Giải pháp phần mềm quản lý tốt nhất cho nhóm và dự án
Đối với các nhóm và công ty sáng tạo, việc liên kết các dự án với mục tiêu của khách hàng trong khi quản lý phản hồi, thời hạn và sản phẩm bàn giao là rất quan trọng để duy trì đúng tiến độ.
Công cụ phù hợp sẽ đơn giản hóa quá trình cộng tác, sắp xếp quy trình làm việc và đảm bảo mọi sản phẩm đều vượt quá mong đợi.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về bảy phần mềm quản lý sáng tạo tốt nhất để tìm ra phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu và quy trình riêng của nhóm bạn.
5 nền tảng quản lý sáng tạo tốt nhất cho hội nhóm
Cho dù bạn là một công ty nhỏ quản lý các chiến dịch cho khách hàng hay một nhóm tiếp thị nội bộ tạo ra nội dung đa phương tiện, thì một công cụ quản lý sáng tạo có thể giúp điều chỉnh hoạt động của bạn.
Phần mềm phù hợp có thể hợp lý hóa quy trình làm việc, tăng cường cộng tác và đảm bảo các dự án diễn ra liền mạch từ khâu ý tưởng đến khi hoàn thành.
Chúng tôi đã chọn phần mềm sau đây dựa trên những tiêu chí sau:
-
Dễ sử dụng. Chúng tôi ưu tiên các công cụ trực quan và thân thiện với người dùng, đảm bảo nhóm của bạn có thể bắt đầu và chạy nhanh mà không cần phải học quá nhiều
-
Khả năng mở rộng. Các nền tảng phát triển cùng nhóm của bạn, cung cấp các gói và tính năng linh hoạt để phù hợp với sự phức tạp ngày càng tăng của dự án và quy mô nhóm
-
Tùy chọn tùy chỉnh. Các công cụ cho phép bạn tùy chỉnh quy trình làm việc, bố cục và tính năng để phù hợp với quy trình riêng của nhóm bạn
-
Các tính năng cộng tác. Nền tảng hỗ trợ giao tiếp không bị gián đoạn và chia sẻ tệp giữa các thành viên trong nhóm và khách hàng
-
Tiềm năng tích hợp. Phần mềm chúng tôi chọn tích hợp với các công cụ phổ biến mà bạn đã sử dụng, giúp giảm nhu cầu chuyển đổi giữa các nền tảng
Bất kể quy mô nhóm của bạn hay trọng tâm sáng tạo như thế nào, các nền tảng đám mây này đều nổi bật vì khả năng trao quyền cho các nhóm thực hiện điều họ làm tốt nhất – sáng tạo.
1. Tốt nhất cho hoạt động cá nhân hoặc hoạt động nhỏ: Trello
Trello là một công cụ quản lý dự án phù hợp với những người sáng tạo đơn lẻ hoặc những hoạt động nhỏ đòi hỏi sự đơn giản và phương pháp tiếp cận trực quan cao.
Các bảng theo phong cách Kanban của nền tảng cho phép người dùng sắp xếp và theo dõi các nhiệm vụ, cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình làm việc mà không có sự phức tạp không cần thiết.
Với Trello, những người sáng tạo có thể nhanh chóng điều chỉnh nền tảng để phù hợp với các dự án độc đáo của mình, chẳng hạn như tạo ra các khái niệm thiết kế, xây dựng danh mục đầu tư nhỏ hoặc lập kế hoạch nội dung sáng tạo cho khách hàng.
Một số tính năng chính của Trello bao gồm:
-
Bảng Kanban. Tổ chức các dự án thành các thẻ và cột đại diện cho các giai đoạn sáng tạo hoặc mốc thời gian khác nhau (ví dụ: “Việc cần làm”, “Đang tiến hành” và “Đã hoàn thành”)
-
Quản lý tác vụ. Kéo và thả các tác vụ khi chúng di chuyển qua đường ống
-
Cộng tác nhóm. Chia sẻ bảng với khách hàng hoặc cộng tác viên để hợp lý hóa giao tiếp và phản hồi
-
Power-up có thể tùy chỉnh. Thêm các tích hợp như chế độ xem lịch, danh sách kiểm tra nâng cao và bỏ phiếu nhóm (để ưu tiên các ý tưởng sáng tạo) vào quy trình làm việc của bạn
-
Đính kèm thẻ và bình luận. Đính kèm tệp, thêm danh sách kiểm tra và giao tiếp trực tiếp trong thẻ nhiệm vụ để giữ tất cả các chi tiết có liên quan ở một nơi
Tính đơn giản của Trello cho phép những người sáng tạo tập trung vào việc hoàn thành công việc mà không bị cản trở bởi các hệ thống quá phức tạp.
2. Tốt nhất cho các nhóm sáng tạo lớn: Asana
Asana là giải pháp quản lý công việc dành cho các nhóm sáng tạo lớn xử lý các dự án phức tạp, nhiều giai đoạn.
