Cách xây dựng hệ thống đánh giá KPI hiệu quả

KPI là cách đánh giá, đo lường hay còn gọi là để lượng hóa các chỉ tiêu hiệu quả làm việc của 1 nhân viên chính xác trong một khoảng thời gian xác định. Nắm rõ, kiểm soát cách thứ hoạt động của hệ thống KPI là điều tất yếu của mỗi nhà quản lý doanh nghiệp. Trong bài viết này, cùng CRMVIET đi tìm hiểu cách xây dựng hệ thống đánh giá KPI cho nhân viên.

Tại sao cần xây dựng hệ thống đánh giá KPI ?

Để tìm hiểu tại sao trong doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống đánh giá KPI. Trước hết hãy tìm hiểu các chỉ số KPI

Nếu bạn đã có một cái nhìn tổng quan về KPI từ bài KPI là gì rồi thì cũng có thể đưa ra nhận xét đánh giá của riêng bản thân. CRMVIET cũng sẽ đưa ra một cái nhìn khách quan nhất tại sao doanh nghiệp cần KPI.

Cách xây dựng hệ thống đánh giá kpi cho nhân viên

KPI là thước đo để đánh giá tình trạng thực hiện công việc dựa trên các mục tiêu công việc do cá nhân hay phòng ban đặt ra.

 – Với nhân viên:

• Hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra
• Tạo động lực và theo đuổi mục tiêu cao hơn
• Phát hiện kịp thời ra các thiếu sót nếu chậm tiến độ thực hiện công việc để khắc phục kịp thời.

 – Với nhà quản lý:

• Nhờ hệ thống KPI, các nhà quản lý có thể theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên một cách trực quan, chính xác. Từ đó có chế độ lương thưởng và kỷ luật phù hợp.
• Nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc.

Cách xây dựng hệ thống đánh giá KPI hiệu quả cho nhân viên

Để xây dựng KPI một cách hiệu quả nhất cần đi đúng quy trình thực hiện, có 5 bước thực hiện như sau:

Bước 1: xác định bộ phận (người) phụ trách xây dựng KPI

Để xây dựng hệ thống KPI  cho các vị trí chức danh cho từng bộ phận, phòng bạn cần những người có chuyên môn. (bộ phận chuyên trách nguồn lực, các nhà chuyên môn).

Cách thức xây dựng hệ thống đánh giá kpi

Có 2 cách để xác định người phụ trách xây dựng KPI:

Cách 1: trưởng bộ phận hoặc quản lý

Người xây dựng KPI thường là trưởng bộ phận phòng ban. Đó là người hiểu rõ nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của từng vị trí trong bộ phận. Trong trường hợp mà phòng ban quá lớn thì việc xây dựng KPI nên được đảm nhận bởi những quản lý thấp hơn.

Với cách này sẽ có những ưu/nhược điểm sau:

Cách 2: bộ phận chuyên trách hoặc các nhà chuyên môn

Với phương pháp này sẽ khắc phục được tính khách quan từ cách trên. Bộ phận chuyên trách xây dựng KPIs sẽ đảm bảo được tính khách quan, khoa học.

Tuy nhiên, các chỉ số KPIs đưa ra không thực tế để đảm bảo được thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.

Để khắc phục nhược điểm của cách này, hệ thống KPIs cần có sự góp ý, đánh giá của bộ phận chức năng.

Xem thêm: Mẫu KPI cho cá nhân và từng bộ phận

Bước 2: xác định các vị trí cùng các trách nhiệm chính trong từng bộ phận

Như các bạn biết, mỗi vị trí trong phòng ban sẽ có những chức năng, trách nhiệm riêng. Các trách nhiệm này chính là phần “mô tả công việc” mà nhân viên đảm nhận vị trí cần hoàn thành. Hệ thống KPIs cần được xây dựng và gắn liền với từng chức năng, nhiệm vụ này.

Cách xây dựng hệ thống kpi hiệu quả

Lưu ý nhỏ: phần mô tả công việc và trách nhiệm cần phải rõ ràng, cụ thể.

Bước 3: xác định các chỉ số đánh giá KPIs

#1. KPIs của từng bộ phận:

Dựa trên chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban. Người xây dựng hệ thống đánh giá KPI (đề cập ở bước 1) sẽ xây dựng KPI chung cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs này sẽ là cơ sở để xây dựng KPI cho từng vị trí trong bộ phận.

#2. KPIs cho từng vị trí chức danh:

• KPI cho từng vị trí phải được xây dựng dựa trên cơ sở mô tả và yêu cầu của công việc.
• Đảm bảo đáp ứng đầy đủ tiêu chí SMART và có phương án đo lường, nghiệm thu công khai

Bước 4: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Thông thường, mức độ hoàn thành KPI sẽ được đo theo thang điểm 100 và được chia theo từng nấc, từng mức độ (có thể là 30 – 50 – 70 – 80). Càng nhiều nấc mức độ thì việc đánh giá càng khách quan.

Tuy nhiên nếu việc chia khoảng các các mức độ quá sát hay quá nhỏ thì sẽ dẫn đến việc đánh giá mức độ hoàn thành gặp khó khăn.

Bước 5: mối liên hệ giữa lương thưởng và hệ thống đánh giá nhân viên KPI

Dựa trên mức độ hoàn thành công việc theo từng mức độ (đề cập ở bước 4) theo chỉ số đo lường KPI để xác định mối liên kết giữa đánh giá hiệu suất và đãi ngộ cụ thể phù hợp.

Hiện nay, trên thị trường phần mềm CRMVIET đang được tích hợp 2 tính năng quản lý khách hàng và quản lý nhân viên với KPI. Đương nhiên bạn hoàn toàn có thể thiết lập các chỉ số KPI theo từng phòng ban cụ thể.

Trong doanh nghiệp, mỗi chức danh sẽ có trách nhiệm và kpi khác nhau. hơn nữa còn phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động mà việc cách xây dựng hệ thống đánh giá KPI linh hoạt.