Cách sử dụng đề xuất kinh doanh để giành được nhiều giao dịch

Published by Linh Nguyen Dieu at 20/08/2024

Đề xuất kinh doanh là gì?

Đề xuất kinh doanh là một tài liệu do một công ty tạo ra nhằm phác thảo các tính năng và lợi ích của sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty đó đối với người mua tiềm năng. Nó tìm cách thu hút khách hàng tiềm năng bằng cách mô tả chi tiết cách thức cung cấp của bạn có thể giúp giải quyết vấn đề hoặc nhu cầu cụ thể của họ. Đề xuất kinh doanh được gửi dưới dạng kỹ thuật số và vật lý và thường được trình bày trực tiếp hoặc thông qua cuộc họp ảo.

Tại sao đề xuất kinh doanh lại quan trọng?

Đề xuất kinh doanh là cách để người bán thuyết phục khách hàng tiềm năng mua sản phẩm hoặc dịch vụ của họ. Trong chu trình bán hàng, một đề xuất thường được đưa ra sau các giai đoạn tìm kiếm, đánh giá và trình bày, trước khi đàm phán và chốt giao dịch. Một đề xuất hiệu quả sẽ được cá nhân hóa cho khách hàng tiềm năng của bạn, nêu rõ lý do tại sao bạn là giải pháp tốt nhất và giúp bạn chốt giao dịch ở các bước cuối cùng của quy trình bán hàng.

Đề xuất kinh doanh rất quan trọng vì những lý do sau:

Họ củng cố thông tin: Trong quá trình bán hàng, khách hàng tiềm năng có thể nhận được rất nhiều thông tin từ người bán. Và quyết định mua hàng chỉ là một nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm vốn đã dài của họ. Điều này có thể khiến họ cảm thấy choáng ngợp hoặc thậm chí bối rối. Một đề xuất kinh doanh tóm tắt tất cả các chi tiết về ưu đãi của bạn và trình bày nó trong một tài liệu rõ ràng và ngắn gọn mà khách hàng tiềm năng có thể dễ dàng tham khảo sau này.
Chúng giúp để lại ấn tượng tốt: Một bản đề xuất được viết tốt là sự phản ánh về bạn và công ty của bạn. Sau nhiều lần tương tác trong giai đoạn nuôi dưỡng chu kỳ bán hàng, đề xuất của bạn là lời nhắc nhở thực tế về khách hàng tiềm năng của công ty bạn, mối quan hệ của bạn với họ và những gì bạn phải cung cấp.
Chúng tạo điều kiện thuận lợi cho những người ra quyết định vắng mặt tham gia: Không phải ai tham gia vào các quyết định mua hàng đều có thể tham dự mọi cuộc họp hoặc nhận mọi cuộc điện thoại. Đề xuất kinh doanh là một cách để truyền đạt thông tin quan trọng với các bên liên quan và người ra quyết định vắng mặt, để bạn có thể nhận được phê duyệt mua hàng nhanh hơn.

Các loại đề xuất kinh doanh

Một đề xuất kinh doanh được yêu cầu hoặc không được yêu cầu. Các đề xuất không được yêu cầu sẽ được gửi đến những khách hàng tiềm năng chưa yêu cầu chúng. Những điều này ít phổ biến hơn vì chúng rộng hơn và khó điều chỉnh hơn cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của khách hàng tiềm năng. Một ví dụ về điều này là khi một nhà sản xuất đồ chơi đề xuất thỏa thuận cấp phép cho một công ty hoạt hình để sử dụng nhân vật hoạt hình của họ trên đồ chơi của họ.

Khi một khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng yêu cầu một đề xuất kinh doanh từ công ty của bạn, nó được gọi là đề xuất được chào mời. Tôi nhận thấy những loại đề xuất này phổ biến hơn trong bán hàng vì chúng được viết dành cho người nhận hoặc yêu cầu cụ thể. Các đề xuất kinh doanh có thể được chào mời chính thức thông qua một quy trình chính thức hoặc được chào mời một cách không chính thức trong cuộc gọi hoặc cuộc họp bán hàng.

Một số loại đề xuất kinh doanh được yêu cầu phổ biến — yêu cầu từ các công ty đang tìm kiếm sản phẩm hoặc dịch vụ — bao gồm:

Yêu cầu đề xuất (RFP)

Các công ty sẽ phân phối yêu cầu đề xuất (RFP) cho các nhà cung cấp tiềm năng nếu họ có một dự án lớn hoặc phức tạp cần hoàn thành nhưng thiếu nguồn lực nội bộ để thực hiện.

RFP phác thảo các mục tiêu, phạm vi công việc, thời gian, ngân sách và các tiêu chí khác của công ty cho sản phẩm, dịch vụ hoặc dự án mong muốn. Các nhà cung cấp tiềm năng phản hồi bằng các đề xuất, phác thảo giải pháp của họ cho các vấn đề hoặc nhu cầu của công ty dựa trên tiêu chí RFP.

Ví dụ: Một công ty khởi nghiệp AI phát hành RFP cho phần mềm nhân sự có thể mở rộng quy mô khi bổ sung thêm nhân viên. Một nhà cung cấp phần mềm phản hồi bằng một đề xuất chi tiết về khả năng mở rộng phần mềm của mình.

Yêu cầu thông tin (RFI)

Yêu cầu thông tin (RFI) giống như RFP, ngoại trừ việc nó chỉ yêu cầu thông tin chung về sản phẩm hoặc dịch vụ của nhà cung cấp. RFI thường đi trước RFP. Nó được các công ty sử dụng để khám phá các lựa chọn và thu hẹp danh sách các nhà cung cấp có thể nhận được RFP.

Ví dụ: Một công ty khởi nghiệp AI phát hành RFI cho phần mềm nhân sự. Một nhà cung cấp phần mềm trả lời bằng một cái nhìn tổng quan về sản phẩm của mình.

Yêu cầu báo giá (RFQ)

Yêu cầu báo giá (RFQ) là khi một công ty hỏi nhà cung cấp về giá sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. RFQ thường được sử dụng khi một công ty đã biết sản phẩm họ cần và đang so sánh các nhà cung cấp dựa trên giá cả để đưa ra quyết định. Ngoài giá cả, đề xuất RFQ của nhà cung cấp có thể bao gồm tính sẵn có của sản phẩm, thời gian giao hàng và yêu cầu kỹ thuật.

Ví dụ: Một công ty khởi nghiệp AI phát hành RFQ cho nhà cung cấp phần mềm để hỏi giá cho phần mềm nhân sự của họ. Nhà cung cấp phần mềm gửi đề xuất kèm theo các mức giá, bao gồm chiết khấu cho đăng ký hàng năm và phí bổ sung.

Cách viết bản đề xuất kinh doanh hiệu quả

Báo cáo Tình trạng bán hàng coi sự liên kết giữa các chức năng là chiến thuật số 1 của các nhà lãnh đạo bán hàng để thúc đẩy tăng trưởng. Tại hầu hết các công ty, đại diện bán hàng tạo ra các đề xuất kinh doanh với đầu vào từ các hoạt động lãnh đạo, tiếp thị, tài chính và bán hàng. Sự liên kết này đảm bảo đề xuất phản ánh chính xác thương hiệu của công ty và nhu cầu của khách hàng tiềm năng.

Các yếu tố chính của một đề xuất kinh doanh

Đảm bảo rằng bạn đã đề cập đến mọi điều mà khách hàng tiềm năng mong đợi từ đề xuất của bạn. Xem lại RFP (nếu có) để đảm bảo bạn đã đáp ứng các yêu cầu của nó, đọc ghi chú cuộc gọi của bạn và hỏi khách hàng tiềm năng về bất kỳ lĩnh vực nào cần làm rõ.

