Hướng dẫn báo cáo tài chính cho doanh nghiệp nhỏ

Báo cáo tài chính là yêu cầu pháp lý ở nhiều quốc gia. Nó cho phép bạn đáp ứng các tiêu chuẩn về thuế và kế toán và cung cấp bức tranh rõ ràng về tình hình tài chính của công ty bạn cho các chủ nợ, nhà đầu tư và các bên liên quan khác.

Tuy nhiên, tác động của báo cáo tài chính còn vượt xa việc tuân thủ. Nó giúp bạn kiểm soát chi phí, xác định cơ hội tăng trưởng và lập kế hoạch cho tương lai có lợi nhuận.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu lý do tại sao báo cáo tài chính lại quan trọng, ai sử dụng báo cáo tài chính và các loại báo cáo tài chính khác nhau hỗ trợ cho mọi doanh nghiệp thành công.

Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ một số phương pháp hay nhất về báo cáo tài chính để giúp bạn quản lý các con số hiệu quả hơn.

Báo cáo tài chính là gì?

Báo cáo tài chính là quá trình ghi lại các hoạt động tài chính của công ty bạn trong một khoảng thời gian cụ thể, chẳng hạn như hàng quý hoặc hàng năm. Mục tiêu của nó là cung cấp cho các bên liên quan những hiểu biết chính xác và cập nhật về tình hình tài chính và hiệu suất của công ty bạn.

Các công ty tạo ra nhiều loại báo cáo khác nhau để tổ chức và chia sẻ dữ liệu tài chính, thường bao gồm:

• Doanh thu. Tổng thu nhập của công ty bạn từ việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ.

• Chi phí. Chi phí hoạt động của doanh nghiệp bạn (ví dụ: tiền thuê nhà, tiền lương hoặc chi phí sản xuất).

• Dòng tiền. Sự di chuyển của tiền mặt vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn.

• Thu nhập ròng. Lợi nhuận (hoặc lỗ) thực tế sau khi bạn đã trừ tất cả chi phí khỏi doanh thu.

• Tài sản. Mọi thứ doanh nghiệp của bạn sở hữu, bao gồm tiền mặt, tài sản hoặc phương tiện của công ty.

• Nợ phải trả. Những khoản doanh nghiệp của bạn nợ, bao gồm tiền lương chưa trả, hóa đơn hoặc khoản vay chưa thanh toán.

• Vốn (hoặc vốn chủ sở hữu). Cổ phần của chủ sở hữu trong doanh nghiệp, bao gồm khoản đầu tư ban đầu cộng với bất kỳ lợi nhuận giữ lại nào.

Một số báo cáo, chẳng hạn như báo cáo phân tích xu hướng hoặc báo cáo dự báo doanh số, có thể bao gồm dữ liệu lịch sử hoặc dự báo tài chính. Các nhà quản lý và nhà phân tích thường sử dụng các báo cáo này để phát hiện các mô hình hoặc thách thức mới nổi, chẳng hạn như doanh số giảm theo mùa hoặc hành vi thay đổi của người tiêu dùng.

Biết thông tin này giúp họ tối ưu hóa các chiến lược trong tương lai, chẳng hạn như điều chỉnh mức tồn kho hoặc tinh chỉnh các chiến dịch tiếp thị.

Một số báo cáo tài chính được công bố để công chúng xem xét, đặc biệt là nếu luật pháp yêu cầu doanh nghiệp phải làm như vậy. Một số khác có thể được chia sẻ nội bộ, chẳng hạn như với các nhà quản lý, giám đốc công ty hoặc cổ đông.

Báo cáo tài chính so với kế toán tài chính

Báo cáo tài chính và kế toán tài chính là hai quá trình riêng biệt (nhưng có liên quan).

Báo cáo tài chính là cách bạn tổ chức và trình bày thông tin tài chính của công ty để các bên liên quan như nhà quản lý, nhà đầu tư, bên cho vay hoặc cơ quan thuế có thể phân tích và đưa ra quyết định sáng suốt.

Ví dụ, báo cáo thu nhập của bạn có thể cho thấy rằng trong khi doanh số của bạn tăng 15% trong quý trước, chi phí cung ứng tăng đã cắt giảm lợi nhuận của bạn. Thông tin này có thể hướng dẫn bạn đưa ra quyết định tiết kiệm chi phí để tăng lợi nhuận, chẳng hạn như chuyển sang các nhà cung cấp giá cả phải chăng hơn.

