Hướng dẫn quản lý tài nguyên cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Quản lý nguồn lực tốt sẽ thiết lập phần còn lại của doanh nghiệp bạn để thành công. Nó đảm bảo bạn sử dụng ngân sách, công nghệ, thiết bị và năng lực của nhân viên một cách hiệu quả nhất có thể để đạt được hiệu suất kinh doanh tốt hơn.
Tuy nhiên, cách tốt nhất để tối đa hóa nguồn lực của bạn không phải lúc nào cũng rõ ràng. Làm thế nào để phân chia ngân sách hạn chế để có được kết quả tốt nhất? Cách tốt nhất để sử dụng thời gian của nhân viên với năng lực nguồn lực hạn chế là gì?
Trong bài viết này, bạn sẽ học cách quản lý tài nguyên bằng cách khám phá các loại tài nguyên khác nhau, xem các ví dụ về quản lý tài nguyên và tìm hiểu các bước để quản lý tài nguyên hiệu quả.
Mục lục
Quản lý tài nguyên là gì?
Quản lý nguồn lực là lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực của công ty, bao gồm con người, thời gian, tài chính, công nghệ và vật liệu (chúng ta sẽ thảo luận chi tiết hơn về những điều này sau). Quy trình quản lý nguồn lực nhằm đạt được kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Hãy tưởng tượng bạn là một người quản lý dự án. Bạn có sáng kiến dự án mới để phát triển ứng dụng di động – nhưng có một sự thay đổi. Bạn có yêu cầu về nguồn lực hạn chế, bao gồm ngân sách cố định và thời hạn gấp.
Sau đây là cách bạn có thể sử dụng lập kế hoạch nguồn lực để thực hiện dự án:
-
Phân công các nhà phát triển, nhà thiết kế và người thử nghiệm có bộ kỹ năng phù hợp cho các nhiệm vụ phù hợp
-
Ưu tiên các tính năng quan trọng và phân bổ nguồn lực để hoàn thành các nhiệm vụ đó đúng thời hạn
-
Lựa chọn các công cụ hiệu quả nhất để mã hóa, cộng tác và thử nghiệm
-
Lên kế hoạch cho các vấn đề bất ngờ, chẳng hạn như nhà phát triển không có mặt hoặc công cụ bị lỗi
Việc quản lý các nguồn lực dự án này giúp bạn đáp ứng được thời hạn, không vượt quá ngân sách và cung cấp ứng dụng chất lượng cao đáp ứng được các yêu cầu của dự án.
Có những loại tài nguyên nào?
Có bốn nguồn lực kinh doanh chính, mỗi nguồn lực liên quan đến một loại quản lý nguồn lực khác nhau.
1. Nguồn nhân lực (HR)
Quản lý nguồn nhân lực cho phép lực lượng lao động của bạn tối đa hóa hiệu suất và năng suất của nhân viên. Còn được gọi là lập kế hoạch năng lực, nó đảm bảo nhân viên có thời gian, kỹ năng và kiến thức để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và đạt tiêu chuẩn cần thiết.
Quản lý nguồn nhân lực có thể bao gồm việc cung cấp cho các thành viên trong nhóm băng thông để hoàn thành công việc cho một dự án cụ thể. Nếu nhân viên bán hàng quá bận rộn với các nhiệm vụ khác, điều đó có thể ảnh hưởng đến khả năng của họ. Việc sắp xếp lại lịch trình của họ hoặc phân công thêm người cho dự án sẽ giúp giảm bớt áp lực.
2. Nguồn tài chính
Nguồn tài chính là vốn và tài sản tiền tệ tài trợ cho doanh nghiệp của bạn hoặc giúp bạn lập kế hoạch tài chính. Sau đây là một số ví dụ:
-
Ngân sách, phác thảo thu nhập và chi tiêu của bạn trong một khoảng thời gian nhất định để cho thấy bạn có thể chi bao nhiêu cho các nhiệm vụ và dự án cụ thể
-
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, nêu rõ dòng tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn
-
Đầu tư, bao gồm tài sản hoặc vốn được phân bổ cho cổ phiếu, trái phiếu hoặc các hàng hóa tài chính khác
-
Dự trữ tiền mặt, là khoản tiền dành riêng cho các trường hợp khẩn cấp hoặc đầu tư trong tương lai
-
Dự báo doanh số, dự đoán doanh thu và hiệu suất kinh doanh trong tương lai của bạn dựa trên dữ liệu lịch sử và xu hướng thị trường
3. Tài nguyên vật lý
Tài nguyên vật chất là tài sản hữu hình – ví dụ như không gian văn phòng hoặc thiết bị (như máy tính xách tay).
Hãy tưởng tượng một trong những nhân viên bán hàng của bạn không thể truy cập vào điện thoại công việc. Nếu không có nguồn lực này, họ không thể nói chuyện với khách hàng tiềm năng, khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng.
Quản lý nguồn lực hiệu quả đảm bảo tất cả nhân viên bán hàng có thể truy cập điện thoại công việc và các công cụ cần thiết khác. Do đó, họ có thể làm tốt công việc của mình và (hy vọng) đảm bảo nhiều doanh số hơn.
4. Tài nguyên công nghệ
Nguồn lực công nghệ là các công cụ kỹ thuật số giúp quản lý doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), nền tảng nhân sự và phần mềm kế toán.
Việc quản lý các nguồn lực này bao gồm:
-
Cung cấp cho các thành viên trong nhóm quyền truy cập vào đúng hệ thống. Ví dụ: đảm bảo nhóm bán hàng của bạn có thể đăng nhập vào CRM bằng dữ liệu khách hàng và giao dịch.
