5 Sai Lầm thường gặp khi sử dụng CRM và cách Khắc phục

Published by Linh Nguyen Dieu at 09/04/2024

1. Chọn sai phần mềm CRM

Thực tế: Doanh nghiệp thường chọn phần mềm dựa trên các yếu tố như giá cả, thương hiệu, lời giới thiệu của bạn bè hoặc nhà cung cấp mà không thực sự đánh giá nhu cầu cụ thể của mình. Điều này dẫn đến việc chọn phần mềm không phù hợp, gây lãng phí thời gian, tiền bạc và công sức triển khai.

Hậu quả:
- Hệ thống CRM không đáp ứng được yêu cầu sử dụng, thiếu các tính năng cần thiết hoặc quá phức tạp, khó sử dụng.
- Dữ liệu khách hàng không được quản lý hiệu quả, dẫn đến việc mất đi khách hàng tiềm năng và ảnh hưởng đến doanh thu.
- Nhân viên không hài lòng với hệ thống CRM, dẫn đến việc sử dụng không hiệu quả và ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
Cách khắc phục:
- Xác định nhu cầu của doanh nghiệp:
  - Phân tích các quy trình kinh doanh hiện tại, các mục tiêu quản lý quan hệ khách hàng và các vấn đề cần giải quyết.
  - Xác định các tính năng cần thiết của phần mềm CRM, ví dụ như quản lý thông tin khách hàng, quản lý cơ hội bán hàng, quản lý dịch vụ khách hàng, v.v.
  - Xác định ngân sách cho việc triển khai và sử dụng phần mềm CRM.
- Đánh giá các phần mềm CRM khác nhau:
  - Tham khảo các bài đánh giá, so sánh các phần mềm CRM trên các trang web uy tín.
  - Yêu cầu bản demo để trải nghiệm thực tế các tính năng của phần mềm.
  - Tham khảo ý kiến của các doanh nghiệp khác đang sử dụng phần mềm CRM.
- Lựa chọn phần mềm phù hợp:
  - Chọn phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết cho doanh nghiệp.
  - Chọn phần mềm có giao diện dễ sử dụng và phù hợp với trình độ của nhân viên.
  - Chọn phần mềm có nhà cung cấp uy tín, có khả năng hỗ trợ và bảo trì tốt.

2. Không triển khai đúng cách

Thực tế: Doanh nghiệp thường bỏ qua bước triển khai hoặc triển khai không bài bản, dẫn đến việc nhân viên không biết cách sử dụng phần mềm, dữ liệu không được nhập đầy đủ và chính xác, hệ thống không hoạt động hiệu quả.

Hậu quả:
- Nhân viên không sử dụng phần mềm CRM hoặc sử dụng không hiệu quả, dẫn đến việc lãng phí thời gian và tiền bạc.
- Dữ liệu khách hàng không chính xác và không được cập nhật, ảnh hưởng đến việc phân tích và ra quyết định.
- Hệ thống CRM không đáp ứng được mục tiêu ban đầu của doanh nghiệp.
Cách khắc phục:
- Lập kế hoạch triển khai chi tiết:
  - Xác định các mục tiêu triển khai cụ thể.
  - Phân chia các công việc và trách nhiệm cho từng cá nhân.
  - Lập lịch trình triển khai chi tiết và cụ thể.
- Đào tạo đầy đủ cho nhân viên:
  - Cung cấp các khóa đào tạo về cách sử dụng phần mềm CRM cho tất cả nhân viên liên quan.
  - Tổ chức các buổi tập huấn và thảo luận để giải đáp thắc mắc của nhân viên.
  - Cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm dễ hiểu và dễ truy cập.
- Thiết lập quy trình và quy định rõ ràng:
  - Xác định các quy trình quản lý dữ liệu, quy trình bán hàng, quy trình chăm sóc khách hàng, v.v.
  - Quy định các quyền truy cập và sử dụng phần mềm cho từng nhân viên.
  - Theo dõi và giám sát việc sử dụng phần mềm để đảm bảo hiệu quả.

3. Không sử dụng đầy đủ tính năng

Thực tế: Doanh nghiệp thường chỉ sử dụng một vài tính năng cơ bản của phần mềm CRM, bỏ qua nhiều tính năng hữu ích khác có thể giúp họ tối ưu hóa hoạt động và tăng hiệu quả công việc.

Hậu quả:
- Mất đi các cơ hội để cải thiện hiệu quả hoạt động, tăng doanh thu và lợi nhuận.
- Khó khăn trong việc cạnh tranh với các doanh nghiệp khác đang sử dụng phần mềm CRM hiệu quả.
Cách khắc phục:
- Tìm hiểu kỹ các tính năng của phần mềm CRM:
  - Tham khảo tài liệu hướng dẫn sử dụng, các bài hướng dẫn trực tuyến hoặc tham gia các khóa đào tạo do nhà cung cấp phần mềm cung cấp.
  - Trao đổi với nhà cung cấp phần mềm để được tư vấn về các tính năng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
- Sử dụng các tính năng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp:
  - Xác định các tính năng có thể giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động, tăng doanh thu và lợi nhuận.
  - Áp dụng các tính năng này vào quy trình làm việc của doanh nghiệp và hướng dẫn nhân viên cách sử dụng.
- Tham gia các khóa đào tạo nâng cao:
  - Tham gia các khóa đào tạo do nhà cung cấp phần mềm cung cấp hoặc các khóa đào tạo trực tuyến để nâng cao kiến thức và kỹ năng sử dụng phần mềm CRM.
  - Trao đổi kinh nghiệm sử dụng phần mềm CRM với các doanh nghiệp khác.