Kế toán tài chính là cách bạn thu thập dữ liệu này. Nó bao gồm việc ghi lại mọi giao dịch hàng ngày, từ bán hàng và mua hàng đến bảng lương và đầu tư.

Ví dụ, khi kế toán theo dõi từng chi phí bán hàng và cung ứng trong suốt quý, các giao dịch riêng lẻ đó sẽ cho thấy mức tăng trưởng doanh số 15% và xu hướng chi phí tăng trong báo cáo tài chính của bạn.

Trong khi kế toán ghi lại những gì đã xảy ra, báo cáo giải thích ý nghĩa của chúng. Kế toán tài chính tỉ mỉ tạo ra nền tảng vững chắc cho báo cáo tài chính chính xác và tuân thủ.

Tại sao báo cáo tài chính lại quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn

Báo cáo tài chính không chỉ là giấy tờ. Nó cho bạn biết chính xác doanh nghiệp của bạn đang hoạt động như thế nào, giúp bạn đưa ra quyết định có lợi nhuận và mở ra cánh cửa đến với những cơ hội mới.

Ví dụ, bạn có thể phát hiện ra các vấn đề về dòng tiền trước khi chúng xảy ra và tìm cách cắt giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng.

Các ngân hàng cũng có nhiều khả năng chấp thuận khoản vay của bạn hơn khi họ thấy khả năng quản lý tài chính vững chắc và các nhà đầu tư cảm thấy tự tin hơn khi ủng hộ doanh nghiệp của bạn.

Sau đây là một số lợi ích khác của báo cáo tài chính đối với công ty của bạn.

Bảo vệ doanh nghiệp của bạn

Báo cáo chính xác giúp bạn tuân thủ các chuẩn mực kế toán, quy định thuế và luật pháp địa phương hoặc quốc tế, giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm rất nhiều tiền về lâu dài.

Báo cáo tài chính thường xuyên cũng tạo ra dấu vết kiểm toán có thể bảo vệ doanh nghiệp của bạn trong các tranh chấp, chẳng hạn như bất đồng với nhà cung cấp hoặc khiếu nại của nhân viên.

Ví dụ, một nhà cung cấp có thể yêu cầu bạn chưa trả tiền cho họ cho một đơn hàng trị giá 5.000 đô la vào tháng 3. Bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm hồ sơ thanh toán và sao kê ngân hàng để chứng minh bạn đã thanh toán cho họ vào ngày 15 tháng 3, ngăn chặn mọi sự leo thang.

Cải thiện việc ra quyết định

Báo cáo tài chính chuyển đổi dữ liệu thành các báo cáo chuẩn hóa, giúp các bên liên quan đưa ra quyết định sáng suốt. Nghiên cứu cho thấy các doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu có năng suất cao hơn 5% và lợi nhuận cao hơn 6% so với các doanh nghiệp cùng ngành.

Ví dụ, giám đốc bán hàng của bạn có thể sử dụng dữ liệu bán hàng lịch sử và hiện tại để dự báo doanh thu và dự đoán xu hướng. Dự báo chính xác giúp họ tối đa hóa nguồn lực và đặt mục tiêu thực tế cho nhóm bán hàng.

Ghi chép chi phí của bạn một cách tỉ mỉ cũng có thể giúp bạn phát hiện ra các chi phí ẩn. Ví dụ, bạn có thể thấy rằng phần lớn ngân sách của mình được chi cho các đăng ký phần mềm không cần thiết. Bạn có thể chủ động tiết kiệm chi phí bằng cách xác định và hủy các đăng ký đó.

Tăng cường mối quan hệ với các bên liên quan

Chia sẻ báo cáo tài chính chính xác và thường xuyên với các bên liên quan giúp xây dựng lòng tin vào doanh nghiệp của bạn. Nó cho thấy bạn trung thực, minh bạch và đáng tin cậy, thu hút các đối tác, nhà đầu tư và khách hàng tiềm năng.

Ví dụ, hãy tưởng tượng đối tác bán lẻ của bạn muốn mở rộng khối lượng đơn hàng với công ty sản xuất của bạn. Họ xem xét báo cáo tài chính của bạn để đánh giá khả năng mở rộng quy mô và quản lý các đơn hàng lớn của bạn.

