6 cách dựa trên dữ liệu để thoát khỏi tình trạng doanh số sụt giảm

Đối với đội ngũ bán hàng của một doanh nghiệp nhỏ, không có gì đáng nản lòng hơn là doanh số sụt giảm. Bạn mất đà. Khách hàng tiềm năng ngừng phản hồi. Quy trình bán hàng chậm lại đáng kể và người quản lý bán hàng bắt đầu lo lắng.

Đến lúc đó, hầu hết các nhóm phản ứng bằng cách thay đổi chiến thuật – gửi nhiều email hơn, gọi nhiều cuộc gọi hơn, nỗ lực nhiều hơn – mà không hiểu vấn đề thực sự nằm ở đâu. Và rồi tình trạng trì trệ vẫn tiếp diễn.

Thay vì đoán mò, hướng dẫn này giúp bạn chẩn đoán và giải quyết vấn đề thực sự. Bạn sẽ sử dụng dữ liệu quy trình bán hàng để xác định nguyên nhân thực sự của sự sụt giảm, sau đó làm theo quy trình từng bước rõ ràng để khôi phục lại đà tăng trưởng.

Những điểm chính cần lưu ý khi doanh số bán hàng giảm sút

• Tình trạng doanh số sụt giảm ở các doanh nghiệp nhỏ là do sự kết hợp của nhiều yếu tố như chỉ số doanh thu yếu, thói quen hàng ngày không nhất quán và các yếu tố tâm lý ngày càng gia tăng, chứ không phải chỉ một vấn đề duy nhất.
• Cách nhanh nhất để tiến lên phía trước là hiểu dữ liệu về quy trình bán hàng của bạn đang thể hiện điều gì trước khi thay đổi chiến thuật hoặc tăng cường hoạt động.
• Hệ thống CRM giúp chuyển đổi dữ liệu đó thành các hành động rõ ràng, có cấu trúc và giúp bạn hành động nhất quán bằng cách tổ chức các bước theo dõi, hỗ trợ sàng lọc tốt hơn và giữ cho quá trình tìm kiếm khách hàng tiềm năng và tiến độ giao dịch luôn đi đúng hướng.

Hiện tượng doanh số sụt giảm chính xác là gì?

Tình trạng doanh số sụt giảm là một giai đoạn hoạt động kém hiệu quả kéo dài, vượt xa sự biến động thông thường.

Khác với những đợt giảm doanh số ngắn hạn, khi số lượng khách hàng tiềm năng giảm và việc chốt giao dịch khó khăn hơn, sự suy thoái được định nghĩa là xu hướng giảm đáng kể về hiệu suất bán hàng, ảnh hưởng đến chỉ tiêu doanh số và làm suy giảm sự tự tin của bạn theo thời gian.

Hầu hết các đội ngũ bán hàng đều nhận ra khi họ đang gặp khó khăn. Điều thường ít rõ ràng hơn là làm thế nào để lý giải những gì đang xảy ra.

Rất dễ đổ lỗi cho sự chậm lại về doanh số là do thời điểm, mùa vụ hoặc điều kiện thị trường. Mặc dù những yếu tố bên ngoài đó rất quan trọng, nhưng sự sụt giảm doanh số thường phản ánh những tín hiệu đến từ chính quy trình bán hàng của bạn – những thay đổi về chất lượng khách hàng tiềm năng, tiến độ giao dịch, thông điệp hoặc trọng tâm.

Dữ liệu có thể cho thấy những điều như sau:

• Phạm vi bao phủ kênh bán hàng đang thu hẹp
• Tỷ lệ thắng giảm
• Tỷ lệ hoạt động trên số cuộc họp giảm (mặc dù đã nỗ lực hết sức)

Về mặt hành vi, thay vì chủ động liên hệ hay đưa ra những quyết định khó khăn, bạn lại lướt LinkedIn, nghe podcast hoặc dành thời gian cho những công việc hành chính ít quan trọng, không cần giải quyết ngay lập tức.

