Biên bản ghi nhớ bán hàng: hướng dẫn đầy đủ
Biên bản bán hàng là một phần quan trọng trong việc chốt giao dịch. Nó cung cấp bản tóm tắt chính thức, rõ ràng về các điều khoản, cho dù bạn đang hoàn tất giao dịch B2B, chuyển nhượng quyền sở hữu hay phác thảo các kỳ vọng trong giao dịch bất động sản.
Tài liệu có cấu trúc giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn, rút ngắn thời gian và xây dựng niềm tin cho người mua. Trong cả giao dịch bất động sản và giao dịch B2B giá trị cao, biên bản ghi nhớ bán hàng giúp chuyển đổi các thỏa thuận không chính thức thành các bước hành động tiếp theo.
Biên bản ghi nhớ bán hàng thúc đẩy tính minh bạch. Biên bản ghi nhớ bán hàng đảm bảo tất cả các bên đều hiểu rõ những gì đã thỏa thuận, giảm thiểu tranh chấp và đảm bảo giao dịch đi đúng hướng.
Hướng dẫn này phân tích thời điểm sử dụng bản ghi nhớ bán hàng, nội dung của bản ghi nhớ và lý do tại sao nó lại quan trọng trong nhiều ngành.
Những điểm chính cần ghi nhớ trong bản ghi nhớ bán hàng
-
Biên bản ghi nhớ bán hàng (hay biên bản ghi nhớ bán hàng) ghi lại các điều khoản chính của thỏa thuận và đảm bảo sự rõ ràng giữa người mua và người bán.
-
Nó đóng vai trò quan trọng trong việc liên kết tất cả các bên và thúc đẩy quy trình bán hàng tiến triển hiệu quả.
-
Biên bản ghi nhớ bán hàng rất phổ biến trong hoạt động bán bất động sản, B2B và sản phẩm, đóng vai trò là điểm tham chiếu rõ ràng cho các bước tiếp theo.
-
Các CRM giúp các nhóm tự động hóa, theo dõi và quản lý toàn bộ chu kỳ bán hàng, từ việc tạo bản ghi nhớ đến khi chốt giao dịch.
Biên bản ghi nhớ bán hàng (sales memo) là gì?
Biên bản ghi nhớ bán hàng, thường được gọi là biên bản ghi nhớ bán hàng, là một tài liệu chính thức tóm tắt các điều khoản chính của hợp đồng bán hàng. Biên bản này ghi lại các chi tiết thiết yếu, chẳng hạn như thông tin người mua và người bán, giá cả đã thỏa thuận và các điều khoản bán hàng.
Thay vì đóng vai trò là một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý, biên bản ghi nhớ bán hàng có vai trò là sự thừa nhận chính thức rằng một thỏa thuận bán hàng đã được đạt được.
Năm 2023, World Commerce & Contracting phát hiện ra rằng những điểm yếu trong quy trình ký kết hợp đồng dẫn đến giá trị hợp đồng giảm trung bình 8,6%, việc ghi lại các điều khoản đã thỏa thuận trong bản ghi nhớ bán hàng ngắn gọn giúp bảo vệ giá trị và duy trì đà phát triển từ khi chấp nhận đến khi ký kết hợp đồng.
Một biên bản ghi nhớ mua bán rõ ràng sẽ giảm thiểu sự không chắc chắn bằng cách thống nhất tất cả mọi người về các sự kiện của thỏa thuận. Nó cho phép các đại lý, người mua, người bán và đại diện pháp lý bắt đầu quá trình thẩm định với sự đảm bảo rằng các điều khoản giống nhau đã được ghi chép và dễ tiếp cận.
Những bản ghi nhớ bán hàng tốt nhất luôn nhấn mạnh tính chính xác và minh bạch. Việc ghi lại thông tin này trên nền tảng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) sẽ đảm bảo tài liệu luôn được kết nối với hồ sơ giao dịch, nhật ký liên lạc và mốc thời gian.
