Hướng dẫn thực tế về mạng xã hội doanh nghiệp

Published by Linh Nguyen Dieu at 22/07/2025

Mạng xã hội doanh nghiệp là gì?

Mạng xã hội doanh nghiệp là nền tảng nội bộ riêng tư giúp nhân viên giao tiếp và cộng tác hiệu quả.

Không giống như các nền tảng truyền thông xã hội công cộng như LinkedIn hay Facebook, mạng xã hội của công ty chỉ có thể truy cập được bởi những người trong công ty bạn.

Chúng khác với mạng nội bộ doanh nghiệp truyền thống, vốn thường là các công cụ giao tiếp tĩnh, từ trên xuống. Mạng xã hội doanh nghiệp là một không gian làm việc được xây dựng cho tương tác thời gian thực, chứ không chỉ là thông báo của công ty.

Hầu hết các nền tảng đều bao gồm các chức năng như:

Nguồn cấp dữ liệu hoạt động để cập nhật và thảo luận
Trò chuyện nhóm và kênh dựa trên dự án
@Đề cập và gắn thẻ để thu hút đúng người
Diễn đàn thảo luận theo chủ đề và hỏi đáp
Chia sẻ tệp và bình luận
Wiki hoặc cơ sở kiến thức để tìm kiếm tài liệu
Tích hợp với các công cụ làm việc tiêu chuẩn (như Google Drive hoặc Microsoft Teams)

Nhiều mạng xã hội doanh nghiệp chủ yếu nhắm đến các doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên, các tổ chức nhỏ hơn đang ngày càng áp dụng chúng để hợp lý hóa giao tiếp và củng cố văn hóa doanh nghiệp.

Các trường hợp sử dụng mạng xã hội doanh nghiệp trong các nhóm nhỏ

Mạng xã hội doanh nghiệp có thể hỗ trợ làm việc nhóm hàng ngày theo những cách vượt xa các công cụ giao tiếp truyền thống. Dưới đây là một số trường hợp mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) sử dụng để giữ kết nối với đồng nghiệp.

Làm cho các bản cập nhật toàn công ty dễ theo dõi hơn

Việc truyền đạt thông tin cập nhật trên toàn công ty có thể khó khăn. Chúng thường diễn ra không thường xuyên, khiến chúng dễ bị bỏ sót giữa các tin nhắn và email khác.

Đồng nghiệp có thể không thấy thông tin cập nhật nào cả. Hoặc họ có thể thấy nhưng lại quên mất chi tiết khi cần tham khảo.

Mạng xã hội doanh nghiệp cung cấp một nơi có cấu trúc để chia sẻ thông tin cập nhật của công ty, chẳng hạn như kênh, trang hoặc bài đăng được ghim cụ thể trong nguồn cấp tin tức trung tâm.

Khả năng hiển thị theo thời gian thực này có lợi cho các nhóm ở các múi giờ khác nhau, không phải lúc nào cũng trực tuyến cùng một lúc.

Giúp nhân viên mới bắt kịp tiến độ

Nhân viên mới tiếp thu rất nhiều thông tin trong quá trình hội nhập. Họ cần hiểu rõ các quyết định của dự án trước đây, quy trình làm việc hiện tại và ai là người đảm nhiệm các trách nhiệm khác nhau.

Thông tin này thường nằm rải rác trên nhiều kênh khác nhau và các tài liệu được chia sẻ nên rất khó để ghép nối lại với nhau.

Thay vì phải hỏi đi hỏi lại những câu hỏi hoặc cố gắng kết nối thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, nhân viên mới có thể duyệt phần mềm mạng xã hội của công ty để nắm bắt bối cảnh theo tốc độ của riêng họ.

Họ có thể đọc các cuộc thảo luận về dự án trước đó và xác định ai xử lý việc gì mà không làm gián đoạn các đồng nghiệp bận rộn.

Một số nền tảng thậm chí còn bao gồm wiki hoặc các chủ đề thảo luận có thể tìm kiếm. Những tính năng này giúp bạn dễ dàng hiểu được quy trình làm việc và biết nên liên hệ với ai để được hỗ trợ cụ thể.

