Tạo đề xuất tư vấn trong 9 bước

Published by Linh Nguyen Dieu at 23/04/2025

Đề xuất tư vấn là gì?

Đề xuất tư vấn nêu rõ những thách thức, giải pháp đề xuất, mốc thời gian, quy trình làm việc, chi phí và kết quả của khách hàng tiềm năng. Đây là tài liệu nhằm mục đích giúp bạn giành được công việc mới.

Đề xuất tạo thành nền tảng cho mối quan hệ làm việc tuyệt vời bằng cách làm rõ mục tiêu dự án và thống nhất kỳ vọng của cả hai bên. Chúng là một phần của bài chào hàng, một phần của thỏa thuận công việc và một phần của hợp đồng.

Một đề xuất tư vấn tốt:

Đảm bảo với khách hàng rằng bạn hiểu những thách thức mà doanh nghiệp của họ đang phải đối mặt
Giải thích giải pháp của bạn một cách hấp dẫn và giúp khách hàng thấy được giá trị mà nó mang lại
Khuyến khích khách hàng hành động bằng cách đặt cuộc gọi tiếp theo hoặc ký thỏa thuận

Các nhà tư vấn và công ty tư vấn thường gửi các đề xuất được yêu cầu để phản hồi yêu cầu đề xuất (RFP). Họ cũng có thể gửi các đề xuất không được yêu cầu cho các khách hàng tiềm năng – tương tự như các đại diện bán hàng gọi điện thoại lạnh hoặc gửi email lạnh.

Đề xuất tư vấn nên bao gồm những gì?

Đề xuất cho phép các nhà tư vấn chứng minh rằng họ có giải pháp tốt nhất đáp ứng nhu cầu của khách hàng tiềm năng.

Bao gồm các thành phần chính sau đây cho một đề xuất kinh doanh tư vấn có tính thông tin và thuyết phục:

Tóm tắt nội dung	Cung cấp bản tóm tắt dự án ngắn gọn, nhấn mạnh vào chi tiết dự án và nêu bật lợi ích mà dịch vụ của bạn mang lại cho khách hàng.
Phát biểu vấn đề	Nêu rõ những thách thức, khó khăn và nhu cầu của khách hàng, thể hiện sự hiểu biết và sẵn sàng giải quyết của bạn.
Giải pháp	Mô tả cách dịch vụ tư vấn của bạn giải quyết vấn đề của khách hàng, nêu chi tiết các chiến lược và công cụ bạn sẽ sử dụng.
Bằng cấp	Thể hiện kinh nghiệm và chuyên môn của bạn thông qua các nghiên cứu tình huống có liên quan để chứng minh khả năng xử lý dự án cụ thể của bạn.
Bằng chứng xã hội	Kết hợp các lời chứng thực và câu chuyện của khách hàng để chứng minh tính chuyên nghiệp và khả năng giải quyết vấn đề của bạn.
Giá cả	Nêu rõ mức phí tư vấn của bạn, đảm bảo tính minh bạch trong chiến lược định giá để tránh nhầm lẫn.
Điều khoản và điều kiện	Bao gồm thông tin pháp lý và hợp đồng mua bán, chẳng hạn như điều khoản thanh toán và bảo hành.
Kêu gọi hành động (CTA)	Kết thúc bằng lời kêu gọi hành động khuyến khích khách hàng tư vấn thực hiện bước tiếp theo, có thể là lên lịch họp bán hàng hoặc hoàn tất thỏa thuận.

Cách viết đề xuất tư vấn tuyệt vời trong 9 bước

Viết một đề xuất tư vấn hiệu quả đòi hỏi sự cân bằng giữa tính súc tích và tính kỹ lưỡng. Sử dụng phương pháp từng bước sau để truyền đạt giá trị của giải pháp của bạn mà không làm quá tải thông tin cho khách hàng tiềm năng.

1. Nói chuyện với khách hàng để hiểu nhu cầu của họ

Cho dù qua điện thoại hay gặp mặt trực tiếp, cuộc trò chuyện sơ bộ sẽ xây dựng lòng tin và giúp bạn hiểu được khách hàng tiềm năng muốn gì từ dự án.

Bằng cách giải quyết những thách thức và nhu cầu cụ thể của khách hàng, bạn sẽ tạo ra một tài liệu có liên quan, mang tính cá nhân hóa và đáng nhớ.

Đặt câu hỏi để hiểu:

Những thách thức hiện tại mà doanh nghiệp đang phải đối mặt. Tại sao họ lại gửi RFP? Công ty sẽ gặp rủi ro gì nếu mọi thứ không thay đổi?
Họ muốn đạt được điều gì. Họ có công cụ hoặc dịch vụ cụ thể nào trong đầu không? Họ đã thử các giải pháp tương tự trong quá khứ chưa?
Tại sao đằng sau cái gì. Khách hàng mong đợi kết quả gì từ dự án? Họ có cách nào để đo lường thành công không?
Tính cấp thiết của họ. Họ cần giải pháp nhanh như thế nào? Có thời hạn nào bạn phải đáp ứng không?