Biên bản ghi nhớ bán hàng bao gồm những gì?
Một biên bản bán hàng được sắp xếp hợp lý bao gồm các chi tiết chính của giao dịch bất động sản hoặc tài sản. Mặc dù định dạng có thể thay đổi đôi chút tùy theo ngành hoặc khu vực, nhưng các yếu tố cốt lõi vẫn nhất quán.
Sau đây là những nội dung thường có trong biên bản ghi nhớ bán hàng:
-
Chi tiết về tài sản hoặc tài sản: địa chỉ, mô tả và bất kỳ mã định danh duy nhất nào
-
Thông tin người mua và người bán: tên pháp lý đầy đủ, thông tin liên hệ và người đại diện
-
Giá bán đã thỏa thuận: giá cuối cùng được cả hai bên chấp nhận
-
Ngày và mốc thời gian: ngày chấp nhận đề nghị, ngày hoàn thành mục tiêu hoặc ngày đóng hồ sơ
-
Điều kiện bán hàng: bao gồm các điều kiện bất trắc (ví dụ tùy thuộc vào tài chính hoặc kiểm tra)
-
Thông tin chi tiết về luật sư hoặc đại diện pháp lý: tên và thông tin liên hệ của người chuyển nhượng hoặc cố vấn pháp lý
-
Bất kỳ ghi chú bổ sung nào: các điều khoản đặc biệt, đồ đạc kèm theo hoặc thông báo có liên quan
Khi nào và tại sao biên bản ghi nhớ bán hàng được sử dụng?
Biên bản ghi nhớ bán hàng được ban hành sau khi lời đề nghị bằng lời nói hoặc văn bản được chấp nhận nhưng trước khi bất kỳ hợp đồng mua bán ràng buộc pháp lý nào được trao đổi. Biên bản này đóng vai trò là cầu nối giữa lời đề nghị và quy trình hợp đồng chính thức, thể hiện ý định và thúc đẩy giao dịch.
Trong giao dịch bất động sản, các đại lý bất động sản thường phát hành biên bản ghi nhớ bán hàng ngay sau khi chấp nhận. Sau đó, biên bản này được chia sẻ với luật sư của bên mua và bên bán để bắt đầu quá trình chuyển nhượng.
Trong bán hàng B2B hoặc bán tài sản, biên bản ghi nhớ bán hàng giúp các nhóm bán hàng, bộ phận pháp lý và vận hành duy trì sự thống nhất trong quá trình soạn thảo hợp đồng bán hàng. Biên bản ghi nhớ bán hàng nêu rõ các điều khoản thương mại, chẳng hạn như cơ cấu thanh toán, kỳ vọng giao hàng, thỏa thuận mức dịch vụ hoặc quyền cấp phép.
Biên bản ghi nhớ bán hàng đặc biệt hữu ích khi giao dịch liên quan đến nhiều người ra quyết định hoặc thời hạn gấp rút. Biên bản ghi nhớ giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào trí nhớ hoặc email rời rạc, đồng thời giúp ngăn ngừa những thay đổi vào phút chót làm gián đoạn quy trình. Một bản ghi chép rõ ràng về những gì đã được thỏa thuận sẽ xây dựng niềm tin, đặc biệt là trong các giao dịch phức tạp.
Mặc dù không mang tính ràng buộc pháp lý, biên bản ghi nhớ đóng vai trò vận hành quan trọng. Nó ghi lại các điều khoản đã thỏa thuận tại thời điểm quan trọng, trước khi các chi tiết trở nên mơ hồ hoặc bị lãng quên. Được sử dụng đúng cách, biên bản ghi nhớ sẽ cải thiện giao tiếp bán hàng, giảm thiểu rủi ro sai lệch và đẩy nhanh vòng đời giao dịch.
