Cách sử dụng công cụ theo dõi phản hồi để thúc đẩy doanh số

Bạn có thể sắp xếp phản hồi thành các thẻ dễ quản lý, giúp bạn dễ dàng ưu tiên những gì quan trọng. Thiết lập này giúp nhóm của bạn luôn theo dõi mọi việc và giải quyết kịp thời mọi phản hồi.

6 cách để thu thập và theo dõi phản hồi

Các công ty theo dõi phản hồi theo nhiều cách, bao gồm:

1. Thủ công. Một số doanh nghiệp dựa vào bút và giấy để thu thập phản hồi thông qua thẻ nhận xét hoặc tương tác trực tiếp. Theo dõi tương đối rẻ, mặc dù việc phân tích phản hồi đòi hỏi nỗ lực thủ công và có thể liên quan đến một số lỗi của con người.

2. Bảng tính. Nhiều tổ chức nhỏ hơn sử dụng bảng tính để theo dõi phản hồi. Bảng tính Excel theo dõi phản hồi cho phép bạn nhập dữ liệu và tạo hình ảnh trực quan. Khi khối lượng phản hồi tăng lên, việc quản lý tài liệu có thể trở nên khó khăn hơn.

3. Phần mềm theo dõi phản hồi. Thay vì phải sàng lọc hàng đống khảo sát khách hàng và biểu mẫu phản hồi, trình theo dõi phản hồi cung cấp một nền tảng tập trung. Các công cụ này cung cấp bảng thông tin, phân tích và báo cáo theo thời gian thực để nhanh chóng chuyển phản hồi thành thông tin chi tiết có thể hành động.

4. Khảo sát và diễn đàn trực tuyến. Một phương pháp khác là sử dụng các công cụ khảo sát trực tuyến như Google Forms để thu thập phản hồi. Chúng cung cấp các cách dễ dàng để phân tích phản hồi và thường có khả năng mở rộng hơn các tùy chọn khác, dẫn đến tỷ lệ tham gia cao hơn.

5. Giám sát phương tiện truyền thông xã hội. Với sự gia tăng của các nền tảng truyền thông xã hội, bạn có thể theo dõi phản hồi bằng cách theo dõi các đề cập đến thương hiệu, bình luận và câu chuyện của khách hàng. Các công cụ như Hootsuite tổng hợp dữ liệu xã hội của bạn, cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về cảm nhận của khách hàng.

6. Công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Các hệ thống CRM bao gồm các tính năng theo dõi phản hồi như một phần trong khả năng quản lý tương tác với khách hàng. Bạn có thể sử dụng chúng để đối chiếu phản hồi với dữ liệu khách hàng để có cái nhìn toàn diện.

Mỗi phương pháp theo dõi phù hợp với các nhu cầu và quy mô kinh doanh khác nhau. Lựa chọn phụ thuộc vào quy mô tổ chức của bạn, khối lượng phản hồi, nguồn lực sẵn có và mức độ sâu mà bạn muốn phân tích.

5 lý do theo dõi phản hồi quan trọng đối với chủ doanh nghiệp nhỏ

Theo dõi phản hồi giúp bạn mở khóa những hiểu biết có giá trị thúc đẩy cải tiến và đổi mới. Sau đây là năm lợi ích đáng kể của việc theo dõi phản hồi đối với chủ doanh nghiệp nhỏ và các công ty khởi nghiệp:

1. Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Lắng nghe người dùng và giải quyết nhu cầu và mối quan tâm của họ là một cách hiệu quả để nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Theo dõi phản hồi giúp bạn xác định các điểm khó khăn chính và nhanh chóng điều chỉnh, tạo cảm giác tin tưởng và trung thành trong khách hàng của bạn.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc cải thiện sự hài lòng của khách hàng sẽ thúc đẩy tăng trưởng bằng cách tạo ra hoạt động kinh doanh lặp lại và truyền miệng tích cực.

2. Sản phẩm và dịch vụ nâng cao

Phản hồi thường xuyên của người dùng cung cấp lộ trình sản phẩm và hướng dẫn cải thiện dịch vụ. Phản hồi này nêu bật những gì thúc đẩy việc thu hút và giữ chân khách hàng và những gì khiến họ rời xa. Với thông tin chi tiết này, bạn có thể hướng dẫn phát triển sản phẩm, đổi mới thông minh và đi trước xu hướng thị trường và bán hàng.

Việc nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ giúp thu hút và giữ chân khách hàng, giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) vượt trội hơn so với các đối thủ cạnh tranh.

3. Quyết định sáng suốt

Quyết định dựa trên dữ liệu có nhiều khả năng thành công hơn là điều hướng bằng phỏng đoán. Theo dõi phản hồi cung cấp cho bạn dữ liệu có thể hành động giúp bạn lập kế hoạch chiến lược. Nó đảm bảo rằng các lựa chọn kinh doanh của bạn phù hợp với nhu cầu của khách hàng và thực tế thị trường, thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh lành mạnh và lợi nhuận.

