7 cách quản lý công nợ khách hàng NHÂY hiệu quả cho doanh nghiệp

Hiểu đơn giản công nợ là phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hoặc cung cấp các sản phẩm cho khách hàng. Tuy nhiên, có rất nhiều khách hàng chậm hoặc không chịu thanh toán nợ khiến các doanh nghiệp phải chịu hậu quả nặng nề.

Nợ quá hạn tồn đọng nhiều sẽ bắt các doanh nghiệp phả tăng dự trữ tiền mặt. Gây áp lực lên dòng tiền, đồng thời ảnh hưởng tiêu cực đến kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.

Để tránh tình trạng này, chủ doanh nghiệp cần phải có phương pháp quản lý công nợ phải thu hiệu quả.

Cách quản lý công nợ hiệu quả

Sau đây sẽ là 7 phương pháp quản lý công nợ hiệu quả mà doanh nghiệp có thể áp dụng.

1. Duy trì tốt các mối quan hệ

Bạn có thể hiểu mối quan hệ ở đây bao gồm với khách hàng và sự liên kết với các phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp.

Duy trì mối quan hệ giúp quản lý công nợ khách hàng

Ngoài đôn thúc khách hàng trả nợ đúng hạn, bộ phận thu hồi nợ của công ty có thể thông báo các điều kiện được hưởng chiết khấu hoặc nhắc bổ sung một số chi tiết về sản phẩm, các chứng từ liên quan để tạo ra mối quan hệ thân thiện, tin cậy.

Trong nội bộ công ty, sự liên kết giữa bộ phận kế toán công nợ và kinh doanh là cần thiết bởi bất cứ hợp đồng nào được bán ra từ kinh doanh cũng cần được ghi nhận ngay vào doanh thu.

Các khoản nợ cần được đưa vào dánh sách theo dõi để tránh thất thoát công nợ phải thu khách hàng.

Xem thêm: Vì sao doanh nghiệp cần CRM

2. Gửi hóa đơn đến khách hàng nhanh chóng

Gửi hóa đơn cho khách hàng là việc quan trọng nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng chú tâm đến.

Kế toán công nợ phải theo dõi chặt chẽ các hóa đơn xuất bán để đảm bảo khách hàng nhận được hóa đơn đúng thời hạn.

Trước và sau khi gửi hóa đơn, kế toán công nợ nên chủ động gọi điện hoặc thông báo bằng email cho người có trách nhiệm về hóa đơn được gửi để xác nhận hóa đơn được đưa đến phòng kế toán của khách hàng.

Hiện nay, công việc này đã có thể đơn giả hóa với những công cụ gửi hóa đơn điện tử.

Gửi hóa đơn tới tại khách hàng

3. Xem lại khoản thu thường xuyên

Bộ phận kế toán công nợ phải thường xuyên kiểm soát thời hạn phải thu của các khoản nợ, đo lường các khoản phải thu thông qua các chỉ số.

Phần mềm báo cáo công nợ theo khách hàng

Định kỳ, bộ phận này phải chủ động lập biên bản xác nhận công nợ của từng khách hàng để báo cáo lên cấp trên. Các loại báo cáo là:

• Bảng tổng hợp công nợ phải thu
• Báo cáo chi tiết công nợ khách hàng
• Báo cáo tổng hợp công nợ nhân viên
• Bảng theo dõi các hoản nợ quá hạn
• …

Chính vì vậy mà rất nhiều các phần mềm hỗ trợ để quản lý. Bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý & chăm sóc khách hàng kết hợp tính năng quản lý công nợ qua địa chỉ: https://crmviet.vn

4. Nhiều tài khoản ngân hàng

Bộ phận kế toán có thể đề xuất với doanh nghiệp mở một số tài khoản ngân hàng để linh hoạt trong vấn đề thanh toán với khách hàng.

Sử dụng nhiều tài khản ngân hàng để thanh toán công nợ

Bởi khi cung cấp tài khoản ngân hàng, khách hàng trong cùng hệ thống sẽ thao tác và chuyển tiền nhanh chóng. Hơn nữa còn có thể tiết kiệm chi phí chuyển tiền giao dịch trong khối nội bộ ngân hàng.

5. Gọi điện thoại nhắc nợ

Công việc của kế toán công nợ phả thường xuyên liên lạc với khách hàng. Chính vì vậy, nên yêu cầu công ty cung cấp cho kế toán công nợ một nhánh điện thoại cố định riêng để tiện giao dịch với khách hàng. Việc này cũng có thể tránh được sự gián đoạn trong giao tiếp với khách hàng do nghẽn mạch.

Gọi điện nhắc nhở công nợ khách hàng

Khi gọi điện cần có một kịch bản gọi điện để tiếp cận một cách thoải mái.

Lưu ý: tránh gọi điện vào nhưng ngày đầu năm, đầu tháng hay đầu tuần. hạn chế gọi điện nhắc mợ đầu giờ và cuối giờ (vì đây là khoảng thời gian mà tâm trạng mệt mỏi, họ sẽ trả lời cho có hoặc lấy bạn làm tấm bia để trút giận)

Khoảng thời gian thích hợp để gọi điện nhắc công nợ khách hàng là từ 10 – 11 giờ sáng và 2 – 4 giờ chiều.

Xem thêm: Dịch vụ CRM – Phần mềm quản lý khách hàng tốt nhất hiện nay

6. Duy trì nhật ký thu công nợ

Đối với những khoản nợ quá hạn, bộ phận kế toán nên lưu vào nhật ký đê tiện theo dõi các cuộc gọi, lịch sử gửi email. Cũng như những vướng mắc trong quá trình thu công nợ (thiếu chứng từ, khách hàng phàn nàn về sản phẩm,…)

Nhật ký thu nợ khách hàng

7. Sử dụng phần mềm quản lý công nợ

Ngoài các cách kể trên, doanh nghiệp có thể tìm đến những phần mềm quản lý công nợ. Dĩ nhiên là bạn có thể làm quản lý công nợ bằng excel nhưng nó vẫn tồn tại nhiều bất cập và khó khăn.

Phần mềm quản lý công nợ bằng excel

Phần mềm CRMVIET là một phần mềm quản lý & chăm sóc khách hàng kết hợp tính năng quản lý công nợ. Bạn có thể vừa sử dụng cho mục đích quản lý thông tin khách hàng thuận tiện cho các kế hoạch marketing đem lại lợi nhuận. cũng có thể lập báo cáo chi tiết.

Tìm hiểu thông tin chi tiết phần mềm CRM có tính năng quản lý công nợ tại: https://crmviet.vn