-
Đảm bảo hệ thống có các tính năng để đạt được kết quả cụ thể. Ví dụ, hệ thống đánh giá khách hàng tiềm năng phải có khả năng chấm điểm. Trong CRMVIET, nhóm bán hàng có thể thêm nhãn để chỉ ra khách hàng tiềm năng lạnh, ấm hay nóng.
Tại sao quản lý nguồn lực lại cần thiết cho sự thành công của doanh nghiệp?
Quản lý tài nguyên đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận để thành công. Tùy thuộc vào phần mềm quản lý tài nguyên bạn sử dụng, nó cũng có thể tốn thời gian.
Tuy nhiên, việc dành nhiều thời gian như vậy là xứng đáng. Sau đây là một số lợi ích của việc quản lý tài nguyên:
-
Tối đa hóa năng suất. Đảm bảo các nhóm và cá nhân có thời gian, ngân sách và thiết bị để hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất có thể
-
Kiểm soát chi phí. Ngăn ngừa chi tiêu quá mức bằng cách tuân thủ ngân sách
-
Tối ưu hóa các nguồn lực hạn chế. Suy ngẫm về các nguồn lực hiện tại của bạn và những gì bạn muốn đạt được để phân phối chúng một cách hiệu quả nhất có thể
-
Nâng cao khả năng ra quyết định. Đưa ra quyết định sáng suốt để phân bổ nguồn lực phù hợp với mục tiêu kinh doanh hoặc dự án
-
Cải thiện quản lý rủi ro. Giảm rủi ro kinh doanh bằng cách quản lý nguồn lực hiệu quả, chẳng hạn như giữ trong ngân sách để tránh chi tiêu quá mức
-
Ngăn ngừa tắc nghẽn. Cải thiện độ chính xác của kế hoạch tài nguyên để giảm thiểu tắc nghẽn và đảm bảo quy trình làm việc suôn sẻ
-
Giảm thiểu tình trạng kiệt sức. Đảm bảo tất cả nhân viên có thể hoàn thành nhiệm vụ mà không cảm thấy quá sức
Một ví dụ về quản lý tài nguyên
Một nhóm bán hàng nhỏ có ngân sách hạn chế. Doanh nghiệp sử dụng CRM bán hàng để theo dõi khách hàng tiềm năng và quản lý tương tác với khách hàng. Mục tiêu là tối đa hóa chuyển đổi với các nguồn lực có sẵn (thời gian của nhân viên bán hàng, hệ thống CRM và ngân sách).
Hãy cùng tìm hiểu cách một giám đốc bán hàng có thể tiếp cận việc sử dụng nguồn lực trong tình huống này.
Phân bổ nhân sự (quản lý nhân sự)
Người quản lý phân bổ nhiều nhân viên bán hàng hơn để nuôi dưỡng những khách hàng tiềm năng chất lượng cao. Do đó, những khách hàng tiềm năng đó nhận được nhiều sự chú ý hơn, với mỗi nhân viên bán hàng dành một số giờ cố định mỗi tuần để theo dõi các cuộc gọi, cuộc họp và bản demo.
Các khách hàng tiềm năng có mức độ ưu tiên thấp sẽ nhận được email theo dõi tự động thông qua CRM, nuôi dưỡng họ trong suốt chu kỳ bán hàng đồng thời tiết kiệm thời gian cho nhân viên bán hàng.
Sử dụng CRM (quản lý tài nguyên công nghệ)
Công ty cung cấp cho nhóm quyền truy cập vào CRM để theo dõi trạng thái của từng khách hàng tiềm năng trong kênh bán hàng.
Sau đó, người quản lý bán hàng tạo ra các chức năng tự động nhắc nhở nhóm bán hàng:
-
Giữ liên lạc với khách hàng tiềm năng và khách hàng tiềm năng
-
Gửi theo dõi tự động
-
Xác định và phân loại các khách hàng tiềm năng chất lượng cao
Với những lời nhắc tự động này, nhân viên bán hàng có thể ưu tiên thời gian của mình và tập trung vào việc nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng.
Phân bổ ngân sách (quản lý nguồn tài chính)
Người quản lý bán hàng phân bổ nhiều ngân sách hơn để nhắm mục tiêu vào các phân khúc khách hàng có lợi nhuận cao nhất. Họ có thể:
-
Phân tích dữ liệu bán hàng trong CRM
-
Xác định phân khúc khách hàng nào mang lại lợi tức đầu tư (ROI) cao nhất
-
Phân bổ ngân sách để nhắm mục tiêu vào các phân khúc khách hàng này bằng tiếp thị trực tuyến
Thay vì phân bổ ngân sách cho tất cả các phân khúc, họ đầu tư vào những phân khúc có khách hàng tiềm năng sinh lời nhất. Kết quả là, công ty đang tối đa hóa nguồn tài chính hạn chế của mình.
Kết luận
Khi thực hiện tốt, quản lý nguồn lực sẽ đảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn vốn, công nghệ, thiết bị và nhân viên để đạt được kết quả tốt nhất.
Để nâng cao việc lập lịch trình nguồn lực của bạn, hãy sử dụng CRM có thể tùy chỉnh như CRMVIET. CRM này cho phép bạn phân loại khách hàng tiềm năng, ưu tiên các hoạt động và theo dõi kênh bán hàng của bạn theo thời gian thực. Do đó, bạn có thể phân bổ nguồn lực hiệu quả trong khi vẫn chốt được nhiều giao dịch hơn.