Phễu bán hàng là gì? Các giai đoạn, ví dụ và cách xây dựng

Published by Linh Nguyen Dieu at 21/05/2026

Những điểm chính cần ghi nhớ

Phễu bán hàng theo dõi hành trình của người mua từ giai đoạn nhận thức đến khi hoàn tất giao dịch, giúp bạn truyền tải đúng thông điệp đến đúng khách hàng tiềm năng vào đúng thời điểm.
Việc điều chỉnh các nỗ lực bán hàng và tiếp thị xung quanh phễu bán hàng giúp bạn lọc bỏ những khách hàng tiềm năng không đủ điều kiện, đẩy nhanh tiến độ giao dịch và dự báo doanh thu một cách chính xác.
Với chiến lược bán hàng đúng đắn và quy trình rõ ràng, bạn có thể xác định chính xác điểm yếu trong phễu bán hàng của mình và khắc phục nó trước khi bạn mất đi những khách hàng tiềm năng mới.

Phễu bán hàng là gì và nó hoạt động như thế nào?

Phần mềm phễu bán hàng trực quan hóa hành trình từ lần tiếp xúc đầu tiên của khách hàng tiềm năng với bạn cho đến khi hoàn tất giao dịch mua hàng.

Điều này giúp đội ngũ bán hàng của bạn hiểu rõ cần phải theo dõi hoặc điều chỉnh quy trình bán hàng ở giai đoạn nào vì quá nhiều khách hàng tiềm năng bỏ cuộc ở một giai đoạn nhất định.

Nó được gọi là “phễu” bán hàng vì các bước thu hẹp dần khi khách hàng tiềm năng tiến gần đến giai đoạn cuối của quy trình.

Mỗi giai đoạn của phễu bán hàng sẽ đưa những khách hàng tiềm năng đủ điều kiện vào giai đoạn tiếp theo và loại bỏ những người không phù hợp với lời đề nghị của bạn.

Phễu bán hàng được liên kết với các giai đoạn trong hành trình khách hàng, bao gồm tất cả các bước mà khách hàng thực hiện để mua sản phẩm của bạn.

Cấu trúc phễu bán hàng hỗ trợ quy trình mà khách hàng tiềm năng trải qua trong phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) của bạn:

Diễn biến > Liên hệ > Xác định nhu cầu > Lập đề xuất > Bắt đầu đàm phán > Thắng thầu

Phễu bán hàng độc đáo của bạn có thể có ít hoặc nhiều bước hơn, và bạn có thể cập nhật bố cục CRM của mình để phản ánh điều này.

Nghiên cứu phễu bán hàng có thể giúp bạn hiểu rõ những sai lầm trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng, chính xác thời điểm khách hàng tiềm năng rời bỏ công ty và điều gì đã thúc đẩy khách hàng hiện tại chuyển đổi thành khách hàng thực.

Một phễu bán hàng được xác định rõ ràng sẽ cải thiện hành trình của khách hàng và hiệu suất của công ty, vì vậy việc tối ưu hóa phễu của bạn có thể mang lại tác động tức thì và lâu dài đến mục tiêu bán hàng của bạn.

Các giai đoạn của phễu bán hàng

Những nhân viên bán hàng xuất sắc nhất nắm rõ từng giai đoạn của quy trình bán hàng, từ gọi điện chào hàng đến hoàn tất giao dịch.

Việc hiểu được điều này giúp họ theo hai cách quan trọng:

Họ có thể đáp ứng những nhu cầu chính của khách hàng và truyền tải thông điệp phù hợp vào đúng thời điểm.
Họ có thể mở rộng quy mô quy trình và dự báo doanh số bán hàng và doanh thu để đạt được mục tiêu của mình.

Để hiểu đầy đủ ý nghĩa của phễu bán hàng đối với người mới bắt đầu, bạn cần hiểu các bước khác nhau của nó.

Mặc dù mỗi tổ chức có cách quản lý và đặt tên quy trình bán hàng và các điểm tiếp xúc với khách hàng riêng, nhưng nhìn chung các công ty thường cấu trúc chúng thành ba giai đoạn riêng biệt.