Tăng cường văn hóa nhóm trên khắp các địa điểm

Các nhóm làm việc từ xa và kết hợp sẽ bỏ lỡ những tương tác thông thường vốn diễn ra tự nhiên trong văn phòng. Mọi người không nghe lỏm được những cuộc trò chuyện về thành công của dự án, điều này có thể giúp nâng cao tinh thần làm việc.

Nền tảng mạng xã hội giúp tái hiện những khoảnh khắc này trong môi trường làm việc kỹ thuật số. Nhân viên ghi nhận công việc của nhau, chia sẻ thông tin dự án và kỷ niệm những cột mốc quan trọng.

Việc tạo ra cảm nhận chung về những gì đang diễn ra trong toàn công ty sẽ cải thiện trải nghiệm của nhân viên. Khả năng hiển thị này rất quan trọng đối với những nhân viên làm việc từ xa, những người thường chỉ tương tác với các đồng nghiệp trực tiếp trong dự án và bỏ lỡ bức tranh toàn cảnh về văn hóa công ty.

Cải thiện khả năng hiển thị mà không cần quản lý vi mô

Quản lý thường không biết nhóm của mình đang làm gì nếu không yêu cầu cập nhật. Để nắm bắt tiến độ dự án, họ phải kiểm tra nhiều công cụ, xem lịch sử trò chuyện hoặc lên lịch họp.

Công việc giám sát quản lý bổ sung này có thể khiến các thành viên trong nhóm cảm thấy như họ đang bị theo dõi.

Mạng xã hội doanh nghiệp giúp giảm thiểu sự phân tán trong kinh doanh. Nó giúp cập nhật thông tin của nhóm minh bạch hơn mà không cần phải kiểm tra liên tục.

Quản lý có thể quét các bài đăng gần đây và nội dung được chia sẻ để theo dõi tiến độ. Các thành viên trong nhóm đăng cập nhật như một phần quy trình làm việc của họ thay vì chuẩn bị báo cáo chính thức.

Việc có một nơi để chia sẻ thông tin sẽ giúp giảm bớt các cuộc họp báo cáo tình hình và những câu hỏi “chúng ta đang ở đâu trong vấn đề này?”. Mọi người đều được cập nhật thông tin mà không cần thêm bất kỳ hành chính nào.

Mạng xã hội doanh nghiệp có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?

Không phải nhóm nào cũng cần mạng xã hội doanh nghiệp. Đối với một số nhóm, nó có thể là một lớp chức năng giúp tăng cường khả năng hiển thị và tránh bỏ lỡ các cập nhật. Đối với những nhóm khác, nó chỉ đơn giản là thêm một nơi để kiểm tra thông tin.

Điều quan trọng là xác định những khoảng trống giao tiếp của bạn. Dưới đây là một cách nhanh chóng để biết liệu mạng xã hội doanh nghiệp có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ của bạn hay không:

Mạng xã hội doanh nghiệp có thể phù hợp nếu…	Có lẽ bạn không cần đến nó nếu…
Nhóm của bạn có hơn 50 người hoặc nhiều phòng ban	Bạn có dưới 20 người và hầu hết đều ở cùng một địa điểm
Các bản cập nhật quan trọng thường bị bỏ lỡ hoặc lặp lại	Bạn đã chia sẻ các bản cập nhật một cách nhất quán trên nhiều công cụ
Bạn thường xuyên tuyển dụng và quy trình tuyển dụng rất lộn xộn	Nhân viên mới có thể nhanh chóng bắt kịp công việc bằng cách sử dụng tài liệu hiện có hoặc Slack
Các nhà quản lý phải vật lộn để có được tầm nhìn về những gì đang xảy ra	Bạn đã sử dụng bảng thông tin hoặc cập nhật không đồng bộ một cách hiệu quả
Có sự nhầm lẫn về nơi cập nhật nên tồn tại	Bạn có những chuẩn mực rõ ràng về việc cái gì thuộc về đâu

