Google Contacts: Thiết lập, Tích hợp và Sử dụng

Khả năng tổ chức và truy cập thông tin khách hàng của đội ngũ bán hàng có thể là sự khác biệt giữa việc đạt được thỏa thuận hoặc bỏ lỡ cơ hội vàng.

Công cụ quản lý liên hệ tốt là điều cần thiết, đó là lúc Google Contacts xuất hiện. Nền tảng trực quan của Google Contacts cho phép các đại diện theo dõi chi tiết về tất cả khách hàng tiềm năng và khách hàng của họ.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét các ưu điểm của Google Contacts, cách thiết lập và cách nhóm bán hàng của bạn có thể tận dụng tối đa tính năng này.

Tại sao nhóm bán hàng sử dụng Google Contacts

Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đang tìm cách giảm chi phí và cải thiện tỷ suất lợi nhuận, điều này khiến hệ thống quản lý liên hệ miễn phí trở thành một triển vọng hấp dẫn. Đối với các tổ chức đã sử dụng Google Workspace (trước đây gọi là G Suite), Google Contacts là một lựa chọn phổ biến.

Là một phần của hệ sinh thái Google, Danh bạ hoạt động liền mạch với tài khoản Gmail, Lịch Google, Google Drive và các dịch vụ phổ biến khác của Google. Ngoài ra còn có nhiều tích hợp Google Apps để kết nối Danh sách liên hệ với các công cụ bán hàng khác của bạn.

Người dùng có thể dễ dàng lên lịch cuộc họp, chia sẻ tài liệu và theo dõi liên lạc bằng cách sử dụng thông tin chi tiết được lưu trữ trong Google Contacts. Khả năng kết nối này cho phép đại diện bán hàng tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ và chốt giao dịch mà không gặp rắc rối khi chuyển đổi giữa nhiều nền tảng.

Ứng dụng di động Google Contacts cũng lý tưởng cho các nhóm bán hàng khi di chuyển. Các đại diện có thể quản lý danh bạ của họ, truy cập các chi tiết quan trọng và duy trì kết nối với khách hàng tiềm năng mọi lúc, mọi nơi.

Google Contacts tự động đồng bộ hóa thông tin liên hệ trên thiết bị Android để chúng luôn cập nhật. Mặc dù người dùng Apple không thể tải ứng dụng Google Contacts trong cửa hàng ứng dụng iOS nhưng họ vẫn có thể thiết lập đồng bộ hóa giữa tài khoản Google và danh bạ trên iPhone hoặc iPad của họ.

Thiết lập Google Contacts cho nhóm bán hàng của bạn

Nếu chưa có tài khoản Google, bạn cần đăng ký một tài khoản trước khi sử dụng Google Contacts. Tuy nhiên, nếu bạn đã từng sử dụng các công cụ như Gmail hoặc Lịch Google thì tin vui là Danh bạ đã được thiết lập và đang chạy.

Bạn có thể kiểm tra trạng thái trên máy tính của mình bằng cách mở trình duyệt và truy cập contact.google.com.

Nếu bạn có thiết bị Android, chỉ cần mở ứng dụng Google Contacts.

Trên thiết bị iOS, quy trình hơi khác một chút. Bạn có thể đồng bộ hóa Google Contacts của mình thông qua ứng dụng Danh bạ Apple. Khi bạn cập nhật một liên hệ trong Google Contacts, liên hệ đó sẽ vẫn cập nhật trên iPhone của bạn.

Google Contacts chạy ở chế độ nền, tự động lưu chi tiết liên hệ mới vào sổ địa chỉ của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện các bước để tối ưu hóa nền tảng cho đội ngũ bán hàng của mình.

Bắt đầu bằng cách phân chia các liên hệ của bạn thành các nhóm có liên quan. Ví dụ: bạn có thể tạo nhóm dành cho khách hàng tiềm năng, khách hàng và đối tác. Sử dụng các danh mục này để hợp lý hóa hoạt động giao tiếp và đảm bảo gửi đúng thông điệp đến đúng đối tượng.

