Procurement là gì? 14 bước quy trình Procurement
Procurement là gì? Nhiều người sử dụng các thuật ngữ Procurement và Purchase thay thế cho nhau. 2 thuật ngữ này có nhiều điểm tương đồng, nhưng chúng có ý nghĩa khác nhau. Để hiểu rõ hơn về Procurement và điểm khác nhau giữa nó với Purchase, mời bạn đọc tìm câu trả lời dưới đây.
Procurement là gì
Mục lục
1. Procurement là gì?
Procurement là hoạt động liên quan đến quá trình mua hàng hóa của doanh nghiệp. Một số hoạt động chính trong Procurement là:
- Lựa chọn nhà cung cấp của doanh nghiệp
- Thiết lập các điều khoản hợp đồng
- Kiểm tra các chiến lược của doanh nghiệp
- Lựa chọn, đàm phán hợp đồng
- Qúa trình mua hàng hóa thực tế
Procurement là bao gồm toàn bộ quá trình mua hàng hóa từ các khâu đầu tiên đến khi hàng hóa nằm trong kho của doanh nghiệp.
Purchase chỉ bao gồm hoạt động mua hàng hóa thông thường. Nó chỉ là một phần trong cả quá trình của Procurement.
Purchase chủ yếu nói về các hoạt động mua bán thông thường của cá nhân. Procurement chủ yếu là nói về quy trình mua hàng hóa của doanh nghiệp.
Đọc thêm: Quản lý mua hàng trên phần mềm CRMViet
Mua hàng hóa trong doanh nghiệp
2. Vai trò của Procurement là gì?
Trong một doanh nghiệp, khâu mua sắm hàng hóa là bắt đầu của mỗi chiến lược. Khâu Procurement có thuận lợi thì các khâu khác của doanh nghiệp sẽ hoạt động trôi chảy.
Hiện nay, việc Procurement và bản sắc doanh nghiệp có thể đan xen nhau. Doanh nghiệp của bạn đang xây dựng bản sắc văn hóa của mình gắn với ý thức về môi trường. Chiến lược Procurement của bạn sẽ phản ánh điều đó.
Ví dụ: Doanh nghiệp của bạn liên kết hợp tác với các nhà cung cấp theo mô hình xanh. Các doanh nghiệp sản xuất chế biến đồ ăn đóng hộp chọn lựa nhà cung cấp theo mô hình VIETGAP của nhà nước. VIETGAP là mô hình theo quy chuẩn sản xuất sản phẩm sạch, bảo vệ môi trường. Thương hiệu của doanh nghiệp của bạn cũng được gắn liền với hình ảnh sản phẩm sạch.
Doanh nghiệp của bạn liên kết với nhà cung cấp có dấu hiệu vi phạm đạo đức hay vệ sinh an toàn thực phẩm. Khi khách hàng biết điều đó thương hiệu và uy tín của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều. Đặc biệt là doanh nghiệp của bạn làm về lĩnh vực thực phẩm, đồ ăn, nhà hàng,…
Đọc thêm: Làm thế nào để quản lý sản phẩm số lượng lớn mà hiệu quả
Việc lựa chọn nhà cung cấp trong quy trình Procurement có thể ảnh hưởng rất nhiều đến thương hiệu của bạn. Không chỉ là khâu lựa chọn nhà cung cấp các khâu khác cũng cần được thực hiện cẩn thận, tránh gây ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.
Mô hình bán hàng B2B bên mua
3. Các bước trong quy trình Procurement của một doanh nghiệp
Trong quy trình Procurement của doanh nghiệp, mua sắm hàng hóa chỉ là bước đầu trong chiến lược doanh nghiệp. Procurement gồm khá nhiều bước, liên quan đến các khâu xác nhận mua bán, khâu thanh toán,…
Một doanh nghiệp thông thường, quy trình Procurement gồm một số các bước cơ bản sau:
- Xác định yêu cầu
- Ủy quyền của Yêu cầu mua hàng
- Phê duyệt yêu cầu mua hàng
- Tạp vụ
- Xác định nhà cung cấp
- Thắc mắc Đánh giá của Báo giá
- Đàm phán
- Lựa chọn nhà cung cấp
- Xác nhận đơn đặt hàng
- Thông báo gửi hàng trước
- Biên nhận hàng hóa
- Ghi hóa đơn
- Thanh toán cho nhà cung cấp
- Nhận hàng hóa như đã kí kết hợp đồng
Tùy theo từng doanh nghiệp mà quy trình này có thể phức tạp và đơn giản hơn. Các tập đoàn đa quốc gia, doanh nghiệp lớn thì các bước trong quy trình này cần nhiều yêu cầu hơn. Đặc biệt người quyết định mua hàng hóa trong doanh nghiệp rắc rối hơn các công ty vừa và nhỏ.
Với các công ty, để đảm bảo việc mua hàng hóa diễn ra trôi chảy hơn, một số bước trong quy trình có thể được lược bớt.
Để có thể hiểu và phân biệt rõ hơn giữa Procurement và Purchase, khám phá quy trình của Purchase.
Hành trình mua hàng
4. Quy trình của Purchase
Các quy trình Purchase bao gồm các bước đơn giản hơn so với quy trình Procurement. Purchase đơn giản là mua hàng hóa cho cá nhân hay doanh nghiệp. Các bước cơ bản trong quy trình Purchase:
- Chọn nhà cung cấp, hàng hóa
- Đặt hàng, ký kết hợp đồng nếu giá trị hợp đồng lớn( mua cho doanh nghiệp không thể thiếu hợp đồng)
- Nhận hàng
- Thanh toán hợp đồng
Về cơ bản quy trình Purchase là một phần nhỏ trong quy trình Procurement. Các nhà quản lý cần phân biệt nó khi thực hiện các khâu mua bán hàng hóa, đặc biệt là hàng hóa quốc tế.
Mua hàng hóa thông thường – purchase
5. Tổng kết
Với thông tin về Procurement là gì, chắc bạn đã hiểu cơ bản về nó và phân biệt được 2 thuật ngữ thường dùng là Purchase và Procurement. Procurement chỉ là một trong các khâu đầu tiên của chiến lược doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu khâu đầu này không tốt sẽ ảnh hưởng đến quá trình thực hiện chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Các nhà quản trị cần quản lý chặt chẽ khâu Procurement cho doanh nghiệp của mình.