Business etiquette là gì? Nghi thức tạo nên văn hóa trong kinh doanh

Lần đầu tiên đi ăn tối với một đối tác kinh doanh, tôi đã rất sợ hãi. Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi vô tình đưa ra một chủ đề nhạy cảm hoặc phạm lỗi giả? Điều gì xảy ra nếu tôi không thể ăn bữa ăn của tôi một cách đúng chuẩn? Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi thực hiện quá nhiều giao tiếp bằng mắt – hoặc tệ như nhau, quá ít?

May mắn thay, bữa tối diễn ra tốt đẹp. Bây giờ tôi đã tham dự một số bữa tối chuyên nghiệp mỗi năm, tôi luôn cập nhật các loại nghi thức kinh doanh và quy tắc chuyên nghiệp. Học lên cho tôi niềm tin rằng tôi đại diện cho công ty của tôi tốt.

Bằng cách học và tuân theo các quy tắc của giao thức kinh doanh (business etiquette), bạn có thể nâng cao các mối quan hệ chuyên nghiệp và kỹ năng kết nối mạng của mình – và có khả năng đóng nhiều giao dịch hơn với nhiều khách hàng và khách hàng hơn.

1-Văn hóa kinh doanh

Nghi thức kinh doanh là một bộ hướng dẫn chung về cách cư xử và hành vi trong một môi trường chuyên nghiệp cho phép các chuyên gia cảm thấy thoải mái và an toàn tại nơi làm việc hoặc trong các môi trường chuyên nghiệp khác.

Vì vậy, hãy đi sâu vào năm loại nghi thức kinh doanh và hướng dẫn của chúng tôi để tuân thủ chúng.

Xem thêm: làm thế nào để tối ưu tỷ lệ customer retention

2-Các loại nghi thức kinh doanh – business etiquette

a/ Nghi thức nơi làm việc

Những quy tắc này đối phó với hành vi của bạn tại văn phòng. Văn hóa và kỳ vọng khác nhau giữa các công ty, vì vậy những gì thô lỗ ở một nơi làm việc có thể là bình thường ở một nơi khác.

Chẳng hạn, HubSpot thân thiện với chó, vì vậy đồng nghiệp của tôi thường xuyên mang chó con đi theo. Tại một văn phòng truyền thống, việc xuất hiện cùng với Rover có thể sẽ gây khó chịu cho đồng nghiệp của bạn – và thậm chí có thể khiến bạn gặp nước nóng với quản lý cấp trên.

Tìm hiểu những gì có thể chấp nhận và những gì không bằng cách đọc cẩm nang của công ty bạn, chú ý đến cách các giám đốc điều hành (và theo sau vụ kiện) và tuân thủ các quy tắc tiêu chuẩn.

b/ Cách cư xử khi ăn uống

Có nhiều nghi thức cho bữa tối và bữa ăn hơn là biết sử dụng nĩa nào. May mắn thay, một khi bạn đã ghi nhớ các quy tắc này, bạn sẽ được trang bị tốt cho mọi tình huống ăn uống.

Tôi thậm chí không thể bắt đầu trình bày chúng ở đây – bạn nên đọc một cuốn sách về nghi thức bữa ăn hoặc xem một số video để có đầy đủ hơn – nhưng mọi chuyên gia nên biết những điều sau

• Đặt khăn ăn của bạn vào lòng khi bạn ngồi xuống
• Đặt hàng trong một phạm vi giá tương tự như bạn đồng hành ăn uống của bạn
• Đừng bắt đầu ăn cho đến khi mọi người nhận được thức ăn của họ
• Vượt qua gia vị và các món ăn từ trái sang phải thay vì đi qua bàn
• Nhai ngậm miệng
• Sau khi bữa ăn kết thúc, gấp một phần khăn ăn của bạn và đặt nó ở bên trái của đĩa của bạn

c/ Chuyên nghiệp

Trở nên chuyên nghiệp có nghĩa là góp phần vào một môi trường làm việc dễ chịu, năng suất và toàn diện. Chuyên nghiệp bao gồm toàn bộ một loạt các hành vi; tuy nhiên, đây là tiêu chuẩn nhất:

• Giữ lời: Khi bạn thực hiện cam kết – dù lớn hay nhỏ – hãy giữ lời. Nếu bạn biết điều đó là không thể, hãy thông báo cho người khác càng nhiều càng tốt.
• Đúng giờ: Xuất hiện đúng giờ (hoặc sớm).
• Bình tĩnh còn lại: Ngay cả trong những tình huống nóng, hãy cố gắng giữ bình tĩnh.
• Hành động linh hoạt: Đôi khi bạn sẽ phải thức khuya, xuất hiện sớm, thay đổi kế hoạch, di chuyển các cuộc họp và nhiều thứ khác để khiến mọi thứ hoạt động. Trừ khi điều này xảy ra mọi lúc, phù hợp với những thay đổi này mà không gây ra mùi hôi thối.
• Sử dụng ngoại giao: Sẽ có những người bạn không thích – khách hàng tiềm năng, đồng nghiệp hoặc cả hai. Hãy tử tế và đáng yêu nào.
• Chấp nhận những lời chỉ trích mang tính xây dựng: Trong suốt sự nghiệp của bạn, những người khác sẽ đưa ra phản hồi. Nếu bạn đóng cửa với nó, bạn sẽ không chỉ làm hại mối quan hệ chuyên nghiệp của mình, bạn cũng sẽ mất cơ hội quý giá để cải thiện.

d/ Văn hóa giao tiếp

1-Khi nghe điện thoại

• Đừng nói quá to hoặc quá nhỏ.
• Không sử dụng điện thoại của bạn trong khi bạn nói chuyện với người khác. Giữ nó cất trong túi hoặc túi của bạn mọi lúc.
• Nếu bạn đang tham gia một cuộc gọi hội nghị và bạn không nói, hãy tự tắt tiếng để những người khác không bị phân tâm bởi tiếng ồn bên ngoài.

2-Trong sử dụng email

• Nhằm mục đích trả lời email nội bộ trong vòng một ngày và email bên ngoài trong vòng ba ngày.
• Tránh lạm dụng dấu chấm than và khuôn mặt cười.

3-Trong giao tiếp cá nhân thông thường

• Duy trì giao tiếp bằng mắt 60% đến 70% thời gian.
• Phù hợp với âm lượng nói của họ.
• Thể hiện sự quan tâm đến những gì họ đang nói.

Xem thêm: AOP trong kinh doanh là gì? 10 Bước xây dựng kế hoạch đơn giản

e/ Văn hóa trong cuộc họp

Các cuộc họp là một khía cạnh quan trọng của giao tiếp kinh doanh cho phép các nhóm chia sẻ ý tưởng, thảo luận chiến lược và có được trên cùng một trang về các dự án và ưu tiên. Dưới đây là một số chiến lược để duy trì nghi thức cuộc họp phù hợp:

• Gửi một chương trình họp xung quanh khi bạn mời mọi người tham dự để họ có thể chuẩn bị cho cuộc thảo luận trước.
• Hãy chú ý đến giờ và lịch trình hàng ngày của những người bạn mời khi sắp xếp thời gian để không ai phải tham dự một cuộc họp quá sớm hoặc quá muộn trong ngày.
• Đặt bữa trưa hoặc yêu cầu mọi người mang bữa trưa nếu cuộc họp của bạn được lên lịch trong giờ ăn trưa thông thường.
• Giới thiệu thành viên nhóm mới hoặc người tham dự cuộc họp lần đầu tiên cho nhóm lớn hơn.

Văn hóa doanh nghiệp ở mỗi nơi mỗi khác, nó thể hiện đặc trưng riêng của doanh nghiệp đó. Thế nhưng, luôn có những văn hóa riêng trong công việc mà bất cứ ai cũng phải tuân theo, đó là business etiquette. Hy vọng bài viết đem đến cho bạn những điều hữu ích cho công việc của mình.