Cách tạo nhóm trong Google Contacts

Để tạo nhóm liên hệ, hãy điều hướng đến Google Contacts, nhấp vào biểu tượng “Nhãn” và chọn “Tạo nhãn”. Đặt tên mô tả cho nhóm của bạn và nhấp vào “Lưu”.

Sau đó, bạn có thể chỉ định liên hệ cho các nhóm thích hợp bằng cách chọn chúng và nhấp lại vào biểu tượng “Nhãn”.

Cách nhập Google Contacts

Nếu bạn đã có dữ liệu liên hệ từ nền tảng khác, bạn có thể dễ dàng thêm dữ liệu đó vào Google Contacts. Chỉ cần nhấp vào “Nhập” và làm theo lời nhắc để tải lên tệp CSV hoặc vCard.

Cách xuất Google Contacts

Nếu sau này bạn quyết định chuyển sang hệ thống quản lý liên hệ khác hoặc muốn chia sẻ một danh sách liên hệ cụ thể, chỉ cần nhấp vào “Xuất” và chọn định dạng và đích đến mong muốn.Mặc dù Google tự động lưu trữ danh bạ của bạn trên đám mây nhưng bạn cũng có thể sử dụng tính năng xuất để tạo bản sao lưu Google Contacts.

Tận dụng các tính năng của Google Contacts để quản lý bán hàng hiệu quả

Google Contacts là một giải pháp quản lý liên hệ được sắp xếp hợp lý nhưng vẫn có một số tính năng hữu ích giúp đội ngũ bán hàng của bạn hoạt động hiệu quả hơn.

Các trường liên hệ tùy chỉnh

Theo mặc định, Google Contacts cung cấp các trường cơ bản như tên, email, số điện thoại, chức danh và địa chỉ. Nhấp vào “Hiển thị thêm” và bạn sẽ nhận được các tùy chọn bổ sung, chẳng hạn như các trường phát âm phiên âm hoặc những người liên quan.

Google cũng cung cấp cho bạn khả năng tạo các trường tùy chỉnh và nắm bắt các chi tiết bổ sung có liên quan đến quy trình bán hàng của bạn cho từng khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng.

Ví dụ: bạn có thể ghi lại nguồn khách hàng tiềm năng, lịch sử mua hàng hoặc bất kỳ tùy chọn cụ thể nào theo cách thủ công. Những chi tiết này cho phép đội ngũ bán hàng của bạn điều chỉnh cách tiếp cận và chốt giao dịch hiệu quả hơn.

Nhãn

Chúng tôi đã biết cách sử dụng nhãn để phân loại địa chỉ liên hệ của bạn dựa trên vai trò hoặc trạng thái của họ. Tuy nhiên, đó không phải là cách duy nhất để phân loại khách hàng. Nhờ tính linh hoạt của chúng, bạn có thể sử dụng nhãn để tạo danh mục dựa trên bất kỳ tiêu chí nào sẽ hỗ trợ quá trình bán hàng của bạn.

Ví dụ: bạn có thể tạo nhãn dựa trên các giai đoạn cơ bản của quy trình bán hàng :

• Thăm dò
• Đủ điều kiện
• Liên hệ
• Xây dựng mối quan hệ
• Chốt giao dịch
• Theo dõi

Nhãn của Google Contacts cho phép bạn phản ánh phân khúc đối tượng trong dữ liệu liên hệ của mình. Việc sử dụng nhãn cho thông tin quan trọng về quy trình bán hàng cho phép nhóm của bạn nhanh chóng xác định các bước tiếp theo cho người liên hệ của họ, tăng năng suất và hiệu quả.

Ủy quyền truy cập vào danh bạ

Một tính năng hữu ích khác của Google Contacts là khả năng chia sẻ địa chỉ liên hệ với những người khác trong tổ chức bán hàng của bạn. Việc ủy ​​quyền truy cập vào danh bạ sẽ cải thiện sự cộng tác và cho phép nhiều người dùng cập nhật dữ liệu liên hệ.

Với ủy quyền liên hệ, các thành viên trong cùng một miền có thể truy cập và quản lý danh bạ của nhau mà không cần chia sẻ mật khẩu hoặc quyền truy cập email. Tuy nhiên, vẫn có những biện pháp bảo vệ. Ví dụ: người dùng được ủy quyền không thể nhập và xuất danh bạ hoặc in thông tin liên hệ.