1. Giai đoạn đầu của phễu bán hàng: nhận thức và khám phá

Ngay từ giai đoạn đầu của hành trình tìm kiếm, khách hàng tiềm năng của bạn thường có câu hỏi hoặc mối quan ngại. Họ nghiên cứu các giải pháp tiềm năng, và đó là lúc họ phát hiện ra doanh nghiệp của bạn.

Có thể họ nhận được cuộc gọi chào hàng từ một thành viên trong nhóm của bạn chuyên về tìm kiếm khách hàng tiềm năng, hoặc tự tìm thấy trang web và thông tin liên hệ của bạn.

Ở giai đoạn này, họ vẫn đang xác định thách thức của mình.

Họ có rất nhiều câu hỏi khi cố gắng diễn đạt vấn đề của mình và tìm kiếm một nguồn thông tin đáng tin cậy.

Dưới đây là ba ví dụ về các tìm kiếm và câu hỏi mà khách hàng tiềm năng có thể đặt ra cho các ngành cụ thể:

Phần mềm hỗ trợ khách hàng – “tiêu chuẩn ngành hỗ trợ khách hàng”
Một cửa hàng bán nệm trực tuyến – “Tại sao tôi bị đau lưng sau khi ngủ?”
Nhà cung cấp điện – “hóa đơn tiền điện trung bình”

Từ góc độ tiếp thị kỹ thuật số, khách hàng tiềm năng muốn có nội dung dễ tiếp cận, hướng dẫn họ tìm hiểu những chủ đề quan trọng đối với họ.

Các bài đăng trên blog, video, hội thảo trực tuyến và thậm chí cả các bài trắc nghiệm đều hỗ trợ phần này của quy trình, được gọi là tạo ra khách hàng tiềm năng.

Nếu bạn đang sử dụng phần mềm quản lý phễu bán hàng để theo dõi giai đoạn này, khách hàng tiềm năng chưa được liên hệ của bạn có thể chuyển thành khách hàng tiềm năng đã được liên hệ. Chính xác hơn, họ giờ đây là khách hàng tiềm năng của bạn.

Giờ đây, nhân viên bán hàng của bạn có thể đặt những câu hỏi phù hợp và sàng lọc khách hàng tiềm năng để đảm bảo họ là những khách hàng phù hợp với công ty của bạn.

2. Giai đoạn giữa của phễu bán hàng: nghiên cứu giải pháp

Nguồn ảnh: Pipedrive

Giờ bạn đã lọc được khách hàng tiềm năng, những người vẫn còn trong phễu bán hàng sẽ được coi là “khách hàng lý tưởng“.

Các câu hỏi ở giữa phễu bán hàng không còn mang tính chung chung nữa, vì khách hàng tiềm năng của bạn giờ đây đã nêu rõ và xác định vấn đề của họ.

Sử dụng các ngành nghề tương tự như trong phần trước, đây có thể là những từ khóa họ tìm kiếm:

“Các loại hình hỗ trợ dành cho các nhóm phát triển phần mềm”
“Cách chọn nệm tốt nhất cho [tình trạng đau lưng]”
“Cách tiết kiệm tiền điện”

Ở giai đoạn giữa của phễu bán hàng, khách hàng tiềm năng đang đi sâu hơn vào các chi tiết cụ thể của vấn đề.

Ở giai đoạn này, họ có thể không nhất thiết phải đánh giá các nhà cung cấp cụ thể và sản phẩm hoặc dịch vụ của họ. Thay vào đó, họ đang tìm kiếm các loại giải pháp có sẵn cho mình.

Trong ví dụ hỗ trợ khách hàng đầu tiên, người phụ trách vẫn chưa quyết định liệu có nên mua giải pháp phần mềm cho đội ngũ hỗ trợ nội bộ hay thuê ngoài hoàn toàn dịch vụ hỗ trợ.

Trong ví dụ tiếp theo về nhu cầu giấc ngủ, khách hàng tiềm năng không chắc chắn liệu họ cần một tấm lót nệm hay một chiếc nệm mới hoàn toàn.