Nếu bạn nghĩ mạng xã hội doanh nghiệp có thể phù hợp, dưới đây là một số câu hỏi bạn nên đặt ra trước khi đánh giá các nền tảng cụ thể:

Bạn đang giải quyết những vấn đề giao tiếp cụ thể nào? Hãy nêu cụ thể. Mọi người có bỏ lỡ thông báo không? Nhân viên mới có hỏi đi hỏi lại cùng một câu hỏi không? Hãy viết ra chính xác những gì bạn đang cố gắng khắc phục.
Các công cụ hiện tại của bạn có đang bị sử dụng quá mức hoặc thực sự không hiệu quả không? Nếu nhóm của bạn không sử dụng Slack hoặc email đầy đủ, việc thêm một nền tảng khác sẽ không giúp ích gì. Nhưng nếu các bản cập nhật quan trọng bị ẩn hoặc thông tin khó tìm, bạn có thể cần một thứ gì đó được thiết kế riêng cho công việc.
Liệu nhóm của bạn có thực sự áp dụng và duy trì một nền tảng mới không? Hãy trung thực về thành tích của nhóm với các công cụ mới. Liệu mọi người có chấp nhận thay đổi, hay họ có xu hướng từ bỏ nền tảng sau vài tuần? Hãy cân nhắc xem liệu nhóm của bạn có thấy đủ giá trị để tiếp tục sử dụng nó hay không.
Bạn có ai có thể ủng hộ và quản lý nó không? Các mạng xã hội doanh nghiệp cần một người định hướng và khuyến khích sự tham gia. Nếu không có người tận tâm hướng dẫn việc áp dụng, ngay cả nền tảng tốt nhất cũng có thể trở thành một thị trấn ma.

Hãy dành thời gian trả lời những câu hỏi này trước khi bắt đầu so sánh các tính năng và giá cả. Việc làm rõ những điều cơ bản này sẽ giúp bạn chọn đúng gói mạng.

Thực hành tốt nhất nếu bạn tiến tới với mạng xã hội doanh nghiệp

Để tăng cơ hội áp dụng thành công và tránh tình trạng mệt mỏi khi sử dụng công cụ, hãy có cách tiếp cận chu đáo ngay từ đầu.

1. Bắt đầu với một hoặc hai trường hợp sử dụng rõ ràng

Tập trung triển khai vào các hoạt động đơn giản như cập nhật toàn công ty hoặc các chiến thắng quan trọng của đội nhóm để hạn chế sự quá tải. Khuyến khích nhân viên làm quen với nền tảng mà không cảm thấy áp lực phải sử dụng nó cho mọi việc ngay lập tức, giúp họ dễ dàng xây dựng thói quen hơn.

Mạng xã hội doanh nghiệp là công cụ hữu ích khi sự hợp tác vượt ra ngoài phạm vi các nhóm riêng lẻ.

Giả sử bạn muốn tạo điều kiện thuận lợi cho sự tương tác liên tục giữa các nhóm bán hàng và tiếp thị, thành công của khách hàng và sản phẩm. Một nền tảng mạng xã hội chuyên dụng sẽ lấp đầy khoảng trống đó, củng cố văn hóa công ty và đảm bảo tính minh bạch giữa các nhóm phân tán.

Thông báo CRM đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào, trong khi quyền truy cập giữ an toàn cho dữ liệu nhạy cảm của công ty.

Cuối cùng, tùy thuộc vào trường hợp sử dụng và nhu cầu kinh doanh của bạn, bạn sẽ quyết định mình cần phải đi bao xa.

2. Đảm bảo sự tham gia và thiết lập giai điệu của ban lãnh đạo

Khi các nhà lãnh đạo tích cực sử dụng mạng xã hội doanh nghiệp, điều đó thể hiện tầm quan trọng của nền tảng này đối với toàn bộ công ty. Thực hành này khuyến khích nhân viên tham gia và góp phần xây dựng văn hóa tích cực xung quanh công cụ này.