Để ủy quyền liên hệ, hãy kiểm tra xem quản trị viên Thư mục của bạn đã bật tính năng chia sẻ liên hệ chưa và cả bạn và người mà bạn muốn ủy quyền đều đã đăng nhập vào tài khoản công việc của bạn trên máy tính. Đi tới menu cài đặt, nhấp vào “Quyền truy cập của người được ủy quyền” và bạn sẽ được mời nhập tên hoặc địa chỉ email của người được ủy quyền.

Chỉ cần nhập tên hoặc địa chỉ của người được ủy quyền (bạn có thể nhập tối đa 25 tên hoặc địa chỉ, phân tách bằng dấu phẩy) và nhấp vào gửi.

Hợp nhất các liên hệ trùng lặp

Thông tin liên hệ chính xác và nhất quán giúp đại diện bán hàng tránh nhầm lẫn và đảm bảo rằng họ luôn liên hệ với đúng người, nâng cao hiệu quả chung của quy trình bán hàng.

Thật không may, khi bạn thêm liên hệ từ các nguồn khác nhau hoặc thông tin liên hệ được cập nhật thì các mục nhập trùng lặp là không thể tránh khỏi.

Ví dụ: bạn có thể đã tải xuống danh sách khách hàng tiềm năng mới bao gồm những người đã có trong Danh sách liên hệ trên Google của bạn. Bạn cũng có thể dễ dàng vô tình tạo các mục nhập mới thay vì thêm thông tin liên hệ mới vào mục nhập ban đầu.

Để giữ cho danh sách liên hệ của bạn luôn sạch sẽ và ngăn nắp, Google đi kèm với tính năng “Hợp nhất và sửa lỗi” hữu ích giúp tự động xác định và hợp nhất các mục nhập trùng lặp.

Nhấp vào “Hợp nhất và sửa lỗi” trong menu thanh bên và công cụ sẽ gắn cờ mọi sự cố tiềm ẩn, cung cấp đề xuất về bất kỳ liên hệ nào bạn có thể hợp nhất. Bạn cũng sẽ nhận được thông tin chi tiết được đề xuất để thêm vào danh sách liên hệ hiện có. Mọi chi tiết liên hệ có thể đã thay đổi sẽ được gắn cờ để bạn xem xét.

Tích hợp Google Contacts với nhóm bán hàng của bạn

Google Contacts là một công cụ quản lý liên hệ tuyệt vời nhưng bạn sẽ cần tích hợp nó với phần còn lại của phần mềm bán hàng để tận dụng tối đa công cụ này.

Các nhóm bán hàng có ngân sách eo hẹp vẫn có thể thực hiện nhiều hoạt động bán hàng hàng ngày chỉ bằng cách sử dụng bộ sưu tập ứng dụng của Google. Ví dụ:

• Sử dụng Lịch để lên lịch các cuộc hẹn, cuộc họp và theo dõi các khách hàng tiềm năng
• Sử dụng Meet để thuyết trình bán hàng online và gặp gỡ khách hàng
• Sử dụng Drive để lưu trữ và chia sẻ các tài liệu cần thiết như đề xuất và hợp đồng
• Sử dụng Forms để thu thập thông tin khách hàng

Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là những công cụ này được thiết kế để sử dụng chung cho doanh nghiệp và do đó thiếu nhiều lợi ích mà giải pháp bán hàng chuyên dụng mang lại.

Ví dụ: thay vì chỉ gửi đề xuất bán hàng dưới dạng Google Doc, các công cụ như Smart Docs cho phép bạn gửi tài liệu có thể theo dõi, nhận thông báo khi ai đó mở tài liệu và yêu cầu chữ ký.

Lợi ích lớn nhất sẽ đến khi bạn kết nối Google Contacts với các công cụ và dịch vụ khác này, giúp bạn luôn làm việc hiệu quả trong khi tận dụng tối đa phần mềm bán hàng mới nhất.

Một trong những tích hợp chính mà bạn có thể thiết lập là giữa Google Contacts và phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) của bạn. Đồng bộ hóa danh bạ của bạn với CRM sẽ hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn và đảm bảo rằng mọi người trong nhóm bán hàng của bạn có thể truy cập thông tin liên hệ mới nhất, bất kể họ sử dụng nền tảng nào.

Việc kết nối Google Contacts với CRM của bạn thường rất đơn giản.

Sau khi kết nối, hãy chọn xem bạn muốn đồng bộ hóa tất cả danh bạ của mình hay chỉ một nhóm cụ thể và bạn muốn đồng bộ hóa một chiều hay hai chiều. Sau đó, nhóm của bạn có thể kết hợp Danh bạ Google với các tính năng bán hàng mạnh mẽ của CRM, chẳng hạn như quản lý quy trình, tự động hóa và thông tin chuyên sâu về bán hàng.

Nếu bạn đang tìm cách kết nối Danh bạ với bất kỳ phần mềm bán hàng nào khác, trước tiên hãy xem liệu có bất kỳ tích hợp gốc nào được tạo sẵn hay không. Nếu không, một công cụ tự động hóa quy trình làm việc như Zapier có thể thiết lập kết nối giữa Google Contacts và hàng nghìn ứng dụng khác.

Ví dụ: bạn có thể:

• Tạo Danh bạ Google mới bất cứ khi nào bạn có khách hàng tiềm năng mới trong Quảng cáo khách hàng tiềm năng trên Facebook
• Tạo bản ghi mới trong Airtable cho mọi Danh bạ Google mới
• Tạo Liên hệ Google mới khi có người mua hàng trong cửa hàng Shopify của bạn

Khi Danh bạ Google chia sẻ thông tin với các công cụ bán hàng yêu thích của bạn, bạn sẽ giảm được lỗi do sao chép và dán thông tin, tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn.

Mẹo và phương pháp hay nhất về Google Contacts dành cho nhóm bán hàng

Google Contacts thực hiện rất tốt việc tự động thu thập chi tiết liên hệ để sử dụng trong quy trình bán hàng của bạn . Tuy nhiên, bạn có thể khai thác được nhiều lợi ích hơn từ phần mềm bằng các phương pháp hay nhất sau đây.

Cộng tác với nhóm của bạn

Đôi khi việc bán hàng có thể giống như một nỗ lực đơn lẻ, nhưng những người đại diện giỏi nhất sẽ làm việc hiệu quả khi là thành viên của một nhóm bán hàng lớn hơn. Danh bạ Google hỗ trợ cộng tác bằng cách giúp dễ dàng chia sẻ thông tin liên hệ giữa các đại diện.

Chia sẻ thông tin chi tiết về từng khách hàng hoặc các nhóm liên hệ lớn hơn với nhóm của bạn nghĩa là mọi người đều có thông tin họ cần để thực hiện công việc của mình. Cùng với việc giúp đội ngũ bán hàng của bạn dễ dàng hơn, tính năng chia sẻ còn cho phép bạn cung cấp cho khách hàng dịch vụ liền mạch và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

“Giữ vệ sinh” danh sách

Ngay cả phần mềm quản lý liên hệ tốt nhất cũng sẽ không mang lại lợi ích gì cho bạn nếu tất cả các chi tiết không chính xác hoặc lỗi thời. Công cụ “Hợp nhất và sửa lỗi” của Danh bạ Google thực hiện rất tốt việc phát hiện nhiều loại sự cố như vậy nhưng bạn nên thường xuyên xem lại và cập nhật danh sách liên hệ của mình. Kiểm tra những thứ như:

• Bạn đã thu thập tất cả thông tin chi tiết mà nhóm bán hàng của bạn cần hay một số trường chính bị bỏ trống?
• Dữ liệu đã được xác thực và xác minh chưa?
• Có mục nào cũ hoặc không liên quan bạn có thể xóa không?

Tích hợp là vô giá ở đây. Việc kết nối Danh bạ Google với công cụ xác thực dữ liệu sẽ đảm bảo bạn có thông tin chi tiết mới nhất, trong khi công cụ làm giàu dữ liệu có thể điền mọi thông tin còn thiếu.

Ví dụ: Dữ liệu liên hệ thông minh sử dụng thông tin có sẵn công khai từ phương tiện truyền thông xã hội và trên web để cung cấp cho bạn bức tranh đầy đủ hơn về các liên hệ của bạn.