Khi bạn trò chuyện với họ và đặt câu hỏi để xác định xem lời đề nghị của bạn có phù hợp với vấn đề của họ hay không, khách hàng tiềm năng của bạn sẽ trở thành khách hàng tiềm năng đủ điều kiện.

Nội dung phù hợp nhất với khách hàng tiềm năng ở giai đoạn quan tâm này bao gồm các hướng dẫn chi tiết, danh sách so sánh và danh sách ưu điểm, nhược điểm.

Nội dung phong phú, tập trung vào câu trả lời, giúp người ra quyết định dễ dàng tiến đến giai đoạn mua hàng hơn.

3. Giai đoạn cuối của phễu bán hàng: đưa ra quyết định mua hàng sáng suốt

Nguồn ảnh: Pipedrive

Ở giai đoạn cuối của phễu bán hàng, khách hàng tiềm năng hiểu rõ vấn đề của họ, đã tìm hiểu được loại giải pháp tốt nhất và sẵn sàng lựa chọn nhà cung cấp.

Các câu hỏi và mối quan ngại ở giai đoạn này trở nên cụ thể hơn và hướng đến nhà cung cấp, theo hình dạng thu hẹp dần ở phía dưới của phễu.

Các tìm kiếm trực tuyến cũng như các câu hỏi của họ có thể trông giống như thế này:

“Liệu [Nhà cung cấp 1] có cung cấp các tính năng phần mềm hỗ trợ tốt hơn [Nhà cung cấp 2] không?”
“Ai cung cấp chính sách bảo hành dài hạn và đầy đủ nhất cho nệm?”
“Điều khoản hợp đồng điện với [Nhà cung cấp 1] so với [Nhà cung cấp 2] là gì?”

Ở giai đoạn này của hành trình mua hàng, các từ khóa dài (ví dụ: “tấm lót nệm mềm tốt nhất cho người nằm ngửa”) có thể giúp hướng người dùng đến thông tin giúp họ đưa ra quyết định phù hợp với nhu cầu chính xác, vấn đề cụ thể và ngân sách của họ.

Nội dung hiệu quả nhất cho giai đoạn cuối của phễu bán hàng bao gồm các trang Hỏi đáp, video giới thiệu tính năng sản phẩm, bản demo bán hàng trực tiếp và phân tích so sánh tính năng của các sản phẩm cạnh tranh.

Mỗi yếu tố này sẽ củng cố niềm tin của khách hàng tiềm năng vào lời đề nghị của bạn khi họ tiếp tục nhận thấy rằng nó phù hợp với vấn đề cụ thể của họ.

Khi khách hàng tiềm năng đủ điều kiện lựa chọn giải pháp của bạn, họ thường trải qua giai đoạn đề xuất bán hàng và đàm phán, sau đó lý tưởng nhất là bạn sẽ giành được hợp đồng của họ.

Giá trị của phễu bán hàng

Một quy trình bán hàng được xác định rõ ràng mang lại nhiều lợi ích cho sức khỏe và doanh thu của tổ chức, cũng như cho hành trình của khách hàng.

Cách một quy trình bán hàng hiệu quả tác động đến khách hàng tiềm năng của bạn

Đến giờ, bạn hẳn đã nhận thấy số lượng câu hỏi mà khách hàng tiềm năng có thể đặt ra trước khi cân nhắc mua hàng từ bạn.

Mặc dù những mối quan tâm này có thể phát sinh vào những thời điểm khác nhau và theo thứ tự khác nhau đối với mỗi khách hàng tiềm năng, phễu bán hàng giúp bạn hiểu được họ cần gì để tiến đến bước tiếp theo.

Nhờ vào phễu bán hàng, bạn có thể truyền tải đúng thông điệp vào đúng thời điểm.

Hãy tưởng tượng tình huống này: bạn đang tìm mua một chiếc tủ lạnh mới. Bạn chưa sẵn sàng mua ngay – bạn muốn tìm hiểu thêm về các mẫu mã, tính năng và kích cỡ.

