Hướng dẫn Dự báo Bán hàng cho doanh nghiệp

Published by Linh Nguyen Dieu at 14/11/2023

Dự báo bán hàng là gì?

Dự báo doanh số bán hàng là sự thể hiện doanh thu bán hàng dự kiến. Nó ước tính số tiền mà công ty bạn dự định bán trong một khoảng thời gian nhất định. Những dự báo bán hàng tốt nhất thực hiện điều này với độ chính xác cao và chúng chỉ chính xác khi dữ liệu cung cấp cho chúng.

Văn hóa dữ liệu mạnh mẽ là trọng tâm của dự báo bán hàng chính xác. Điều này có nghĩa là tất cả dữ liệu bán hàng đều có sẵn cho mọi người trong công ty và tất cả các nhóm đều thực hiện vai trò của mình trong việc cập nhật dữ liệu đó, dựa vào AI và tự động hóa để trợ giúp. Thông tin thêm về điều đó trong phần về các công cụ được sử dụng để dự báo doanh thu bán hàng.

Tất cả các dự báo về doanh số bán hàng đều trả lời hai câu hỏi chính:

Bao nhiêu: Mỗi cơ hội bán hàng đều có số tiền dự kiến riêng mà nó sẽ mang lại cho doanh nghiệp. Cho dù đó là 500 đô la hay 5 triệu đô la, đội ngũ bán hàng phải đưa ra một con số đại diện cho hoạt động kinh doanh mới đó. Để tạo ra con số, họ tính đến mọi thứ họ biết về khách hàng tiềm năng.
Khi nào: Dự báo bán hàng xác định chính xác một tháng, quý hoặc năm mà nhóm bán hàng dự kiến doanh thu sẽ đạt được.

Tại sao dự báo bán hàng lại quan trọng?

Dự báo cho phép các nhà lãnh đạo đặt ra các mục tiêu bán hàng thực tế, tạo ra hạn ngạch có thể đạt được và tạo động lực cho các đại diện bán hàng, đồng thời đánh giá doanh thu dự kiến, hỗ trợ các quyết định về ngân sách và chi tiêu cho toàn công ty. Nếu dự báo không chính xác, doanh nghiệp có thể chi tiêu quá mức (đặt mình vào tình thế rủi ro) và đặt ra hạn ngạch không thể đạt được.

Để hiểu lý do tại sao dự báo doanh số bán hàng lại quan trọng đối với tình hình kinh doanh, hãy nghĩ về hai tình huống ví dụ: một với nhà sản xuất ô tô và một với cửa hàng thương mại điện tử.

Trong trường hợp của một nhà sản xuất ô tô, ô tô mất nhiều thời gian để chế tạo. Nhà sản xuất có một chuỗi cung ứng phức tạp để đảm bảo mọi bộ phận ô tô đều có sẵn chính xác khi họ cần chế tạo ô tô, vì vậy số lượng ô tô có sẵn để mua sẽ đáp ứng nhu cầu.

Khi bạn mua thứ gì đó trực tuyến, cho dù đó là từ một chợ lớn hay một cửa hàng nhỏ, bạn sẽ nhận được ước tính thời gian giao hàng. Nếu việc giao hàng của bạn đến muộn một ngày hoặc một tuần sau thời gian cam kết, điều đó sẽ ảnh hưởng đến sự hài lòng của bạn với công ty — và làm giảm sự sẵn lòng muốn hợp tác kinh doanh với họ lần nữa của bạn.

Ai chịu trách nhiệm dự báo doanh số?

Mỗi tổ chức có chủ sở hữu dự báo bán hàng riêng. Đây là một số đội thường chịu trách nhiệm:

Người dẫn đầu về sản phẩm: Họ đặt cược vào việc những sản phẩm nào sẽ được bán vào thời điểm nào.
Lãnh đạo bán hàng: Họ hứa hẹn về những con số mà nhóm của họ sẽ cung cấp. Tùy vào thâm niên của người lãnh đạo mà cách họ dự báo sẽ khác nhau. Ví dụ: các nhà quản lý cấp một dự báo các tập hợp cơ hội, trong đó các nhà quản lý cấp ba xem xét một loạt các con số và tỷ lệ chốt đơn hàng truyền thống để đưa ra dự báo tổng thể.
Đại diện bán hàng: Họ báo cáo số liệu của mình cho người quản lý.

Cho dù công ty tính toán dự báo doanh thu của mình như thế nào thì quy trình này cũng phải minh bạch. Và cuối cùng, lãnh đạo bán hàng phải chịu trách nhiệm gọi đến một số điện thoại. Dù đáp ứng, vượt mức hay thiếu sót thì trách nhiệm dự báo đều thuộc về họ.

Ai sử dụng dự báo bán hàng?

