Hướng dẫn tích hợp B2B dành cho doanh nghiệp nhỏ

Các loại hình chính của tích hợp B2B

Tích hợp B2B có nhiều loại khác nhau. Bạn có thể phân loại tích hợp theo chức năng, cách thức hoạt động hoặc mức độ kết nối sâu sắc của chúng với các hệ thống kinh doanh.

Sau đây là những vai trò chính mà tích hợp có thể đóng trong quy trình làm việc của bạn:

• Trao đổi dữ liệu chia sẻ hồ sơ giữa các hệ thống (đơn hàng hoặc liên hệ) để cả hai ứng dụng đều khớp nhau.

• Đồng bộ hóa hệ thống duy trì tính nhất quán của dữ liệu theo thời gian thực (như doanh số bán hàng tồn kho hoặc thông tin khách hàng) trên các nền tảng. Cập nhật ở một bên sẽ xuất hiện ngay lập tức ở bên kia.

• Tự động hóa quy trình làm việc kích hoạt các hành động (như thông báo) khi một số sự kiện nhất định xảy ra, loại bỏ công việc thủ công.

• Phần mở rộng nền tảng sẽ cắm các tính năng và công cụ mới trực tiếp vào phần mềm của bạn mà không cần cài đặt riêng.

Tích hợp B2B cũng khác nhau về cách thức hoạt động. Sau đây là các phương pháp kỹ thuật chính mà bạn có thể sử dụng để liên kết các hệ thống của mình:

• Dựa trên giao diện lập trình ứng dụng (API). Sử dụng API để truyền dữ liệu theo thời gian thực. Một hệ thống gửi yêu cầu và ngay lập tức lấy dữ liệu chính xác mà nó cần. Giống như gửi tin nhắn và nhận được câu trả lời ngay lập tức.

• Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI). Gửi các tài liệu kinh doanh có cấu trúc theo định dạng chuẩn. Cả hai bên đều biết chính xác vị trí tìm từng phần dữ liệu, do đó hóa đơn bán hàng và lệnh mua hàng được trao đổi qua lại mà không bị hiểu lầm.

• Chuyển tệp được quản lý (MFT). Di chuyển các tệp phẳng (ở định dạng bảng tính CSV hoặc XML) qua giao thức chuyển tệp an toàn (SFTP). Một hệ thống thả tệp vào thư mục được bảo vệ và hệ thống kia sẽ lấy tệp theo lịch trình.

• Nền tảng tích hợp dưới dạng dịch vụ (iPaaS). Sử dụng một trung tâm dựa trên đám mây để kết nối nhiều ứng dụng với nhau. Nó ánh xạ các trường dữ liệu để thông tin di chuyển giữa các hệ thống mà không cần mã tùy chỉnh.

Cuối cùng, các nền tảng tích hợp B2B có thể giao tiếp với nhau theo nhiều cách khác nhau. Sau đây là những cách chính mà các hệ thống có thể giao tiếp với nhau:

Bây giờ bạn đã biết cách kết nối các hệ thống B2B, hãy tìm hiểu cách khai thác những lợi thế này bằng cách triển khai tích hợp B2B vào quy trình làm việc của doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Làm thế nào để triển khai tích hợp B2B

Tích hợp B2B hiệu quả bắt đầu bằng việc hiểu thiết lập hiện tại của bạn và xác định những quy trình thủ công nào làm chậm tiến độ của bạn.

Sau đây là cách chuẩn bị và triển khai tích hợp B2B đầu tiên của bạn.

1. Kiểm tra các công cụ và quy trình làm việc hiện tại của bạn

Trước khi xây dựng tích hợp, bạn phải biết doanh nghiệp của mình di chuyển dữ liệu giữa các hệ thống như thế nào.

Hiểu được quy trình công việc hiện tại sẽ giúp bạn tìm ra nơi mà tự động hóa quy trình sẽ có tác động lớn nhất.

Kiểm kê đầy đủ phần mềm kinh doanh của bạn tương tác với các đối tác, nhà cung cấp và khách hàng, bao gồm:

Liệt kê từng công cụ và viết ra chức năng của chúng và ai sử dụng chúng. Tiếp theo, lập sơ đồ các quy trình tích hợp thủ công của bạn để di chuyển dữ liệu giữa các công cụ này và các hệ thống bên ngoài.

Mục tiêu của bạn là ghi lại mọi lần ai đó sao chép thông tin từ hệ thống này sang hệ thống khác. Ví dụ, nếu:

• Đại diện bán hàng của bạn sao chép thông tin đơn hàng từ email vào CRM của bạn

• Trợ lý tài chính tải xuống hóa đơn và gửi cho đối tác

• Một thành viên trong nhóm nhập thủ công thông tin cập nhật về việc vận chuyển từ nhà cung cấp dịch vụ hậu cần

Tạo bảng để theo dõi chi tiết. Bao gồm bước, hệ thống nguồn, hệ thống đích, ai thực hiện, tần suất thực hiện và các ghi chú bổ sung.

Đánh dấu bất kỳ bước nào liên quan đến nhiều hệ thống, gây ra tình trạng tắc nghẽn hoặc bạn lặp lại thường xuyên. Các bước này là ứng cử viên đầu tiên của bạn để tích hợp.

Hãy tìm kiếm các công cụ không chính thức – như bảng tính dùng chung và tin nhắn không chính thức – giúp di chuyển dữ liệu quan trọng ở chế độ ẩn.

Nhiều nhóm bỏ qua những điều này khi kiểm tra quy trình làm việc của họ. Hãy hỏi từng nhóm cách họ hoàn thành công việc, chứ không chỉ hỏi quy trình chính thức là gì.

Việc kiểm tra đúng cách sẽ giúp bạn có điểm khởi đầu rõ ràng để xây dựng các tích hợp giúp loại bỏ rào cản.

2. Xác định mục tiêu rõ ràng và số liệu thành công

Bước tiếp theo là xác định thành công cho công ty của bạn. Khi bạn biết mình đang cố gắng cải thiện điều gì – tốc độ, độ chính xác hay tương tác với khách hàng – bạn có thể xây dựng các giải pháp mang lại kết quả.

Đầu tiên, hãy xác định kết quả kinh doanh mà bạn muốn từ tích hợp dữ liệu B2B. Tập trung vào các điểm đau của khách hàng mà bạn phát hiện ra trong quá trình kiểm toán dữ liệu. Các mục tiêu tốt liên quan đến hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí hoặc chất lượng dịch vụ.

Ví dụ, bạn có thể muốn:

• Giảm 75% việc nhập dữ liệu thủ công trong bán hàng

• Rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng từ hai ngày xuống còn một giờ

• Ngăn ngừa lỗi lập hóa đơn do sao chép thủ công

Đặt 2–3 KPI cốt lõi cụ thể, có thể đo lường được và gắn liền với mục tiêu kinh doanh của bạn. Sau đây là ba ví dụ và cách trình bày rõ ràng:

Sau khi đặt mục tiêu, hãy quyết định cách bạn sẽ theo dõi tiến trình. Một bảng tính hoặc bảng thông tin đơn giản sẽ hiệu quả. Ghi lại các số liệu cơ sở trước khi tích hợp của bạn hoạt động và theo dõi các thay đổi theo từng tuần.

Tránh giải quyết quá nhiều mục tiêu cùng một lúc. Một vài mục tiêu rõ ràng, có tác động cao sẽ dễ thực hiện và đo lường hơn. Sau thành công đầu tiên, hãy nhắm đến các mục tiêu mới.

3. Chọn phương pháp tích hợp và nền tảng phù hợp

Khi mục tiêu của bạn đã rõ ràng, hãy chọn cách kết nối hệ thống của bạn. Phương pháp này phải phù hợp với nhu cầu kinh doanh, khả năng của đối tác và nguồn lực của bạn.

Hãy hướng đến sự đơn giản và độ tin cậy nếu đây là lần đầu tiên bạn thiết lập tích hợp B2B.

Sau đây là so sánh giữa bốn dịch vụ tích hợp B2B phổ biến nhất:

Để lựa chọn giữa các tùy chọn này, hãy trả lời những câu hỏi sau:

1. Dữ liệu cần di chuyển giữa các hệ thống nhanh như thế nào?

• Ngay lập tức – các phương pháp dựa trên API hoặc iPaaS là ​​phù hợp

• Một lần mỗi ngày hoặc hàng tuần – tích hợp dựa trên tệp có thể đơn giản hơn và tiết kiệm chi phí hơn

2. Đối tác của bạn ủng hộ điều gì?

• Họ cung cấp API hoặc chấp nhận tải tệp lên qua SFTP – hãy sử dụng một trong những API này

• Họ đang làm việc trong một ngành được quản lý – có thể yêu cầu EDI, vì vậy hãy yêu cầu tài liệu kỹ thuật

3. Bạn có được hỗ trợ kỹ thuật không?

• Bạn có hỗ trợ từ nhà phát triển – sử dụng API hoặc EDI

• Bạn không có hỗ trợ phát triển – hãy sử dụng iPaaS hoặc các phương pháp dựa trên tệp

4. Sự tích hợp này sẽ mở rộng quy mô hay vẫn duy trì ở quy mô nhỏ?

• Trao đổi một lần hoặc khối lượng thấp – các giải pháp iPaaS hoặc dựa trên tệp thường đủ

• Tích hợp sẽ xử lý khối lượng dữ liệu lớn – API hoặc EDI cung cấp khả năng mở rộng kinh doanh tốt hơn

5. Bạn có đang xử lý dữ liệu nhạy cảm hoặc dữ liệu được quản lý không?

• Có – đảm bảo phương pháp của bạn bao gồm mã hóa, kiểm soát truy cập tại chỗ và các tiêu chuẩn tuân thủ

Nếu bạn không chắc chắn, hãy xây dựng bằng chứng khái niệm cơ bản bằng iPaaS. Khi bạn biết giải pháp nào hiệu quả, bạn có thể nâng cấp lên tích hợp sâu hơn.

Sau khi đã chọn phương pháp ưa thích, hãy chọn nền tảng hoặc công cụ để thực hiện phương pháp đó.

Tìm kiếm các tính năng như trình kết nối được xây dựng sẵn, xử lý lỗi và tài liệu rõ ràng. Nền tảng phù hợp giúp thiết lập và bảo trì dễ dàng hơn, đặc biệt nếu nhóm của bạn nhỏ.

Một sai lầm phổ biến là nhảy vào API tùy chỉnh quá sớm. Mặc dù chúng có thể mạnh mẽ, nhưng chúng thường đòi hỏi nhiều thử nghiệm và kiến ​​thức kỹ thuật hơn mong đợi.

Trừ khi khả năng hiển thị theo thời gian thực là rất quan trọng, hãy tránh cách này cho lần tích hợp đầu tiên của bạn.