hợp lý hóa quy trình của mình và tăng năng suất. Sau đây là cách viết một kế hoạch hành động:

1. Xác định mục tiêu của bạn

Bước đầu tiên là làm rõ điều bạn muốn đạt được. Bắt đầu bằng cách động não xem thành công sẽ như thế nào đối với dự án của bạn.

Bạn có muốn khởi chạy một dự án mới hay tăng tương tác trên mạng xã hội không? Hãy cụ thể và xác định các mục tiêu có thể đo lường được cho từng mục tiêu.

Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu mơ hồ như “tăng lưu lượng truy cập trang web”, hãy hướng tới mục tiêu cụ thể như “tăng lưu lượng truy cập trang web lên 20% trong ba tháng tới”. Việc đặt mục tiêu chính xác này có nghĩa là bạn có thể theo dõi hiệu quả lượng khách truy cập trang web và đánh giá thành công.

Sử dụng mục tiêu SMART (Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan, Có giới hạn thời gian) sẽ hữu ích.

Xác định mục tiêu của bạn bằng các tiêu chí này cho phép theo dõi và đánh giá chính xác tiến độ. Nó cũng đảm bảo cách tiếp cận của bạn có cấu trúc hơn và phù hợp hơn với các mục tiêu rộng hơn của công ty.

Sau đây là nội dung của mục tiêu SMART:

Tiêu chí và định nghĩa thiết lập mục tiêu SMART

Viết ra chính xác những gì bạn muốn đạt được cho mỗi mục tiêu và nếu cần, hãy chia thành các mục tiêu nhỏ hơn.

Mẹo: Không phải tất cả các mục tiêu đều có cùng mức độ cấp bách. Đánh giá tầm quan trọng của từng mục tiêu và ưu tiên chúng cho phù hợp. Cách tiếp cận này sẽ giúp bạn tập trung vào các vấn đề cấp bách ngay lập tức, đảm bảo sử dụng nguồn lực tốt hơn. Cân nhắc phân loại các mục tiêu của bạn thành các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn để hướng dẫn kế hoạch làm việc của bạn.

2. Phân tích các bước chính

Khi bạn đã có mục tiêu được xác định rõ ràng, bước tiếp theo là chia nhỏ mục tiêu thành các bước hành động. Quá trình này giúp nhiệm vụ dễ giải quyết hơn.

Nếu mục tiêu của bạn là ra mắt một sản phẩm mới, bạn có thể chia nhỏ quy trình thành danh sách các nhiệm vụ, bao gồm:

Tiến hành nghiên cứu thị trường
Thiết kế sản phẩm
Kiểm tra nguyên mẫu
Phát triển chiến lược tiếp thị
Ra mắt sản phẩm

Hãy phân tích kỹ lưỡng, đảm bảo từng bước rõ ràng và có thể thực hiện được. Mỗi nhiệm vụ phải cho bạn biết chính xác những gì bạn cần làm để không có sự mơ hồ khi đến lúc hành động.

3. Xác định sự phụ thuộc

Sự phụ thuộc là các tác vụ phụ thuộc vào việc hoàn thành các tác vụ khác trước khi chúng có thể bắt đầu. Việc xác định những điều này rất quan trọng nếu bạn muốn dự án của mình chạy trơn tru. Trong ví dụ ra mắt sản phẩm của chúng tôi, bạn không thể bắt đầu thử nghiệm nguyên mẫu cho đến khi thiết kế sản phẩm hoàn tất.

Việc lập bản đồ các mối phụ thuộc này sẽ tạo ra luồng hoạt động hợp lý và ngăn ngừa tình trạng tắc nghẽn phát sinh.

Bắt đầu bằng cách xem xét cách mỗi nhiệm vụ kết nối với các nhiệm vụ khác. Đặt các câu hỏi như, “Nhiệm vụ này có phụ thuộc vào việc hoàn thành nhiệm vụ khác trước khi có thể bắt đầu không?” Ghi lại các mối quan hệ này để mọi người hiểu cách thực hiện thành công theo kế hoạch.

4. Đặt mốc quan trọng và thêm thời hạn

Các mốc quan trọng là những điểm quan trọng đánh dấu sự hoàn thành các giai đoạn trong dự án của bạn. Đề cập đến phép ẩn dụ leo núi trước đó của chúng tôi, đây là các trại và trạm kiểm soát sau trại căn cứ và thời điểm bạn dự định đến đó.

Ví dụ, bạn có thể đặt mốc hoàn thành nghiên cứu thị trường trong tháng đầu tiên, tiếp theo là giai đoạn thiết kế vào cuối tháng thứ hai. Những mốc này giúp bạn ăn mừng thành tích, đánh giá tiến độ và duy trì động lực.