Tuy nhiên, khi bạn nói chuyện điện thoại với nhân viên bán hàng, họ ngay lập tức chuyển sang giá cả của mẫu sản phẩm bán chạy nhất. Bạn không khỏi tự hỏi liệu họ chỉ đang muốn thúc đẩy doanh số và đạt chỉ tiêu hay không.

Bạn có thể giúp khách hàng tương lai tránh khỏi sự khó chịu của tình huống này. Với một quy trình bán hàng chi tiết, bao gồm cả việc lập bản đồ các câu hỏi của khách hàng tiềm năng, bạn có thể truyền tải thông điệp nhất quán mọi lúc.

Một cách khác mà phễu bán hàng tác động đến khách hàng tiềm năng là bằng cách tạo sự phối hợp giữa bộ phận tiếp thị và bán hàng.

Hãy nhớ rằng, khách hàng tiềm năng có thể liên hệ với bạn ở bất kỳ giai đoạn nào của phễu bán hàng, dù là giai đoạn nghiên cứu ban đầu hay giai đoạn quyết định muộn. Chính vì vậy, việc điều chỉnh phễu marketing và nỗ lực bán hàng sao cho khách hàng tiềm năng nhận được thông tin họ cần vào đúng thời điểm là vô cùng quan trọng.

Để thực hiện điều này, nhóm tiếp thị của bạn có thể tận dụng hành vi trực tuyến của khách hàng tiềm năng. Ví dụ, một khách hàng tiềm năng có thể đã dành thời gian xem trang giá cả của bạn nhưng chưa mua hàng. Nhóm tiếp thị có thể kích hoạt quảng cáo nhắm mục tiêu lại trên Facebook, nhắm trực tiếp vào sự do dự đó, chẳng hạn như lời chứng thực của khách hàng hoặc ưu đãi có thời hạn.

Do đó, bạn cũng sẽ truyền tải đúng thông điệp ngay cả ngoài những cuộc trò chuyện bán hàng.

Phễu bán hàng cũng tạo ra sự cam kết và lòng trung thành. Khi khách hàng tiềm năng bắt đầu nghiên cứu (thông qua tìm kiếm trên Google hoặc các công cụ tìm kiếm khác) và tìm hiểu về các giải pháp, họ sẽ nhận ra mình có bao nhiêu lựa chọn. Khách hàng tiềm năng có thể dễ dàng chuyển sang nhà cung cấp giải pháp khác.

Đây là lý do tại sao bạn cần có mặt trong quy trình bán hàng ngay từ giai đoạn đầu. Xây dựng lòng tin với khách hàng tiềm năng bằng cách giải quyết tất cả những mối quan ngại có thể ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của họ.

Tác động của một quy trình bán hàng hiệu quả đến tổ chức của bạn.

Phễu bán hàng hiệu quả giúp bạn nắm được tổng quan về giai đoạn nào trong chu kỳ bán hàng, đâu là những cơ hội tạo ra doanh thu tiềm năng và làm thế nào để tăng tỷ lệ chuyển đổi.

Một quy trình bán hàng được quản lý tốt sẽ giúp tổ chức các nỗ lực bán hàng của bạn và mang lại cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn đối với kết quả bán hàng.

Dưới đây là một vài cách mà phễu bán hàng chất lượng cao hoạt động hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn:

Những điều bạn có thể làm	Tại sao điều đó lại quan trọng
Loại bỏ những khách hàng tiềm năng không đủ điều kiện và tập trung vào những khách hàng tiềm năng thực sự triển vọng.	Loại bỏ những khách hàng tiềm năng không phù hợp sẽ giúp bạn có thêm thời gian và công sức để đầu tư vào những giao dịch có khả năng thành công cao nhất.
Đẩy nhanh tiến độ giao dịch.	Khi bạn hiểu rõ phễu bán hàng của mình, bạn có thể cung cấp thông tin phù hợp vào đúng thời điểm, rút ngắn thời gian từ lần tiếp xúc đầu tiên đến khi chốt giao dịch.
Theo dõi các chỉ số bán hàng quan trọng	Việc theo dõi các chỉ số quan trọng trong phễu bán hàng giúp bạn duy trì doanh số, đảm bảo nguồn khách hàng tiềm năng luôn ở trạng thái tốt và thời gian của bạn được sử dụng hiệu quả.