Việc ra quyết định sáng suốt giúp các công ty nhỏ phân bổ nguồn lực tốt hơn, giảm thiểu rủi ro và cung cấp con đường tốt hơn để phát triển bền vững.

4. Tăng cường sự gắn kết của nhân viên

Theo dõi phản hồi không chỉ dành cho khách hàng. Phản hồi của nhân viên cũng có giá trị và có thể giúp tạo ra lực lượng lao động gắn kết hơn. Thu thập và hành động theo phản hồi gửi đến quản lý cho thấy cam kết của bạn đối với môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy tinh thần và năng suất.

Kết quả là, những nhân viên gắn bó có xu hướng ít nghỉ việc hơn và gắn bó chặt chẽ hơn với công ty.

5. Giảm thiểu rủi ro mạnh mẽ hơn

Phản hồi kịp thời có thể là hệ thống cảnh báo sớm hiệu quả cho các vấn đề kinh doanh. Quản lý phản hồi chủ động cho phép bạn giải quyết các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng leo thang, giảm thiểu rủi ro, bảo vệ danh tiếng của bạn và duy trì lòng tin của khách hàng trong khủng hoảng.

Việc giảm thiểu rủi ro đáng kể hơn sẽ bảo vệ các doanh nghiệp nhỏ trước những nguy cơ tiềm ẩn, đảm bảo sự ổn định lâu dài.

7 cách thực hành tốt nhất để theo dõi phản hồi

Bây giờ bạn đã biết cách sử dụng CRM như một trình theo dõi phản hồi, hãy cùng xem xét bảy phương pháp hay nhất để theo dõi phản hồi hiệu quả. Sử dụng các mẹo hữu ích này như một danh sách kiểm tra để cải thiện quy trình của bạn, khi bạn sử dụng CRM.

1. Tập trung dữ liệu phản hồi. Kết hợp tất cả phản hồi vào một cơ sở dữ liệu CRM duy nhất để hợp lý hóa việc quản lý. Tập trung có nghĩa là truy cập nhanh, tổ chức tốt hơn và ít khả năng mất dấu phản hồi hơn.

2. Phân loại và gắn thẻ phản hồi. Triển khai hệ thống gắn thẻ để sắp xếp phản hồi của bạn theo loại, mức độ khẩn cấp và nguồn. Sử dụng hệ thống này để lọc và ưu tiên phản hồi, giải quyết các vấn đề cấp bách nhất trước.

3. Thiết lập cảnh báo và thông báo. Thiết lập cảnh báo cho phản hồi mới hoặc quan trọng để nhóm của bạn có thể phản hồi nhanh chóng các vấn đề quan trọng nhất. Cảnh báo giúp nhóm của bạn luôn cảnh giác, ngăn ngừa các vấn đề nhỏ trở thành trở ngại nghiêm trọng.

4. Xem xét và phân tích xu hướng. Lên lịch đánh giá nhất quán để phân tích phản hồi về xu hướng và chủ đề lặp lại. Bạn có thể tìm thấy thông tin chi tiết chiến lược hoặc mẫu phản hồi hướng dẫn quản lý sản phẩm và cải tiến dịch vụ.

5. Phát triển một hệ thống vòng kín. Tạo một quy trình trong đó phản hồi quay trở lại các kế hoạch hành động và thông báo cho khách hàng về kết quả. Nó sẽ cho khách hàng thấy rằng ý kiến ​​đóng góp của họ thúc đẩy sự thay đổi tại công ty của bạn, tăng cường sự gắn kết và lòng tin của khách hàng.

6. Tích hợp phản hồi với KPI. Sắp xếp các số liệu phản hồi của bạn với các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để xem chúng tác động đến mục tiêu kinh doanh như thế nào. Khi theo dõi các thay đổi, bạn sẽ có thể thấy các chiến thuật quản lý phản hồi của mình có lợi cho chiến lược tăng trưởng chung như thế nào.

7. Đảm bảo trách nhiệm của nhóm. Chỉ định các thành viên nhóm cụ thể để theo dõi và quản lý phản hồi. Trách nhiệm rõ ràng sẽ đảm bảo nhóm của bạn xử lý khách hàng một cách phù hợp, mang lại phản hồi nhất quán và hiệu quả.

Việc triển khai các hoạt động theo dõi phản hồi này sẽ mở đường cho việc cải tiến liên tục, dẫn đến việc ra quyết định sáng suốt hơn và xây dựng mối quan hệ khách hàng bền chặt hơn.

Kết luận

Theo dõi phản hồi hiệu quả đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn đi đúng hướng đến thành công. Bằng cách xem từng phản hồi như một cơ hội, bạn có thể đưa ra quyết định chiến lược, thúc đẩy sự hài lòng của khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng.