Cách xây dựng kế hoạch truyền thông hiệu quả

Published by Linh Nguyen Dieu at 24/02/2025

Kế hoạch truyền thông là gì?

Kế hoạch truyền thông là bản phác thảo về cách tổ chức của bạn chia sẻ thông tin với các bên liên quan để đạt được các mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như triển khai thay đổi toàn công ty hoặc ra mắt sản phẩm mới. Chủ doanh nghiệp và nhà lãnh đạo sử dụng các kế hoạch này để xác định thông điệp chính và mốc thời gian truyền thông.

Có hai loại kế hoạch truyền thông:

Kế hoạch truyền thông nội bộ tập trung vào việc chia sẻ thông tin trong tổ chức. Ví dụ, nếu bạn đang triển khai mô hình làm việc kết hợp, kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ phác thảo cách bạn sẽ thông báo cho nhân viên về các chính sách mới.
Kế hoạch truyền thông bên ngoài phác thảo cách bạn sẽ chia sẻ thông tin với đối tượng bên ngoài tổ chức, chẳng hạn như khách hàng, nhà đầu tư, đối tác và công chúng. Ví dụ, trong quá trình ra mắt sản phẩm, kế hoạch truyền thông bên ngoài nêu chi tiết các kế hoạch cho quảng cáo, thông cáo báo chí và chiến dịch truyền thông xã hội.

Bạn có thể sử dụng cả hai loại kế hoạch truyền thông cho cùng một dự án. Giả sử bạn đang triển khai chuyển đổi kỹ thuật số trên toàn công ty. Sau đây là cách bạn sử dụng các kế hoạch truyền thông nội bộ và bên ngoài trong tình huống này:

Kế hoạch truyền thông nội bộ cập nhật cho các nhóm về cách thức hoạt động của hệ thống mới và tác động đến công việc hàng ngày của họ
Kế hoạch truyền thông bên ngoài cập nhật cho khách hàng và cổ đông về cách chuyển đổi kỹ thuật số nâng cao trải nghiệm mua hàng

Các thành phần chính của một kế hoạch truyền thông

Một kế hoạch truyền thông hiệu quả bao gồm các yếu tố cụ thể đảm bảo mọi hoạt động truyền thông đều phù hợp với mục tiêu chung.

Sau đây là phân tích các thành phần thiết yếu:

Các thành phần chính	Định nghĩa
Mục tiêu	Mục tiêu của kế hoạch truyền thông, chẳng hạn như thống nhất các bên liên quan về một sáng kiến kinh doanh mới
Đối tượng mục tiêu/bên liên quan	Những người sẽ nhận được thông tin liên lạc, bao gồm các bên liên quan nội bộ (ví dụ: nhân viên và quản lý) và các bên liên quan bên ngoài (ví dụ: khách hàng và nhà đầu tư)
Thông điệp chính	Thông tin cốt lõi bạn muốn truyền đạt tới khán giả của mình
Kênh truyền thông	Các nền tảng để truyền đạt thông tin, như email, phương tiện truyền thông xã hội hoặc các cuộc họp trực tiếp
Dòng thời gian	Lịch trình về thời điểm diễn ra các cuộc giao tiếp, bao gồm các mốc quan trọng và thời hạn
Vai trò và trách nhiệm	Những người chịu trách nhiệm tạo ra, cung cấp và giám sát từng phần của kế hoạch truyền thông
Số liệu thành công	Tiêu chí đánh giá hiệu quả của kế hoạch, như tỷ lệ tương tác qua email, phản hồi khảo sát hoặc thay đổi trong hành vi của bên liên quan

Mặc dù không cần thiết, bạn cũng nên lập một kế hoạch dự phòng.

Kế hoạch dự phòng giúp bạn chuẩn bị cho những thách thức tiềm ẩn, chẳng hạn như sự chậm trễ bất ngờ trong việc phê duyệt từ các bên liên quan chính, có thể làm gián đoạn tiến độ truyền thông. Kế hoạch đảm bảo rằng bạn có các chiến lược và phản hồi thay thế.

Khi nào bạn nên sử dụng kế hoạch truyền thông?