Nhiều đội ngũ bán hàng đầu tư chưa đủ vào việc theo dõi số liệu và phân tích. Để đưa ra những quyết định thông minh, tự tin và dẫn đến kết quả tốt nhất, bạn cần biết phễu bán hàng của mình đang vận hành như thế nào. Hãy theo dõi bốn chỉ số này mọi lúc:

Số liệu	Điều đó cho bạn biết
Số lượng giao dịch trong phễu bán hàng của bạn	Chỉ số này cho thấy sức khỏe của bạn khi so sánh với tỷ lệ gần gũi của bạn.
Quy mô giao dịch trung bình	Bạn cần chốt bao nhiêu giao dịch để đạt mục tiêu doanh thu?
Tỷ lệ đóng	Tỷ lệ phần trăm các giao dịch bạn thắng trung bình (mức cơ sở để dự báo).
Tốc độ bán hàng	Thông thường một giao dịch sẽ tồn tại trong quy trình bán hàng của bạn bao lâu trước khi được hoàn tất (giúp quản lý thời gian hiệu quả).

Nhìn chung, các chỉ số này sẽ cho bạn cái nhìn rõ ràng về tình trạng hiện tại của quy trình bán hàng và những hành động cần thực hiện để thúc đẩy nó tiến lên.

Cách tạo phễu bán hàng

Sau khi đã trình bày định nghĩa và ví dụ về phễu bán hàng hiệu quả, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn cách áp dụng phễu vào các tình huống bán hàng cụ thể của mình.

Đây là hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu về cách tạo một phễu bán hàng đơn giản nhưng hiệu quả và cách áp dụng nó vào thực tế để thu hút và chuyển đổi nhiều khách hàng tiềm năng hơn.

1. Lập sơ đồ hành trình mua hàng của khách hàng

Hãy bắt đầu từ góc nhìn của khách hàng. Suy nghĩ kỹ về quy trình mua hàng và các điểm quyết định chính của khách hàng. Nếu bạn có nhiều phân khúc khách hàng, hãy thực hiện điều này cho từng phân khúc. Mỗi phân khúc không nên mất quá 10 phút.

2. Chuyển đổi hành trình khách hàng thành các giai đoạn bán hàng

Hãy đối chiếu những điểm quyết định của khách hàng với quy trình bán hàng nội bộ của bạn.

Mỗi giai đoạn nên thể hiện một sự thay đổi trong suy nghĩ của khách hàng.

3. Xác định hành động và thông điệp phù hợp cho từng giai đoạn

Hãy áp dụng phễu bán hàng của bạn vào thực tế bằng cách xem xét từng giai đoạn và tự hỏi điều gì sẽ cần thiết để khách hàng tiềm năng chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Việc xem xét kỹ lưỡng từng giai đoạn sẽ giúp bạn xác định những lời kêu gọi hành động nào nên sử dụng. Một bản dùng thử miễn phí? Một cuốn sách điện tử? Một bản demo sản phẩm thương mại điện tử?

Tiếp theo, hãy xác định hành động tương ứng của riêng bạn. Ví dụ, một email bao gồm các nguồn tài liệu hoặc lời chứng thực có liên quan để làm bằng chứng xã hội.

4. Đảm bảo sự đồng thuận trong nhóm

Xem lại các giai đoạn cuối cùng với các đồng nghiệp. Hãy đảm bảo mọi người đều đồng ý về cách định nghĩa từng giai đoạn và các hoạt động đo lường mà bạn sẽ sử dụng ở mỗi giai đoạn.

Nếu bạn là người tự điều hành doanh nghiệp, hãy hỏi ý kiến của người cùng ngành. Ý kiến thứ hai thường giúp bạn phát hiện ra bất kỳ thiếu sót nào trong kế hoạch trước khi thực hiện.

