Quản lý email AI: sắp xếp hộp thư đến và tiết kiệm thời gian

Cách sử dụng AI để quản lý email trong bán hàng

Phần mềm quản lý email có thể là một công cụ bán hàng AI có lợi. Sau đây là một số nhiệm vụ mà nó có thể hoàn thành để tăng thêm giá trị trong bối cảnh bán hàng.

Viết email

Nhiều công cụ AI để quản lý email bao gồm các tính năng soạn tin nhắn.

Mặc dù viết email có vẻ là một nhiệm vụ khá cơ bản, nhưng nó có thể tốn thời gian trong bán hàng. Rủi ro thường cao trong giao tiếp qua email vì chúng có khả năng tạo ra doanh thu và giành được hợp đồng kinh doanh mới.

Tiếp cận hiệu quả bao gồm một loạt các cân nhắc mà AI có thể tự động hóa. Bao gồm:

• Nội dung. Email có nêu rõ những gì cần nói không?

• Cấu trúc. Thứ tự thông tin có hợp lý không?

• Độ rõ ràng. Email có dễ đọc và dễ hiểu không?

• Giọng điệu. Phong cách viết có phù hợp không?

• Độ chính xác. Thông tin về sản phẩm, dịch vụ và giá cả của công ty có chính xác không?

• Sự hấp dẫn. Email có dòng tiêu đề hấp dẫn khiến người đọc muốn mở nó không?

• Thuyết phục. Email có khuyến khích người đọc thực hiện bước tiếp theo bằng lời kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng không?

• Tính chính xác. Email có không có lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu câu không?

Các công cụ tạo email trong phần mềm quản lý email AI sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên – một tính năng của AI tạo sinh – để viết email được cá nhân hóa cho khách hàng tiềm năng theo phong cách viết thông thường của người dùng.

Trình tạo email giúp đảm bảo độ chính xác bằng cách tham chiếu chéo nội dung email với thông tin trực tuyến. Chúng có thể làm nổi bật lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu câu và phân tích giọng điệu. Các công cụ này thậm chí có thể viết dòng chủ đề để giúp đảm bảo người đọc mở email lạnh.

Gửi email theo dõi

Không giống như tin nhắn tiếp cận lạnh lùng, email theo dõi được gửi đến sau khi nhân viên bán hàng đã liên hệ ban đầu hoặc xây dựng mối quan hệ với người nhận.

Email theo dõi bán hàng là một phép lịch sự tiêu chuẩn sau cuộc gọi bán hàng hoặc yêu cầu hỗ trợ khách hàng. Chúng cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc nuôi dưỡng mối quan hệ với khách hàng và làm rõ các bước tiếp theo trong hành trình bán hàng.

Khi viết email tiếp theo, nhân viên bán hàng phải khuyến khích người nhận giữ liên lạc mà không nên “ép buộc”.

Việc theo dõi hiệu quả không chỉ được viết tốt mà còn phải kịp thời.

Nhân viên bán hàng nên gửi email để theo dõi khách hàng tiềm năng ngay sau lần giao tiếp gần đây nhất. Việc chờ đến ngày hôm sau (hoặc muộn hơn) có thể khiến khách hàng tiềm năng mất hứng thú hoặc quên hẳn cuộc trò chuyện.

Công cụ quản lý email AI có thể giúp nhân viên bán hàng tạo ra thông điệp sắc thái và thuyết phục một cách nhanh chóng.

Nhiều giải pháp bao gồm các tính năng tự động hóa cả việc viết và gửi email theo dõi. Việc theo dõi liền mạch cho phép các nhà lãnh đạo bán hàng xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng và nuôi dưỡng họ thông qua kênh bán hàng.

Quản lý hộp thư đến của bạn

Nhiều trợ lý email AI bao gồm các tính năng giúp nhân viên bán hàng ưu tiên các email khẩn cấp và đạt đến “hộp thư đến bằng không”, trạng thái có hộp thư đến email trống.

Các chuyên gia bán hàng nhận được nhiều thông báo qua email trong suốt cả ngày khi họ tập trung vào các hoạt động tạo doanh thu. Thêm ping từ phương tiện truyền thông xã hội và nền tảng nhắn tin nội bộ vào hỗn hợp, và các đại diện có thể dễ dàng bị mất tập trung và choáng ngợp với “quá tải email”.

Việc xem xét và giải quyết mọi email chưa đọc trong hộp thư đến bận rộn là việc tẻ nhạt và tốn thời gian. Tuy nhiên, nếu không làm như vậy, người dùng có nguy cơ bỏ lỡ các email quan trọng từ khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng.

Các công cụ quản lý email có thể sử dụng AI để:

• Xem lại các email đến và phân loại chúng dựa trên nội dung

• Cảnh báo người dùng về các tin nhắn có mức độ ưu tiên cao từ những người gửi cụ thể

• Đánh dấu các tin nhắn quan trọng có chứa một số từ khóa nhất định

Các công cụ khác bao gồm các tính năng giúp người dùng tiết kiệm thời gian, giảm căng thẳng và tránh bỏ lỡ các email quan trọng khi quản lý hộp thư đến dùng chung.

Tóm tắt các chuỗi email

Các công cụ tóm tắt email AI phân tích các chuỗi email và tạo báo cáo tóm tắt nội dung. Tóm tắt nhanh chóng giúp đại diện nắm bắt thông tin, chia sẻ các điểm chính để họ có thể soạn thảo phản hồi email hiệu quả hoặc bắt đầu lại cuộc trò chuyện.

Việc xem lại các chuỗi email dài hoặc cũ có thể tốn thời gian và gây mệt mỏi về mặt tinh thần. Tóm tắt email là một giải pháp thông minh, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian quý báu để họ không để khách hàng tiềm năng phải chờ đợi phản hồi quan trọng.

Tóm tắt bao gồm:

• Điểm nổi bật của cuộc trò chuyện

• Giải pháp thảo luận

• Phân công nhiệm vụ và điểm hành động

Một số công cụ tóm tắt email bao gồm công nghệ tinh vi hơn, chẳng hạn như phân tích tình cảm. Tính năng này đánh giá xem người tham gia có cảm xúc tích cực hay tiêu cực trong cuộc trò chuyện, cho biết họ cảm thấy thế nào về nội dung.

Những tính năng này giúp nhân viên bán hàng nhanh chóng xác định bước tiếp theo phù hợp cần thực hiện.