Dự báo bán hàng hầu như liên quan đến tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Ví dụ: bộ phận tài chính sử dụng dự báo doanh thu để quyết định cách thực hiện đầu tư hàng năm và hàng quý. Các nhà lãnh đạo sản phẩm sử dụng chúng để lập kế hoạch nhu cầu về sản phẩm mới. Và bộ phận nhân sự sử dụng các dự báo để điều chỉnh nhu cầu tuyển dụng phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.

Ở một mức độ nào đó, dự báo doanh số ảnh hưởng đến mọi người trong công ty.

Mục tiêu của dự báo bán hàng là gì?

Mục tiêu chính của dự báo doanh số bán hàng là vẽ ra một bức tranh chính xác về doanh số dự kiến. Các nhà lãnh đạo đang xem xét những con số này khi họ xây dựng lộ trình hoạt động và ngân sách của mình. Nếu họ tự tin vào mức tăng trưởng dự kiến, họ có thể bắt đầu lập kế hoạch.

Họ có thể quyết định bố trí thêm nhân viên cho các điểm tiếp xúc dịch vụ khách hàng, tài trợ cho nhiều sự kiện tiếp thị bên ngoài hơn hoặc đầu tư nhiều hơn vào cộng đồng. Họ có thể chủ động mua thiết bị mới hoặc nâng cấp những thứ sẽ đắt hơn nếu họ chờ đợi lâu hơn. Nếu không có dự báo về doanh số bán hàng, các nhà lãnh đạo sẽ đưa ra những quyết định chi tiêu quan trọng trong bóng tối. Nếu doanh số bán hàng không như kế hoạch, điều đó có thể dẫn đến việc cắt giảm lực lượng lao động, giảm hỗ trợ hoặc tạm dừng phát triển sản phẩm.

Làm cách nào để thiết kế một kế hoạch dự báo bán hàng?

Dự báo bán hàng là một cơ bắp chứ không phải là một mục để kiểm tra danh sách việc cần làm của bạn. Mặc dù bạn chắc chắn nên thiết kế một khuôn khổ cho kế hoạch dự báo doanh số bán hàng của mình mỗi năm, nhưng bạn cũng nên thay đổi chiến lược của mình theo thời gian để phát triển các cơ hội mới.

Cùng nhóm của bạn lập kế hoạch dự báo doanh số bán hàng bằng cách tập trung vào ba hoạt động chính:

Tính toán số lượng và khoảng thời gian: Kế hoạch của bạn phải giải thích cách bạn sẽ tính toán số tiền ước tính và khung thời gian sẽ như thế nào. Xem phần về cách CRM có thể hỗ trợ dự báo ở phần sau trong hướng dẫn này để biết thêm về các công cụ dự báo bán hàng mà bạn có thể sử dụng để thực hiện việc này.
Xem xét và sửa đổi: Bạn cũng nên lập kế hoạch xem xét dự báo ở các mốc quan trọng và sửa đổi nếu cần thiết. Nhưng bạn cũng sẽ muốn lên lịch đăng ký được chỉ định trong suốt quý. Đảm bảo bạn đang xem lại những con số mới nhất bằng các công cụ tự động hóa bán hàng đồng bộ hóa dữ liệu dự báo trong CRM của bạn.
Phá vỡ các khuôn mẫu: Ngay cả những tổ chức bán hàng tốt nhất cũng cần thỉnh thoảng thay đổi quy trình bán hàng của mình. Hãy thử dự báo ở cấp độ bỏ qua, đặt các câu hỏi khác nhau, yêu cầu các nhà điều hành đánh giá tài trợ và xem xét các góc độ dữ liệu khác nhau.

Điều gì xảy ra với dự báo doanh số bán hàng vào những thời điểm không thể đoán trước?

Các sự kiện không thể đoán trước có tác động rất lớn đến dự báo doanh số của bạn. Thời tiết khắc nghiệt hoặc khủng hoảng kinh tế đều làm thay đổi đáng kể dự báo của bạn. Những gì bạn nghĩ mình đã biết về mức tăng trưởng doanh thu dự kiến có thể bất ngờ bị đảo ngược.

Ngay khi một sự kiện đặc biệt xảy ra, các nhà lãnh đạo tài chính và bán hàng tại công ty của bạn sẽ nhanh chóng muốn biết:

Quy trình bán hàng của chúng ta hôm nay thế nào?
Các tình huống tốt nhất và trường hợp xấu nhất là gì?
Dự báo đã thay đổi như thế nào so với một tuần hoặc một tháng trước?

Thay vì cố gắng tính toán lại dự báo của bạn dựa trên ước tính hoặc phỏng đoán không rõ ràng, cách tốt nhất của bạn là dựa vào giải pháp CRM để có cái nhìn chính xác về trạng thái giao dịch và quy trình trong thời gian thực.