Bạn cũng cần đặt thời hạn cho từng mốc để hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn. Khi đặt thời hạn, hãy cân nhắc đến mức độ phức tạp, nguồn lực cần thiết và những trở ngại tiềm ẩn của từng nhiệm vụ.

Tránh đặt ra thời hạn quá tham vọng vì chúng có thể dẫn đến sai sót, nhưng cũng tránh đặt ra thời hạn quá xa trong tương lai vì có thể làm giảm động lực.

5. Xác định các nguồn lực cần thiết

Bạn không thể thực hiện một kế hoạch nếu bạn không có đủ các nguồn lực cần thiết, bao gồm thời gian, tiền bạc, công cụ hoặc thành viên nhóm. Sau khi bạn đã đặt ra các mốc quan trọng và thời hạn, bạn cần lập danh mục mọi thứ bạn cần để hoàn thành dự án.

Ví dụ, nếu bạn đang tung ra một sản phẩm, bạn sẽ cần các nguồn lực như phần mềm thiết kế, vật liệu để tạo mẫu và công cụ bán hàng. Biết được yêu cầu của mình sẽ tránh được tình trạng vội vã vào phút chót và đảm bảo bạn đã chuẩn bị tốt trong suốt quá trình.

Đánh giá các nguồn lực sẵn có của bạn và xác định những gì còn thiếu. Chúng có thể bao gồm nguồn nhân lực (kỹ năng và chuyên môn), nguồn tài chính và công cụ và vật liệu công nghệ.

Tạo danh sách hoặc bảng tính chi tiết nếu bạn đang xử lý một dự án phức tạp hơn.

Tiếp theo, hãy khớp từng nhiệm vụ hoặc mốc quan trọng trong kế hoạch hành động của bạn với các nguồn lực cụ thể của nó. Khi sắp xếp các nguồn lực, hãy cân nhắc cả số lượng và chất lượng. Ví dụ, một nhiệm vụ quan trọng có thể đòi hỏi một bộ kỹ năng chuyên môn hơn và cam kết thời gian cao hơn.

6. Giao nhiệm vụ

Phân công nhiệm vụ nêu rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm trong suốt dự án. Khi phân công nhiệm vụ, hãy cân nhắc đến điểm mạnh, kỹ năng và chuyên môn của từng thành viên trong nhóm.

Việc thiết lập vai trò dựa trên sở thích và khả năng của nhân viên giúp bạn tối đa hóa năng suất và sự hài lòng, đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ.

Ví dụ, bạn có thể giao cho chuyên gia tiếp thị trách nhiệm phát triển chiến lược tự động hóa tiếp thị trong khi nhà thiết kế sản phẩm tập trung vào giai đoạn thiết kế.

Truyền đạt chi tiết nhiệm vụ, mục tiêu và thời hạn cho từng thành viên trong nhóm. Nêu rõ kỳ vọng của bạn về hiệu suất và cung cấp bất kỳ thông tin cơ bản nào họ cần để hoàn thành công việc.

7. Xem lại tiến trình

Việc thường xuyên xem xét tiến độ dự án của bạn là điều cần thiết để duy trì đúng hướng và đạt được mục tiêu. Đánh giá liên tục giúp phát hiện sớm các vấn đề và cho phép điều chỉnh lộ trình để ngăn ngừa các vấn đề nhỏ trở thành trở ngại lớn.

Để theo dõi tiến độ, hãy lên lịch họp thường xuyên để thảo luận về tình hình nhiệm vụ, thời hạn sắp tới và các rào cản tiềm ẩn. Sử dụng các số liệu và dữ liệu cụ thể mà bạn đã nêu trong giai đoạn thiết lập mục tiêu để đánh giá tiến độ của bạn một cách khách quan nhất có thể.

Ví dụ, nếu mục tiêu của bạn là tăng doanh số, hãy xem xét các số liệu như số liệu bán hàng hàng tháng, tỷ lệ chuyển đổi hoặc số lượng khách hàng mới.

Kết luận

Việc lập kế hoạch hành động hiệu quả là xương sống của bất kỳ dự án thành công nào. Bạn có thể thiết lập giai đoạn thành công bằng cách xác định mục tiêu, chia nhỏ thành các bước, giao nhiệm vụ và xem xét tiến độ.

Sẵn sàng để hợp lý hóa quy trình của bạn hơn nữa? Hãy thử CRMVIET và chuyển đổi quy trình lập kế hoạch hành động của bạn ngay hôm nay.

Contact Us

Nhập số điện thoại của bạn và chúng tôi gọi lại sau.