Hiểu rõ những tín hiệu đó từ sớm sẽ giúp bạn phản ứng bình tĩnh và hiệu quả hơn, thay vì phản ứng dưới áp lực.

Vì sao doanh số bán hàng sụt giảm?

Tình trạng doanh số sụt giảm hiếm khi chỉ do một nguyên nhân duy nhất có thể khắc phục bằng vài mẹo bán hàng nhanh chóng. Sự suy giảm thường xuất phát từ những vấn đề nhỏ tích tụ và trầm trọng dần theo thời gian:

• Nguyên nhân về hành vi: Nhiều đợt suy giảm doanh số bắt đầu từ sự thiếu nhất quán trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng, chẳng hạn như giảm việc liên hệ và theo dõi. Kết quả là kênh bán hàng trống rỗng và mục tiêu doanh số không đạt được.
• Những trục trặc trong việc truyền đạt thông điệp: Nếu cách tiếp cận và giá trị mà bạn mang lại không thay đổi để phù hợp với những mối quan tâm mới của khách hàng hoặc sự thay đổi ưu tiên của họ, quy trình bán hàng của bạn có thể bị chậm lại.
• Các yếu tố bên ngoài : Hiểu rõ sự khác biệt giữa suy giảm năng lượng do yếu tố bên trong và bên ngoài giúp bạn tránh tự trách mình và tập trung vào những gì bạn thực sự có thể kiểm soát.
• Yếu tố tâm lý: Một khảo sát của Gartner cho thấy gần 90% nhân viên bán hàng bị kiệt sức trong công việc. Điều này khiến việc tìm kiếm và tiếp cận khách hàng tiềm năng mới trở nên khó khăn hơn, ảnh hưởng đến quy trình bán hàng và làm giảm sự tự tin của bạn.

Những nguyên nhân này thường chồng chéo lên nhau, đó là lý do tại sao bước tiếp theo là xem xét dữ liệu quy trình của bạn và xác định vấn đề chính cần giải quyết trước tiên.

Một khuôn khổ 3 bước để chẩn đoán tình trạng doanh số sụt giảm của bạn.

Tình trạng suy thoái kinh tế càng khó khắc phục hơn khi các chiến lược và quyết định bán hàng dựa trên trực giác thay vì bằng chứng.

Ba bước dưới đây sẽ hiện thực hóa ý tưởng đó, giúp bạn sử dụng dữ liệu quy trình bán hàng để xác định nguyên nhân thực sự gây ra sự sụt giảm doanh thu.

1. Kiểm tra các chỉ số cốt lõi của bạn

Các chỉ số bán hàng của bạn cung cấp những manh mối đầu tiên về việc sự suy giảm đang bắt đầu hình thành ở đâu.

Hãy bắt đầu bằng cách phân tích tỷ lệ thắng của bạn. Một sự sụt giảm đáng kể cho thấy có thể đã có điều gì đó không ổn trong quy trình sàng lọc khách hàng, truyền đạt thông điệp hoặc xử lý phản đối của bạn.

Tiếp theo, hãy xem xét phạm vi bao phủ kênh bán hàng. Kênh bán hàng bị thu hẹp thường là vấn đề ở giai đoạn đầu phễu bán hàng, thường xuất phát từ việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng không nhất quán diễn ra trong sáu đến tám tuần trước đó.

Nếu tỷ lệ hoạt động so với số cuộc gặp gỡ của bạn đang giảm, thì hoạt động tiếp cận của bạn có thể không còn phù hợp với những gì khách hàng lý tưởng của bạn quan tâm – hoặc bạn có thể đang nhắm mục tiêu sai đối tượng hoàn toàn.

Cuối cùng, hãy xem xét thời gian diễn ra giao dịch và tốc độ xử lý giao dịch. Nếu các giao dịch diễn ra chậm hơn so với năm ngoái, đó là dấu hiệu của sự cản trở ở giai đoạn sau của quy trình, chẳng hạn như việc ra quyết định bị đình trệ hoặc các phản đối chưa được giải quyết.

Tại sao điều này lại quan trọng: Các chỉ số này giúp các chuyên gia bán hàng xác định xem vấn đề nằm ở giai đoạn đầu của quy trình bán hàng (khối lượng và nhắm mục tiêu), ở giữa (tiến trình và tỷ lệ chuyển đổi) hay ở cuối (chu kỳ chốt đơn và quyết định). Mỗi trường hợp đòi hỏi một phản ứng khác nhau.

2. Tìm kiếm các mô hình trong quy trình của bạn

Sau khi xem xét các con số, bước tiếp theo là hiểu cách các giao dịch đang được thực hiện trong quy trình bán hàng của bạn.

Hãy bắt đầu bằng cách xác định những giai đoạn nào thường xuyên bị tắc nghẽn. Nếu các cơ hội bán hàng thường xuyên bị kẹt ở cùng một điểm, thì thông điệp bán hàng hoặc cách xử lý phản đối của khách hàng ở giai đoạn đó có thể đang tạo ra ma sát.

Tiếp theo, hãy so sánh hiệu suất giữa các phân khúc khách hàng khác nhau. Một số ngành có thể đã giảm sút, trong khi những ngành khác vẫn hoạt động tích cực. Một nhóm khách hàng cụ thể có thể không còn phản hồi, ngay cả khi những nhóm khác liên tục mang lại khách hàng mới.

Bạn cũng có thể nhận thấy rằng một số sản phẩm hoặc loại giao dịch cần nhiều thời gian hơn để hoàn tất, điều này cho thấy sự thay đổi trong nhu cầu, ưu tiên hoặc quy trình phê duyệt nội bộ của khách hàng mục tiêu.

3. Xác định nguyên nhân gốc rễ thực sự

Việc kết nối các chỉ số và mô hình sẽ giúp hé lộ những vấn đề thực sự đằng sau sự sụt giảm doanh số của bạn.

Nếu bạn đang gặp khó khăn với lượng khách hàng tiềm năng thấp ở giai đoạn đầu, nguyên nhân có thể là do việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng không nhất quán hoặc nhắm mục tiêu đối tượng chưa hiệu quả.

Nếu các thương vụ diễn ra suôn sẻ trong giai đoạn đầu nhưng bị đình trệ gần cuối, vấn đề thường nằm ở thông điệp truyền đạt ở giai đoạn cuối, những lo ngại về giá cả hoặc những phản đối mới mà bạn chưa giải quyết.

Khi quá trình sàng lọc gặp trục trặc ngay từ đầu, các khách hàng tiềm năng chất lượng thấp hoặc phân khúc không phù hợp có thể làm tắc nghẽn quy trình bán hàng.

Điều quan trọng nữa là phải tính đến cả sự căng thẳng về tinh thần và thể chất. Kiệt sức, áp lực kéo dài hoặc mất tập trung có thể âm thầm làm suy yếu các chiến lược và quy trình bán hàng vốn dĩ rất hiệu quả.

Tại sao điều này lại quan trọng: Xác định được nguyên nhân gốc rễ rõ ràng cho phép bạn tập trung nỗ lực. Thay vì thay đổi nhiều thứ cùng một lúc, bạn có thể giải quyết vấn đề duy nhất có khả năng khôi phục lại đà phát triển.

Bảng dưới đây liên kết các sự cố thường gặp trong đường ống với các nguyên nhân tiềm ẩn, giúp bạn nhanh chóng đối chiếu những gì mình đang thấy với những vấn đề cần được khắc phục.

Vấn đề	Nguyên nhân cơ bản
Đường ống mỏng	Việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng không nhất quán trong những tuần trước, định nghĩa ICP không rõ ràng hoặc tiếp cận tập trung vào các phân khúc chất lượng thấp.
Các giao dịch bị đình trệ	Thông điệp hoặc giá trị đề xuất không còn hiệu quả trong một giai đoạn cụ thể hoặc khi các phản đối mới xuất hiện mà nhóm không xử lý hiệu quả.
Phân tích trình độ chuyên môn	Các khách hàng tiềm năng tham gia vào quy trình bán hàng không phù hợp với ý định mua hàng, ngân sách hoặc quyền quyết định của khách hàng.
Chu kỳ bán hàng kéo dài	Người mua trì hoãn quyết định do các yếu tố bên ngoài như hạn chế về ngân sách, phê duyệt nội bộ hoặc sự bất ổn chung của thị trường.
Kiệt sức	Áp lực kéo dài và khối lượng công việc cao làm giảm khả năng tập trung và động lực.

Hãy sử dụng bảng này làm điểm xuất phát, sau đó xác nhận nguyên nhân bằng cách sử dụng dữ liệu quy trình và các mẫu hoạt động gần đây của bạn.

Làm thế nào để thoát khỏi tình trạng trì trệ tồi tệ

Khi đã xác định được nguyên nhân gây ra sự sa sút, mục tiêu sẽ chuyển từ chẩn đoán sang phục hồi.

Các bước dưới đây phối hợp với nhau để giải quyết những sự cố thường gặp nhất trong việc tập trung vào quy trình bán hàng, truyền đạt thông điệp, thực thi và tính nhất quán mà không cần dựa vào phỏng đoán hay điều chỉnh thái quá.

Mỗi bước đều nhắm đến một kiểu lỗi cụ thể, giúp bạn lấy lại đà một cách có chủ đích và dễ quản lý.

Bước 1. Làm sạch và xây dựng lại pipeline của bạn

Một quy trình xử lý dữ liệu rối rắm sẽ khiến việc hành động dựa trên những gì dữ liệu cho thấy trở nên khó khăn hơn. Trước khi tăng cường hoạt động, bạn cần có cái nhìn rõ ràng về những cơ hội nào vẫn đáng để bạn quan tâm.

Loại bỏ những giao dịch không còn hiệu lực hoặc không phù hợp với hồ sơ khách hàng lý tưởng (ICP) của bạn. Cập nhật bất kỳ cơ hội nào đã bị bỏ quên trong những tuần/tháng qua. Đánh giá lại những giao dịch có vẻ đầy hứa hẹn nhưng đã mất đà.

Những hành động này giúp bạn hiểu rõ tình hình hiện tại và dễ dàng hơn trong việc quyết định nên làm gì tiếp theo.

Bước 2. Khơi dậy lại hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm năng thông qua một chiến dịch nước rút tập trung

Với quy trình bán hàng được xác định rõ ràng hơn, ưu tiên tiếp theo là khôi phục đà bán hàng ở giai đoạn đầu phễu. Một chiến dịch tìm kiếm khách hàng tiềm năng bài bản kéo dài hai tuần có thể giúp bạn tạo đà cần thiết để thoát khỏi tình trạng doanh số trì trệ.

Thay vì tiếp cận một cách dàn trải, hãy tập trung vào một hoặc hai phân khúc khách hàng tiềm năng cao. Bạn có thể phân khúc theo ngành nghề, quy mô công ty, tương tác trước đây, những vấn đề khách hàng gặp phải hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác giúp bạn có được những bước tiến ban đầu.

Việc tiếp cận thiếu tập trung thường làm tăng hoạt động mà không cải thiện kết quả. Một cách tiếp cận có mục tiêu giúp việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng trở nên dễ quản lý hơn và ngăn chặn việc tạo ra sự không chắc chắn thay vì động lực từ các khách hàng tiềm năng mới.

Bước 3. Làm mới tin nhắn của bạn

Các vấn đề về truyền thông trong thời kỳ doanh số sụt giảm hiếm khi liên quan đến chất lượng văn bản. Chúng thường xuất phát từ sự không phù hợp: thông điệp của bạn không còn đáp ứng được những gì khách hàng tiềm năng quan tâm ở giai đoạn cụ thể đó trong quá trình mua hàng.

