Hướng dẫn gửi cold email cho doanh nghiệp nhỏ

Cold email là gì?

Sự khác biệt giữa cold email và email rác

Không giống như cold email, spam email không được yêu cầu, thường được gửi hàng loạt và thiếu tính cá nhân hóa. Chúng thường chứa các thông điệp chung chung quảng cáo sản phẩm hoặc dịch vụ và không phù hợp với sở thích hoặc nhu cầu của người nhận.

Sau đây là một số điểm khác biệt chính:

Cold email tôn trọng thời gian và sở thích của người nhận, tận dụng hiểu biết sâu sắc về nhu cầu tiềm ẩn của họ, trong khi thư rác áp dụng cách tiếp cận phù hợp với tất cả.

Không giống như email hàng loạt, email chào hàng được thiết kế riêng và cá nhân hóa, giúp tiếp cận và thu hút khách hàng tiềm năng hiệu quả hơn.

Bằng cách tuân thủ các quy định và tập trung vào tính liên quan và giá trị, cold email sẽ khác biệt so với thư rác.

Lợi ích của việc sử dụng cold email

Cold email là công cụ đa năng với nhiều lợi ích và trường hợp sử dụng trên nhiều chức năng kinh doanh. Sau đây là một số công cụ đáng chú ý:

• Tạo khách hàng tiềm năng. Tiếp cận những khách hàng tiềm năng phù hợp với hồ sơ khách hàng lý tưởng của bạn để giới thiệu họ với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

• Kết nối. Xây dựng mối quan hệ với các chuyên gia trong ngành, đối tác tiềm năng hoặc người có sức ảnh hưởng để thúc đẩy mối quan hệ và cơ hội hợp tác.

• Xây dựng liên kết. Yêu cầu liên kết ngược từ các trang web có uy tín để cải thiện SEO và thu hút lưu lượng truy cập.

• Nghiên cứu thị trường. Thu thập thông tin chuyên sâu bằng cách liên hệ với các chuyên gia và chuyên gia trong lĩnh vực để lấp đầy khoảng trống kiến ​​thức.

• Tuyển dụng. Xác định và tiếp cận các ứng viên tiềm năng phù hợp với mô tả công việc cho một vị trí đang tuyển dụng.

• Tiếp cận nhà đầu tư. Giới thiệu ý tưởng khởi nghiệp hoặc kinh doanh của bạn với các nhà đầu tư thiên thần hoặc nhà đầu tư mạo hiểm để đảm bảo nguồn tài trợ.

• Quảng bá sự kiện. Mời người tham gia hoặc thông báo cho họ về sự kiện sắp tới, chẳng hạn như hội thảo trên web, hội nghị hoặc hội thảo chuyên đề.

• Báo chí và quan hệ công chúng. Thông báo ra mắt sản phẩm, dịch vụ hoặc thành tựu mới cho các biên tập viên và nhà báo với hy vọng đảm bảo được sự đưa tin của giới truyền thông.

Mỗi cách sử dụng này đều đòi hỏi một cách tiếp cận có mục tiêu, cá nhân hóa chu đáo và tuân thủ các biện pháp tốt nhất để tránh bộ lọc thư rác và nhận được phản hồi. Cá nhân hóa và tính liên quan là rất quan trọng để thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng lạnh lùng và khơi dậy sự quan tâm.

Đối với các doanh nghiệp dựa vào hình thức gọi điện thoại chào hàng, việc tích hợp gửi email chào hàng có thể đa dạng hóa các chiến lược tiếp cận và tăng cơ hội tương tác.

Thực hành tốt nhất để viết email chào hàng

Việc tuân thủ các phương pháp hay nhất để viết cold email là điều cần thiết để tăng tỷ lệ mở và tạo ra phản hồi tích cực. Theo Gartner, chỉ có 23,9% email bán hàng được mở, vì vậy đầu tư vào một chiến lược gửi email lạnh phù hợp chắc chắn là xứng đáng.

Để bắt đầu, hãy sử dụng dòng tiêu đề hấp dẫn thu hút người nhận mà không gây hiểu lầm cho họ. Cá nhân hóa email của bạn, xưng hô với người nhận bằng tên và tham chiếu đến các chi tiết cụ thể, cho thấy bạn đã làm bài tập về nhà.

