05 Cách quản lý danh sách Email hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Rất nhiều người tìm kiếm cách quản lý email hiệu quả nhất. Bởi đây là vấn đề gặp phải bởi đa phần trong chúng ta.

Các bạn thương tốn quá nhiều thời gian trong việc tìm kiếm các email.Rồi sắp xếp chúng thế nào cho hợp lý nhất.

XEM THÊM

• 3 Lý do làm khoản Amazon email sevice bị khóa và cách khắc phục
• Hướng dẫn đăng ký Amazon SES mới nhất

Cách quản lý email hiệu quả

Dưới đây là một số cách giúp bạn quản lý email hiệu quả:

1. Kiểm tra email thường xuyên (1 ngày 1 lần)

Kiểm tra email của bạn thường xuyên 1 lần một ngày để luôn giữ email trong tầm kiểm soát. Tuy nhiên, với số lượng công việc lớn hoặc quá bận rộn bạn có thể quên mất việc kiểm tra email.

Để hạn chế việc này, bạn có thể dành một khoảng thời gian cố định trong ngày để thực hiện. Có thể kiểm tra email vào buổi sáng, giữa giờ nghỉ hoặc cuối. Hoặc bạn có thể dành thời gian để đọc và trả lời thư điện tử sau một thời gian dài làm việc tập trung.

Quản lý email hiệu quả – Kiểm tra email thường xuyên

Nhưng mà quản lý email một cách máy móc như thế cũng không đem lại hiệu quả tối ưu. Đôi khi có những email bạn nên xem và trả lời sớm. Vậy thì phải làm như thế nào?

Để quản lý email tốt và kiểm tra thường xuyên, tôi sử dụng app Gmail. Bởi điện thoại thì gần như là luôn bên người. Nếu đang sử dụng wifi hoặc 4G, sẽ có thông báo mỗi khi nhận được email. Và thế là chẳng bao giờ bạn quên kiểm tra email của mình được cả.

2. Ưu tiên tỉ lệ 20/80

Hãy tập trung ưu tiên vào 20% email mang lại hiệu quả cao. Bởi không phải tất cả các email đều mang nội dung và giá trị như nhau.

Đây là những email sẽ liên quan trực tiếp đến công việc của bạn. Các thông tin tuyển dụng, cơ hội kinh doanh, các cuộc hẹn. Đặc biệt với các email loại này bạn nên trả lời ngay lập tức, hoặc đặt lịch trả lời vào thời gian ngay sau đó.

Áp dụng tỷ lệ 80-20 cách quản lý email tốt nhất

Đối với 80% email còn lại bạn có thể trả lời sau, hoặc gửi lại email vào lúc rảnh rỗi.

Nguyên tắc 80/20 là nguyên tắc rất nổi tiếng. Vậy nên hãy nhớ lấy nó. Trong trường hợp này, 20% email sẽ mang lại 80% giá trị cho bạn.

Nếu quỹ thời gian của bạn là hạn hẹp. Hãy sử dụng nguyên tắc này để ưu tiên quản lý cho những email thực sự quan trọng.

3.  Tạo sẵn mẫu email trả lời

Đối với công việc thường xuyên nhận những email có nội dung thường giống nhau, bạn nên tạo sẵn các mẫu email để tiết kiệm thời gian. Thay vì thiết kế lại email từ đầu bạn bạn chỉ cần điền thông tin và gửi.

Những điều này đặc biệt áp dụng tốt đối với những email chúc mừng, báo giá,…

Tạo sẵn email trả lời – cách quản lý email hiệu quả

4. Sử dụng các bộ lọc

Hầu hết các chương trình email đều cho phép bạn thiết lập quy tắc để các email mới đến được sắp xếp vào một thư một cụ thể khi vừa được nhận. Điều này, giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, và dễ dàng tập trung đọc các email mang nội dung cần thiết.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác của nhà cung cấp dịch vụ email.

5. Hủy các đăng ký nhận email

Nếu cảm thấy không cần thiết bạn có thể hủy đăng ký nhận email đối với những thông tin không cần thiết. Nếu bạn liên tục phải xóa các email và bỏ qua thì đã đến lúc để từ chối nhận thông tin từ họ.

Bạn đang tìm kiếm một phần mềm giúp cho bạn giải phóng khỏi công việc gửi email, sms marketing nhàm chán. Hãy tham khảo ngay phần mềm CRM của CRMVIET được tích hợp tính năng tự động hóa email marketing, sms marketing. Còn giúp bạn quản lý email hiệu quả. Hãy cùng xem CRMVIET làm được những gì: