Quy trình bán hàng: tại sao bạn cần và cách tạo ra quy trình

Quy trình bán hàng cung cấp cho nhân viên bán hàng cái nhìn tổng quan trực quan về vị trí của khách hàng tiềm năng trong hành trình mua hàng.

Thay vì tạo quy trình bán hàng từ đầu, việc bắt đầu từ một mẫu sẽ nhanh hơn.

Bạn cũng sẽ học được khi nào một bảng tính đơn giản là đủ và khi nào nên chuyển sang phần mềm CRM khi quy trình bán hàng của bạn phát triển.

Những điểm chính cần lưu ý từ các mẫu quy trình bán hàng

– Quy trình bán hàng là một cách quan trọng để doanh nghiệp theo dõi tất cả các khách hàng tiềm năng trong phễu bán hàng của mình.

– Cách nhanh nhất để tạo quy trình bán hàng khi mới bắt đầu là sử dụng mẫu có sẵn hoặc tự tạo mẫu trong Google Sheets.

– Khi quy mô kinh doanh mở rộng, bạn sẽ cần phần mềm CRM để tập trung hóa việc liên lạc với khách hàng tiềm năng, điều phối các hoạt động theo dõi và lập báo cáo.

Quy trình bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng là một cách có hệ thống để hình dung và theo dõi các khách hàng tiềm năng khi họ trải qua hành trình mua hàng.

Từ ” tạo khách hàng tiềm năng” đến “chốt đơn”, mỗi giai đoạn trong quy trình bán hàng đều được xác định rõ ràng. Tăng cường tính minh bạch giúp tối ưu hóa hoạt động bán hàng, từ đó giảm tỷ lệ khách hàng bỏ đi và tối đa hóa tỷ lệ chuyển đổi.

Ví dụ, nếu một nhân viên bán hàng có hiệu suất làm việc vượt trội so với các thành viên còn lại trong nhóm, bạn có thể đánh giá hành động của người đó và áp dụng cùng một chiến thuật bán hàng cho toàn nhóm. Điều tương tự cũng áp dụng cho việc dừng những hành động không mang lại kết quả.

Quy trình bán hàng cũng giúp những nhân viên bán hàng bận rộn luôn được sắp xếp công việc hiệu quả. Chỉ cần nhìn vào quy trình bán hàng, các nhân viên có thể dễ dàng biết chính xác từng giao dịch đang ở giai đoạn nào và hoạt động tiếp theo là gì. Kết quả là năng suất tăng lên và hiệu quả bán hàng được cải thiện .

Nhiều đội ngũ hình dung quy trình bán hàng của họ như một chiếc phễu. Dưới đây là một ví dụ về phễu bán hàng từ một doanh nghiệp phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS):

Nguồn ảnh: Pipedrive

Tóm lại, sơ đồ quy trình bán hàng giúp bạn theo dõi tiến trình của các giao dịch và các bước tiếp theo lý tưởng dành cho nhân viên bán hàng.

Tại sao bạn cần một quy trình bán hàng?

Doanh nghiệp của bạn đã có sẵn một quy trình bán hàng, dù bạn có nhận ra điều đó hay không. Điều này là do các thành viên trong nhóm của bạn tuân theo một loạt các quy trình điển hình mỗi khi tương tác với khách hàng tiềm năng.

Tuy nhiên, việc chủ động ghi chép lại chu kỳ bán hàng và quy trình có thể giúp nhân viên bán hàng của bạn sắp xếp các khách hàng tiềm năng mới vào kênh bán hàng và theo dõi các hành động cụ thể.

Ví dụ, nhân viên bán hàng có thể xác định chính xác thời điểm họ đủ điều kiện tiếp cận khách hàng tiềm năng hoặc chính xác số lần và thông qua những kênh nào họ đã liên hệ với khách hàng tiềm năng của mình.

Việc mô tả chi tiết các hoạt động bán hàng này giúp loại bỏ phỏng đoán và khuyến khích một quy trình có cấu trúc hơn ở mọi giai đoạn. Một pipeline là cách để phản ánh các hoạt động này thông qua các giai đoạn của pipeline bán hàng, giúp theo dõi chúng một cách hiệu quả.

