Tính năng Pipeline: Tự động thêm Giao dịch theo Trạng thái Hợp đồng

Quản lý quy trình kinh doanh là một phần quan trọng trong việc xây dựng và phát triển một doanh nghiệp thành công. Để giúp doanh nghiệp thực hiện điều này một cách hiệu quả, CRMVIET đã giới thiệu tính năng Pipeline, một công cụ mạnh mẽ giúp tự động hóa và theo dõi các bước trong quy trình kinh doanh. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về tính năng Pipeline của CRMVIET, cách nó hoạt động, và tại sao nó có thể biến đổi cách bạn quản lý doanh nghiệp của mình.

Pipeline Là Gì?

Pipeline là một khái niệm quan trọng trong quản lý kinh doanh và CRMVIET đã biến nó thành một công cụ mạnh mẽ. Đơn giản, Pipeline là một mô tả trực quan về quy trình kinh doanh của bạn. Nó giúp bạn dễ dàng sắp xếp các bước cụ thể trong quy trình kinh doanh, xác định từng bước, quyết định ai sẽ phụ trách việc gì, thiết lập điều kiện và tự động hóa hành động. Điều này giúp doanh nghiệp tạo ra sự đồng nhất và hiệu quả trong quản lý khách hàng, từ việc tạo lead đến hoàn thành hợp đồng.

Tính Năng Pipeline

1. Tự Động Cập Nhật Trạng Thái

Một trong những điểm đặc biệt của Pipeline là khả năng tự động cập nhật trạng thái hợp đồng và giao dịch khi một bước trong quy trình đã được hoàn thành. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong việc theo dõi và cập nhật từng giao dịch một. Khi một bước trong quy trình kinh doanh được hoàn thành, trạng thái của giao dịch sẽ tự động thay đổi một cách chính xác, giúp bạn có cái nhìn tức thì về tình trạng của mỗi hợp đồng.

2. Quy Trình Dễ Dàng và Hiệu Quả

Sử dụng Pipeline, bạn có thể tạo ra các quy trình kinh doanh tùy chỉnh, đáp ứng từng phần của doanh nghiệp của bạn. Mỗi quy trình có thể có các bước riêng và trạng thái tương ứng với nhiệm vụ cụ thể. Điều này giúp doanh nghiệp tự do tạo ra quy trình kinh doanh phù hợp với từng loại hợp đồng.

3. Theo Dõi Sâu Rộng

Với khả năng tự động cập nhật trạng thái, bạn có thể theo dõi mọi giao dịch một cách tức thì. Điều này giúp bạn có cái nhìn toàn diện về tình trạng kinh doanh, biết được những giao dịch nào đã hoàn thành và những giao dịch nào đang ở giai đoạn nào trong quy trình.

4. Tiết Kiệm Thời Gian và Nguồn Lực

Tính năng cập nhật tự động trạng thái giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp. Thay vì phải thực hiện từng cập nhật thủ công, bạn có thể tập trung vào công việc quan trọng hơn, như tương tác với khách hàng và phát triển doanh nghiệp.

5. Trường Hợp Cụ Thể

• Thay Đổi Trạng Thái Hợp Đồng: Khi khách hàng muốn thay đổi trạng thái của một hợp đồng, Pipeline sẽ tự động sinh ra một giao dịch mới và phân công nó cho nhân viên hoặc phòng ban tương ứng. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi thay đổi đều được xử lý một cách hiệu quả và theo quy trình đã được thiết lập.

• Nhiều Loại Hợp Đồng Khác Nhau: Bạn có thể thiết lập nhiều quy trình khác nhau sử dụng các trạng thái hợp đồng khác nhau. Điều này cho phép bạn tạo ra các quy trình tương ứng với từng loại sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Việc này giúp bạn tối ưu hóa quy trình kinh doanh cho từng phần của doanh nghiệp của bạn và đảm bảo rằng không có gì bị bỏ lỡ.

Quy Trình Sử Dụng Pipeline

Phần 1: Thiết lập Pipeline

Bước 1: Nhấn vào bánh răng cài đặt => Chọn Pipeline

​

Bước 2: Ấn Thêm mới​

 (1) Chọn Module (Hợp đồng bán ra)​

 (2) Nhập tên hệ thống (Hệ thống 1)​

 (3)  Lưu 

Sau khi lưu thành công sẽ hiển thị trang chi tiết Pipeline​

Bước 3: Click nút Chọn trạng thái​

Bước 4: Tích chọn trạng thái cần sử dụng >  Ấn LƯU

​

(Lưu ý: Trạng thái sẽ hiển thị trong bước thêm quy trình khi thiết  lập quy trình doanh nghiệp)

