Tổng đài IP giải quyết bài toán chăm sóc khách hàng

Tổng đài IP là một trong những công cụ cần thiết của các doanh nghiệp có nhu cầu liên lạc nội bộ hoặc với khách hàng. Hiện nay, rất nhiều gặp vấn đề trong việc quản lý thông tin khách hàng, quản lý công việc, quản lý đội ngũ nhân viên, các phòng ban xa hơn là các hệ thống chăm sóc khách hàng bởi việc sử dụng giấy tờ sổ sách hay khá hơn là excel cũng là một công cụ quá đỗi lạc hậu.

Tìm hiểu thêm

• Điện thoại IP Phone là gì – SIP và VoIP nên dùng loại nào?
• Điện thoại Voip là gì? Lợi ích của điện thoại Voip

Tính năng Tổng đài IP

a. Chức năng tổng đài điện thoại PBX

• Chức năng đầy đủ của một tổng đài địên thoại PBX
• Thực hiện gọi ra (outbound), nhận cuộc gọi vào (inbound)
• Chuyển cuộc gọi, call foward, call forward when busy, call forward when unavailable,…
• Nhạc chờ khi đợi trả lời cuộc gọi

b. Chức năng nâng cao của tổng đài PBX

• Tự động phân lọai thọai, Fax
• Chuyển văn bản fax đã nhận sang email (khách hang phải cung cấp account mail với chuẩn pop3)
• Đàm thoại nhiều người cùng lúc (conference)
• Giành cuộc gọi (giành cuộc gọi khi đang đàm thọai)
• Giám thính cuộc gọi (Người quản trị nghe cuộc gọi đang đàm thọai, không nói được)
• Máy nhánh tự ghi âm khi đàm thọai
• Quản trị ghi âm cuộc gọi qua màn hình web
• Tự động ghi âm tất cả các điện thọai viên
• Ghi âm chỉ một vài điện thọai viên cụ thể.

Mục đích sử dụng tổng đài ip là gì?

• Popup thông tin khách hàng ngay trên CRM khi có cuộc gọi đến
• Thực hiện cuộc gọi bằng “click to call” trực tiếp từ CRM, không cần bấm số điện thoại
• Ghi âm tất cả các cuộc gọi vào ra
• Lưu giữ tất cả lịch sử cuộc gọi đến và cuộc gọi đi của từng khách hàng trên CRM

Cơ chế hoạt động của Tổng đài điện thoại

Việc tích hợp phần mềm quản lý khách hàng CRM với hệ thống tổng đài IP điều này cho phép truy cập dữ liệu người gọi một cách tự động dựa vào thông tin số chủ gọi của người gọi từ cơ sở dữ liệu CRM. Khi hệ thống tổng đài IP nhận cuộc gọi vào, nó sẽ thông báo cho phần mềm CRM tự động popup thông tin chi tiết về người gọi trên màn hình của nhân viên chăm sóc khách hàng.
Việc tích hợp CRM với hệ thống tổng đài IP cũng cho phép “Click-to-Call”, giúp nhân viên chăm sóc khách hàng không còn phải bấm số khi thực hiện cuộc gọi mà chỉ cần nhấp chuộc trực tiếp vào một số điện thoại của khách hàng cần gọi trong phần mềm CRM, khi đó tổng đài IP sẽ tự động kết nối cuộc gọi tới số điện thoại của khách hàng cần gọi đó.
Ngoài ra, với giải pháp tích hợp ứng dụng phần mềm crm với hệ thống tổng đài thoại IP, tất cả các cuộc gọi đến và gọi đi được trực tiếp cập nhật vào cơ sở dữ liệu CRM vì vậy tất cả lịch sử cuộc gọi với khách hàng đều được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu CRM như thời điển bắt đầu cuộc gọi, thời điểm kết thúc cuộc gọi, tên khách hàng/nhân viên đã gọi, …

Hiện nay, phần mềm CrmViet đã có tích hợp tổng đài IP ngay trên phần mềm. Với hệ thống tổng đài IP nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ có thể trực tiếp gọi điện ngay trên máy tính, hỗ trợ lưu thông tin cuộc gọi… Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ hoặc có nhu cầu sử dụng và cần tư vấn hãy gọi ngay cho chúng tôi theo Hotline: 04 7300 4666

Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng CRM tích hợp với tổng đài điện thoại IP