Báo cáo của bạn cho thấy gần đây bạn đã đầu tư 2 triệu đô la vào hai dây chuyền sản xuất mới và có vốn lưu động mạnh. Dựa trên nền tảng tài chính vững chắc này, họ đã ký một thỏa thuận cung cấp trong ba năm, tăng đơn đặt hàng hàng tháng từ 200.000 đô la lên 450.000 đô la.

Tính minh bạch trong báo cáo cũng làm tăng khả năng đảm bảo lãi suất thấp hơn với các ngân hàng và nhận được giá tốt hơn từ các nhà cung cấp muốn hợp tác với bạn.

Tối đa hóa khấu trừ thuế

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, mỗi đô la đều có giá trị. Quy trình báo cáo tài chính chiến lược giúp bạn nộp thuế công bằng mà không có nguy cơ nộp quá mức, giúp bạn tiết kiệm chi phí về lâu dài.

Ghi lại mọi giao dịch cho phép bạn dễ dàng xác định tất cả các khoản khấu trừ được phép mà bạn có thể bỏ qua. Ví dụ, bạn có thể khấu trừ các chi phí liên quan đến công tác, phúc lợi nhân viên và đồ dùng văn phòng khỏi thu nhập chịu thuế của mình.

Bảng cân đối kế toán giúp các bên liên quan hiểu được tình hình tài chính của công ty bạn. Nó cho họ thấy khả năng doanh nghiệp của bạn đáp ứng các nghĩa vụ ngắn hạn và dài hạn, chẳng hạn như trả nợ.

Các nhà đầu tư cũng có thể sử dụng bảng cân đối kế toán để phân tích lợi nhuận và lập kế hoạch đầu tư tiếp theo.

Ví dụ, các cổ đông của bạn có thể xem xét sự tăng trưởng tài sản trong bảng cân đối kế toán của bạn trong bốn quý và thấy rằng bạn có thành tích tuyệt vời trong việc đầu tư vào thiết bị sản xuất. Lịch sử hiệu suất của bạn có thể thuyết phục họ chấp thuận tài trợ cho hệ thống kiểm soát chất lượng tự động mà bạn muốn triển khai trong kho của mình.

3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho biết tiền mặt chảy vào và chảy ra khỏi doanh nghiệp của bạn như thế nào. Các báo cáo tài chính này giúp công ty của bạn dự đoán nhu cầu tiền mặt và ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt bất ngờ.

Hết tiền thường được coi là lý do hàng đầu khiến các công ty khởi nghiệp thất bại, khiến báo cáo lưu chuyển tiền tệ càng trở nên quan trọng hơn đối với các doanh nghiệp nhỏ.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ của bạn được chia thành ba hoạt động:

1. Hoạt động kinh doanh bao gồm các hoạt động kinh doanh hàng ngày như bán sản phẩm, trả lương hoặc trả lãi

2. Hoạt động đầu tư bao gồm việc bán hoặc mua bất kỳ tài sản nào của công ty, chẳng hạn như bất động sản hoặc phương tiện

3. Hoạt động tài chính bao gồm bất kỳ khoản vay, tiền mặt từ các nhà đầu tư hoặc tiền trả lại cho chủ sở hữu

Sau đây là ví dụ về báo cáo lưu chuyển tiền tệ của Công ty Coca-Cola:

Các bên liên quan sử dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ để hiểu về tính thanh khoản của công ty bạn và cách bạn quản lý tài chính của mình.

Ví dụ, các chủ nợ có thể muốn biết liệu bạn có đủ tiền mặt để trả nợ hay không.

Phân tích báo cáo lưu chuyển tiền tệ (cho thấy mức dự trữ tiền mặt ổn định trong ba năm qua) có thể thuyết phục họ cung cấp cho bạn các điều khoản thanh toán tốt hơn.

4. Báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu

Báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu là báo cáo tài chính mà các doanh nghiệp sử dụng để thể hiện những thay đổi về vốn chủ sở hữu theo thời gian. Báo cáo này giúp theo dõi giá trị tài sản ròng của công ty bạn biến động như thế nào do lợi nhuận, thua lỗ và phân phối cho chủ sở hữu.

Trong các công ty đại chúng, báo cáo này cũng bao gồm mọi giao dịch chứng khoán, chẳng hạn như phát hành cổ phiếu mới hoặc mua lại cổ phiếu quỹ.

Hãy xem báo cáo về những thay đổi trong vốn chủ sở hữu của Coca-Cola, ví dụ:

Các nhà đầu tư và cổ đông sử dụng những báo cáo này để đánh giá mức tăng trưởng và lợi nhuận của công ty bạn, xem bạn tái đầu tư bao nhiêu so với phân phối bao nhiêu.