4. Không cập nhật dữ liệu thường xuyên

Thực tế: Doanh nghiệp thường không cập nhật dữ liệu khách hàng thường xuyên, dẫn đến dữ liệu không chính xác và lỗi thời, ảnh hưởng đến việc phân tích và ra quyết định.

Hậu quả:
- Dữ liệu khách hàng không chính xác ảnh hưởng đến việc phân tích thị trường, phân khúc khách hàng và targeting (nhắm mục tiêu).
- Ra quyết định sai lầm về chiến lược marketing, bán hàng và chăm sóc khách hàng.
- Mất đi cơ hội tiếp cận và thu hút khách hàng tiềm năng.
Cách khắc phục:
- Thiết lập quy trình cập nhật dữ liệu:
  - Xác định các loại dữ liệu cần cập nhật thường xuyên, ví dụ như thông tin liên lạc, thông tin về nhu cầu và sở thích của khách hàng, v.v.
  - Phân công trách nhiệm cho từng cá nhân trong việc cập nhật dữ liệu.
  - Sử dụng các công cụ tự động hóa để cập nhật dữ liệu.
- Phân công nhân viên chịu trách nhiệm cập nhật dữ liệu:
  - Đào tạo nhân viên về cách cập nhật dữ liệu chính xác và đầy đủ.
  - Theo dõi và giám sát việc cập nhật dữ liệu để đảm bảo hiệu quả.
- Sử dụng các công cụ tự động hóa để cập nhật dữ liệu:
  - Sử dụng các phần mềm CRM có tích hợp chức năng tự động cập nhật dữ liệu từ các nguồn khác nhau, ví dụ như website, mạng xã hội, v.v.
  - Sử dụng các công cụ tự động hóa để thu thập và cập nhật dữ liệu khách hàng tiềm năng.

5. Không đánh giá hiệu quả

Thực tế: Doanh nghiệp thường không theo dõi và đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm CRM, dẫn đến việc không thể xác định được những điểm mạnh, điểm yếu và những vấn đề cần cải thiện.
Hậu quả:
- Không thể cải thiện hiệu quả sử dụng phần mềm CRM.
- Lãng phí chi phí đầu tư vào phần mềm CRM.
- Mất đi cơ hội để tối ưu hóa hoạt động và tăng hiệu quả công việc.
Cách khắc phục:
- Thiết lập các chỉ số KPI để đánh giá hiệu quả:
  - Xác định các chỉ số KPI phù hợp với mục tiêu sử dụng phần mềm CRM, ví dụ như số lượng khách hàng tiềm năng thu được, tỷ lệ chuyển đổi bán hàng, tỷ lệ hài lòng khách hàng, v.v.
  - Theo dõi và báo cáo các chỉ số KPI theo định kỳ.
- Theo dõi và báo cáo hiệu quả sử dụng phần mềm:
  - Sử dụng các công cụ báo cáo tích hợp trong phần mềm CRM để theo dõi hiệu quả sử dụng.
  - Báo cáo kết quả sử dụng phần mềm CRM cho ban lãnh đạo doanh nghiệp theo định kỳ.
- Thực hiện khảo sát ý kiến nhân viên và khách hàng:
  - Khảo sát ý kiến nhân viên về mức độ hài lòng và hiệu quả sử dụng phần mềm CRM.
  - Khảo sát ý kiến khách hàng về mức độ hài lòng với dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Kết luận

Việc sử dụng phần mềm CRM hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động, tăng doanh thu và lợi nhuận. Tuy nhiên, để đạt được điều này, doanh nghiệp cần tránh những sai lầm phổ biến được đề cập trong bài viết này và thực hiện các biện pháp khắc phục phù hợp.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số điểm sau:

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín:
- Chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm và uy tín trong lĩnh vực cung cấp phần mềm CRM.
- Đảm bảo nhà cung cấp có khả năng hỗ trợ và bảo trì phần mềm tốt.
Đầu tư vào đào tạo:
- Đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm CRM hiệu quả.
- Nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của việc sử dụng phần mềm CRM.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả:
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm CRM theo định kỳ.
- Cải thiện quy trình sử dụng phần mềm CRM dựa trên kết quả đánh giá.

Với việc sử dụng phần mềm CRM hiệu quả, doanh nghiệp có thể:

Tăng cường mối quan hệ với khách hàng.
Cải thiện hiệu quả hoạt động bán hàng và marketing.
Nâng cao hiệu quả dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Tăng doanh thu và lợi nhuận.

Contact Us

Nhập số điện thoại của bạn và chúng tôi gọi lại sau.

5 Sai Lầm thường gặp khi sử dụng CRM và cách Khắc phục