Cách đàm phán hợp đồng mua bán tiếp theo của bạn

Để đàm phán thành công hợp đồng trong môi trường bán hàng ngày nay, bạn cần ưu tiên xây dựng mối quan hệ hơn là thuyết phục, thực hành lắng nghe tích cực và đồng cảm với những thách thức của khách hàng. Nếu bạn đang thắc mắc điều đó có ý nghĩa gì trong thực tế thì bạn đã đến đúng nơi để tìm hiểu. Chúng ta sẽ khám phá những lời khuyên và chiến lược thiết thực để giúp bạn điều hướng quá trình đàm phán một cách hiệu quả.

Đàm phán hợp đồng là gì?

Ở dạng cơ bản nhất, đàm phán hợp đồng bao gồm việc người bán làm việc với người mua để xác định các điều khoản của hợp đồng mua bán. Cả hai đều thảo luận về các kết quả mong muốn, thiết lập các tham số và chi tiết ban đầu, thực hiện các thay đổi và thỏa hiệp, đồng thời hoàn tất hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý cùng nhau. Bằng cách này, mọi người đều có tiếng nói và biết chính xác họ phải chịu trách nhiệm gì và khi nào. Đó cũng là một cách để đảm bảo lợi ích của cả hai bên được bảo vệ.

Tại sao đàm phán hợp đồng lại quan trọng?

Khi việc đàm phán hợp đồng được thực hiện thành công sẽ tạo ra tình thế đôi bên cùng có lợi khi cả hai bên đều hiểu và đồng ý với các điều khoản. Nó cũng bảo vệ mỗi bên về mặt pháp lý. Nhưng khi bạn bỏ qua việc đàm phán, các điều khoản cuối cùng của hợp đồng có thể bị sai lệch, có lợi cho bên này hơn bên kia. Điều này có thể tạo ra sự oán giận và mất lòng tin. Trong một số trường hợp, nó thậm chí còn dẫn đến hành động pháp lý.

Tuy nhiên, ngoài việc hoàn tất hợp đồng, đàm phán hợp đồng hiệu quả còn giúp người bán hiểu rõ hơn nhu cầu và sở thích của người mua. Thông tin này có thể được sử dụng trong các cuộc trò chuyện bán hàng và dịch vụ trong tương lai để giúp mang lại giá trị.

Những thách thức trong đàm phán hợp đồng là gì?

Trong quá trình đàm phán hợp đồng, một loạt thách thức có thể xuất hiện. Dưới đây là một số điều phổ biến nhất mà bạn có thể gặp phải:

• Số lượng lớn người ra quyết định: Trung bình có từ 6 đến 10 người có tiếng nói trong các giao dịch B2B phức tạp, mỗi người có mối quan tâm, mục tiêu và ưu tiên riêng. Bạn sẽ cần đưa ra các đề xuất phù hợp với mọi người bằng phiếu bầu.
• Chống lại sự thay đổi, hoài nghi hoặc miễn cưỡng cam kết: Người mua lo lắng về rủi ro hoặc không muốn thỏa hiệp, ngay cả sau khi đàm phán rộng rãi, có thể làm hỏng toàn bộ quá trình. Trong những trường hợp này, bạn cần giúp họ thấy tình hình hiện tại của họ rủi ro hơn việc mua giải pháp của bạn như thế nào và có thể khiến họ tụt hậu so với đối thủ cạnh tranh. Hãy xem xét cẩn thận tình hình. Sự sẵn sàng khám phá các giải pháp thay thế có thể giúp duy trì thỏa thuận.
• Những thay đổi vào phút cuối: Sự thay đổi vào phút 90 có thể làm gián đoạn quá trình đàm phán và tạo ra sự không chắc chắn cho cả hai bên. Giao tiếp hiệu quả, linh hoạt và cởi mở với các giải pháp giúp ích cho cả hai bên là điều cần thiết để tránh những thay đổi vào phút cuối. Nếu cần thay đổi, hãy xem xét kỹ chúng để hiểu chúng ảnh hưởng như thế nào đến thỏa thuận và lợi ích của mọi người liên quan.