Ví dụ, báo cáo vốn chủ sở hữu của bạn có thể cho thấy bạn đã giữ lại 70% lợi nhuận của năm ngoái để mở rộng hoạt động kinh doanh trong khi vẫn duy trì thanh toán cổ tức ổn định. Khả năng ưu tiên tăng trưởng mà không ảnh hưởng đến lợi nhuận của cổ đông có thể thu hút các nhà đầu tư mới.

Các loại báo cáo tài chính khác

Ngoài bốn loại báo cáo tài chính chính, doanh nghiệp có thể sử dụng các báo cáo tài chính khác cho các mục đích cụ thể, chẳng hạn như:

• Ghi chú về báo cáo tài chính. Những ghi chú này giải thích và làm rõ các mục trong báo cáo tài chính của bạn, như các giao dịch bất thường hoặc phương pháp kế toán. Chúng giúp các bên liên quan hiểu được bối cảnh đằng sau các con số và xác minh tính chính xác của chúng.

• Bảng thông tin tài chính. Các màn hình trực quan, tương tác này hiển thị các số liệu như doanh thu, chi phí và dòng tiền theo thời gian thực. Các nhà lãnh đạo theo dõi bảng thông tin để theo dõi hiệu suất và đưa ra quyết định nhanh chóng mà không cần phải đào sâu vào các báo cáo chi tiết.

• Báo cáo hàng quý và hàng năm. Chúng kết hợp dữ liệu tài chính với thông tin chi tiết về quản lý để giúp các cổ đông đánh giá hiệu suất, xu hướng, lợi nhuận và tiến trình chiến lược của công ty.

• Báo cáo bán hàng. Theo dõi các hoạt động bán hàng và hiệu suất trên các sản phẩm, khu vực và nhóm khác nhau. Quản lý và giám đốc điều hành sử dụng những thông tin chi tiết này để đặt mục tiêu, đánh giá tiến độ và tối ưu hóa chiến lược bán hàng.

• Báo cáo phương sai. Các báo cáo này so sánh chi tiêu theo kế hoạch và thực tế. Chúng giúp các nhà quản lý theo dõi sự khác biệt trong chi tiêu từ ngân sách để phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và thực hiện các điều chỉnh nhanh chóng để duy trì mục tiêu. (Những báo cáo này cũng được gọi là báo cáo ngân sách so với thực tế.)

• Khai thuế. Khai thuế chia sẻ thu nhập, khấu trừ và nghĩa vụ thuế của công ty bạn với các cơ quan chức năng. Khai thuế chính xác giúp doanh nghiệp của bạn tuân thủ, tránh các khoản phạt tốn kém và nộp thuế công bằng.

• Báo cáo về các khoản phải thu (AR) theo thời gian. Các báo cáo này sắp xếp các hóa đơn chưa thanh toán của khách hàng theo thời gian để hiển thị thời gian quá hạn. Các nhóm tài chính sử dụng các báo cáo này để quản lý dòng tiền và ưu tiên các email theo dõi về các khoản thanh toán quá hạn.

• Báo cáo công việc đang tiến hành (WIP). Những báo cáo này theo dõi chi phí và trạng thái của dự án đang diễn ra trong các ngành như xây dựng. Người quản lý dự án sử dụng các báo cáo này để theo dõi chi phí, doanh thu và lợi nhuận của công việc chưa hoàn thành để điều chỉnh ngân sách và lập hóa đơn cho khách hàng một cách chính xác.

Thực hành báo cáo tài chính tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ

Về luật báo cáo tài chính, các doanh nghiệp nhỏ được hưởng nhiều sự linh hoạt hơn so với các công ty đại chúng.

Tuy nhiên, phương pháp báo cáo đúng đắn vẫn có thể giúp công ty bạn tiết kiệm hàng nghìn đô la, bất kể quy mô công ty.

Sau đây là cách doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể tối đa hóa lợi ích của báo cáo tài chính.

Sử dụng phần mềm báo cáo tài chính

Phần mềm báo cáo tài chính hợp lý hóa các tác vụ như nhập dữ liệu và tính toán, hầu như loại bỏ lỗi thủ công và giúp bạn tiết kiệm nhiều giờ làm việc. Các công cụ này giúp bạn dễ dàng theo dõi tiền của mình và tạo báo cáo có thể chia sẻ với tự động hóa và AI.

