KPI là gì? Cách để xây dựng KPI cho từng bộ phận doanh nghiệp

Published by Chinh Nguyễn at 06/07/2018

I. Trước tiên, KPI là gì?

KPI là gì

Khái niệm về KPI

Theo wikipedia, KPI là chỉ số đo lường hiệu quả công việc viết tắt của cụm từ Key Performence Indicator. KPI được thể hiện qua tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, số liệu, nhằm đánh giá hiệu quả, hoạt động của cá nhân hay tổ chức.

Mỗi một phòng ban, bộ phận khác nhau thì sẽ có các tiêu chí để đánh giá chỉ số KPI khác nhau. Thông qua chỉ số KPI, nhà quản lý sẽ đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên, bộ phận để từ đó đưa ra các điều chỉnh cụ thể.

KPI được phân thành 2 loại cơ bản:

KPI được xây dựng với mục đích là đánh giá hiệu quả của doanh nghiệp hay bộ phận, phòng ban. 2 loại KPI được phân loại dựa theo mục tiêu của doanh nghiệp, đó là:

KPI chiến lược: KPI được gắn với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Các mục tiêu mang tính chiến lược thường là tiền, lợi nhuận và thị phần.
KPI chiến thuật: KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật. Các chiến thuật được chia cho từng bộ phận nhỏ lẻ để thực hiện nhằm đạt mục tiêu mang tính chiến lược.

Một số ví dụ cụ thể về KPI chiến thuật

KPI Marketing: mang về bao nhiêu Leads? Traffic đổ về website là bao nhiêu? Bao nhiêu khách hàng đăng ký dùng thử sản phẩm,…
KPI Sale là doanh số tối thiểu mà nhân viên cần mang về cho công ty, ngoài ra còn một số các chỉ số khác như số cuộc gặp khách hàng, thời gian trung bình chốt sale, khách hàng mới, doanh thu mới,…

Ngoài 2 ví dụ về KPI trên, bạn có thể tham khảo một số KPI khác như:

Brand KPI hay còn gọi là đặt mục tiêu về thương hiệu. Mục tiêu của Brand KPI đó là làm sao để ngày càng có nhiều người biết tới thương hiệu của doanh nghiệp, yêu thích doanh nghiệp và từ đó thúc đẩy hoạt động mua hàng của người tiêu dùng.
KPI nhân sự thường liên quan tới các chỉ tiêu về số lượng tuyển dụng, giảm thiểu các chi phí tuyển dụng, nâng cao chất lượng nhân sự,..

Nhìn chung, KPI là một cột mốc mà mỗi phòng ban, nhân viên cần phải đạt được và đây là mức hiệu quả tối thiểu cần phải đạt được để đảm bảo quá trình vân hành trong doanh nghiệp. Tùy theo từng đơn vị mà việc vượt chỉ tiêu KPI hoặc trượt KPI mà có các cơ chế thưởng phạt khác nhau.

Khái niệm KPI là gì

II. Lợi ích của KPI là gì đối với doanh nghiệp

Đối với các nhà quản trị:

KPI giúp triển khai chiến lược lãnh đạo: chiến lược tổng quát sẽ được chia nhỏ theo từng giai đoạn, phòng ban, … Mỗi giai đoạn, phòng ban sẽ có những chỉ số KPI riêng.
KPI giúp quản lý từng lĩnh vực, từng bộ phận, nhân viên của từng phòng ban: KPI của nhân viên Sale sẽ khác giữa nhân viên mới và nhân viên lâu năm.

Xây dựng hệ thống KPI từ bộ phận cấp cao xuống dưới theo phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO (Management By Objectives). Nhờ các chỉ số của KPI, sẽ giúp CEO, bộ phận quản lý biết được hiệu qua công việc của từng thành viên . Qua đó, đánh giá được công việc mà nhân viên đó làm để có những mức thưởng, phạt xứng đáng.

Trải nghiệm dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm CRM tích hợp KPI

Đối với nhân viên:

Có nhiều người cho rằng KPI là hình thức ” bóc lột” nhân viên. Nhưng thực tế không phải vậy.

KPI giữa nhân viên và quản lý có sự thương lượng giữa 2 bên để đem lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp. Đồng thời, đảm bảo cho các cá nhân thực hiện đúng công việc của mình trong bảng mô tả, từng chức danh cụ thể.