Giải quyết những thách thức này một cách chủ động. Hãy mang đến sự kiên nhẫn, tính chuyên nghiệp và kế hoạch cho cuộc trò chuyện để tăng khả năng đạt được thỏa thuận. Trả lời câu hỏi sớm và thường xuyên. Có thông tin hữu ích có thể giúp bạn giảm bớt lo lắng và chứng minh thành công. Khi bạn và người mua có cùng quan điểm, bạn sẽ có nhiều quyền lực hơn để đạt được kết quả đôi bên cùng có lợi.

Khi nào cần đàm phán hợp đồng

Bạn có thể đàm phán hợp đồng vì nhiều lý do khác nhau. Mỗi điều đều mang lại cơ hội để xây dựng niềm tin và nuôi dưỡng mối quan hệ bền chặt hơn với các bên liên quan.

• Khi đến lúc gia hạn: Đây là cơ hội tuyệt vời để đánh giá hiệu suất của sản phẩm/dịch vụ, xem bạn có thể cải thiện ở đâu hoặc điều chỉnh các điều khoản dịch vụ.
• Khi khách hàng sẵn sàng nâng cấp: Nếu công nghệ hoặc các phương pháp hay nhất đã thay đổi kể từ lần mua ban đầu, bạn có thể cần phải thương lượng lại về giá cả và phạm vi.
• Nếu điều kiện thị trường hoặc luật/quy định thay đổi: Bạn có thể cần thực hiện một số thay đổi để giữ giá ở mức hợp lý và đảm bảo hợp đồng vẫn hợp pháp.
• Nếu khách hàng đã sẵn sàng mở rộng quy mô hoặc cần cắt giảm: Khi khách hàng của bạn tăng trưởng hoặc thu hẹp quy mô, họ có thể cần phải đàm phán lại để thêm các dịch vụ mới hoặc cắt giảm chi phí.
• Khi công ty của bạn giới thiệu sản phẩm hoặc tính năng mới: Hợp đồng có thể cần được sửa đổi để khách hàng của bạn có thể tận dụng những thay đổi của sản phẩm hoặc thêm các tính năng hoặc dịch vụ mới.

Khả năng cộng tác, linh hoạt và lắng nghe bên kia của bạn là chìa khóa trong tất cả những tình huống này.

Quá trình tạo và đàm phán hợp đồng

Thông tin chi tiết sẽ khác nhau tùy theo sản phẩm, dịch vụ và ngành, nhưng quy trình đàm phán hợp đồng thường trông giống như sau:

1. Tạo kết nối phù hợp: Bắt đầu xây dựng mối quan hệ với càng nhiều bên liên quan càng sớm càng tốt để họ cảm thấy được tham gia. Ví dụ: nếu bạn chỉ mời pháp lý vào cuộc trò chuyện khi kết thúc đàm phán hợp đồng, họ có thể là đối thủ lớn nhất của bạn, cố gắng bảo vệ công ty bằng mọi giá. Hãy đưa họ đến sớm và họ sẽ có nhiều khả năng nhìn thấy giá trị của giải pháp của bạn hơn và giúp bạn bán nó.

2. Soạn thảo hợp đồng: Dự thảo ban đầu cần nêu rõ các điều khoản và điều kiện mua bán. Đảm bảo bao gồm các chi tiết chính như giá cả, điều khoản giao hàng, bảo hành và các biện pháp bảo vệ pháp lý mà bạn đã đồng ý. Cần làm rõ quyền và trách nhiệm của cả người mua và người bán để tránh nhầm lẫn và xung đột.

3. Chia sẻ với khách hàng: Khi bạn đã có đủ thông tin cần thiết để soạn thảo hợp đồng, hãy chia sẻ nó với khách hàng để xem xét và phản hồi.

4. Đàm phán: Đàm phán là cơ hội để bạn và khách hàng đặt câu hỏi, bày tỏ mối quan ngại và đề xuất những thay đổi. Bạn sẽ cần phải tích cực lắng nghe, xử lý những phản đối và cởi mở với những điều chỉnh hợp lý.