Ghi lại các từ, cụm từ và ngôn ngữ cụ thể mà khách hàng sử dụng. Việc đưa chúng vào đề xuất sẽ khiến khách hàng cảm thấy được lắng nghe.

2. Viết một tuyên bố vấn đề

Một tuyên bố vấn đề ngắn gọn cho thấy bạn hiểu vấn đề của khách hàng. Tóm tắt mọi thứ họ đã nói với bạn trong cuộc gọi khám phá của bạn, bao gồm:

Những điểm đau của khách hàng
Những thách thức tác động đến doanh nghiệp
Các giải pháp trước đây và lý do tại sao chúng thất bại
Điều gì sẽ xảy ra nếu không có gì thay đổi

Hãy nhắm đến một câu ngắn gọn – lý tưởng nhất là không dài quá ba hoặc bốn câu – và tránh thảo luận vội vàng về các giải pháp. Hãy để nó như một câu mở khuyến khích khách hàng đọc thêm.

3. Giải thích giải pháp của bạn

Trình bày rõ ràng giải pháp của bạn có thể giải quyết vấn đề của khách hàng như thế nào và giúp họ đạt được mục tiêu.

Không cần phải nhắc lại vấn đề. Hãy làm theo các bước dưới đây để trình bày tầm nhìn của bạn theo cách dễ hiểu và toàn diện:

Bắt đầu bằng phần tổng quan về giải pháp hoặc dịch vụ bạn đề xuất. Tóm tắt trong vài câu.
Đi sâu vào chi tiết, nêu rõ các công cụ và phương pháp bạn sẽ sử dụng.
Tạo lộ trình dự án tư vấn có chứa các mốc quan trọng và ngày hoàn thành. Đây sẽ là kế hoạch dự án của bạn.
Phác thảo vai trò mà bạn và nhóm của bạn sẽ đảm nhiệm. Lưu ý ai sẽ là người liên hệ cho các nhiệm vụ khác nhau.
Bao gồm danh sách các sản phẩm bàn giao Đây là những sản phẩm hoặc kết quả hữu hình mà khách hàng có thể mong đợi khi kết thúc dự án.
Đặt các số liệu tập trung vào mục tiêu và kết quả chính để đo lường thành công của dự án. Ví dụ: nếu khách hàng là một cửa hàng thương mại điện tử muốn tăng doanh số, có thể bao gồm các KPI về doanh số như tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ hủy giỏ hàng và giá trị đơn hàng trung bình.

Hỗ trợ đề xuất của bạn bằng các số liệu thống kê và báo cáo nghiên cứu thị trường có liên quan để thể hiện sự hiểu biết của bạn về ngành của khách hàng và cách tiếp cận dựa trên bằng chứng.

4. Chứng minh năng lực của bạn bằng bằng chứng xã hội

Chứng minh bạn là sự lựa chọn đúng đắn bằng cách đưa vào các bằng cấp, nghiên cứu tình huống và các tài liệu khác về kinh nghiệm và những thành công trước đây của bạn.

Khả năng của bạn là một dạng bằng chứng xã hội khuyến khích các bên liên quan đưa ra quyết định dựa trên hành vi của người khác. Nếu giải pháp của bạn đã đạt được kết quả trong quá khứ, thì nó cũng có khả năng hiệu quả trong tương lai.

Bao gồm một hoặc nhiều hình thức bằng chứng xã hội sau đây:

Nghiên cứu tình huống. Tóm tắt ngắn gọn về những thành công trước đây của bạn và những thành công chứng minh bạn có kinh nghiệm trong ngành.
Lời chứng thực. Trích dẫn hoặc tuyên bố từ khách hàng hoặc đối tác hài lòng nêu bật điểm mạnh hoặc lợi ích cụ thể khi làm việc với bạn.
Chứng chỉ. Bằng cấp, trình độ hoặc thành tích đào tạo có liên quan chứng minh kiến thức và chuyên môn của bạn.
Giải thưởng. Sự công nhận của ngành, danh sách rút gọn hoặc đề cử từ các tổ chức thương mại độc lập.

5. Cung cấp thông tin giá cả

Cung cấp bảng phân tích minh bạch và chi tiết về các khía cạnh tài chính của dự án. Giá cả rõ ràng, chi tiết đặt ra kỳ vọng đúng đắn và xây dựng lòng tin của khách hàng.

Cung cấp cho khách hàng mọi thứ họ cần để tiến về phía trước bằng cách bao gồm những điều sau:

Giá dự án được liệt kê chi tiết . Chia nhỏ phí của bạn theo sản phẩm, giai đoạn hoặc giá theo giờ. Việc liệt kê chi tiết làm tăng tính minh bạch, chứng minh giá trị của từng phần trong dịch vụ của bạn và làm cho tổng số cuối cùng dễ chấp nhận hơn.
Chi phí bổ sung. Làm nổi bật các chi phí khác không liên quan đến dự án, như chi phí đi lại hoặc hỗ trợ liên tục. Vì những chi phí này không cố định nên không hợp lý khi đưa chúng vào tổng dự án.
Phương thức thanh toán. Nêu rõ cách khách hàng có thể thanh toán cho bạn, bằng chuyển khoản ngân hàng, séc hoặc thanh toán trực tuyến.
Điều khoản thanh toán. Nêu rõ thời hạn thanh toán của từng đợt và khung thời gian thanh toán của khách hàng sau khi nhận được hóa đơn. Đánh dấu bất kỳ khoản phạt thanh toán trễ nào.

6. Bao gồm các điều khoản và điều kiện của bạn

Cung cấp các điều khoản và điều kiện chi tiết nêu rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi bên. Những điều này tạo ra một khuôn khổ pháp lý bảo vệ cả bên tư vấn và khách hàng.

Bao gồm những nội dung sau:

Điều khoản và điều kiện	Sự miêu tả
Phạm vi công việc	Phác thảo các nhiệm vụ, mục tiêu và kết quả của dự án.
Bảo mật	Nêu cách mỗi bên sẽ xử lý thông tin nhạy cảm được chia sẻ trong suốt dự án.
Quyền sở hữu trí tuệ	Xác định quyền sở hữu công việc ở từng giai đoạn của dự án.
Điều khoản chấm dứt	Nêu rõ các điều kiện mà mỗi bên có thể chấm dứt thỏa thuận.
Trách nhiệm pháp lý	Nêu rõ phạm vi trách nhiệm của bạn và mọi giới hạn về trách nhiệm pháp lý.
Trách nhiệm của khách hàng	Chỉ rõ những gì khách hàng cần cung cấp hoặc làm để hỗ trợ dự án.
Điều khoản không cạnh tranh	Bao gồm các điều khoản hạn chế hợp tác với đối thủ cạnh tranh, nếu có.

Hãy kỹ lưỡng thay vì súc tích để bảo vệ bạn và khách hàng nhiều nhất có thể. Các điều khoản và điều kiện chặt chẽ thể hiện tính chuyên nghiệp và uy tín, mang lại cho khách hàng sự tự tin để tiến lên phía trước.

7. Thu hút khách hàng tiềm năng bằng bản tóm tắt và lời kêu gọi hành động

Mở đầu đề xuất dự án của bạn một cách ấn tượng bằng phần tóm tắt hấp dẫn và kết thúc tập trung vào chuyển đổi bằng lời kêu gọi hành động (CTA) hấp dẫn.

Tóm tắt điều hành là bản tóm tắt ngắn gọn về đề xuất của bạn, khuyến khích các bên liên quan đọc toàn bộ đề xuất của bạn. Bản tóm tắt này phải:

Xác định vấn đề của khách hàng
Đề xuất một giải pháp
Làm nổi bật kết quả mong đợi

Kết thúc đề xuất của bạn bằng cách cho khách hàng biết phải làm gì tiếp theo. CTA đề xuất thông thường bao gồm đặt cuộc gọi, ký hợp đồng và thanh toán tiền đặt cọc.

8. Thiết kế và trình bày đề xuất của bạn

Đề xuất của bạn có thể tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời trước khi khách hàng tiềm năng đọc một từ nào – tất cả đều phụ thuộc vào thiết kế của đề xuất.

Sử dụng các mẹo sau đây để tạo ra một đề xuất được thiết kế tốt, tăng thêm độ tin cậy, truyền tải được lời đề nghị của bạn và giúp bạn nổi bật so với đối thủ cạnh tranh:

Bao gồm thông tin chính trên trang bìa, như tên khách hàng và tên công ty của bạn
Thêm logo và màu sắc thương hiệu của bạn để khách hàng có thể nhanh chóng xác định người tạo tài liệu
Cung cấp cho người đọc hướng dẫn bằng mục lục rõ ràng
Chọn thiết kế sạch sẽ và đơn giản để tăng khả năng đọc và hiểu

9. Kiểm tra, chỉnh sửa và gửi đề xuất của bạn

Đọc lại đề xuất của bạn trước khi gửi để phát hiện lỗi đánh máy, cải thiện tính rõ ràng và làm cho bài viết của bạn sắc nét hơn.