Kế hoạch truyền thông hữu ích cho bất kỳ dự án hoặc chuyển đổi kinh doanh nào đòi hỏi sự truyền thông hiệu quả, có chiến lược và nhất quán.

Sau đây là một số ví dụ về thời điểm sử dụng kế hoạch truyền thông:

Ra mắt các chiến dịch hoặc dự án mới. Đồng bộ thông tin về sản phẩm mới để thống nhất thông điệp cho các nhóm nội bộ và khách hàng.
Lên kế hoạch cho các sáng kiến phức tạp. Làm rõ hoạt động truyền thông cho các dự án phức tạp, để các nhóm dự án có thể dễ dàng quản lý truyền thông trong bối cảnh công việc bận rộn và chi tiết.
Điều hướng thay đổi. Thông báo cho nhân viên về những gì mong đợi trong suốt quá trình thay đổi, giảm sự không chắc chắn và tăng cường áp dụng chính sách mới.
Giải quyết khủng hoảng. Thông báo cho khách hàng và các bên liên quan về các thông tin liên lạc khẩn cấp (như thu hồi sản phẩm) để quản lý danh tiếng và hình ảnh thương hiệu của công ty bạn.

3 ví dụ về kế hoạch truyền thông

Hãy cùng xem xét ba trường hợp sử dụng khác nhau cho các kế hoạch truyền thông. Mỗi trường hợp sẽ chỉ cho bạn cách xây dựng một kế hoạch thành công để đạt được các mục tiêu truyền thông cụ thể.

1. Đảm bảo sự thống nhất về văn hóa trong hoạt động sáp nhập và mua lại công ty

Trong ví dụ này, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đang sáp nhập hai công ty. Kế hoạch truyền thông tập trung vào việc mang lại sự chuyển đổi suôn sẻ và xây dựng văn hóa tổ chức vững mạnh.

Khách quan	Đảm bảo truyền thông minh bạch và hiệu quả về việc sáp nhập để duy trì lòng tin và giảm thiểu sự gián đoạn
Đối tượng mục tiêu	Nội bộ: nhân viên, ban lãnh đạo và thành viên hội đồng quản trị Bên ngoài: khách hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp và phương tiện truyền thông
Thông điệp chính	Lợi ích chiến lược: xây dựng một tổ chức mạnh hơn, cạnh tranh hơn, mang lại giá trị vô song cho khách hàng Đảm bảo nhân viên: đảm bảo tính minh bạch và giảm thiểu gián đoạn công việc Sự liên kết văn hóa: kết hợp những điểm tốt nhất của cả hai tổ chức để tạo nên một nền văn hóa thống nhất
Kênh truyền thông	Nội bộ: email, cập nhật mạng nội bộ và giao tiếp trực tiếp Bên ngoài: thông cáo báo chí, trang web chuyên dụng và phương tiện truyền thông xã hội
Timeline	Thông báo trước (tuần 1–2): chuẩn bị tin nhắn và tài liệu Thông báo (tuần 3–4): thông báo cho các bên liên quan và đưa ra các bản cập nhật công khai Tích hợp (tuần 5–8): cung cấp thông tin cập nhật, giải quyết phản hồi và điều chỉnh văn hóa
Vai trò và trách nhiệm	Lãnh đạo: xác định tầm nhìn chiến lược Truyền thông: phát triển và thực hiện chiến lược truyền thông HR: quản lý mối quan tâm của nhân viên và đảm bảo sự thống nhất về văn hóa doanh nghiệp Quan hệ khách hàng: xử lý thông tin liên lạc và cập nhật của khách hàng
Số liệu thành công	Sự gắn kết của nhân viên: đo lường sự gắn kết và mức độ hài lòng của nhân viên thông qua các cuộc khảo sát và phiên phản hồi Sự hài lòng của khách hàng: theo dõi sự hài lòng và lòng trung thành sau khi sáp nhập thông qua các cuộc khảo sát khách hàng và số liệu thống kê về việc giữ chân khách hàng Phạm vi đưa tin của phương tiện truyền thông: phân tích giọng điệu và phạm vi tiếp cận của phương tiện truyền thông và phản ứng của công chúng bằng cách theo dõi các cuộc thảo luận trực tuyến Hội nhập văn hóa: đánh giá sự phù hợp của các giá trị và tinh thần của nhân viên thông qua các đánh giá liên tục và phản hồi của nhân viên

2. Tăng cường nhận diện thương hiệu

Kế hoạch quản lý truyền thông này phác thảo cách chia sẻ các thông điệp chính và cập nhật với các bên liên quan để nâng cao nhận thức về thương hiệu.

Khách quan	Đảm bảo truyền thông hiệu quả để tăng nhận diện thương hiệu và tạo kết nối chặt chẽ hơn với đối tượng mục tiêu
Đối tượng mục tiêu	Nội bộ: nhân viên, đội ngũ lãnh đạo và tiếp thị Bên ngoài: khách hàng tiềm năng phù hợp với hồ sơ khách hàng lý tưởng, khách hàng hiện tại, phương tiện truyền thông, người có sức ảnh hưởng và các bên liên quan trong ngành
Thông điệp chính	Nhận diện thương hiệu: làm nổi bật các giá trị cốt lõi, sứ mệnh và điểm bán hàng độc đáo định hình thương hiệu Tập trung vào khách hàng: thể hiện cách thương hiệu đáp ứng nhu cầu của khách hàng và mang lại trải nghiệm đặc biệt Uy tín và sự tin tưởng: nhấn mạnh vào chuyên môn của thương hiệu, sự công nhận của ngành và cam kết về chất lượng
Kênh truyền thông	Nội bộ: họp nhóm, bản tin công ty, cập nhật mạng nội bộ và hội thảo xây dựng thương hiệu Bên ngoài: tiếp thị truyền thông xã hội, chiến dịch email, thông cáo báo chí và quan hệ đối tác với người có sức ảnh hưởng
Dòng thời gian	Giai đoạn lập kế hoạch (tuần 1–2): phát triển thông điệp thương hiệu rõ ràng, xác định đối tượng mục tiêu và phác thảo chiến lược truyền thông đa kênh Giai đoạn ra mắt (tuần 3–6): triển khai các chiến dịch nâng cao nhận thức về thương hiệu thông qua phương tiện truyền thông xã hội và các sáng kiến quan hệ công chúng Giai đoạn đánh giá (tuần 7–10): thu thập phản hồi để đo lường phạm vi tiếp cận thương hiệu
Vai trò và trách nhiệm	Lãnh đạo: xác định và truyền đạt các giá trị của thương hiệu để đảm bảo sự thống nhất Tiếp thị: tạo và phân phối nội dung, quản lý chiến dịch và theo dõi số liệu tiếp thị Nhóm thiết kế: tạo hình ảnh và tài sản thương hiệu Quan hệ công chúng: xây dựng mối quan hệ với các cơ quan truyền thông và người có sức ảnh hưởng để khuếch đại khả năng hiển thị thương hiệu Hỗ trợ khách hàng: đảm bảo mọi tương tác với khách hàng đều phản ánh giá trị thương hiệu
Số liệu thành công	Tiếp cận thương hiệu: theo dõi lượt hiển thị, lưu lượng truy cập trang web và sự phát triển của phương tiện truyền thông xã hội Tỷ lệ tương tác: theo dõi lượt thích, chia sẻ, bình luận và tỷ lệ nhấp chuột Phạm vi đưa tin trên phương tiện truyền thông: phân tích số lượng và chất lượng các đề cập trên các phương tiện truyền thông và bài đăng của người có sức ảnh hưởng Nhận thức của khán giả: đo lường mức độ nhận biết và tình cảm tích cực đối với thương hiệu

3. Ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới

Kế hoạch truyền thông này nêu rõ cách chia sẻ thông tin cập nhật về sản phẩm mới, chẳng hạn như chia sẻ giá trị của sản phẩm với các bên liên quan bên ngoài và đảm bảo các nhóm nội bộ biết cách sản phẩm mới hoạt động.

