Cách xây dựng Excel CRM

Chiến thuật bán hàng của bạn đang bắt đầu phát huy tác dụng nhưng đột nhiên bạn có nhiều khách hàng tiềm năng đến mức bạn không biết phải làm gì. Đã đến lúc nâng cấp cách bạn quản lý dữ liệu khách hàng.

Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là cách tốt nhất để quản lý danh bạ và quy trình bán hàng của bạn. Tin vui là thật dễ dàng để thiết lập CRM dựa trên Excel phù hợp với nhu cầu của bạn.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn quyết định xem Excel CRM có phù hợp với bạn hay không. Bằng cách sử dụng mẫu CRM có thể tùy chỉnh, chúng tôi cũng sẽ giải thích cách bạn có thể tạo Excel CRM của riêng mình. Cuối cùng, chúng tôi sẽ cung cấp một số mẹo cấp cao mà bạn có thể sử dụng để tận dụng tối đa hệ thống CRM của mình.

Excel CRM có phù hợp với bạn không?

Khi hầu hết mọi người nghe thấy “CRM”, họ nghĩ đến nền tảng mà mọi người sử dụng để quản lý dữ liệu khách hàng của họ. Tuy nhiên, quản lý quan hệ khách hàng thực sự là quá trình mà nhân viên bán hàng sử dụng để xử lý các tương tác của họ với khách hàng.

Trước khi có phần mềm CRM chuyên dụng, các công ty sử dụng các ghi chú bằng văn bản hoặc bảng tính đơn giản để theo dõi tương tác với khách hàng của họ – và nhiều công ty vẫn làm như vậy.

Nền tảng CRM giúp bạn quản lý giao tiếp và nuôi dưỡng các mối quan hệ bằng cách tập trung lượng lớn dữ liệu khách hàng. CRM có thể giúp phân khúc đối tượng của bạn, tự động hóa các nhiệm vụ chính và dự báo doanh số bán hàng trong tương lai.

Mặc dù bảng tính không thể có đầy đủ chức năng của một CRM chuyên dụng nhưng chúng vẫn hữu ích trong nhiều trường hợp.

Trước khi bạn bắt đầu với Excel CRM, hãy xem qua những ưu và nhược điểm để xem liệu nó có phù hợp với công ty của bạn hay không. Ưu điểm của việc xây dựng CRM trong Microsoft Excel là:

• Giá cả phải chăng: Giá cả là một trong những yếu tố chính khi quyết định bất kỳ giải pháp phần mềm nào và phần mềm CRM miễn phí có thể giúp bạn đạt được mục tiêu mà bạn có thể mua được giải pháp tốt hơn. Mặc dù ứng dụng Microsoft Excel dành cho máy tính để bàn yêu cầu đăng ký Office nhưng ứng dụng web Excel có thể được truy cập trực tuyến miễn phí. Google Trang tính miễn phí cho một người dùng (và Google Workspace dành cho doanh nghiệp có giá khởi điểm từ 6 USD/người dùng/tháng).

• Dễ sử dụng ở cấp độ cơ bản: Hầu hết mọi người đều có kiến ​​thức cơ bản về cách hoạt động của phần mềm bảng tính, vì vậy, việc thiết lập và bắt đầu Excel CRM là điều đơn giản. Excel tương đối dễ học với hàng ngàn hướng dẫn hữu ích có sẵn trực tuyến.

• Có thể tùy chỉnh: Excel nổi tiếng về độ sâu của các chức năng. Với đủ thời gian và công sức, bạn có thể thiết lập một CRM tùy chỉnh mạnh mẽ. Còn tuyệt vời hơn nữa là có rất nhiều mẫu để bạn bắt đầu (như mẫu của chúng tôi ở trên).

• Nó hoạt động tốt cho các công ty quy mô nhỏ: Đối với các doanh nghiệp nhỏ có quy trình đơn giản và số lượng liên hệ thấp, bảng tính Excel có thể hoạt động hoàn hảo. Tuy nhiên, sau khi bạn đạt được 50 đến 100 liên hệ, mọi chuyện bắt đầu trở nên phức tạp và bạn rất dễ bỏ qua mọi việc nếu không có lời nhắc và tính năng tự động hóa mà bạn có trong phần mềm.

Tuy nhiên, Excel CRM không phù hợp với tất cả mọi người. Có một số hạn chế có thể cản trở bạn, đặc biệt khi bạn cố gắng mở rộng quy mô kinh doanh của mình. Ví dụ:

• Hoàn toàn thủ công: Việc nhập dữ liệu tốn thời gian. Một lý do khiến các công ty thường chuyển sang CRM chuyên dụng là vì chúng cung cấp tính năng tự động hóa quy trình làm việc và các công cụ chính để giúp bạn giảm thiểu công việc tẻ nhạt.

• Khó mở rộng quy mô: CRM dựa trên Excel rất khó chia sẻ với nhóm. Việc theo dõi người dùng và những thay đổi họ thực hiện là điều gần như không thể. Ngoài ra, bạn càng nhận được nhiều liên hệ thì càng khó theo dõi chúng theo cách thủ công.

• Nó không an toàn: Excel có thể bị lỗi, ổ cứng của bạn có thể bị hỏng và dữ liệu bán hàng có thể dễ dàng bị mất. Công cụ CRM dựa trên đám mây lưu trữ dữ liệu của bạn một cách an toàn, đảm bảo bạn không trở thành nạn nhân của việc mất dữ liệu.

• Không tích hợp với các công cụ bán hàng: Excel không tích hợp trực tiếp với bất kỳ công cụ bán hàng nào, không giống như hầu hết các CRM chuyên dụng. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải liên tục nhập và xuất dữ liệu, chuyển sang các công cụ khác để hoàn thành các nhiệm vụ bán hàng quan trọng.

• Không có chỗ để lưu trữ các tài liệu quan trọng: Trong Excel CRM, có thể khó lưu trữ hoặc liên kết đến các tài liệu quan trọng như hợp đồng, đề xuất, chuỗi email và các thông tin liên lạc khác. Điều này có nghĩa là có khả năng bị mất tài liệu hoặc lãng phí thời gian khi cố gắng tìm kiếm thông tin quan trọng trong những tình huống nhạy cảm về thời gian.

Nếu Excel là lựa chọn phù hợp cho bạn vào lúc này thì tuyệt vời – hãy cùng tìm hiểu và xem cách thiết lập.