Các phương pháp hay nhất để quản lý bản ghi nhớ bán hàng trong quy trình làm việc của bạn
Một quy trình xử lý biên bản ghi nhớ bán hàng rõ ràng, có thể lặp lại giúp đảm bảo tính nhất quán và giảm thiểu rủi ro chậm trễ hoặc sai sót. Dưới đây là một số phương pháp hay nhất để tích hợp vào quy trình bán hàng của bạn:
-
Chuẩn hóa định dạng và nội dung. Tạo một mẫu bao gồm tất cả thông tin cần thiết về giao dịch: tên, ngày tháng, giá đã thỏa thuận, các điều khoản và bước tiếp theo, và sử dụng mẫu này một cách nhất quán trong toàn bộ nhóm của bạn. Một định dạng nhất quán giúp giảm thiểu việc bỏ sót các trường thông tin và tăng tốc độ giao tiếp bán hàng với luật sư, nhóm tài chính hoặc khách hàng.
-
Ghi lại tất cả thông tin chi tiết tại thời điểm thỏa thuận. Đừng dựa vào trí nhớ hoặc email rời rạc. Hãy ghi lại ngay thông tin người mua, người bán, các điều khoản đã thỏa thuận và thông tin liên hệ vào CRM của bạn khi mọi thứ còn mới. Việc ghi lại tất cả thông tin chi tiết sẽ giảm thiểu sai sót và tránh việc phải làm rõ lại sau này.
-
Lưu trữ và liên kết các ghi chú trong CRM của bạn. Đính kèm ghi chú bán hàng trực tiếp vào hồ sơ giao dịch hoặc liên hệ trong CRM. Việc này cho phép chuyển giao liền mạch từ bộ phận bán hàng sang bộ phận giao hàng hoặc bộ phận vận hành, đồng thời lưu trữ tất cả tài liệu giao dịch ở một nơi.
-
Gửi bản ghi nhớ đến tất cả các bên liên quan ngay lập tức. Tốc độ là yếu tố then chốt, hãy gửi bản ghi nhớ đến đại diện của cả hai bên ngay khi hoàn tất. Bản ghi nhớ giúp tránh những chậm trễ không cần thiết và duy trì tiến độ giao dịch.
-
Đặt lời nhắc nội bộ cho các lần theo dõi. Sử dụng tính năng tự động hóa tác vụ hoặc lời nhắc lịch để theo dõi sau khi gửi bản ghi nhớ. Duy trì tiến độ trong quá trình kiểm tra pháp lý, xử lý thanh toán hoặc hoàn tất hợp đồng giúp ngăn ngừa sự chậm trễ và bỏ lỡ cơ hội.
-
Thường xuyên xem xét và cập nhật mẫu. Phản ánh những thay đổi trong quy trình làm việc hoặc các yêu cầu pháp lý bằng cách xem lại định dạng ghi nhớ hàng quý. Việc giữ cho tài liệu chính xác giúp ngăn ngừa các điều khoản lỗi thời xâm nhập vào các giao dịch quan trọng.
Kết luận
Biên bản ghi nhớ bán hàng, thường được gọi là biên bản ghi nhớ bán hàng, không chỉ là một thủ tục hình thức. Nó đóng vai trò như một cái bắt tay chính thức giữa người mua và người bán, xác nhận các điều khoản chính và tạo tiền đề cho một giao dịch suôn sẻ.
Khi được coi là một phần cốt lõi của chiến lược bán hàng, biên bản ghi nhớ bán hàng sẽ cải thiện giao tiếp, giảm thiểu sai sót và đẩy nhanh quá trình chốt hợp đồng. Các công cụ CRM hỗ trợ quy trình làm việc, giúp các nhóm tận dụng tối đa khả năng hiển thị, tự động hóa và kiểm soát để quản lý giao dịch hiệu quả hơn.
Đối với các doanh nghiệp chú trọng vào tính nhất quán, minh bạch và hiệu quả, việc tinh chỉnh quy trình biên bản bán hàng là một bước có giá trị.