Hướng dẫn báo cáo khách hàng tiềm năng

Báo cáo khách hàng tiềm năng là cách tốt nhất để xem nhóm của bạn tìm thấy và giành được công việc kinh doanh mới hiệu quả như thế nào.

Cho dù bạn sử dụng bảng tính hay phần mềm bán hàng, báo cáo sẽ biến dữ liệu thô thành thông tin chi tiết hữu ích có thể giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn trong suốt hành trình của khách hàng.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu báo cáo khách hàng tiềm năng bao gồm những gì, số liệu nào hữu ích nhất và cách bắt đầu khi có hoặc không có công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

Báo cáo khách hàng tiềm năng là gì?

Báo cáo khách hàng tiềm năng là quá trình phân tích cách khách hàng tiềm năng (tức là khách hàng tiềm năng) tham gia và di chuyển trong chu kỳ bán hàng của bạn. Nó liên quan đến việc đo lường các nỗ lực tạo, quản lý và chuyển đổi khách hàng tiềm năng để xác định tính hiệu quả của quy trình bán hàng tổng thể của bạn.

Cụ thể hơn, báo cáo khách hàng tiềm năng giúp các công ty hiểu khách hàng tiềm năng của họ đến từ đâu, cách những khách hàng tiềm năng đó tương tác với doanh nghiệp và chiến lược nào tạo ra doanh số bán hàng hiệu quả nhất.

Bạn có thể tạo báo cáo theo cách thủ công bằng bảng tính đơn giản hoặc tạo báo cáo tự động thông qua phần mềm CRM.

Những gì bạn học được sẽ phụ thuộc vào dữ liệu bạn thu thập. Tất cả các doanh nghiệp đều có những ưu tiên của mình, nhưng một số số liệu báo cáo khách hàng tiềm năng có giá trị nhất là:

• Khách hàng tiềm năng được tạo. Tổng số khách hàng tiềm năng được tạo ra trong một khoảng thời gian nhất định.

• Leads đủ điều kiện. Số lượng khách hàng tiềm năng đáp ứng tiêu chí của bạn đối với khách hàng tiềm năng.

• Đã lưu trữ khách hàng tiềm năng. Số lượng khách hàng tiềm năng rời khỏi quy trình bán hàng do thiếu sự quan tâm hoặc không đủ tiêu chuẩn.

• Tỷ lệ chuyển đổi. Tỷ lệ khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng trả tiền.

• Thời gian thực hiện để chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng. Thời gian trung bình từ khi tạo khách hàng tiềm năng đến chuyển đổi.

• Nguồn leads. Khách hàng tiềm năng đến từ đâu (ví dụ: phương tiện truyền thông xã hội, chiến dịch email hoặc cuộc gọi ngẫu nhiên).

Bạn có thể đưa các số liệu này vào báo cáo đầu tiên của mình và sau đó tinh chỉnh lựa chọn của mình khi bạn tìm hiểu dữ liệu nào hữu ích nhất cho công ty của mình.

Tại sao báo cáo khách hàng tiềm năng lại có lợi?

Báo cáo khách hàng tiềm năng hiệu quả cho phép bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn về loại đối tượng cần nhắm mục tiêu và cách thu hút họ.

Theo thời gian, nó sẽ cải thiện sự hiểu biết của khách hàng để giúp bạn mang lại trải nghiệm được cá nhân hóa nhằm tăng khả năng bán hàng.

Dưới đây là những lợi ích của việc báo cáo khách hàng tiềm năng chi tiết hơn.

Nó giữ cho chu kỳ bán hàng của bạn luôn vận động

Báo cáo khách hàng tiềm năng giúp duy trì động lực trong chu kỳ bán hàng bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về luồng người mua tổng thể qua kênh.

Bằng cách theo dõi hiệu suất của khách hàng tiềm năng trong tất cả các giai đoạn, doanh nghiệp có thể tìm và khắc phục các điểm nghẽn, đảm bảo khách hàng tiềm năng có nhiều khả năng chuyển sang chuyển đổi hơn là bỏ ngang.

Ví dụ: nếu khách hàng tiềm năng đủ điều kiện tiếp tục bị đình trệ ở giai đoạn demo bán hàng, bạn có thể xem lại phương pháp trình diễn của mình và cung cấp thêm đào tạo về cách trình bày cho nhóm bán hàng.

Nó cho bạn biết hoạt động tiếp thị của bạn có hiệu quả hay không

Báo cáo khách hàng tiềm năng giúp xác định kênh tiếp thị nào tạo ra nhiều khách hàng tiềm năng nhất. Sử dụng thông tin đó, bạn có thể phân bổ nguồn lực tiếp thị để đạt được tác động tối đa.

Ví dụ: giả sử bạn tạo một báo cáo chứa số liệu “khách hàng tiềm năng mới được tạo” cho quảng cáo trên mạng xã hội và tiếp thị qua email. Trong trường hợp đó, bạn sẽ biết cách nào mang lại lợi nhuận tốt nhất và hướng chi tiêu của mình vào đâu trong tương lai.