Bằng cách tổng hợp thông tin quan trọng và dữ liệu bán hàng, nhân viên bán hàng có thể dễ dàng xác định những khách hàng tiềm năng nào cần được chăm sóc. Điều này giúp họ ưu tiên những người cần liên hệ, thời điểm lên lịch gặp mặt, thời điểm theo dõi và các bước cần thực hiện để thúc đẩy giao dịch.

Họ cũng có thể dễ dàng lọc ra khách hàng tiềm năng nóng từ khách hàng tiềm năng lạnh, giảm thiểu thời gian lãng phí khi cố gắng bán hàng cho một khách hàng tiềm năng không phù hợp với hồ sơ khách hàng lý tưởng (ICP).

Tóm lại, một quy trình bán hàng được quản lý tốt, ghi chép đầy đủ và dễ tiếp cận sẽ giúp bạn tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình của mình. Nó giúp bạn đặt ra các mục tiêu thực tế và lựa chọn các chỉ số quan trọng để theo dõi, giảm thiểu tắc nghẽn, cải thiện kết quả bán hàng và tăng doanh thu.

Khi nào nên sử dụng bảng tính làm mẫu cho quy trình bán hàng?

Một quản lý bán hàng phụ trách một nhóm nhỏ với một vài giao dịch có thể quản lý quy trình bán hàng của họ bằng một bảng tính theo dõi tiến độ bán hàng đơn giản – ít nhất là lúc ban đầu.

Dưới đây là tóm tắt những ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng bảng tính để quản lý quy trình bán hàng:

Ưu điểm	Nhược điểm
Một khởi đầu tốt cho các nhóm nhỏ	Việc duy trì tính chính xác của dữ liệu giữa các nhóm trở nên khó khăn hơn.
Bạn có thể thiết lập công thức và tạo các biểu đồ cơ bản cũng như biểu đồ cột.	Hiệu năng gặp khó khăn khi xử lý khối lượng dữ liệu lớn.
Cung cấp cái nhìn tổng quan cấp cao về quy trình bán hàng.	Có thể gặp sự cố khi nhiều người cùng truy cập.
Nhiều người đã quen thuộc với các công cụ bảng tính chính.	Không có tính năng tự động hóa tích hợp sẵn.
Dễ dàng xuất dữ liệu	Khó mở rộng hơn khi doanh nghiệp của bạn phát triển.
Thường miễn phí	Không được thiết kế với mục đích quản lý quy trình bán hàng.

Nếu bạn vẫn đang theo dõi tiến độ công việc bằng cách ghi nhớ hoặc ghi chép trên giấy, việc chuyển sang sử dụng bảng tính Excel hoặc Google Sheets là một sự nâng cấp đáng hoan nghênh.

Bảng tính là một công cụ tuyệt vời ban đầu để quản lý dữ liệu giao dịch của nhóm bạn, bao gồm:

• Quy mô giao dịch
• Giai đoạn bán hàng
• Khả năng sinh lời

Bảng tính theo dõi tiến độ dự án cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tất cả các giao dịch hiện tại. Nó giúp bạn theo dõi tiến độ của nhóm và tối ưu hóa các quy trình hàng ngày, giải phóng thời gian và năng lượng quý báu mà bạn có thể dành cho việc quản lý nhóm của mình.

Một trong những lợi ích lớn nhất là bảng tính tự động thực hiện các phép tính cho bạn. Điều này trở nên vô cùng quan trọng nếu nhóm của bạn xử lý nhiều giao dịch ở các giai đoạn khác nhau với xác suất hoàn tất khác nhau.

Đồng thời, nó cũng giúp bạn theo dõi sát sao quy trình bán hàng. Bạn có thể theo dõi tất cả các hoạt động và tiến độ bán hàng của nhân viên, cũng như quy mô giao dịch và dự báo doanh số.

Bạn cũng có thể tùy chỉnh mẫu quy trình bán hàng cho phù hợp với các yêu cầu kinh doanh riêng của mình.

Lời kết

Mẫu quy trình bán hàng tốt nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ của bạn phụ thuộc vào quy mô hoạt động bán hàng của bạn.

Khi mới bắt đầu, một mẫu quy trình bán hàng đơn giản trong Google Sheets có thể giúp bạn sắp xếp khách hàng tiềm năng và theo dõi sát sao việc liên hệ.

Khi quy mô kinh doanh tăng lên, bạn sẽ cần đầu tư vào một hệ thống CRM, đi kèm với nhiều tính năng tự động hóa hữu ích giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên bán hàng.