Hướng dẫn lập kế hoạch hành động chung

Hành trình của người mua B2B có thể gặp nhiều khó khăn. Chu kỳ bán hàng kéo dài, số người tham gia quyết định mở rộng và các ưu tiên cạnh tranh có thể dễ dàng làm chệch hướng cả người mua và người bán. Tuy nhiên, một kế hoạch hành động chung được xây dựng tốt phù hợp với quy trình bán hàng tiêu chuẩn của bạn – được hỗ trợ bởi sự hỗ trợ và đào tạo – sẽ giảm đáng kể xung đột giữa hai bên trong quyết định mua hàng.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn các kế hoạch hành động chung và cách bạn có thể sử dụng chúng để kích hoạt chu kỳ bán hàng nhanh hơn, hiệu quả hơn và tăng hiệu suất bán hàng.

Kế hoạch hành động chung là gì?

Đôi khi được gọi là kế hoạch chặt chẽ chung, kế hoạch thành công chung hoặc kế hoạch thực hiện chung, kế hoạch hành động chung (hoặc MAP – Mutual Actions Plan) là tài liệu được chia sẻ giữa người bán và người mua để đặt kỳ vọng trong mọi giai đoạn của chu kỳ bán hàng. Nó chỉ định các bước và yêu cầu quan trọng để tổ chức mua, triển khai và thu được giá trị từ sản phẩm hoặc dịch vụ thành công. Đại diện bán hàng thường chịu trách nhiệm quản lý kế hoạch hành động chung và đảm bảo đạt được các mục tiêu.

Kế hoạch hành động chung thường bắt đầu dưới dạng mẫu dựa trên các giao dịch thành công trong quá khứ và sau đó được tùy chỉnh để phù hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ hội riêng lẻ.

Cho dù tuân theo một phác thảo đơn giản hay một mẫu mạnh mẽ hơn, về cơ bản, MAP đều hoạt động ngược lại so với kết quả mong muốn (mua hàng thành công và người mua hài lòng), vạch ra:  

• Điều gì cần phải xảy ra
• Khi nào nó cần phải xảy ra
• Ai chịu trách nhiệm?

Tại sao đội ngũ bán hàng cần kế hoạch hành động chung

Trước khi đi thẳng vào phần “làm thế nào”, chúng ta hãy xem tại sao các kế hoạch hành động chung lại quan trọng đối với đội ngũ bán hàng hiện đại.

Các kế hoạch hành động chung giúp chốt các giao dịch phức tạp nhanh hơn

Hành trình của người mua B2B có thể kéo dài từ 3 đến 24 tháng. Một kế hoạch hành động chung được tiêu chuẩn hóa có thể giúp đội ngũ bán hàng đẩy nhanh chu kỳ bán hàng trung bình bằng cách cung cấp:

• Một nguồn thông tin xác thực duy nhất được cập nhật và chia sẻ thường xuyên, đảm bảo cả người mua và người bán đều làm việc với thông tin nhất quán, kịp thời và chính xác.
• Ý thức cấp bách và trách nhiệm giải trình của các bên liên quan. MAP kết nối các mục hành động, ngày đến hạn và sản phẩm bàn giao với ROI, để nhóm của bạn có thể điều chỉnh lại mọi yêu cầu như một bước cần thiết để đạt được mục tiêu.
• Một khuôn khổ hướng dẫn sự tương tác của mỗi đại diện với người mua, để họ biết cần ưu tiên điều gì và nên sử dụng thời gian của mình như thế nào.
• Một bản ghi chi tiết dành cho những người ra quyết định cấp cao hơn, những người có thể tham gia vào quy trình sau, giảm nhu cầu làm rõ qua lại khi họ bắt kịp tốc độ.

Các kế hoạch hành động chung mang lại trải nghiệm tốt hơn cho người mua

Trải nghiệm của khách hàng bắt đầu từ rất lâu trước khi việc mua hàng được thực hiện. Quá trình này bắt đầu từ thời điểm tổ chức quyết định đánh giá giải pháp của bạn và tiếp tục trong suốt thời hạn hợp đồng của họ, cho đến hết quá trình triển khai.