Khách quan	Đảm bảo truyền thông rõ ràng và hấp dẫn về việc ra mắt sản phẩm mới để thúc đẩy nhận thức, sự phấn khích và áp dụng trong số tất cả các bên liên quan
Đối tượng mục tiêu	Nội bộ: nhân viên, đội ngũ lãnh đạo và bán hàng Bên ngoài: khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng, phương tiện truyền thông và những người có ảnh hưởng trong ngành
Thông điệp chính	Lợi ích của sản phẩm: nêu bật cách sản phẩm mới giải quyết các điểm khó khăn cụ thể Câu chuyện đổi mới: nhấn mạnh các tính năng độc đáo của sản phẩm và vai trò của nó trong sự phát triển của công ty Tác động đến khách hàng: thể hiện cách sản phẩm nâng cao trải nghiệm của khách hàng
Kênh truyền thông	Nội bộ: bản tin công ty, cuộc họp nhóm, cập nhật mạng nội bộ và phiên giới thiệu sản phẩm Bên ngoài: chiến dịch email, bài đăng trên mạng xã hội, thông cáo báo chí và hội thảo ra mắt sản phẩm
Dòng thời gian	Trước khi ra mắt (tuần 1–3): giới thiệu các tính năng sản phẩm, đào tạo các nhóm nội bộ và chuẩn bị tài liệu tiếp thị Ra mắt (tuần 4–5): thông báo sản phẩm tới công chúng thông qua thông cáo báo chí, chiến dịch truyền thông xã hội và hội thảo trên web với khách hàng Sau khi ra mắt (tuần 6–8): chia sẻ những câu chuyện thành công của khách hàng, thu thập phản hồi và phát hành bản cập nhật hoặc cải tiến
Vai trò và trách nhiệm	Lãnh đạo: truyền đạt tầm quan trọng chiến lược của sản phẩm cho các bên liên quan Tiếp thị: phát triển và thực hiện các chiến dịch truyền thông Bán hàng: tương tác trực tiếp với khách hàng, nêu bật lợi ích của sản phẩm và trả lời các câu hỏi Nhóm sản phẩm: cung cấp thông tin chi tiết kỹ thuật chuyên sâu và hỗ trợ cho các buổi đào tạo Hỗ trợ khách hàng: giải quyết các câu hỏi của khách hàng và đảm bảo việc áp dụng diễn ra suôn sẻ
Số liệu thành công	Sự tham gia nội bộ: đo lường năng lực của nhân viên thông qua tỷ lệ hoàn thành đào tạo và khảo sát Sự chấp nhận của khách hàng: theo dõi số liệu bán hàng, đăng ký sản phẩm và số liệu sử dụng Phạm vi tiếp cận phương tiện truyền thông: phân tích phạm vi tiếp cận và cảm nhận của báo chí và các đề cập trên mạng xã hội Chất lượng phản hồi: theo dõi phản hồi của khách hàng và nhân viên để xác định các lĩnh vực cần cải thiện hoặc làm nổi bật những thành công

Tại sao kế hoạch truyền thông lại quan trọng?

Một kế hoạch truyền thông đảm bảo thông tin rõ ràng, có chiến lược và hiệu quả. Những kết quả này rất quan trọng vì một số lý do:

Truyền tải thông điệp có liên quan. Ví dụ, trong quá trình thay đổi tổ chức (như tái cấu trúc), một kế hoạch truyền thông hỗ trợ và chuẩn bị cho nhân viên thích ứng với sự thay đổi một cách thành công.
Điều chỉnh các nhóm và cá nhân trong toàn doanh nghiệp. Nếu bạn đang tung ra một sản phẩm mới, một kế hoạch truyền thông sẽ điều chỉnh thông điệp trong các nhóm tiếp thị, bán hàng và dịch vụ khách hàng. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng giao tiếp mạnh mẽ đóng vai trò thiết yếu trong thành công của dự án.
Đo lường thành công của truyền thông. Ví dụ, theo dõi tỷ lệ mở email và phản hồi để đánh giá mức độ gắn kết của nhân viên trong quá trình triển khai chính sách mới.
Tạo ra các thông tin liên lạc có mục tiêu. Trong quá trình sáp nhập và mua lại, một kế hoạch truyền thông giúp bạn chuẩn bị các thông điệp phù hợp để giải quyết các mối quan tâm cụ thể của từng tổ chức.