Giữ cho nội dung email ngắn gọn và tập trung, đưa ra đề xuất giá trị rõ ràng. Người nhận thường thích email ngắn hơn, đi thẳng vào vấn đề, giúp hiểu thông điệp dễ hơn.

Sử dụng giọng điệu lịch sự, chuyên nghiệp và tránh ngôn ngữ bán hàng hung hăng. Để email của bạn đáng tin cậy hơn, hãy đưa vào bằng chứng xã hội như lời chứng thực hoặc nghiên cứu tình huống.

Luôn bao gồm lời kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng cho người nhận biết chính xác những gì bạn muốn họ làm tiếp theo. Một mẫu email lạnh được thiết kế tốt có thể giúp đảm bảo thông điệp của bạn rõ ràng, súc tích và hiệu quả.

Đầu tư thời gian vào việc tạo nội dung cold email chất lượng cao đảm bảo thông điệp của bạn hấp dẫn và phù hợp với đối tượng mục tiêu. Trước khi gửi, hãy kiểm tra lại email của bạn xem có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào không.

Sau đây là danh sách các biện pháp tốt nhất để bạn tham khảo nhanh:

• Dòng tiêu đề hấp dẫn

• Lời chào và nội dung được cá nhân hóa

• Nội dung súc tích, rõ ràng với đề xuất giá trị

• Giọng điệu lịch sự, chuyên nghiệp

• Bao gồm bằng chứng xã hội

• Kêu gọi hành động rõ ràng

• Kiểm tra lỗi

Email chào hàng của bạn có nhiều khả năng gây được tiếng vang với khách hàng tiềm năng hơn nếu bạn thực hiện theo các biện pháp tốt nhất sau, tránh thư mục thư rác và nhận được phản hồi mong muốn.

Những sai lầm thường gặp cần tránh khi gửi cold email

Khi triển khai chiến dịch email chào hàng, việc tránh những sai lầm thường gặp có thể cải thiện đáng kể cơ hội thành công của bạn.

Một trong những sai lầm lớn nhất là không chú ý đến việc cá nhân hóa. Khi bạn không điều chỉnh thông điệp của mình cho phù hợp với người nhận, email của bạn có thể trở nên vô cảm và chung chung, làm giảm tác động của nó. Một sai lầm phổ biến khác là có dòng tiêu đề không rõ ràng. Nếu dòng tiêu đề của bạn mơ hồ hoặc gây hiểu lầm, thì thông điệp của bạn có khả năng sẽ bị bỏ qua hoặc bị đánh dấu là thư rác.

Nội dung quá tải cũng là một vấn đề lớn. Những email dài dòng, thiếu các điểm rõ ràng và súc tích có thể gây nản lòng, khiến người nhận nhanh chóng mất hứng thú. Ngoài ra, việc bỏ qua các hướng dẫn, chẳng hạn như bỏ qua các quy định của Luật CAN-SPAM, có thể dẫn đến hình phạt pháp lý và làm tổn hại đến danh tiếng của bạn.

Một lỗi phổ biến khác là không theo dõi. Không theo dõi có thể dẫn đến bỏ lỡ cơ hội, vì sự kiên trì thường được đền đáp. Tương tự như vậy, quên thêm CTA có thể khiến người nhận không chắc chắn về các bước tiếp theo.

Để đảm bảo email chào hàng của bạn được trau chuốt và hiệu quả, hãy tránh những sai lầm sau:

1. Sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên ngành. Hãy giữ cho ngôn ngữ của bạn đơn giản và dễ hiểu.

2. Nghiên cứu không đầy đủ. Hiểu rõ bạn đang gửi email cho ai để đảm bảo thông điệp của bạn có liên quan.

3. Bỏ qua các lần chạy thử. Luôn kiểm tra email của bạn để tìm các vấn đề về khả năng phân phối để đảm bảo email đến được người nhận. Thường xuyên dọn dẹp danh sách email của bạn và xóa các địa chỉ không hoạt động hoặc không hợp lệ có thể ngăn chặn việc trả lại và cải thiện uy tín người gửi của bạn.