Khi các giao dịch bị đình trệ ở giai đoạn cuối, khách hàng tiềm năng hiểu những gì bạn đang cung cấp, nhưng họ không thấy đủ giá trị để tiếp tục. Đó là lý do tại sao bước này tập trung vào việc tăng cường tính phù hợp, chứ không phải viết lại các mẫu từ đầu.

Hãy bắt đầu bằng cách xem xét hiệu quả email gần đây của bạn để xác định những điểm nào tỷ lệ tương tác giảm. Tỷ lệ phản hồi giảm hoặc các cuộc hội thoại bị đình trệ thường cho thấy sự không phù hợp giữa giá trị mà bạn mang lại và những ưu tiên hiện tại của người mua.

Bước 4. Khôi phục lại các giao dịch cũ hoặc bị đình trệ.

Một số chiến thắng nhanh nhất trong giai đoạn sa sút đến từ những cơ hội đã thể hiện tiềm năng nhưng lại im lặng sau đó.

Hãy tập trung vào những giao dịch đã được đánh giá và phù hợp với khách hàng lý tưởng của bạn, thay vì mở lại mọi cơ hội cũ. Một cuộc trao đổi hoặc cập nhật thông tin chu đáo thường là đủ để bắt đầu lại cuộc trò chuyện.

Bước 5. Tối ưu hóa thói quen bán hàng hàng ngày của bạn

Hãy lên lịch những khoảng thời gian cố định mỗi ngày để tập trung vào các hoạt động bán hàng mang lại kết quả: tìm kiếm khách hàng tiềm năng, theo dõi và thúc đẩy giao dịch.

Hãy bảo vệ những khoảng thời gian này như thể đó là một cuộc họp với khách hàng.

Trong thời gian này, hãy tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất mà không bị phân tâm. Tránh bị cuốn vào các công việc hành chính không cần thiết. Nếu việc đó không giúp ích cho quy trình bán hàng của bạn, hãy làm sau hoặc giao cho người khác.

Bước 6. Khởi động lại tư duy của bạn

Tình trạng doanh số sụt giảm có ảnh hưởng đáng kể đến khía cạnh tinh thần và cảm xúc. Khi bạn đang trong giai đoạn khó khăn và mọi thứ dường như không hiệu quả, bạn sẽ cảm thấy rất nặng nề.

Sự rõ ràng chính là yếu tố giúp ổn định áp lực. Khi bạn hiểu điều gì đang xảy ra trong quy trình của mình và lý do tại sao, các quyết định sẽ được đưa ra một cách thận trọng hơn và không bị vội vàng.

Sự thay đổi bắt đầu bằng việc chấp nhận trải nghiệm của chính bạn. Mọi người bán hàng đều trải qua những giai đoạn kinh doanh chậm, kể cả những người dẫn đầu doanh số và các chuyên gia bán hàng hàng đầu. Giai đoạn sa sút của bạn chỉ là một phần bình thường của chu kỳ bán hàng.

Từ đó, hãy tập trung vào những hành động khả thi sẽ giúp bạn xây dựng sự tự tin và duy trì tiến độ bán hàng. Lên lịch một cuộc họp. Gửi một loạt email theo dõi cá nhân hóa. Thực hiện ba cuộc gọi bán hàng.

Những hành động nhỏ tạo nên một chu kỳ tích cực, đi lên.

Lời kết

Doanh số sụt giảm không nhất thiết phải ảnh hưởng đến cả quý hoặc làm suy giảm sự tự tin của bạn. Với khuôn khổ và hành động đúng đắn, chúng sẽ dễ dàng được xử lý hơn.

Một khi bạn đã trải qua quá trình này, giai đoạn suy thoái tiếp theo sẽ không còn cảm giác như một cuộc khủng hoảng nữa. Nó sẽ giống như một tín hiệu. Bạn sẽ biết cần tìm kiếm ở đâu, cần đo lường điều gì và hành động nào quan trọng nhất.