Tạo một kế hoạch truyền thông hiệu quả trong 8 bước

Thực hiện theo phần tổng quan từng bước này để tạo ra một kế hoạch truyền thông chiến lược hiệu quả.

1. Làm rõ mục đích

Xác định rõ ràng nhu cầu cho kế hoạch truyền thông của bạn. Bạn có đang tung ra sản phẩm mới không? Triển khai thay đổi toàn công ty?

Để làm rõ mục đích, hãy tự hỏi:

Những gì bạn muốn đạt được
Giao tiếp hiệu quả có thể giúp bạn đạt được điều đó như thế nào

Hãy lấy một buổi ra mắt sản phẩm làm ví dụ:

Những gì bạn muốn đạt được	Ra mắt sản phẩm mới thành công
Giao tiếp hiệu quả có thể giúp bạn đạt được điều đó như thế nào	Chia sẻ thông tin cập nhật nội bộ về các tính năng sản phẩm mới và mốc thời gian ra mắt sản phẩm Quảng bá sản phẩm mới ra bên ngoài cho khách hàng tiềm năng và khách hàng

2. Thiết lập các bên liên quan chính

Xác định những người hoặc nhóm cụ thể mà bạn muốn tiếp cận. Biết được bạn muốn giao tiếp với ai giúp bạn điều chỉnh thông tin liên lạc theo nhu cầu và sở thích của họ.

Ví dụ, một nhóm bán hàng bận rộn có thể thích cập nhật ngắn gọn qua kênh giao tiếp tức thời (như Slack). Các giám đốc điều hành cấp cao có thể coi trọng các bản phân tích chi tiết hơn qua email hoặc các cuộc họp trực tiếp.

Xác định các bên liên quan chính bằng cách liệt kê tất cả các nhóm và cá nhân (nội bộ và bên ngoài) bị ảnh hưởng bởi dự án.

Chúng ta hãy lấy một vụ sáp nhập công ty làm ví dụ. Sau đây là tất cả các bên liên quan bị ảnh hưởng bởi vụ sáp nhập:

Các bên liên quan nội bộ	Các bên liên quan bên ngoài
Đội ngũ lãnh đạo Đội ngũ bán hàng Đội ngũ tiếp thị Nhóm phát triển sản phẩm Đội ngũ hỗ trợ khách hàng Đội ngũ nhân sự Đội ngũ hoạt động	Khách hàng hiện tại Khách hàng tiềm năng Nhà đầu tư và cổ đông Đối tác và đại lý Báo chí và phương tiện truyền thông Nhà cung cấp và người bán

3. Xác định các kênh truyền thông phù hợp

Chọn kênh truyền thông hiệu quả nhất để tiếp cận nhóm nhân khẩu học lý tưởng của bạn. Sử dụng đúng kênh đảm bảo đối tượng tiếp nhận và hiểu được thông điệp của bạn.

Sau đây là một số cách để nghiên cứu sở thích giao tiếp:

Tiến hành khảo sát. Thu thập phản hồi từ các bên liên quan nội bộ và bên ngoài để hiểu kỳ vọng, phương pháp giao tiếp ưa thích và mối quan tâm chính của họ.
Phân tích các tương tác trong quá khứ. Xem lại các thông tin liên lạc trong quá khứ để xác định xu hướng tương tác, các câu hỏi thường gặp và phong cách nhắn tin hiệu quả.
Sử dụng dữ liệu CRM. Tận dụng thông tin chi tiết từ các công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) của bạn để hiểu thói quen giao tiếp, kênh ưa thích và phản hồi trước đó đối với các tin nhắn tương tự.

Bạn cũng có thể đánh giá những nỗ lực truyền thông hiện tại của mình để xác định phương pháp nào hiệu quả và phương pháp nào cần cải thiện.

