5 bước cơ bản xây dựng báo cáo bán hàng Excel

Bây giờ có nhiều loại báo cáo bán hàng khác nhau mà chúng ta có thể thống kê được. Chúng ta có thể thu thập dữ liệu về các cuộc gọi bán hàng được thực hiện, số lượng khách hàng đã truy cập, phân bổ nguồn tài chính, thị phần, số liệu khách hàng mua lại sản phẩm,..

Mỗi mẫu báo cáo lại đòi hỏi việc thu thập thông tin khác nhau. Cần khá nhiều bước mới có được báo cáo hoàn chỉnh. CrmViet xin giới thiệu cho bạn 5 bước cơ bản để lập một bản báo cáo bán hàng Excel đơn giản. 

Bước 1: Thu thập dữ liệu cho báo cáo bán hàng Excel

Điều đầu tiên bạn cần làm là thu thập dữ liệu của mình và đưa vào một bảng tiêu chuẩn như bảng bên dưới trong tài liệu Excel mới:

Đối với ví dụ này, CrmViet đang kiểm tra số liệu doanh thu hàng tuần của một nhóm gồm  4 đại diện bán hàng. CrmViet đã thêm hai cột bổ sung:

• Tổng doanh thu trong tuần.
• Doanh thu dự báo trong tuần.

Điều này sẽ cung cấp cho chúng ta hình ảnh trực quan tốt hơn về hiệu suất của nhóm bán hàng của chúng ta sau khi dữ liệu được vẽ thành biểu đồ.

Bước 2: Tạo biểu đồ cho bản báo cáo bán hàng Excel hàng tuần

• Bôi đen tất cả dữ liệu trong bảng thu thập dữ liệu (tiêu đề, ngày, tên nhân viên bán hàng, số liệu, v.v.).
• Bấm Insert => để ý phần Chart (biểu đồ) => chọn biểu đồ mà bạn cần tạo => xuất hiện một bảng, bạn lựa chọn các kiểu màu sắc, kích thước của biểu đồ đó => Nhấn Ok là được.

Sau đó, bạn sửa lại tên biểu đồ trong phần Chart Title ( bạn chỉ cần click vào phần chữ là sửa được ngay)

Bước 3:  Điều chỉnh phần biểu đồ thành báo cáo bán hàng theo nhân viên

Để tiếp tục với báo cáo bán hàng hàng tuần , chúng tôi cần:

• Nhấp chuột phải vào biểu đồ và nhấn tùy chọn Select Data (chọn dữ  liệu)
• Trong hộp nguồn dữ liệu đã chọn, nhấn Switch / Row Colume

Điều này sẽ chuyển trục X và Y của bạn xung quanh:

• (X) Nhân viên bán hàng
• (Y) Doanh thu hàng tuần đã bán

Bạn có thể cần phải thay đổi tiêu đề của biểu đồ và bạn có thể làm như vậy chỉ đơn giản bằng cách nhấp đúp vào cơ sở văn bản trống dọc theo đầu.

Bạn sẽ được để lại với một biểu đồ tương tự như bên dưới:

Bước 4: Thay đổi biểu đồ doanh thu dự báo

Bước cuối cùng là thay đổi giá trị doanh thu dự báo để nó được biểu thị dưới dạng một đường dữ liệu giao nhau.

Làm như vậy:

• Chọn cột dữ liệu dự báo “trong ví dụ này, cột màu xanh nâu) và nhấp chuột phải và chọn Change series chart type ( thay đổi kiểu biểu đồ)
• Bây giờ bên trong hộp Thay đổi loại biểu đồ, cuộn xuống dưới cùng đến loại biểu đồ “dự báo” và thay đổi nó từ Row (cột) được phân cụm thành Column (dòng)

Sau khi bạn nhấn enter, biểu đồ báo cáo bán hàng excel của bạn sẽ thay đổi thành như sau:

Bước 5: Hoàn thiện báo cáo bán hàng Excel theo tuần

Bước cuối cùng là hoàn thiện báo cáo bán hàng, nếu muốn thêm giá trị số của doanh thu dự báo của từng nhân viên bán hàng ngay trên dòng mục tiêu của họ

Làm như vậy:

• Đánh dấu dòng doanh thu dự báo và nhấp vào biểu tượng hộp có dấu cộng bên trong được gọi là các yếu tố của biểu đồ.
• Chọn Data Labels ( nhãn dữ liệu)
• Nhấp vào mũi tên chỉ hướng màu đen và chọn inside end (phía trên)

Biểu đồ sẽ trông như thế này:

Với đường màu xanh dương thể hiện tổng doanh thu của mỗi đại diện trong tuần và đường màu nâu là con số thu được từ quy trình dự báo bán hàng của bạn, bạn có thể theo dõi rõ ràng tiến trình và hiệu suất của nhóm bán hàng của mình.

Hãy nhớ rằng, bạn có thể tạo các báo cáo bán hàng Excel cơ bản cho nhiều hoạt động khác nhau. CrmViet đã chọn doanh thu là một trong những số liệu bán hàng phổ biến nhất được đo lường bởi các nhà quản lý bán hàng nhưng bạn có thể sử dụng mẫu này tạo các mẫu báo cáo khác. 

Gợi ý cho bạn: Thay vì mất công và thời gian làm báo cáo bán hàng Excel, bạn có thể tìm hiểu phần mềm CRM hỗ trợ tự động làm báo cáo cho bạn. Tìm hiểu chi tiết về tính năng báo cáo của phần mềm CRM sẽ không làm bạn thất vọng.