5. Đồng ý nhượng bộ: Cả hai bên có thể cần thực hành cho và nhận. Và cả hai bạn có thể cần phải thỏa hiệp để đạt được thỏa thuận mà tất cả các bạn đều hài lòng.

6. Hoàn thiện hợp đồng: Sau khi hoàn tất việc đàm phán, chỉnh sửa và hai bên đều hài lòng với các điều khoản thì hợp đồng sẽ được ký kết và đưa vào thực hiện.

Khi sản phẩm được giao hoặc dịch vụ bắt đầu, hãy liên hệ với khách hàng của bạn để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ và họ hài lòng. Điều này giúp củng cố mối quan hệ và cho khách hàng thấy rằng bạn quan tâm đến thành công của họ.

Làm thế nào để cải thiện kỹ năng cốt lõi đàm phán hợp đồng

Một số lãnh đạo bán hàng có thể có khả năng thuyết phục bẩm sinh hoặc tính cách có thể đàm phán tốt. Nhưng hầu hết sẽ cần phải học và hoàn thiện các kỹ năng mới theo thời gian.

• Đặt câu hỏi và lắng nghe tích cực: Khi bạn thực sự hiểu khách hàng cần gì, bạn có thể điều chỉnh giải pháp mang lại kết quả và người mua sẽ coi bạn là đối tác có giá trị.
• Tránh xa các cuộc tranh luận: Đàm phán không phải là việc trở thành người chiến thắng. Vấn đề là tìm ra giải pháp đôi bên cùng có lợi. Hãy suy nghĩ về các giải pháp, không phải vấn đề.
• Truyền đạt giá trị sản phẩm của bạn như một lợi ích thay đổi cuộc sống cho khách hàng:  Nếu bạn có thể bán sản phẩm của mình như một giải pháp cho những điểm yếu của khách hàng, bạn sẽ nổi bật giữa các đối thủ cạnh tranh. Đó là tấm vé giúp bạn tránh được những cuộc đàm phán tàn bạo chỉ dựa vào giá cả. Hãy cho họ thấy lý do tại sao họ sẽ có lợi hơn với những gì bạn cung cấp, họ đang bỏ lỡ điều gì khi không mua nó và  điều đó sẽ giúp họ đạt được mục tiêu như thế nào.
• Trau dồi kỹ năng giao tiếp của bạn: Đọc, tham gia các khóa học và theo dõi các nhà đàm phán hàng đầu để cải thiện chiến thuật đàm phán, khả năng thuyết phục và kỹ năng lắng nghe tích cực của bạn. Bạn càng biết nhiều thì bạn càng dễ dàng tự chủ hơn trong quá trình đàm phán.
• Tìm kiếm sự cố vấn và phân tích các tương tác: Khi được đề nghị, 81% đại diện bán hàng nhận thấy giá trị trong việc huấn luyện từ người quản lý. Các giải pháp công nghệ, chẳng hạn như Einstein Conversation Insights, có thể cung cấp những phản hồi và hiểu biết có giá trị dựa trên sự tương tác của khách hàng. Điều đó giúp bạn tìm hiểu thêm về những gì hiệu quả và giúp bạn xử lý tốt hơn những trục trặc trong đàm phán trong tương lai.
• Luyện tập, luyện tập, luyện tập: Như với bất kỳ việc gì, bạn sẽ đàm phán hợp đồng tốt hơn nếu lặp đi lặp lại. Theo dõi các thành viên cấp cao trong nhóm của bạn để xem các chuyên gia bán hàng có kinh nghiệm hơn giải quyết các cuộc đàm phán như thế nào. Xin lời khuyên khi xử lý sự phản đối hoặc đặt ra các điều khoản. Mỗi cuộc đàm phán sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc hơn mà bạn có thể sử dụng để hoàn thiện quy trình của mình.

Mặc dù ban đầu bạn có thể không thấy đàm phán trực quan hoặc thoải mái, nhưng luyện tập, học hỏi có chủ ý và tư duy phát triển có thể giúp bạn trở thành một nhà đàm phán hiểu biết theo thời gian.