Thuê một kế toán viên chuyên nghiệp

Làm việc với một kế toán viên lành nghề có thể giúp bạn đưa ra quyết định tài chính thông minh hơn, tối ưu hóa chiến lược thuế và phát hiện ra những dấu hiệu nguy hiểm trước khi chúng trở thành khủng hoảng.

Nó cũng giúp bạn tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán và báo cáo để tránh phải trả những khoản tiền phạt lớn.

Nếu bạn không có đủ ngân sách để thuê một kế toán viên toàn thời gian, tại công ty, hãy cân nhắc thuê ngoài các nhiệm vụ ghi sổ kế toán và báo cáo cho các kế toán viên làm việc từ xa hoặc tự do. Tìm một người hiểu biết về ngành của bạn và có thể cung cấp thông tin tham khảo đáng tin cậy.

Bất kể bạn làm thế nào, thuê một chuyên gia thường rẻ hơn là sửa lỗi sau này. Một kế toán giỏi sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền thông qua kế hoạch tài chính tốt hơn và giúp bạn thiết lập các hệ thống phát triển cùng doanh nghiệp của bạn.

Chuẩn bị cho việc kiểm toán và đánh giá

Kiểm toán của IRS có thể gây căng thẳng, đặc biệt là nếu bạn không sắp xếp mọi thứ theo thứ tự. Hãy duy trì sự ngăn nắp để duy trì uy tín và tránh mọi khó khăn hoặc hình phạt vào phút chót.

Sau đây là một số mẹo để chuẩn bị cho việc kiểm toán và đánh giá quanh năm:

• Lưu giữ hồ sơ rõ ràng về mọi giao dịch lớn (ví dụ: hóa đơn, biên lai và email)

• Triển khai hệ thống lưu trữ (kỹ thuật số hoặc vật lý) để tìm tài liệu nhanh chóng

• Đối chiếu tài khoản của bạn hàng tháng và khắc phục sự cố ngay lập tức

• Ghi lại phương pháp kế toán và quy trình báo cáo của bạn

• Duy trì danh sách chi tiết về thiết bị và hàng tồn kho, bao gồm ngày mua và chi phí

• Yêu cầu kế toán viên của bạn xem xét hệ thống của bạn định kỳ để phát hiện ra các vấn đề

• Nếu bạn xử lý dữ liệu khách hàng nhạy cảm, hãy giữ bằng chứng về các biện pháp bảo mật của bạn

Đặt lịch báo cáo thường xuyên

Việc báo cáo thường xuyên (ví dụ hàng tháng hoặc hàng quý) giúp bạn nắm bắt được hiệu suất hoạt động của công ty và sẵn sàng khi các ngân hàng, nhà đầu tư hoặc cơ quan thuế cần thông tin.

Báo cáo tài chính thường xuyên đặc biệt có giá trị đối với các doanh nghiệp nhỏ trong vài năm đầu tiên khi dòng tiền có thể eo hẹp.

Ví dụ, đánh giá hàng tháng có thể giúp bạn phát hiện các vấn đề như khách hàng thanh toán chậm hoặc doanh số theo mùa giảm trước khi chúng trở thành tình trạng thiếu hụt tiền mặt nghiêm trọng.

Việc sắp xếp hồ sơ tài chính cũng giúp bạn dễ dàng đảm bảo nguồn tài chính bổ sung khi cần mở rộng hoạt động hoặc xử lý các chi phí bất ngờ.

Người cho vay và nhà đầu tư muốn có bằng chứng rõ ràng về tình hình tài chính của công ty bạn. Khi bạn có thể nhanh chóng đưa ra các báo cáo được duy trì tốt về doanh thu ổn định, dòng tiền lành mạnh và quản lý nợ có trách nhiệm, họ có nhiều khả năng tin tưởng bạn với số tiền của họ hơn là khi bạn trình bày hồ sơ được lập vội vàng hoặc không đầy đủ.

Kết luận

Báo cáo tài chính là hoạt động kinh doanh quan trọng giúp bạn tuân thủ quy định, hiểu rõ hiệu suất và quỹ đạo tăng trưởng của công ty và đưa ra quyết định tốt hơn.

Báo cáo tài chính chính xác cũng có thể thu hút các nhà đầu tư, đối tác và khách hàng tiềm năng. Nó thậm chí có thể giúp bạn đảm bảo các giao dịch sinh lợi với các ngân hàng và nhà cung cấp.