Nếu báo cáo của bạn cho thấy chiến dịch mới hoạt động không tốt, bạn có thể thực hiện các chỉnh sửa để cải thiện hiệu quả của chiến dịch đó. Vòng phản hồi liên tục cho phép bạn tạo ra khách hàng tiềm năng chất lượng cao và phát triển doanh nghiệp của mình.

Nó giúp bạn tinh chỉnh chiến lược bán hàng của mình

Dữ liệu tạo khách hàng tiềm năng cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về hiệu suất tiếp thị của bạn. Dữ liệu quản lý và chuyển đổi cho thấy chiến lược bán hàng của bạn hoạt động tốt như thế nào.

Giả sử các chỉ số “số lượng khách hàng tiềm năng đã tạo” và “khách hàng tiềm năng đủ điều kiện” của bạn đạt mục tiêu trong hầu hết các tháng nhưng số lượt chuyển đổi đang giảm. Nó có thể cho thấy rằng:

• Bạn cần tạo ra nhiều khách hàng tiềm năng hơn nữa để đạt được mục tiêu bán hàng của mình

• Nhân viên bán hàng của bạn cần được đào tạo thêm hoặc tài liệu hỗ trợ bán hàng để chốt được nhiều giao dịch hơn

• Bạn cần xem lại tiêu chí đánh giá khách hàng tiềm năng của mình

Bạn biết vấn đề tồn tại càng sớm (tức là với sự trợ giúp từ báo cáo khách hàng tiềm năng thường xuyên), bạn càng có thể điều tra và giải quyết vấn đề đó sớm hơn.

Cách tạo báo cáo khách hàng tiềm năng chuyên sâu trong 6 bước đơn giản

Việc báo cáo khách hàng tiềm năng rất đơn giản để thực hiện đối với một hoạt động có lợi như vậy.

Ghi dữ liệu khách hàng tiềm năng vào bảng tính là cách rẻ nhất để tạo báo cáo khách hàng tiềm năng sâu sắc và phù hợp với một số doanh nghiệp nhỏ và người làm việc tự do. Tuy nhiên, quy trình báo cáo thủ công ngày càng phức tạp khi công ty và nhóm dữ liệu của bạn phát triển.

Một cách dễ dàng hơn nhiều là sử dụng công cụ CRM trực quan. Nó sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập tức thì vào dữ liệu khách hàng tiềm năng cập nhật từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm biểu mẫu trang web, nền tảng truyền thông xã hội và chiến dịch tiếp thị qua email.

Cho dù chọn công cụ nào, bạn cũng có thể sử dụng các bước sau để tạo báo cáo khách hàng tiềm năng đầu tiên.

1. Xác định thông tin khách hàng tiềm năng bạn muốn theo dõi

Trước tiên, hãy xác định thông tin khách hàng tiềm năng nào có giá trị nhất đối với doanh nghiệp của bạn vì thông tin này sẽ định hình các báo cáo của bạn.

Bốn số liệu cốt lõi (khách hàng tiềm năng được tạo, đủ điều kiện, được lưu trữ và chuyển đổi) cung cấp cái nhìn bao quát về hiệu suất của khách hàng tiềm năng, nhưng điều gì khác sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hành trình của khách hàng tiềm năng?

Các số liệu khác cần xem xét bao gồm:

• Khách hàng tiềm năng được tạo theo nguồn để tìm hiểu chiến thuật tạo khách hàng tiềm năng nào hiệu quả nhất

• Khách hàng tiềm năng được lưu trữ theo giai đoạn kênh để tìm hiểu xem khách hàng tiềm năng rơi ra khỏi kênh ở đâu

• Thời gian trung bình để chuyển đổi để tìm hiểu xem chu kỳ bán hàng của bạn hiệu quả như thế nào

Bằng cách xác định chính xác thông tin có giá trị nhất, bạn sẽ đảm bảo báo cáo khách hàng tiềm năng luôn cung cấp thông tin chi tiết mà bạn có thể sử dụng để trợ giúp doanh nghiệp của mình.

2. Chọn hệ thống báo cáo khách hàng tiềm năng của bạn

Có hai loại công cụ chính bạn có thể sử dụng để báo cáo khách hàng tiềm năng: bảng tính và phần mềm CRM.

Cả hai tùy chọn đều có ưu điểm, mặc dù phần mềm CRM tăng tốc quá trình bằng cách tổ chức dữ liệu bán hàng và khách hàng cũng như tự động hóa quản trị cơ bản.

Ví dụ: tạo báo cáo trong Pipedrive cũng đơn giản như điều hướng đến trang hiệu suất khách hàng tiềm năng và tùy chỉnh các thông số của bạn để hiển thị dữ liệu có liên quan (ví dụ: khoảng thời gian, trạng thái và số liệu).

Hãy nhớ rằng bạn cần phải định cấu hình bảng tính theo cách thủ công để hiển thị số liệu đã chọn và cập nhật trường dữ liệu theo trường để tạo báo cáo mới.