Điều này góp phần đảm bảo sự minh bạch, công bằng, hiệu quả hơn giữa các nhân viên. Nâng cao hiệu quả đánh giá các công việc được thực hiện . Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, cũng như tăng hiệu quả cho việc kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp.

KPI giúp các nhân viên xác định mục tiêu mà mình cần đạt được. Tránh lãng phí thời gian và công sức của bản thân mà không lại hiệu quả công việc.

Xem thêm: Video Tối ưu doanh nghiệp với phần mềm CRM

III. Cách xây dựng KPI như thế nào?

Có nhiều phương pháp để xây dựng chỉ tiêu KPI dựa trên định nghĩa KPI là gì. Nhưng phương pháp được sử dụng nhiều và phổ biến hơn cả đó là SMART. Để gắn trách nhiệm cho từng bộ phận, cá nhân, yêu cầu doanh nghiệp khi áp dụng KPI phải theo nguyên tắc SMART. Cụ thể:

S – Specific: Cụ thể, rõ ràng
M – Measurable: Có thể đo lường được, đếm được
A – Achievable: Có thể đạt được, có thể làm được
R – Realistics: Thực tế
T – Time Bound: Thời hạn cụ thể, giới hạn thời gian

nguyen tac xay dung KPI marketing hieu qua

Nguyên tắc xây dựng KPI là gì

KPI được chia ra nhiều lĩnh vực, nhưng chủ yếu ở các bộ phận như nhân sự, sale – bán hàng, marketing, chăm sóc khách hàng, kinh doanh,..

Dưới đây mình cũng xin đưa ra 1 số mẫu đánh giá KPI cho các bộ phận cho những anh/chị quan tâm tham khảo.

3.1 KPI Sale – Bán hàng

Tỷ lệ chốt đơn hàng
Tìm kiếm khách hàng ( Khách hàng mới, khách hàng tiềm năng)
Duy trì khách hàng ( Tỷ lệ khách hàng quay lại, Chăm sóc khách hàng)
Hoạt động hoàn thành chỉ tiêu.

3.2 KPI nhân viên Marketing

Hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo
Số lượng đơn hàng từ các kênh có nội dung tự nhiên (Organic)
Traffic organic vào website
Tương tác từ các Social content: Comment, inbox, Subscribe, Follow…

3.3 KPI nhân viên kinh doanh

Báo cáo số liệu: Kho, tiêu thụ, số liệu hàng tồn, bán ra
Báo cáo lượng công nợ thu hồi
Số lần hoàn thành và chậm các báo cáo cần thiết
Đưa ra kế hoạch kinh doanh
Tìm kiếm đối tác

Xem thêm: Cách đánh giá KPI của nhân viên kinh doanh

IV. Giải pháp xây dựng KPI hiệu quả và nhanh chóng

Qua đó có thể thấy, việc xây dựng chỉ số KPI là rất cần thiết cho 1 tổ chức hoạt động lâu dài và phát triển theo hướng quy mô. Nhiều khi không xác định được rõ các công việc để đưa ra các chỉ số định lượng, sẽ làm ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống tổ chức.

Giải pháp tối ưu để giải quyết vấn đề đó chính là sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh giúp tự động tạo KPI nhằm:

Tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu và tính toán
Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên theo nhiều mức thời gian
Áp dụng KPI cho nhiều nhân viên cùng một lúc

Phần mềm tự động tạo KPI báo cáo của nhân viên kinh doanh

Thông qua khái niệm KPI là gì ở trên ta có thể thấy để xây dựng hệ thống KPI là điều không hề đơn giản và rất mất thời gian. Vậy tại sao chúng ta không áp dụng công nghệ mới trong việc quản lý hệ thống? Khi mà toàn cầu đang hướng tới công nghệ 4.0, giúp tự động hóa và trao đổi dữ liệu trong công nghệ sản xuất. Sẽ dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí, đem lại hiệu quả cao trong việc tự động hóa xây dựng KPI.

=>> Bạn đang cần tìm một giải pháp liên quan tới xây dựng KPI cho nhân viên. Hay hơn thế nữa là một phần mềm giúp quản trị hệ thống nhân viên, chăm sóc khách hàng của công ty một cách liền mạch.

Dùng thử MIỄN PHÍ ngay phần mềm quản lý KPI nhân viên

PHẦN MỀM QUẢN LÝ KPI NHÂN VIÊN

Contact Us

Nhập số điện thoại của bạn và chúng tôi gọi lại sau.

KPI là gì? 3 mẫu đánh giá KPI cơ bản cho Doanh nghiệp