Để nguyên trong một hoặc hai ngày, sau đó quay lại và quan sát kỹ hơn:

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp để đảm bảo bản sao không có lỗi
Loại bỏ thuật ngữ chuyên ngành để đảm bảo tài liệu của bạn dễ hiểu
Kiểm tra lại các sự kiện và số liệu để đảm bảo tính chính xác
Đảm bảo tính nhất quán về giọng điệu để đề xuất có tính gắn kết

Yêu cầu một thành viên trong nhóm, đồng nghiệp hoặc đồng nghiệp đọc qua đề xuất của bạn để tìm lỗi bạn đã bỏ sót. Họ cũng có thể phát hiện ra những điểm không nhất quán và xác định những lĩnh vực mà bài viết của bạn có thể không truyền tải được thông điệp mong muốn.

4 cách để chuyển đổi nhiều khách hàng tiềm năng tư vấn hơn

Thực hiện theo các bước trên sẽ tạo ra một đề xuất nổi bật đối với khách hàng tiềm năng – nhưng tại sao lại dừng lại ở đó? Sau đây là bốn cách để biến nhiều đề xuất thành các giao dịch bán hàng thực tế.

1. Làm cho đề xuất tư vấn của bạn dễ hiểu

Khách hàng có thể không có thời gian để đọc đề xuất của bạn từ đầu đến cuối, vì vậy hãy viết và thiết kế đề xuất theo cách truyền đạt rõ ràng các điểm chính.

Tạo một đề xuất dễ quét mà khách hàng có thể dễ dàng đọc và điều hướng bằng cách làm theo các phương pháp viết tốt nhất sau:

Sử dụng câu và đoạn văn ngắn. Đặt mục đích cho từng câu và đừng viết nhiều hơn mức cần thiết để giữ cho người đọc tập trung.
Chia nhỏ các đoạn văn bản lớn. Sử dụng tiêu đề, dấu đầu dòng và bảng để làm nổi bật thông tin quan trọng và giúp dễ dàng quét.
Sử dụng giọng chủ động thay vì giọng bị động. Viết “Tôi sẽ lãnh đạo dự án này” thay vì “dự án này sẽ do tôi lãnh đạo” làm cho câu trực tiếp và súc tích hơn.
Giữ nguyên định dạng tiêu đề để tăng tính mạch lạc. Biến mỗi tiêu đề thành một câu hỏi (Tôi có thể giúp gì cho bạn?) hoặc một câu phát biểu (Tôi có thể giúp gì cho bạn).
Bao gồm đồ họa, biểu đồ và sơ đồ. Hình ảnh minh họa rõ ràng quan điểm của bạn và giúp người đọc nhanh chóng hiểu được các chủ đề phức tạp.

Đảm bảo bạn sử dụng khoảng trắng hiệu quả để cải thiện tính mạch lạc của tài liệu đề xuất.

2. Điều chỉnh đề xuất của bạn cho phù hợp với khách hàng

Thật dễ dàng để đưa ra đề xuất tư vấn chỉ nói về bản thân bạn – sau cùng, bạn đang bán dịch vụ của mình. Tuy nhiên, bạn nên dành phần lớn thời gian để thảo luận về những thách thức và cơ hội của khách hàng tiềm năng.

Những mẹo sau đây sẽ giúp lời đề xuất của bạn trở nên hấp dẫn hơn:

Sử dụng ngôi thứ hai (“bạn”) để xưng hô trực tiếp với người nhận
Thêm các nghiên cứu tình huống có liên quan có sức ảnh hưởng mạnh mẽ đến đối tượng của bạn
Bao gồm logo và thương hiệu của khách hàng trong suốt đề xuất để tùy chỉnh
Tham khảo ngôn ngữ của khách hàng từ cuộc gọi khám phá của bạn để đảm bảo sự quen thuộc

Hãy dành thời gian soạn email bán hàng cá nhân cho khách hàng tiềm năng của bạn. Cảm ơn họ đã cân nhắc, nhắc lại những điểm khó khăn của họ và nhấn mạnh những lợi ích của giải pháp của bạn.

3. Giúp họ dễ dàng ký tên

Sử dụng công nghệ chữ ký điện tử để đơn giản hóa quy trình phê duyệt và giúp khách hàng tiềm năng dễ dàng triển khai dự án.

4. Quản lý đề xuất của bạn trong CRM

Bắt đầu bằng cách tạo một kênh bán hàng mới để theo dõi mọi đề xuất kinh doanh bạn gửi. Tạo các giai đoạn tùy chỉnh cho từng phần của quy trình, bao gồm:

Cuộc họp đầu tiên
Soạn thảo đề xuất
Đề xuất đã được gửi
Phản hồi của khách hàng
Đàm phán bán hàng
Quyết định cuối cùng

Contact Us

Nhập số điện thoại của bạn và chúng tôi gọi lại sau.