Mọi đề xuất kinh doanh nên bao gồm các thành phần sau:

Trang bìa: Đây là điều đầu tiên mà khách hàng tiềm năng sẽ nhìn thấy và cần được cá nhân hóa cho họ. Bao gồm tiêu đề đề xuất, tên và công ty của khách hàng tiềm năng, tên và công ty của bạn cũng như thông tin liên hệ của bạn. Bao gồm ngày bạn gửi đề xuất để đảm bảo bạn tuân thủ mọi thời hạn cứng nhắc do khách hàng tiềm năng đặt ra.
Tóm tắt điều hành: Đây là một phần quan trọng của đề xuất. Nếu bản tóm tắt điều hành của bạn không ngắn gọn, chính xác và hấp dẫn, bạn có nguy cơ khiến người đọc bỏ qua phần còn lại của đề xuất. Xác định điểm khó khăn mà khách hàng tiềm năng mô tả. Mô tả cách giải pháp của bạn giải quyết mối quan tâm của họ. Nêu rõ kết quả kinh doanh dự kiến nếu khoản đầu tư này được thực hiện. Phần này không phải về bạn; đó là về khách hàng tiềm năng của bạn và cách giải quyết điểm yếu của họ.
Mục lục: Bao gồm số trang và siêu liên kết (nếu là kỹ thuật số) để người nhận có thể dễ dàng điều hướng các phần của đề xuất.
Tuyên bố vấn đề: Đây là “cái gì” của bạn. Nêu rõ vấn đề hoặc nhu cầu của khách hàng tiềm năng theo cách giúp công ty của bạn trở thành giải pháp tốt nhất. Làm nổi bật những lợi ích của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Ví dụ: nếu khách hàng tiềm năng gặp thách thức về an ninh mạng do phần mềm độc hại và lừa đảo và phần mềm của bạn vượt trội về phần mềm độc hại, hãy tập trung vào lĩnh vực vấn đề đó thay vì lừa đảo.
Giải pháp được đề xuất: Đây là “cách thức” của bạn. Đó là nơi bạn giải thích sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn sẽ giúp giải quyết vấn đề hoặc nhu cầu của khách hàng tiềm năng như thế nào. Nó phải bao gồm phạm vi công việc, sản phẩm bàn giao, phương pháp luận, dòng thời gian cũng như các điều khoản và điều kiện của bạn.
Trình độ chuyên môn: Đây là “tại sao” của bạn. Ở đây, bạn đang nói với khách hàng tiềm năng tại sao công ty của bạn là sự lựa chọn tốt nhất cho công việc. Bạn nên nêu bật kinh nghiệm, chuyên môn, những thành công trước đây và giá trị của mình. Hãy cân nhắc việc đưa vào các chứng nhận, giải thưởng, nghiên cứu trường hợp khách hàng hoặc lời chứng thực của công ty bạn.
Giá cả: Bao gồm giá cả nếu khách hàng tiềm năng yêu cầu. Thông thường, việc bao gồm các tùy chọn đặt giá theo cấp độ trong đề xuất có thể dẫn đến kết thúc nhanh hơn vì ít phải thương lượng giá qua lại hơn. Một ví dụ về định giá theo cấp độ cho mô hình đăng ký phần mềm là liệt kê các tùy chọn giá trong một, hai và ba năm. Tạo báo giá nhanh chóng và chính xác bằng công cụ định cấu hình, định giá và báo giá (CPQ) được gắn với dữ liệu CRM của bạn.
Kết luận: Kết thúc bằng một bản tóm tắt của đề xuất. Vạch ra các bước tiếp theo nếu khách hàng tiềm năng muốn mua, chẳng hạn như cuộc họp khởi động dự án và ngày bắt đầu dự kiến. Bao gồm thông tin liên hệ của bạn cho bất kỳ câu hỏi.

Các phương pháp hay nhất và mẹo để nâng cao đề xuất kinh doanh của bạn

Soạn thảo đề xuất là một phần quan trọng trong vai trò của người bán. Nhưng bạn chắc chắn không phải là nhà cung cấp duy nhất gửi đề xuất. Dưới đây là một số cách để làm cho đề xuất của bạn nổi bật so với đối thủ cạnh tranh:

Có tính tổ chức: Tạo dàn ý cho đề xuất trước khi viết. Điều này sẽ giúp bạn hình dung được thông tin bạn muốn truyền tải. Viết phần tóm tắt và kết luận cuối cùng vì hai phần này tóm tắt tất cả các phần khác của đề xuất.
Hãy quên nó đi: Hãy dành 24 giờ để hoàn thành đề xuất của bạn cho đến khi gửi nó đúng hạn. Đầu tiên, bạn sẽ tránh được nỗi lo lắng về việc phải nộp bài vào phút cuối, hoặc tệ hơn là bị trễ thời hạn. Bạn cũng có thể sử dụng thời gian này để xem xét đề xuất của mình với cái nhìn mới mẻ hơn. Hiệu đính lỗi chính tả và luồng nội dung. Hãy cân nhắc việc yêu cầu một đồng nghiệp cũng xem xét nó. Tôi thích tưởng tượng mình là người nhận và không biết gì về công ty của mình khi tôi đọc qua nó, đóng vai người bào chữa cho quỷ dữ và tìm kiếm những sai sót.
Đảm bảo khả năng tiếp cận: Hãy lưu ý đến khả năng tiếp cận khi định dạng đề xuất của bạn để bất kỳ ai đọc đề xuất đều có thể hiểu được văn bản, đồ họa và hình ảnh. Ví dụ: tránh nói “in the green text Below” trong trường hợp người đọc không thể phân biệt được màu sắc. Chọn kiểu phông chữ và kích thước điểm dễ đọc.
Lên lịch cuộc gọi tiếp theo: Sắp xếp một cuộc gọi tiếp theo hoặc gặp mặt trực tiếp với khách hàng tiềm năng trước khi gửi đề xuất của bạn để đảm bảo bạn không bị lạc trong tình trạng lộn xộn. Sử dụng cuộc gọi tiếp theo để xem xét đề xuất của bạn, nhận phản hồi, phản đối và trả lời các câu hỏi. Mẹo chuyên nghiệp: yêu cầu phản hồi! Ngay cả khi bạn không giành được thỏa thuận, việc cởi mở với những phản hồi quan trọng sẽ giúp bạn điều chỉnh đề xuất tiếp theo.

Những gì cần tìm kiếm trong một công cụ đề xuất kinh doanh

Công cụ đề xuất kinh doanh có thể giúp bạn tạo đề xuất hiệu quả và chính xác hơn. Nhiều công cụ đi kèm với các mẫu đề xuất có thể tùy chỉnh để đảm bảo thương hiệu, định dạng và cách diễn đạt nhất quán trong các đề xuất của công ty bạn.

Một công cụ tốt cũng sẽ giúp bạn tạo tài liệu đề xuất — với các sản phẩm, giá cả và chiết khấu được định cấu hình — ngay từ quy trình báo giá của bạn. Với các tính năng như quy tắc định giá, kiểm soát chiết khấu, quy trình phê duyệt và tuân thủ được tích hợp trong quy trình báo giá, bạn có thể giảm thiểu đáng kể rắc rối trong giao dịch và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp của mình, tất cả từ một nơi.

Hãy tìm một công cụ có thể tích hợp với hệ thống 2 (CRM) của bạn. Cách tiếp cận này cho phép bạn quản lý và theo dõi các đề xuất của mình từ đầu đến cuối, cung cấp cho lãnh đạo bán hàng thông tin chi tiết về trạng thái giao dịch và gửi đề xuất đến khách hàng tiềm năng ngay từ CRM của bạn.

Giành được nhiều hoạt động kinh doanh hơn với các đề xuất kinh doanh tốt hơn

Đề xuất kinh doanh của bạn có thể là yếu tố then chốt trong việc thuyết phục khách hàng tiềm năng rằng công ty của bạn là giải pháp cho vấn đề của họ. Đáp ứng nhu cầu của họ bằng một đề xuất cho thấy bạn hiểu vấn đề của họ, có thể giải quyết vấn đề đó bằng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn và lý do tại sao bạn là công ty tốt nhất cho dự án. Hãy làm theo các mẹo và phương pháp hay nhất ở trên và bạn sẽ dần viết được các đề xuất kinh doanh hiệu quả để biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng.

Contact Us

Nhập số điện thoại của bạn và chúng tôi gọi lại sau.

Cách sử dụng đề xuất kinh doanh để giành được nhiều giao dịch