Thực hiện kiểm toán truyền thông để đánh giá những nỗ lực hiện tại của bạn. Phân tích hiệu quả của các kênh khác nhau thông qua các số liệu như:

Ấn tượng (có bao nhiêu người nhìn thấy thông tin liên lạc của bạn)
Tỷ lệ mở (có bao nhiêu người mở thông tin liên lạc của bạn)
Mức độ tương tác (có bao nhiêu người tương tác với thông tin liên lạc của bạn bằng cách nhấp, thích hoặc chia sẻ)

4. Tạo một dòng thời gian

Xây dựng lộ trình truyền thông phác thảo các thông tin cập nhật và thông điệp cần thiết cho đối tượng của bạn. Ví dụ, nếu bạn đang ra mắt sản phẩm, hãy đặt ngày cho chiến dịch giới thiệu, thông báo chính thức và theo dõi sau khi ra mắt.

Dòng thời gian cho phép bạn theo dõi tiến độ và đảm bảo kế hoạch đi đúng hướng.

Sau đây là cách tạo mốc thời gian cho kế hoạch truyền thông:

Xác định ngày bắt đầu lý tưởng. Chọn ngày phù hợp với ngày khởi động dự án hoặc mốc quan trọng đầu tiên. Ví dụ, nếu quá trình chuyển đổi số của bạn bắt đầu vào ngày 1 tháng 3, hãy lên kế hoạch truyền thông đầu tiên vào ngày 1 tháng 2 để chuẩn bị cho các nhóm về sự thay đổi.
Lên kế hoạch truyền thông cần thiết. Xác định các thông điệp chính và thêm chúng vào dòng thời gian.
Hãy cân nhắc tần suất giao tiếp . Đảm bảo bạn có đủ thời gian giữa các lần giao tiếp để chuẩn bị và viết tin nhắn.
Hoàn thiện mốc thời gian. Xem lại mốc thời gian để đảm bảo bạn lên lịch gửi tin nhắn theo các khoảng thời gian phù hợp. Trong lần ra mắt sản phẩm mới, bạn có thể gửi email theo dõi khách hàng ít nhất hai tuần sau ngày ra mắt để mọi người có thời gian dùng thử sản phẩm.

5. Giao vai trò cho các thành viên trong nhóm

Phân công vai trò và trách nhiệm để đảm bảo mọi người hiểu những gì họ cần làm để thực hiện kế hoạch thành công. Phân công rõ ràng sẽ đảm bảo thực hiện suôn sẻ và hiệu quả.

Để phân công vai trò, hãy xác định rõ ràng ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ. Sau đây là cách thực hiện cho một lần ra mắt sản phẩm mới:

Các nhà lãnh đạo truyền đạt thông tin cập nhật về sản phẩm mới cho các nhóm nội bộ và các bên liên quan chính
Nhóm tiếp thị tạo ra và gửi thông tin cập nhật cho khách hàng tiềm năng và hiện tại
Đội ngũ bán hàng tương tác với khách hàng tiềm năng và thúc đẩy việc áp dụng sản phẩm
Nhóm hỗ trợ khách hàng chuẩn bị và chia sẻ các câu hỏi thường gặp và hướng dẫn khắc phục sự cố cho khách hàng
Nhóm sản phẩm cung cấp thông tin chi tiết về các tính năng và mốc thời gian của sản phẩm

Chia sẻ những vai trò này với nhóm của bạn qua email, trực tiếp hoặc sử dụng công nghệ. Ví dụ, trong CRM bán hàng, bạn có thể chỉ định nhiệm vụ cho người dùng. Theo cách đó, tất cả các trách nhiệm đều nằm ở vị trí trung tâm và dễ tiếp cận.

6. Đặt mục tiêu và mốc quan trọng để đo lường thành công

Xác định số liệu hiệu suất để xác định thành công. Các số liệu này giúp bạn hiểu liệu nỗ lực truyền thông của bạn có hỗ trợ mục tiêu chung hay không.