Trong thời kỳ khủng hoảng, các đại diện cần cung cấp dữ liệu cho CRM của họ khi các sự kiện diễn ra để các nhà lãnh đạo có cái nhìn rõ ràng về hệ thống đang phát triển nhanh chóng. Dữ liệu đó cho phép những nhà lãnh đạo đó hỗ trợ người đại diện của họ đưa ra các quyết định cấp công ty về việc họ nên tập trung thời gian vào đâu — và đưa ra các dự báo mới. Dự báo của bạn chỉ tốt khi có dữ liệu từ nhóm bán hàng của bạn.

Dự báo doanh số chính xác đến mức nào?

Theo Gartner, chỉ có 45% lãnh đạo bán hàng tự tin vào dự báo doanh số của tổ chức họ. Mặc dù việc các đại diện bán hàng đưa ra một số trực giác cho dự báo bán hàng của họ là điều tự nhiên, nhưng đó chính là lúc có thể xảy ra sai sót.

Điều này đưa chúng ta trở lại với việc đón nhận một nền văn hóa dữ liệu mạnh mẽ. Để có được dự báo chính xác hơn, tất cả mọi người trong chu trình bán hàng — từ người đại diện, người quản lý đến giám đốc điều hành — đều phải góp phần đảm bảo những con số đó phản ánh thực tế mới nhất. Các đại diện có thể cập nhật tất cả thông tin về khách hàng tiềm năng, người quản lý có thể theo dõi tiến trình quy trình và các nhà lãnh đạo có thể xem xét cách tất cả các nhóm đang theo dõi những con số dự báo đó, với AI phát bản sao lưu để phát hiện bất kỳ điểm không chính xác hoặc cơ hội điều chỉnh nào trong quá trình thực hiện.

Bạn sử dụng công cụ nào để dự báo doanh thu bán hàng? Và hệ thống CRM dự báo doanh thu như thế nào?

CRM cung cấp cho các nhà lãnh đạo bán hàng cái nhìn thời gian thực về dự báo của toàn bộ nhóm của họ. Công cụ dự báo doanh thu bằng cách cung cấp cho bạn:

Một cái nhìn chính xác về toàn bộ doanh nghiệp của bạn. Dự báo toàn diện trong CRM đi kèm với cái nhìn toàn cảnh về quy trình của bạn.
Theo dõi những người hoạt động tốt nhất của bạn. Xem đại diện nào đang đi đúng hướng để đánh bại mục tiêu của họ bằng bảng xếp hạng cập nhật từng phút.
Dự báo cho các nhóm bán hàng phức tạp. Phân chia lớp phủ cho phép bạn ghi có số tiền phù hợp vào lớp phủ bán hàng, theo doanh thu, giá trị hợp đồng, v.v.

Dự báo dựa trên tổng số cơ hội. Bạn có thể coi dự báo là tổng hợp đơn vị tiền tệ hoặc số lượng theo một nhóm thứ nguyên: chủ sở hữu, thời gian, danh mục dự báo, dòng sản phẩm và lãnh thổ. Bạn có thể cộng tác đưa ra dự báo với tất cả những người cần thiết để xem cơ hội đang tăng lên như thế nào.

Các công cụ AI dự đoán sẽ xem xét dữ liệu bán hàng lịch sử để cung cấp cho bạn cái nhìn thoáng qua về những gì bạn có thể mong đợi trong tương lai. AI sẽ phân tích các yếu tố như tỷ lệ thắng hoặc số lượng cuộc gặp gỡ khách hàng. Nó loại bỏ một số phỏng đoán khi dự báo doanh số và giúp bạn có được những con số chính xác hơn. Cố gắng phân tích dữ liệu bán hàng trong ít nhất 12 tháng.

Dự báo bằng CRM tốt hơn như thế nào so với các phương pháp khác?

Dự báo bán hàng chính xác hơn đáng kể khi sử dụng CRM thay vì bảng tính. Khi một công ty mới thành lập, đội ngũ bán hàng thường dựa vào bảng tính hoặc các phương pháp sẵn có để tính toán dự báo doanh số bán hàng của họ. Điều này có thể hiệu quả trong một thời gian, nhưng cuối cùng, bạn sẽ thấy nó không mở rộng được.

Thực tế là việc bán hàng phức tạp hơn bao giờ hết. Nó liên quan đến mọi thứ, từ cách các chiến dịch tạo nhu cầu đang hoạt động cho đến cách các cuộc gọi điện thoại của bạn tới khách hàng tiềm năng được thực hiện. Bạn càng muốn bán nhiều thì bạn càng muốn dựa vào CRM.

Contact Us

Nhập số điện thoại của bạn và chúng tôi gọi lại sau.

Hướng dẫn Dự báo Bán hàng cho doanh nghiệp