Khi các đại diện bán hàng thực hiện một chu trình bán hàng hiệu quả và đầy đủ thông tin, nó sẽ đóng vai trò như một bản xem trước về việc làm việc lâu dài với một tổ chức sẽ như thế nào. Hãy xem xét những số liệu thống kê sau:

• 87% người mua mong đợi đại diện bán hàng đóng vai trò là cố vấn đáng tin cậy trong quá trình giao dịch.
• 63% người mua cho biết hầu hết trải nghiệm của khách hàng đều không đạt được những gì họ biết là có thể. 
• 73% người tiêu dùng cho rằng trải nghiệm của khách hàng là yếu tố quyết định khi đưa ra quyết định mua hàng.
• Một tổ chức có thể tăng doanh thu từ 10 đến 15% chỉ bằng cách cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
• 74% khách hàng có khả năng mua hàng chỉ dựa trên trải nghiệm của khách hàng.

MAP cung cấp cho đại diện của bạn một cách để chứng minh giá trị ngay lập tức bằng cách gánh vác gánh nặng hành chính trong chu trình bán hàng cho mỗi người mua tiềm năng. Với sự tập trung cao độ vào kết quả mong muốn – và những gì cần thiết để đạt được điều đó – một kế hoạch hành động chung có thể giúp cả người mua và người bán vượt qua sự lộn xộn. Một kế hoạch hành động chung sẽ điều chỉnh cuộc trò chuyện từ “Đây là những gì chúng tôi cần ở bạn để chốt giao dịch” thành “Đây là cách chúng tôi có thể mang lại giá trị cho tổ chức của bạn”.

Khi người đại diện chịu trách nhiệm và quản lý quá trình này, người mua sẽ bớt lo lắng hơn. Nó làm cho công việc của người mua trở nên dễ dàng hơn và sau đó mang lại trải nghiệm tốt hơn cũng như thể hiện cam kết của bạn đối với sự thành công của khách hàng.

Các kế hoạch hành động chung đảm bảo dự báo đường ống dễ dự đoán hơn

Một lần nữa, một kế hoạch hành động chung tốt bắt đầu từ mục tiêu của người mua và chứng minh ROI tiềm năng. Nếu khách hàng tiềm năng không sẵn sàng cam kết với quá trình mua hàng khi lợi ích đã rõ ràng thì họ khó có thể cam kết với chính giao dịch đó. 

Những dấu hiệu cảnh báo này có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi, đặc biệt khi xem xét rằng trung bình 79% tổ chức bán hàng sai hơn 10% dự báo của họ.

Các kế hoạch hành động chung giúp giảm bớt công việc quản trị viên không cần thiết

Bạn có biết rằng các đại diện dành gần 2/3 thời gian trong tuần của họ cho những công việc không bán được hàng không? Vấn đề là, nhiều tổ chức bán hàng không được đưa ra một phương án hành động duy nhất, hiệu quả nhất để thực hiện khi tiến hành và chốt giao dịch trung bình. Kết quả là, nhiều đại diện bắt đầu lại từ đầu trên mỗi cơ hội và tìm ra các bước cần thiết khi thực hiện.

Nếu không có kế hoạch hành động chung chính thức, các đại diện có thể lãng phí hàng giờ…

• Tương tác qua lại với người mua để theo dõi những sản phẩm bị bỏ quên.
• Lãng phí thời gian vào những hoạt động không cần thiết và không hiệu quả.
• Sàng lọc các ghi chú trong CRM để tìm ra đoạn hội thoại đã dừng lại và việc cần làm tiếp theo.
• Dựa vào những thói quen xấu và kỹ thuật lỗi thời để thử chốt giao dịch hoặc thu hút sự chú ý của người mua.

MAP là một giải pháp lý tưởng vì chúng đóng vai trò là hướng dẫn nhất quán, có thể lặp lại để tương tác với người mua – sau đó có thể được sửa đổi theo quy mô công ty, quy mô giao dịch, ngành và trường hợp sử dụng. Cụ thể hơn, một kế hoạch hành động chung sẽ cho người đại diện biết:

• Các bước chính xác để làm theo
• Thông tin gì cần theo dõi
• Nơi tìm kiếm thông tin và cập nhật mới nhất trên bất kỳ tài khoản nào

Kết quả cuối cùng là luồng thông tin được sắp xếp hợp lý và hiệu quả hơn giữa các đại diện và khách hàng mà họ đang làm việc.

Kế hoạch hành động chung cải thiện tỷ lệ thắng và tăng doanh thu

Hãy coi kế hoạch hành động chung như sự kết hợp của những khía cạnh hiệu quả nhất của mỗi chu kỳ bán hàng thành công. Với tư cách là người lãnh đạo bán hàng, bạn có cái nhìn sâu sắc độc đáo về những gì hiệu quả — và những gì không hiệu quả — bởi vì bạn đã thấy các đại diện của mình thử hầu hết mọi thứ.

Một kế hoạch hành động chung cho phép bạn lựa chọn những gì bạn thích và loại bỏ những phần còn lại – sau đó, phân bổ cho toàn bộ nhóm – gần giống như một bản tóm tắt huấn luyện bán hàng. Hãy tưởng tượng việc nhân bản và kết hợp những đặc điểm tốt nhất của từng đại diện trong nhóm của bạn. Đó là điều mà một mẫu kế hoạch hành động chung hiệu quả có thể làm được.

Bằng cách tiêu chuẩn hóa mẫu kế hoạch hành động chung cho nhóm của bạn, bạn đang chuẩn bị cho họ cách giải quyết tất cả các loại tình huống mua hàng. Nó cho phép bạn chia sẻ các bài học theo cách hiệu quả hơn và có thể mở rộng hơn – do đó cải thiện tỷ lệ thành công và tăng thêm doanh thu.

Thực tiễn tốt nhất về kế hoạch hành động chung

Mẫu kế hoạch hành động chung là điểm khởi đầu tốt nhưng sẽ vô ích nếu nhóm của bạn không biết cách sử dụng nó. Đào tạo và hỗ trợ đều cấp thiết như nhau. Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật bổ sung để sử dụng khi triển khai khuôn khổ cho nhóm của bạn.

Nhấn mạnh tính “hỗ tương” trong kế hoạch hành động chung của bạn

Không thể sử dụng kế hoạch hành động chung một cách hiệu quả nếu không có ý kiến ​​đóng góp tích cực từ người mua. Do đó, kế hoạch của bạn không bao giờ được coi như một danh sách các yêu cầu giặt giũ một chiều mà là một lộ trình sống động để cả hai bên tuân theo.

Khi bạn giới thiệu cho nhóm của mình khái niệm về kế hoạch hành động chung, hãy nhớ nhấn mạnh tầm quan trọng của cuộc trò chuyện hai chiều. Khuyến khích các đại diện dành một cuộc họp để hoàn thành kế hoạch với từng khách hàng tiềm năng và nhận được sự đồng ý khi hoàn thành.

Các đại diện của bạn càng coi mỗi kế hoạch hành động chung giống như một con đường hai chiều thì họ sẽ càng thành công hơn.

Khuyến khích các đại diện xem xét từng thành phần của kế hoạch hành động chung qua lăng kính của người mua

Tương tự như vậy, các kế hoạch hành động chung chỉ có hiệu quả nếu chúng định hình quy trình mua hàng theo cách phù hợp với các quy trình, điểm yếu và mục tiêu cụ thể của tổ chức của họ. Mỗi khía cạnh phải phản ánh mục tiêu của người mua để nó có hiệu quả.