5. Xem xét, tinh chỉnh và tìm kiếm cơ hội

Hãy xem xét lại các giai đoạn bán hàng sau một hoặc hai tháng. Nếu một giai đoạn nào đó gây nhầm lẫn, hãy đổi tên hoặc xóa nó đi.

Đây cũng là thời điểm tốt để nhìn xa hơn giao dịch bán hàng ban đầu, xem bạn có thể nhận được lời giới thiệu từ đâu, bạn có thể bán thêm sản phẩm/dịch vụ gì và làm thế nào để xây dựng lòng trung thành của khách hàng.

Làm thế nào để khắc phục phễu bán hàng đang bị mất khách hàng tiềm năng?

Mặc dù phễu bán hàng có thể là nguồn thành công lớn cho đội ngũ bán hàng của bạn, nhưng nó cũng có thể trở thành nỗi thất vọng nếu bạn nhận thấy rằng:

Tỷ lệ khách hàng tiềm năng bạn nhận được thấp so với tổng số khách hàng tiềm năng.
Quá trình bán hàng đang diễn ra lâu hơn đáng kể so với dự kiến hoặc mức cần thiết.
Nhiều khách hàng tiềm năng trở nên không quan tâm hoặc không phản hồi.

Mặc dù việc phễu bán hàng bị rò rỉ là điều gây khó chịu, nhưng có những cách đơn giản để giải quyết vấn đề này.

Hãy xem xét lại quy trình bán hàng của bạn, từ khách hàng tiềm năng đến khi chốt đơn

Bạn đã vạch ra cách thức để làm cho phễu bán hàng của mình có thể đo lường được.

Giờ là lúc cần xem xét những điểm yếu tiềm ẩn trong hệ thống của bạn, chẳng hạn như các quy trình nội bộ có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng và khiến khách hàng tiềm năng khó giao dịch với bạn hơn.

Việc xác định những yếu tố này sẽ giúp bạn phá vỡ các rào cản và tạo điều kiện thuận lợi hơn cho khách hàng tiềm năng tương tác với bạn ở mọi giai đoạn.

Xem lại thời gian phản hồi khách hàng tiềm năng ban đầu của bạn

Tốc độ có thể quyết định thắng thua trong giao dịch. Theo số liệu thống kê về phễu bán hàng của Workato, hơn 99% các công ty kinh doanh giữa doanh nghiệp (B2B) không phản hồi trong vòng năm phút.

Thời gian công ty bạn phản hồi các khách hàng tiềm năng sau khi họ gửi email đến có thể là nguồn rò rỉ thông tin đầu tiên.

Hãy đảm bảo xem xét lại quy trình của bạn để ưu tiên thời gian phản hồi khách hàng tiềm năng và tạo lợi thế cạnh tranh cho chính mình.

Xác định lý do bạn loại bỏ các ứng viên tiềm năng

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của việc sử dụng phễu bán hàng là truyền tải đúng thông điệp vào đúng thời điểm đến khách hàng tiềm năng.

Nếu phễu bán hàng của bạn có vẻ bị rò rỉ, đã đến lúc phân tích những khách hàng tiềm năng không mang lại hiệu quả.

Họ có phù hợp với hình mẫu khách hàng lý tưởng của bạn không? Nếu có, tại sao họ không thể hiện sự quan tâm đến công ty của bạn?

Có thể có nhiều lý do, chẳng hạn như giá cả, thị trường chưa trưởng thành hoặc lịch trình triển khai sản phẩm kéo dài. Hiểu rõ những vấn đề này là bước đầu tiên để giải quyết chúng.

Lời kết

Bằng cách nắm bắt những khó khăn và thắc mắc của khách hàng tiềm năng, bạn có thể lập bản đồ và triển khai quy trình bán hàng từ đầu đến cuối để tạo ra hành trình khách hàng liền mạch hơn, từ đó thúc đẩy doanh số bán hàng.

Contact Us

Nhập số điện thoại của bạn và chúng tôi gọi lại sau.

Phễu bán hàng là gì? Các giai đoạn, ví dụ và cách xây dựng