Giữ dữ liệu liên lạc của bạn an toàn

Cho dù bạn đang làm việc với những khách hàng tiềm năng đã thoải mái chia sẻ thông tin liên hệ của họ hay bạn đang nghiên cứu thông tin chi tiết về khách hàng tiềm năng thì việc bảo vệ dữ liệu liên hệ của bạn là điều cần thiết.

Có nhiều quy định khác nhau liên quan đến việc bảo vệ dữ liệu và việc không chăm sóc đầy đủ thông tin liên hệ có thể dẫn đến bị phạt và mất niềm tin của công chúng.

Thường xuyên xem xét ai có quyền truy cập vào dữ liệu liên hệ và kiểm tra xem dữ liệu đó có tuân thủ các quy định liên quan và chính sách quyền riêng tư của bạn hay không. Chi tiết liên hệ chỉ được chia sẻ với những cá nhân cần thông tin đó cho công việc của họ phải không? Quyền truy cập có bị xóa ngay khi không còn cần thiết nữa không?

Bạn cũng nên đảm bảo rằng tất cả thành viên trong nhóm sử dụng mật khẩu mạnh, duy nhất và bật xác thực hai yếu tố để bảo vệ tài khoản Google của bạn.

Các lựa chọn thay thế cho Danh bạ Google

Danh bạ Google là một giải pháp quản lý liên hệ mạnh mẽ nhưng không phù hợp với tất cả mọi người.

Mặc dù việc trở thành một phần của hệ sinh thái Google là một lợi thế đối với một số người, nhưng những người khác đã sử dụng các dịch vụ khác và hài lòng với việc tiếp tục sử dụng phần mềm của họ. Nếu bạn hiện đang sử dụng bộ công cụ Microsoft 365 thì bạn nên sử dụng Microsoft Outlook cho danh bạ của mình. Tương tự, người dùng Apple có thể sẽ thích sử dụng Danh bạ iCloud hơn.

Bạn cũng có thể có các trường hợp sử dụng cụ thể hoặc các yêu cầu khác giúp các công cụ quản lý liên hệ khác nhau trở thành lựa chọn tốt hơn.

Khi các tổ chức bán hàng phát triển, nhu cầu quản lý liên hệ của họ cũng tăng lên. Đối với nhiều người, điều này có nghĩa là nâng cấp từ các ứng dụng quản lý liên hệ cơ bản lên hệ thống CRM đầy đủ tính năng. Ngoài việc quản lý danh bạ, CRM còn cung cấp nhiều tính năng khác được thiết kế để nuôi dưỡng mối quan hệ với khách hàng thông qua quy trình bán hàng và chốt nhiều giao dịch hơn.

Ví dụ: CRMVIET cung cấp cho bạn bản trình bày trực quan hoàn chỉnh về tất cả email và thông tin liên lạc trước đó của bạn để bạn có thể lập kế hoạch cho các bước tiếp theo hiệu quả hơn. Bạn cũng có thể nhận được thông tin chi tiết và báo cáo quan trọng cho các liên hệ và giao dịch của mình, cho phép bạn tối ưu hóa hơn nữa chu kỳ bán hàng của mình.

Kết luận

Mặc dù đơn giản nhưng Google Contacts là một công cụ quản lý liên hệ hiệu quả cao. Mặc dù nó không có nhiều tính năng so với các tùy chọn khác nhưng điều này có nghĩa là nó dễ cài đặt và sử dụng.

Đối với các nhóm bán hàng nhỏ hơn đang sử dụng Google Workspace, việc tận dụng phần mềm này và khả năng kết nối của nó với các ứng dụng khác của Google là điều hợp lý.

Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là việc bán hàng không chỉ liên quan đến việc quản lý người liên hệ – bạn còn cần quản lý mối quan hệ của mình với những người liên hệ đó.

Bằng cách sử dụng dữ liệu liên hệ của bạn để hiểu sâu hơn về khách hàng và nhu cầu của họ với tư cách cá nhân, bạn có thể tạo quy trình bán hàng phù hợp và hiệu quả hơn.