Sau khi LƯU trạng thái sẽ hiển thị. Như vậy là thiết lập xong Pipeline​

Lưu ý: Trạng thái này là trạng thái thiết lập ở Hợp đồng bán ra

Phần 2: Thiết lập Quy trình doanh nghiệp

Bước 1: Nhấn vào Bánh răng cài đặt => Chọn Quy trình doanh nghiệp => Thêm mới (Tương tự Thao tác với Pipeline)

Bước 2: Ấn Thêm mới​

(1) Nhập tên quy trình​

(2) Chọn module (Hợp đồng)​

(3) Chọn Pipeline (Hệ thống 1)​

​​

​Bước 3: Thêm mới điều kiện​

Người dùng ấn thêm mới để cài đặt điều kiện và chọn điều kiện tương ứng​

Có 2 loại điều kiện:​

Loại hợp đồng: Hợp đồng kinh tế, Đại lý, Bán lẻ,…..​

Giá trị hợp đồng:​

• Giá trị bằng: =​
• Giá trị lớn hơn: >​
• Giá trị nhỏ hơn: <​
• Giá trị lớn hơn hoặc bằng: >=​
• Giá trị nhỏ hơn hoặc bằng: <=​
• Giá trị khác: !=​

Bước 4: Thêm mới điều kiện xong thì Ấn Lưu

Lưu xong sẽ hiển thị màn hình chi tiết quy trình doanh nghiệp​

Bước 5:​

(1) Click  dấu (+) để thêm quy trình​
(2) Chọn trạng thái hiện tại​
(3) Chọn trạng thái kế tiếp​
(4)  Nhập tên bước và mô tả​​

(5) Lưu

Thiết lập các công việc (giao dịch) cần thực hiện trong Bước 1:​

• Click biểu tượng chuyển – Hiển thị bảng thiết lập Bước 1 bên phải​
• Nhấn Thêm mới (To-Do-List) để thêm giao dịch (các công việc cần làm)​
• Nhập tên giao dịch> chọn loại giao dịch > chọn người thực hiện giao dịch ​

​Thêm giao dịch xong nhấn biểu tượng Save để Lưu giao dịch​

Các bước tiếp theo cũng thiết lập tương tự như Bước 1.

Phần 3: Hợp đồng bán ra

Sau khi thiết lập, để module Hợp đồng bán ra được áp dụng quy trình đó. Người dùng thao tác như sau:​

Bước 1: Vào tab Kinh doanh> Chọn Hợp đồng bán ra> Thêm mới hợp đồng​

(1) Chọn Pipeline: Hệ thống 1​

(2) Chọn trạng thái (Trạng thái: Là trạng thái đầu tiên của Pipeline)​

(3) Giá trị Hợp đồng: (Theo điều kiện giá trị hợp đồng =1.000.000)​

(4) Chọn Loại hợp đồng: Đại lý​

Nhập thông tin Hợp đồng xong thì sẽ ấn Lưu

Chi tiết Hợp đồng bán ra sẽ hiển thị Bước chuyển tiếp – Bước 1. Như vậy là pipeline ‘Hệ thống 1’ đã được áp dụng trong Hợp đồng​.

Lưu ý: Khi sử dụng Pipeline thì sẽ không sử dụng được nút “Thay đổi trạng thái” hoặc ngươc lại​

Nhấn vào Bước 1 sẽ hiển thị popup các công việc cần làm để chuyển sang Bước 2​

Lưu ý: giao dịch 1 sẽ được tạo ra ngay khi thêm mới hợp đồng có áp dụng pipeline, người được giao việc ở bước này cần phải hoàn thành giao dịch xong mới tích chọn giao dịch 1 (như hình) để hoàn thành bước 1​

​

​

Khi áp dụng pipeline thì các giao dịch trong bước 1 sẽ tự động thêm mới như hình:​

+ Vào tab Kinh doanh> Chọn Giao dịch với khách hàng​

+ Giao dịch thêm mới sẽ hiển thị ở trạng thái Chưa thực hiện​

+ Lưu ý: Ai là người phụ trách/thực hiện giao dịch thì mới có quyền tích hoàn thành công việc. Ví dụ: demolà người thực hiện Công việc 1 thì sẽ tích chọn hoàn thành và Lưu​

Kết Luận

Tính năng Pipeline của CRMVIET là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý khách hàng và quy trình kinh doanh. Nó tự động cập nhật trạng thái hợp đồng và giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Đây là một công cụ quan trọng cho doanh nghiệp muốn tạo ra sự khác biệt trong quy trình kinh doanh của họ. Nếu bạn đang tìm cách nâng cao hiệu suất kinh doanh và cải thiện quản lý khách hàng, hãy cân nhắc sử dụng CRMVIET Pipeline để biến đổi cách bạn quản lý doanh nghiệp của mình.