Các công cụ quản lý tác vụ và tính năng dòng thời gian giúp người dùng xử lý các luồng công việc khối lượng lớn.
Một số tính năng chính của Asana bao gồm:
-
Xem dòng thời gian của dự án. Lập bản đồ nhiều dự án với các nhiệm vụ phụ thuộc và thời hạn để giúp các quy trình sáng tạo diễn ra suôn sẻ
-
Phụ thuộc nhiệm vụ. Liên kết nhiệm vụ để xem thành viên nhóm nào phải hoàn thành trước những người khác đối với công việc sáng tạo nhiều giai đoạn (ví dụ: sản xuất video hoặc chiến dịch email ra mắt sản phẩm)
-
Hợp tác thời gian thực. Người sáng tạo có thể giao nhiệm vụ, để lại bình luận và chia sẻ cập nhật để duy trì sự thống nhất mà không cần email liên tục
-
Danh mục đầu tư để theo dõi tiến độ. Theo dõi nhiều dự án cùng lúc để đáp ứng thời hạn và mốc quan trọng
-
Kiểm tra và phê duyệt. Đơn giản hóa quy trình đánh giá với các công cụ tích hợp để cung cấp và hành động theo phản hồi
Asana cung cấp khả năng hiển thị và kiểm soát cho nhiều nhóm có các dự án chồng chéo hoặc phụ thuộc lẫn nhau ở mọi giai đoạn.
3. Tốt nhất cho quản lý kiến thức tập trung: Notion
Notion là một nền tảng kết hợp giữa quản lý dự án và quản lý kiến thức dành cho những người sáng tạo cần sắp xếp các nhiệm vụ, ý tưởng và nguồn lực ở cùng một nơi.
Các nhóm có thể tập trung mọi thứ, từ hướng dẫn về thương hiệu đến tóm tắt dự án, đảm bảo thông tin quan trọng có thể dễ dàng truy cập và cập nhật.
Thích hợp cho các nhóm vừa và nhỏ, người dùng có thể tạo cơ sở kiến thức phù hợp với nhu cầu động não, lập kế hoạch dự án và theo dõi của họ.
Một số tính năng chính của Notion bao gồm:
-
Cơ sở dữ liệu cộng tác. Xây dựng cơ sở kiến thức để lưu trữ và sắp xếp mọi thứ từ bản tóm tắt sáng tạo đến ghi chú của khách hàng
-
Bảng dự án có thể tùy chỉnh. Quản lý nhiệm vụ, mốc thời gian và tiến độ với khả năng kiểm soát hoàn toàn đối với bố cục và nhãn
-
Ghi chú tích hợp. Giữ các ghi chú cuộc họp, ý tưởng và phản hồi được liên kết với các dự án cụ thể
-
Cộng tác thời gian thực . Làm việc trên các tài liệu và bảng với các thành viên trong nhóm cùng lúc để cập nhật và chỉnh sửa
-
Khả năng truy cập đa nền tảng. Truy cập không gian làm việc từ máy tính để bàn hoặc thiết bị di động để luôn kết nối ở bất cứ nơi nào các thành viên trong nhóm
Notion phù hợp với các nhóm yêu cầu một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất để quản lý quy trình làm việc sáng tạo và hỗ trợ tài liệu.
4. Tốt nhất cho phản hồi và phê duyệt đơn giản: Wrike
Wrike là nền tảng quản lý công việc được thiết kế dành cho các nhóm sáng tạo cần sự cộng tác, phản hồi và phê duyệt tập trung cho các dự án có nhiều bên liên quan.
Các tính năng quản lý tài sản kỹ thuật số và hiệu đính đảm bảo phản hồi và chú thích được sắp xếp có tổ chức hơn, liên kết trực tiếp với tệp.
Ngoài việc giảm thiểu việc sửa đổi và đẩy nhanh quá trình phê duyệt, Wrike còn giúp các nhóm liên kết tốt hơn bằng cách lưu trữ mọi thông tin liên lạc và cập nhật của dự án ở một nơi.
Một số tính năng chính của Wrike bao gồm:
-
Kiểm tra và phê duyệt tích hợp. Tải tệp lên, để lại phản hồi chi tiết và đánh dấu bản sửa đổi trực tiếp trên các định dạng sáng tạo như hình ảnh, video và PDF
-
Phiên bản tệp. Tự động sắp xếp các tệp đã cập nhật để tránh nhầm lẫn về phiên bản nào là mới nhất
-
Lập kế hoạch trực quan. Sử dụng biểu đồ Gantt để lập bản đồ mốc thời gian và sự phụ thuộc và có được cái nhìn tổng quan rõ ràng về các dự án sáng tạo
-
Lịch cộng tác. Chia sẻ thông tin cập nhật, phân công nhiệm vụ và theo dõi các thay đổi để mọi người cùng nắm bắt thông tin
-
Tích hợp . Kết nối với hơn 400 ứng dụng của bên thứ ba như Adobe Creative Cloud, Slack và Microsoft Excel
Các công cụ phản hồi và phê duyệt của Wrike đảm bảo sự giao tiếp suôn sẻ giữa các nhóm sáng tạo và khách hàng hoặc các bên liên quan.