Nói rõ rằng kế hoạch hành động chung là nguồn sự thật duy nhất của người đại diện

Huấn luyện nhóm của bạn sử dụng kế hoạch hành động chung để ghi lại và nêu bật những phần quan trọng của mọi giao dịch. Ví dụ: nếu một trong hai bên bỏ lỡ một ngày, hãy điều chỉnh dòng thời gian cho phù hợp để người mua của bạn có thể thấy tác động trực tiếp của việc trượt ngày.

Một cách dễ dàng để giữ cho kế hoạch luôn được ghi nhớ hàng đầu là đưa nó vào đầu và cuối mỗi cuộc gọi để xem xét trực tiếp với khách hàng tiềm năng. Bao gồm những gì mong đợi tiếp theo, tiến độ đạt được mục tiêu của họ như thế nào, những gì cần phải xảy ra trước cuộc gọi tiếp theo và kết quả mong đợi của mỗi cuộc họp.

Vận hành kế hoạch hành động chung của bạn

Kế hoạch hành động chung chỉ có hiệu quả nếu nó được triển khai và vận hành như một phần cốt lõi trong chiến lược bán hàng của bạn. Chỉ giao một mẫu và mong nó thành công thôi là chưa đủ. Thay vào đó, bạn phải triển khai các kế hoạch hành động chung như một chức năng bắt buộc, tích hợp trong hoạt động bán hàng của mình.

• Tạo và ghi lại các yêu cầu về kế hoạch hành động chung để chia sẻ với nhóm của bạn. Những yêu cầu này sẽ đặt ra những kỳ vọng về cách người đại diện nên sử dụng các kế hoạch trong suốt bất kỳ chu kỳ bán hàng nhất định nào. Những yêu cầu này sẽ hỗ trợ việc huấn luyện và trách nhiệm giải trình.
• Ghi lại nơi các kế hoạch sẽ tồn tại – trong hầu hết các trường hợp, đó sẽ là CRM của bạn – tần suất cập nhật chúng cũng như cách chúng phù hợp với các hồ sơ và tài liệu khác được yêu cầu trong quy trình bán hàng thông thường.
• Đảm bảo mẫu của bạn phù hợp với quy trình bán hàng tiêu chuẩn của bạn. Hãy nhớ xem xét các giai đoạn giao dịch, xác suất dự báo và các điểm kiểm tra cốt lõi khác để đảm bảo chúng phù hợp với mẫu mà bạn đang yêu cầu nhóm của mình sử dụng. Điều này sẽ giúp tránh nhầm lẫn và duy trì tính nhất quán.
• Làm việc với nhóm điều hành bán hàng của bạn để xem phần nào trong kế hoạch hành động chung có thể được tự động hóa. Có lời nhắc hoặc thông báo nào bạn có thể thiết lập không? Có cách nào để tự động cập nhật các mốc thời gian nếu có thay đổi không? Hãy chắc chắn khám phá tất cả các khả năng để loại bỏ càng nhiều công việc thủ công càng tốt.

Việc vận hành MAP sẽ giúp đảm bảo đại diện của bạn có thể liên tục hợp lý hóa việc liên lạc với người mua và chốt giao dịch nhanh hơn, ngay cả khi yêu cầu thay đổi và đội ngũ bán hàng của bạn phát triển.

Tinh chỉnh các kế hoạch hành động chung để hợp lý hóa chu trình bán hàng

Mặc dù ý tưởng về một kế hoạch hành động chung có vẻ như không có gì phải bàn cãi, nhưng các nhà lãnh đạo bán hàng có thể gặp khó khăn trong việc triển khai chúng một cách hiệu quả cho các nhóm. Đôi khi, động cơ, mục tiêu và bối cảnh quan trọng có thể bị nhầm lẫn trong bản dịch. Đó chính là lúc xuất hiện hướng dẫn toàn diện về kế hoạch hành động chung này — nó có thể giúp tạo ra các chu trình bán hàng liền mạch, hiệu quả hơn cho tổ chức của bạn.