Đưa ra những gợi ý thiết thực về cách thức tham gia để mọi người dễ dàng tham gia. Danh sách ý tưởng nội dung hoặc mẫu nội dung giúp loại bỏ sự phỏng đoán. Chúng giúp các giám đốc điều hành cấp cao và trưởng phòng đăng bài đều đặn, ngay cả khi họ bận rộn hoặc không biết nên nói gì.

3. Xác định nội dung nào thuộc về mạng xã hội của công ty

Một chính sách mạng xã hội doanh nghiệp rõ ràng giúp nhân viên hiểu rõ nội dung cần đăng trên mạng so với các nền tảng khác. Việc tránh trùng lặp và nhầm lẫn giúp việc truyền đạt thông tin được tổ chức tốt hơn, đặc biệt là khi bạn thêm nhiều trường hợp sử dụng hơn.

Đối với những cập nhật lớn hơn có lợi cho toàn công ty, chẳng hạn như chốt giao dịch, đại diện có thể chia sẻ tin tức trên mạng xã hội của công ty để mọi người có thể cùng ăn mừng chiến thắng.

4. Đào tạo nhóm của bạn và khuyến khích sử dụng nhất quán ngay từ đầu

Tổ chức các buổi đào tạo để nắm vững kiến thức cơ bản và chia sẻ các ví dụ minh họa rõ ràng về cách nền tảng mạng hỗ trợ công việc hàng ngày của nhân viên. Việc ôn tập thường xuyên giúp mọi người tự tin sử dụng nền tảng.

Việc sử dụng nhất quán ngay từ đầu sẽ tăng cơ hội mạng trở thành một phần trong công việc hàng ngày. Nhân viên càng thấy được giá trị của nền tảng trong công việc hàng ngày, thì khả năng nó trở thành một phần trong thói quen giao tiếp của công ty bạn càng cao.

5. Xem lại các số liệu áp dụng và điều chỉnh cách tiếp cận của bạn khi cần thiết

Hãy theo dõi mức độ tích cực sử dụng mạng xã hội của nhân viên và loại nội dung nào thu hút nhiều tương tác nhất. Hãy tìm kiếm những dấu hiệu cho thấy hoạt động đang hiệu quả, chẳng hạn như sự tham gia thảo luận tăng lên hoặc phản hồi tích cực về các bản cập nhật. Ngoài ra, hãy tìm kiếm những lĩnh vực mà việc áp dụng còn chậm.

Hãy sử dụng những thông tin chi tiết này để tinh chỉnh phương pháp tiếp cận của bạn. Ví dụ: nếu mức độ tương tác thấp, hãy cung cấp thêm hướng dẫn về cách sử dụng nền tảng hoặc khuyến khích ban lãnh đạo đăng bài thường xuyên hơn.

Nếu một số bài đăng thúc đẩy tương tác nhiều hơn, hãy cân nhắc đưa chúng vào chiến lược truyền thông liên tục của bạn . Hãy thường xuyên xem xét dữ liệu để đưa ra quyết định sáng suốt, giúp nền tảng luôn có giá trị và phù hợp với nhóm của bạn.

Việc tập trung thực hiện các bước này ngay từ đầu sẽ tạo nên nền tảng vững chắc, khuyến khích sự gắn kết lâu dài. Nó cũng giúp mạng lưới xã hội nội bộ trở thành một phần quan trọng trong thói quen hàng ngày.

Kết luận

Truyền thông nội bộ hiệu quả thúc đẩy thành công của nhóm, vì vậy hãy đảm bảo bạn triển khai các công cụ phù hợp nhất với công ty mình.

Mạng xã hội doanh nghiệp cung cấp một không gian có cấu trúc, thời gian thực để chia sẻ thông tin cập nhật và cộng tác. Nếu bạn quyết định triển khai, hãy bắt đầu từ quy mô nhỏ, huy động sự tham gia của ban lãnh đạo và đặt ra các hướng dẫn rõ ràng để thúc đẩy việc áp dụng.

Contact Us

Nhập số điện thoại của bạn và chúng tôi gọi lại sau.