Follow up Email là gì? Cách chiển khai chiến dịch email theo dõi

Follow up email là cụm từ chỉ hành động các doanh nghiệp thực hiện việc gửi thư một cách thường xuyên tới khách hàng của mình nhằm nhắc nhở, gây sự chú ý tới doanh nghiệp và thúc đẩy hành vi mua hàng.

Ngoài ra, việc sử dụng email follow up sau mỗi buổi họp, phỏng vấn hay hội thảo…cũng được nhiều đơn vị áp dụng để có thể giúp mọi người có thể follow-up những nội dung buổi họp trở nên dễ dàng hơn.

Việc triển khai các chiến dịch follow up email đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn khi lên nội dung cho loại hình email này.

Cách triển khai Follow-up email hiệu quả

Sử dụng email để thu thập thêm thông tin từ khách hàng, giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng. 

Việc thực hiện follow-up email sẽ trở nên kém hiệu quả nếu doanh nghiệp thường xuyên gửi những email không cung cấp được những giá trị dành cho khách hàng của mình, khiến khách hàng xem như đây là những thư rác và làm họ cảm thấy khó chịu hơn.

Để có thể follow up email thành công cần ghi nhớ 5 vấn đề chính

• Xác định chính xác mục tiêu chúng ta gửi email
• Bối cảnh mở email
• Mục đích của việc gửi email theo dõi
• Tiêu đề email hấp dẫn
• Tiếp tục follow up email theo cấp độ

Sau đây chúng ta hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về cách triển khai từng vấn đề 

1.Xác định mục tiêu

Trước khi tiến hành follow email thì bạn đã gặp khách hàng của mình, nói chuyện với họ qua điện thoại, hoặc trao đổi thông tin qua email. Khi tiến hành follow up các bạn cũng cần phải phải xác định rõ mục tiêu cuối cùng của mình là gì.

4 mục tiêu được cho là phổ biến nhất khi chúng ta tiến hành triển khai những email tiếp theo.

• Thu thập thông tin cần thiết: Sau một cuộc gặp gỡ có thể bạn quên thông tin để hỗ trợ được tốt hơn. Lúc này, bạn có thể nêu rõ những nhu cầu về thông tin và hướng dẫn khách hàng trả lời một cách hiệu quả
• Yêu cầu gặp gỡ khách hàng: Để mọi việc trở nên thuận tiện hơn các bạn có thể gợi mời khách hàng của mình tham gia một buổi thảo luận, và nêu những giá trị mà khách hàng có thể nhận được sau buổi thảo luận đó. Để tạo thuận lợi cho khách hàng thì các bạn có thể đính kèm thêm các phần mềm lên lịch họp.
• Bắt kịp với sự phát triển của họ: Trong một khoảng thời gian dài không còn liên hệ với khách hàng của mình, sau một thời gian bạn thấy được một thành tựu nào đó của họ. Lúc này việc follow up email sẽ giúp khách hàng của bạn biết được bạn vẫn luôn quan tâm đến những hoạt động của họ đang diễn ra.
• Cảm ơn khách hàng: Lời nói “Cảm ơn” luôn khiến khách hàng có cảm nhận tích cực hơn về doanh nghiệp của bạn. Thể hiện lòng biết ơn ấn tượng sẽ giúp khách hàng luôn nhớ tới bạn và có thể mang lại nhiều giá trị về sau hơn

2.Bối cảnh mở email

Hàng ngày, khách hàng của bạn sẽ phải nhận hàng tá những email với đủ những nội dung khác nhau. Đối với những email theo dõi đầu tiên bạn gửi nếu không tạo được kết nối, định danh trong lá thư thì khách hàng của bạn sẽ có thể bỏ qua lá thư của mình ngay lập tức.

Để có thể giúp khách hàng có thể nhớ đến mình thì các bạn nên nhấn mạnh đến bối cảnh xung quanh lần đầu tiện giao tiếp, cuộc điện thoại, email…như vậy khách hàng sẽ dễ dàng hình dung ai là người đang gửi mail đến cho mình.

3.Nêu rõ mục đích đối với khách hàng trong email

Khi triển khai nội dung email follow up các bạn cần làm rõ mục đích mà mình muốn nhắn nhủ tới khách hàng trong email của mình, không cần phải dài dòng hay thêm quá nhiều những thông tin không cần thiết.

Mục đích rõ ràng trong thư sẽ giúp khách hàng có thể nắm bắt thông tin một cách trọn vẹn nhất, những liên hệ này cũng khiến khách hàng cảm thấy bạn không làm lãng phí thời gian của họ.

4.Tiêu đề email hấp dẫn

Hãy chắc chắn rằng dòng tiêu đề của các bạn cần phải đủ mạnh mẽ, hấp dẫn người nhận mở email của mình, đồng thời các bạn cần phải tóm tắt được nội dung mà bạn muốn nhắn nhủ khách hàng trong email theo dõi.

5. Đẩy follow up email lên các cấp độ tiếp theo

Các email tiếp theo gửi cho khách hàng của bạn cần có sức mạnh chuyển đổi cao hơn, thúc đẩy khách hàng thực hiện hàng vi mua hàng hoặc xây dựng các mối quan hệ chặt chẽ.

Việc thiết kế các email cũng cần phải được làm bắt mắt, phù hợp với nhu cầu sử dụng. Đồng thời có thể xác định thời gian phù hợp để tiếp tục gửi những mẫu emai tiếp theo.

Hy vọng bài viết có thể giúp bạn giải đáp được follow up email là gì? Từ đó có thể lên cho mình được một cách triển khai hiệu quả, tối ưu hóa chuyển đổi dành cho doanh nghiệp. Khám phá ngay phần mềm Email Marketing của CRMVIET.