Hãy tưởng tượng rằng mục tiêu là đảm bảo nhân viên tích hợp và sử dụng thành công hệ thống mới trên toàn công ty. Để đo lường thành công, số liệu của bạn có thể bao gồm:

Theo dõi các câu hỏi của nhân viên về phần mềm. Theo dõi khối lượng và bản chất của các câu hỏi để xác định các lĩnh vực thường gây nhầm lẫn. Giảm các câu hỏi lặp lại theo thời gian cho thấy sự hiểu biết tốt hơn (và do đó ngụ ý giao tiếp tốt hơn từ bạn).
Thu thập phản hồi sau khi triển khai. Đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên và tính dễ sử dụng của hệ thống mới. Mức độ hài lòng cao cho thấy rằng thông tin liên lạc của bạn đã cung cấp cho các thành viên trong nhóm kiến thức và kỹ năng để sử dụng phần mềm hiệu quả.

Sử dụng khuôn khổ mục tiêu SMART để tạo ra các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được và có thời hạn cụ thể.

7. Viết kế hoạch truyền thông

Để đơn giản hóa quy trình, hãy thêm tất cả thông tin vào kế hoạch truyền thông bằng cách sử dụng mẫu có sẵn (như mẫu được cung cấp trong bài viết này). Viết kế hoạch cho phép bạn thêm chi tiết và ngữ cảnh về các thông tin truyền thông cụ thể.

Ví dụ, đây là cách bạn có thể trình bày chi tiết nội dung của mỗi email xung quanh việc triển khai hệ thống mới trong thành phần dòng thời gian:

Email thông báo. Giới thiệu sáng kiến hoặc hệ thống mới, giải thích mục đích của sáng kiến và phác thảo các bước tiếp theo: “Chúng tôi rất vui mừng khi ra mắt hệ thống mới trên toàn công ty để hợp lý hóa quy trình làm việc và tăng cường cộng tác. Sau đây là những thông tin bạn cần biết để bắt đầu”.
Email nhắc nhở về đào tạo. Cung cấp thông tin chi tiết về các buổi đào tạo sắp tới, bao gồm ngày, giờ và liên kết đăng ký: “Đừng bỏ lỡ cơ hội tham gia buổi đào tạo thực hành để tìm hiểu cách tối đa hóa hệ thống mới”.
Email FAQ. Giải quyết các câu hỏi thường gặp hoặc các vấn đề phổ biến: “Chúng tôi đã biên soạn câu trả lời cho các câu hỏi hàng đầu về hệ thống mới. Hãy xem Câu hỏi thường gặp của chúng tôi để biết giải pháp nhanh chóng.”
Email sau khi triển khai. Yêu cầu phản hồi và nêu bật những câu chuyện thành công: “Bây giờ hệ thống đã hoạt động, chúng tôi rất muốn nghe ý kiến của bạn. Chia sẻ kinh nghiệm của bạn và xem các nhóm khác sử dụng nền tảng này như thế nào.”

8. Chia sẻ kế hoạch truyền thông cuối cùng

Phân phối kế hoạch cho các thành viên nhóm và bên liên quan có liên quan. Chia sẻ kế hoạch đảm bảo mọi người hiểu được vai trò, trách nhiệm và mục tiêu của mình.

Tải tài liệu lên một vị trí trung tâm để đảm bảo mọi người đều có thể truy cập. Bạn có thể sử dụng các nền tảng lưu trữ tài liệu như Google Drive để tải lên và chia sẻ kế hoạch truyền thông của mình.

Thêm kế hoạch vào vị trí trung tâm cũng giúp việc tổng hợp phản hồi và trả lời câu hỏi dễ dàng hơn. Các thành viên trong nhóm có thể để lại gợi ý trực tiếp trong kế hoạch và mọi người đều có thể xem phản hồi của bạn.

Quá trình này cũng làm giảm phản hồi trùng lặp, giúp dễ dàng sàng lọc các đề xuất và đưa ra phản hồi có giá trị.

Kết luận

Kế hoạch truyền thông có giá trị trong việc làm rõ các thông điệp chính, đối tượng, mốc thời gian, trách nhiệm và mục tiêu. Chúng thống nhất các nhóm về tông điệu, hướng đi và mục đích truyền thông và đảm bảo rằng tất cả các thông điệp đều hỗ trợ mục tiêu chung.

Contact Us

Nhập số điện thoại của bạn và chúng tôi gọi lại sau.