4. Bỏ qua thời gian. Thời gian gửi email của bạn có thể ảnh hưởng đến tỷ lệ mở và phản hồi. Nếu bạn gửi email lạnh vào tháng 8, email có thể bị bỏ qua do kỳ nghỉ và hoạt động kinh doanh giảm.

5. Bỏ qua việc tối ưu hóa cho thiết bị di động. Nhiều email được đọc trên thiết bị di động, vì vậy hãy đảm bảo rằng tin nhắn của bạn dễ đọc trên màn hình nhỏ hơn.

Một danh sách email được duy trì tốt cũng rất quan trọng đối với sự thành công của các chiến dịch cold email. Đảm bảo danh sách email của bạn được cập nhật và nhắm mục tiêu có thể cải thiện đáng kể khả năng phân phối và tỷ lệ phản hồi.

Một email ngắn gọn, có cấu trúc tốt, tôn trọng thời gian của người nhận và cung cấp giá trị rõ ràng sẽ mang lại kết quả tốt hơn.

Đo lường tỷ lệ thành công và phản hồi

Đo lường tỷ lệ thành công và phản hồi cho cold email là rất quan trọng để hiểu chiến lược nào hiệu quả và tinh chỉnh các chiến dịch trong tương lai. Nó giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện, đảm bảo mức độ tương tác cao hơn và kết quả tốt hơn theo thời gian.

CRMVIET hỗ trợ các doanh nghiệp đo lường thành công và tỷ lệ phản hồi một cách chính xác thông qua nền tảng CRM trực quan.

Với CRMVIET, các công ty có thể dễ dàng theo dõi các số liệu quan trọng nhất khi thực hiện các chiến dịch cold email. Bao gồm khối lượng phản hồi và chất lượng của các tương tác đó.

Việc triển khai các biện pháp thực hành tốt nhất và sử dụng các công cụ như CRMVIET có thể cải thiện đáng kể tỷ lệ phản hồi email lạnh của bạn. Sau đây là cách CRMVIET cải thiện các công cụ đo lường của bạn:

1. Theo dõi email. Tìm hiểu sâu hơn về tỷ lệ mở và nhấp chuột để đo lường mức độ tương tác.

2. Bảng thông tin có thể tùy chỉnh. Thiết lập bảng thông tin của bạn để hiển thị các số liệu quan trọng như tỷ lệ phản hồi, giúp bạn nhanh chóng đánh giá hiệu quả tiếp cận của mình.

3. Báo cáo hoạt động. Theo dõi các hoạt động theo dõi và hoạt động của nhóm để đảm bảo khách hàng tiềm năng không bị bỏ sót.

4. Dữ liệu chuyển đổi. Theo dõi số lượng phản hồi chuyển thành khách hàng tiềm năng đủ điều kiện và cuối cùng là chốt giao dịch.

5. Thông tin chi tiết về thử nghiệm A/B. Triển khai các công cụ cold email khác nhau và so sánh tỷ lệ thành công của chúng trực tiếp trong CRMVIET.

6. Tự động hóa. Dựa trên hành động của khách hàng, thiết lập các kích hoạt cho email theo dõi tự động và phân tích tác động đến tỷ lệ phản hồi của bạn.

Việc kết hợp các cuộc gọi chào hàng với email chào hàng có thể tạo ra một chiến lược tiếp cận toàn diện hơn, tăng khả năng kết nối với khách hàng tiềm năng.

Bằng cách tận dụng phần mềm gửi email lạnh, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để tinh chỉnh nỗ lực gửi email lạnh, tối ưu hóa tỷ lệ phản hồi và cuối cùng là đo lường thành công thực sự.

Kết luận

Gửi cold email là một công cụ mạnh mẽ cho giao tiếp và bán hàng B2B. Nó cho phép các doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tiềm năng và thâm nhập vào thị trường mới. Gửi email lạnh cũng có thể là một sự bổ sung mạnh mẽ cho việc gọi điện lạnh, cung cấp một cách ít xâm phạm hơn để bắt đầu liên lạc.

Chìa khóa thành công nằm ở việc tạo ra những email được cá nhân hóa nổi bật và thu hút người nhận. Một dòng chủ đề và nội dung email rõ ràng, hấp dẫn là rất quan trọng để tăng sự tương tác.