Tại sao Tự động hoá là Chìa khoá cải thiện Quy trình làm việc qua email

Bạn có nhớ việc xây dựng chiến dịch email đầu tiên của mình không? Bạn đang tỉ mỉ soạn thảo email, hy vọng người nhận sẽ không nhìn thấy câu chuyện “Xin chào (tên)” và thêm địa chỉ liên hệ vào quy trình làm việc email của bạn theo cách thủ công? Tất cả chỉ là chuyện quá khứ. Ngày nay, tự động hóa là yếu tố thay đổi cuộc chơi và cứu nguy cho các nhà tiếp thị qua email — giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và căng thẳng. 

Tự động hóa không có nghĩa là phản hồi khách quan và cách tiếp cận khuôn mẫu đối với quy trình làm việc qua email của bạn. Các thương hiệu thuộc mọi quy mô đang sử dụng AI và tự động hóa để hợp lý hóa các quy trình tẻ nhạt, cá nhân hóa email và hình thành mối quan hệ tốt hơn với khách hàng của họ.

Đây là cách bạn có thể tìm hiểu thêm về quy trình làm việc qua email và bắt đầu tự động hóa ngay hôm nay.

Quy trình làm việc qua email trong tiếp thị là gì?

Quy trình làm việc qua email của bạn là một chuỗi các hành động hướng dẫn việc giao tiếp và tương tác với khách hàng thông qua các chiến dịch email. Đôi khi những điều này được tự động hóa, đôi khi không. Mục tiêu của quy trình làm việc qua email là nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng, xây dựng mối quan hệ và thúc đẩy các hành động mong muốn – chẳng hạn như mua hàng hoặc đăng ký dịch vụ.

Một cách khác để xác định quy trình tiếp thị qua email ? “Nghệ thuật quản lý tất cả các loại công việc khác nhau nhằm tạo ra một email đẹp từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành.” 

Theo định nghĩa này, quy trình làm việc qua email có thể liên quan đến nội dung, thiết kế, phát triển và thường là nhu cầu tự động hóa. Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, quy trình làm việc qua email của bạn có thể phức tạp hoặc đơn giản nhưng mục tiêu vẫn như nhau: tạo ra một quy trình hợp lý để tạo và chia sẻ email với khán giả của bạn. 

Ví dụ về quy trình làm việc qua email

Một số quy trình làm việc qua email mà bạn có thể đã quen thuộc bao gồm:

Email chào mừng

Email chào mừng là điều đầu tiên khách hàng nhìn thấy khi họ đồng ý nhận thông tin liên lạc từ thương hiệu của bạn. Nó đặt ra sắc thái và kỳ vọng cho mối quan hệ của bạn, vì vậy điều quan trọng là phải làm đúng. Email này rất dễ tạo — đặc biệt là có mẫu — và thường được tự động hóa sau khi tạo. 

Mẫu email chào mừng là một cách tuyệt vời để bắt đầu tự động hóa phần gửi trong quy trình gửi email của bạn nếu bạn chưa quen với quy trình tự động hóa.

Email nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng

Email nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng – giới thiệu những người đăng ký mới đến thương hiệu của bạn và hiển thị những gì bạn cung cấp – cũng thường xuyên được tự động hóa. Các quy trình làm việc tự động này gửi email đều đặn – lý tưởng nhất là một ngày dẫn đến chuyển đổi. Tự động hóa quy trình làm việc email này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian về lâu dài. 

Tại sao tự động hóa lại quan trọng trong cuộc trò chuyện về quy trình công việc này? Theo nghiên cứu, tự động hóa tiếp thị giúp năng suất bán hàng tăng 14,5% và giảm 12,2% chi phí tiếp thị. 

Bán hàng hoặc ưu đãi trong thời gian giới hạn

Email ưu đãi bán hàng cho người đăng ký biết rằng bạn có ưu đãi hoặc ưu đãi đặc biệt dành cho họ. Những email này đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và nhiều vòng xem xét hơn trong suốt quá trình nội dung, thiết kế và phát triển – và thường nhạy cảm với thời gian. 

Với quy trình nội bộ vững chắc và chiến lược tự động hóa thông minh, bạn có thể sắp xếp một chuỗi email để gửi thành công ngay khi người đăng ký của bạn quan tâm đến việc nhận chúng nhất. 

Email sau khi mua hàng

Các email sau khi mua hàng thường yêu cầu đánh giá hoặc một số thông tin liên lạc khác từ khách hàng là một trường hợp phổ biến khác của tự động hóa quy trình làm việc qua email. 

Sử dụng những email này để khuyến khích khách hàng chia sẻ suy nghĩ của họ – cho dù gần đây họ đã mua sản phẩm mới nhất của bạn, trải nghiệm dịch vụ của bạn hay có tương tác tích cực khác với thương hiệu của bạn.

Những email này thường bao gồm một thông điệp nồng nhiệt và hấp dẫn, một lời khuyến khích tinh tế để hành động hoặc thậm chí có thể là một động lực bổ sung nhỏ để nâng cao giao dịch và nhắc nhở khách hàng để lại đánh giá trên các nền tảng như Google, Yelp hoặc trang web của riêng bạn.

Tiếp cận khách hàng 

Cảm thấy như bạn đang mất liên lạc? Đã lâu bạn chưa nhận được phản hồi từ khách hàng? Quy trình tiếp cận khách hàng có thể gửi email tự động khi tài khoản hoặc người đăng ký không hoạt động trong một thời gian. Đó là một cách tuyệt vời để tiếp cận bàn tay con người và chỉ cần nói xin chào một lần nữa. Bạn có thể để lại cho khán giả kiến ​​thức hoặc nguồn cảm hứng hoặc thử điều gì đó sáng tạo hơn. 

Một lần nữa, mặc dù các phần nội dung và thiết kế của quy trình gửi email có thể được điều chỉnh khi cần tùy thuộc vào quy mô và công cụ của nhóm, nhưng có một phần quan trọng vẫn giữ nguyên: tự động hóa.

Tại sao bạn nên thay đổi quy trình làm việc qua email của mình? 

Dưới đây là một số lý do tại sao bạn nên cập nhật quy trình xử lý email của mình một cách nhất quán và thường xuyên. 

Giảm thiểu các công việc lặp đi lặp lại

Tự động hóa quy trình làm việc qua email của bạn có thể giúp giảm thiểu các tác vụ lặp đi lặp lại. Kết quả? Có nhiều thời gian hơn để nhóm của bạn đảm nhận công việc có tầm nhìn tổng thể thay vì sa lầy vào những công việc tẻ nhạt, lặp đi lặp lại.

Tiết kiệm thời gian

Hãy nghĩ về tất cả những gì bạn có thể hoàn thành khi tự động hóa quy trình làm việc qua email của mình. Ví dụ: thời gian dành cho việc thêm địa chỉ liên hệ theo cách thủ công vào công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) của bạn có thể được dành tốt hơn để thực sự viết email được cá nhân hóa cho người đăng ký. 

Mục tiêu của tự động hóa là tiết kiệm thời gian quý báu cho những việc thực sự quan trọng, như đổi mới và khám phá. Khi bạn giảm các công việc thủ công hoặc ít nhất là thời gian dành cho các công việc thủ công, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để đến gần hơn với khách hàng của mình.

Cách AI có thể cải thiện quy trình làm việc email của bạn 

Cuối cùng, AI có thể giúp bạn cải thiện quy trình làm việc qua email như thế nào? 

• Cá nhân hóa: Thuật toán AI có thể phân tích lượng lớn dữ liệu khách hàng để cá nhân hóa nội dung email dựa trên sở thích, hành vi và nhân khẩu học của từng cá nhân. Điều này dẫn đến các email có liên quan và hấp dẫn hơn — đồng thời đưa việc cá nhân hóa theo cách không chỉ đơn thuần là thực hành về họ và tên. Với AI, giờ đây bạn có thể gửi email được nhắm mục tiêu cao đến từng cá nhân.
• Phân tích dự đoán: AI có thể dự đoán hành vi và sở thích của khách hàng bằng cách phân tích dữ liệu lịch sử. Điều này cho phép bạn không chỉ gửi email vào thời điểm tối ưu mà còn dự đoán sản phẩm hoặc nội dung nào khách hàng có thể quan tâm và điều chỉnh từng email cho phù hợp.
• Tạo nội dung tự động: Các công nghệ AI, có thể hỗ trợ tạo nội dung được cá nhân hóa cho email. Điều này bao gồm việc tạo động các dòng chủ đề, văn bản nội dung email và thậm chí cả các đề xuất sản phẩm dựa trên mọi thứ từ các giao dịch mua hàng trước đây của khách hàng.
• Nội dung email động: AI cho phép tạo nội dung động trong email thích ứng dựa trên sở thích hoặc hành vi của người dùng. Điều này đảm bảo rằng mỗi người nhận sẽ thấy nội dung phù hợp nhất với sở thích của họ.