Tổng đài IP PBX là gì? Người dùng sử dụng như thế nào

Tổng đài điện thoại IP PBX có thể giao tiếp nội bộ trong công ty và với bên ngoài. Nó sử dụng các kênh khác nhau như Voice IP, ISDN hoặc tương tự. Một IP PBX cũng cho phép mở rộng nhiều điện thoại nhánh hơn so với các dòng vật lý PTSN.

1. Tìm hiểu tổng đài IP là gì & tổng đài IP PBX là gì

1.1. Tổng đài IP PBX là gì?

Tổng đài IP PBX (tổng đài IP) – Internet Protocol Private Branch Exchange. Đây là chi nhánh trao đổi thông tin chuyển mạch cuộc gọi giữa VoIP (qua giao thức Internet).

IP PBX là một mạng điện thoại riêng được sử dụng trong một công ty hay tổ chức. Tín hiệu đều được truyền qua  Internet thay đường điện thoại thông thường.

Hệ thống tổng đài IP PBX (tổng đài IP) bao gồm 4 lựa chọn phổ biến như sau:

• PBX
• PBX Thuê/Ảo
• IP PBX
• IP PBX Thuê/Ảo

Các đơn vị lớn cung cấp tổng đài IP trên thế giới  gồm có: Siemens, Alcatel-Lucent, Panasonic, LG…

1.2. Nguyên lý vận hành của tổng đài IP PBX (tổng đài IP)

Tương tự một số tổng đài khác cho phép gọi miễn phí giữa người người dùng trong hệ thống. Tổng đài IP PBX cũng cung cấp các tính năng như chuyển cuộc gội, thư thoại, ghi âm. Ngoài ra còn có tương tác bằng giọng nói (IVRs) và hàng đợi cuộc gọi ACD.

>>Xem thêm: Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ nào bạn nên đầu tư

Với một PBX thông thường, bạn cần đường mạng riêng biệt cho thoại để truyền dữ liệu. Nhưng tổng đài IP này sử dụng dòng hội tụ các mạng dữ liệu và thoại. Bạn có giải pháp tất cả trong một truy cập Internet. Thông tin liên lạc VoIP và thông tin liên lạc điện thoại truyền thống. Tất cả đều có thể sử dụng một dòng duy nhất cho mỗi người dùng.

Do đó, tổng đài chăm sóc khách hàng IP giúp giảm chi phí vận hành, bảo trì. Giống như một PBX truyền thống, một IP PBX thuộc sở hữu toàn quyền của doanh nghiệp.

Tổng đài IP PBX là gì và nguyên lý hoạt động

1.3. Hệ thống tổng đài IP PBX có dễ sử dụng không

Để kết hợp với một hệ thống điện thoại VoIP chỉ cần cắm điện thoại IP vào cổng LAN. Tất cả các thông số tự động đặt trên điện thoại IP của bạn.

Các điện thoại IP luôn hoạt động chính xác như nhau, không phân biệt vị trí cổng LAN bạn cắm.

Tổng đài IP PBX là gì người dùng sử dụng như thế nào

2. Chức năng của tổng đài IP PBX

2.1. Chức năng

Chức năng đầu tiên, quan trọng nhất của tổng đài IP là khả năng kết nối cuộc gọi nội bộ trong doanh nghiệp. Chúng kết nối:

• Giữa máy tính với máy tính thông qua giao thức mạng thông thường
• Từ máy tính tới điện thoại.
• Điện thoại tới máy tính nhờ 1 số điện thoại đặc biệt. Hoặc Card đến máy tính được cài phần mềm kết nối.
• Giữa điện thoại với nhau qua việc sử dụng IP Gateway

Tổng đài chăm sóc khách hàng IP PBX còn mang tới khả năng đàm thoại hội nghị. Bạn có thể tổ chức 1 cuộc họp với quy mô lớn với nhiều nhân viên cùng tham gia ở bất kỳ nơi đâu.

Ngoài ra, tổng đài IP PBX còn cung cấp nhiều dịch vụ giá trị gia tăng tự động khác như:

• Call Forwarding:

Chuyển tiếp cuộc gọi tới 1 Extension đã được chỉ định từ trước khi chủ thuê bao không nghe máy.

• Tranfer:

Chuyển hướng cuộc gọi trong nội bộ

• Pickup:

Tùy chọn cho phép 2 Extensions trở lên được chỉ định có thể nhấc máy qua lại cho nhau

• IVR, Voice mail:

Tương tác thoại, gửi tin nhắn thoại

2.2. Lợi thế của tổng đài điện thoại IP PBX

Tổng đài điện thoại này giúp kết nối các nhóm và thành viên làm việc linh hoạt với nhau. Đây là một trong những lợi thế lớn của các hệ thống điện thoại IP.

Người dùng sẽ không phải lo lắng về vị trí địa lý. Các thành viên có thể đang trên đường, hay tại một quốc gia khác. Họ đều có thể kết nối thông qua IP điện thoại hoặc máy tính xách tay vào PBX. Bằng cách này, tất cả các cuộc gọi trong công ty đều miễn phí.

Bạn có thể làm việc ở bất cứ đâu.

Giải pháp tổng đài IP PBX mang tới những lợi thế gì

Điều tương tự cũng áp dụng cho các hội nghị. Việc truyền thông trực tiếp qua IP PBX cho phép nhiều người tham gia sự kiện. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian tiền bạc cho việc di chuyển.

3. Tổng đài IP PBX và tổng đài PBX thông thường

Cả 2 loại tổng đài điện thoại này vẫn được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng. Tuy nhiên vẫn có sự khác đôi chút giữa tổng đài IP PBX và tổng đài PBX truyền thống. IP PBX có phải là sự lựa chọn thông mình?

3.1. Tính năng nổi trội của IP PBX so với PBX

• IP-PBX có tất cả các chức năng của PBX.  Nó còn có thêm các tính năng khác như:  Web, Instant message, E-mail…
• Cho phép thực hiện liên lạc nội bộ qua mạng LAN ngay cả khi chưa có hệ thống PBX.
• IP-PBX truyền dữ liệu và thoại trên cùng một đường dây so với PBX truyền thống
• Hỗ trợ nhiều loại đầu cuối khác nhau: điện thoại IP, máy tính cá nhân, điện thoại tương tự…
• Có thêm rất nhiều dịch vụ tích hợp khác:  Telephone, e-mail, fax, web call back, web chat, instant messaging…
• Dễ dàng mở rộng, nâng cấp và bảo dưỡng.

3.2.  Ưu điểm của IP – PBX so với tổng đài PBX

• Quản lý và bảo dưỡng dễ dàng hơn
• Khả năng kết nối từ xa, khả năng di động
• Kết hợp thoại/dữ liệu tạo ra ứng dụng mới
• Dễ dàng phát triển các dịch vụ mới do cấu trúc mở và các giao diện chuẩn
• Dễ sử dụng do được hỗ trợ nhiều bởi phần mềm và giao diện đồ hoạ GUI
• Thông tin hợp nhất …

Nhìn chung, tổng đài IP PBX mang nhiều ưu điểm, cải tiến nổi trội hơn hẳn so với tổng đài truyền thống.

>>>> Toàn tập về lắp đặt tổng đài điện thoại IP cần lưu ý điều gì

Qua bài viết này, hy vọng bạn hiểu hơn về tổng đài chăm sóc khách hàng này. Bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý khách hàng CrmViet tích hợp tổng đài IP giúp bạn hoạt động kinh doanh. Điều này sẽ giúp bạn chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp nhất.