5. Tốt nhất cho các công ty sáng tạo toàn diện: ClickUp
ClickUp là giải pháp quản lý dự án toàn diện với nhiều tùy chọn tùy chỉnh dành cho các nhóm sáng tạo lớn.
Từ khâu lên ý tưởng đến khâu hoàn thiện, nhiều trường hợp sử dụng của ClickUp rất lý tưởng cho các công ty quản lý nhiều khách hàng và quy trình công việc.
Tính linh hoạt của nó cho phép các nhóm sáng tạo giám sát mọi thứ, từ kế hoạch sáng tạo đến phân bổ nguồn lực.
Một số tính năng chính của ClickUp bao gồm:
-
Chế độ xem Agile. Chuyển đổi giữa chế độ xem danh sách, bảng, Gantt và lịch để theo dõi các dự án sáng tạo ở nhiều định dạng
-
Quản lý tài sản sáng tạo. Đính kèm tệp, để lại bình luận và liên kết các tác vụ với các dự án khách hàng cụ thể để hợp lý hóa quy trình làm việc
-
Theo dõi thời gian. Theo dõi tiến độ thời gian dành cho các nhiệm vụ để quản lý ngân sách và thời hạn tốt hơn
-
Tạo tài liệu. Tạo tóm tắt tương tác, bảng phân cảnh và bản mô phỏng mà không cần rời khỏi nền tảng
-
Công cụ cộng tác của khách hàng. Chia sẻ các bản cập nhật và yêu cầu phản hồi từ khách hàng trong một giao diện được kiểm soát
Khả năng mở rộng và thích ứng với mọi quy trình làm việc của ClickUp khiến nó trở nên phổ biến đối với các công ty sáng tạo có nhu cầu đa dạng.
Những điều cần lưu ý trong phần mềm quản lý dự án sáng tạo của bạn
Để đảm bảo hoạt động trơn tru, nhóm sáng tạo của bạn cần phần mềm quản lý dự án có các tính năng phù hợp với quy trình làm việc riêng của bạn.
Sau đây là phân tích về những yếu tố thiết yếu nhất và lý do tại sao chúng lại quan trọng:
Giao diện thân thiện với người dùng
Giao diện thân thiện với người dùng hiển thị thông tin như nhiệm vụ, mốc thời gian và giai đoạn dự án một cách rõ ràng và trực quan.
Ví dụ, bảng trực quan và chức năng kéo và thả rất dễ hiểu đối với người dùng mới.
Tính năng cộng tác
Các tính năng cộng tác (ví dụ: nhắn tin trong ứng dụng và chuỗi bình luận) cho phép các thành viên trong nhóm và các bên liên quan giao tiếp, chia sẻ tệp và cung cấp phản hồi theo thời gian thực.
Ví dụ: Dự án cho phép bạn thêm ghi chú vào nhiệm vụ của dự án và thông báo ngay cho người dùng được gắn thẻ.
Quản lý nhiệm vụ
Quản lý nhiệm vụ bao gồm việc tạo, phân công và theo dõi nhiệm vụ (ví dụ: đặt thời hạn và thêm mức độ ưu tiên) để đảm bảo hoàn thành dự án đúng thời hạn.
Đối với các nhóm sáng tạo, quản lý nhiệm vụ và tài nguyên đơn giản đảm bảo mọi thành viên đều biết trách nhiệm của mình và công việc của họ phù hợp với bức tranh lớn như thế nào. Yếu tố quản lý dự án nhanh nhẹn này rất quan trọng để đáp ứng thời hạn và duy trì đầu ra chất lượng cao.
Tự động hóa quy trình làm việc
Tự động hóa quy trình làm việc cho phép các nhóm tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như gửi lời nhắc, cập nhật trạng thái tác vụ hoặc chia sẻ báo cáo tiến độ.
Tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian và giảm lỗi, cho phép các nhóm sáng tạo tập trung vào các khía cạnh chiến lược và sáng tạo của công việc. Nó cũng đảm bảo các quy trình nhất quán khi quản lý nhiều dự án.
Tích hợp
Tích hợp kết nối phần mềm quản lý sáng tạo của bạn với các công cụ khác mà bạn đang sử dụng (ví dụ: nền tảng thiết kế, lưu trữ đám mây hoặc ứng dụng truyền thông).
Các nhóm sáng tạo thường dựa vào nhiều công cụ cho công việc của họ. Tích hợp giúp giảm nhu cầu chuyển đổi giữa các nền tảng và đồng bộ hóa tất cả thông tin có liên quan.
Kết luận
Khi chọn phần mềm quản lý sáng tạo, hãy cân nhắc nhu cầu riêng của nhóm, mức độ phức tạp của dự án và sở thích về quy trình làm việc. Làm rõ những mục tiêu đó và chọn đúng công cụ để tăng đáng kể năng suất của nhóm sáng tạo và thành công của dự án.